秘书考试资格认定：秘书机构的建设

⼀、秘书队伍的建设
秘书机构的职责分⼯，即担任⼀定职务和责任的秘书⼈员，是秘书机构诸要素的核⼼要素。

秘书机构的建设，最重要的就是秘书队伍的建设。

如何建⽴⼀⽀素质精良、相对稳定、特别能⼲的秘书队伍，已成为各级社会组织和秘书机构的当务之急。

秘书机构的建设，应做到：
（⼀）保持相对稳定
秘书队伍是否健全⽽⼜稳定，是秘书队伍建设的⾸要问题。

这是因为，没有⼀定数量的秘书⼈员，没有相对稳定的秘书队伍，⽇趋繁重的秘书⼯作就⽆法承担，连续性很强的秘书业务就会后继乏⼈。

因此，各级秘书机构，均应根据⼈员定编和⼯作需要，建⽴、健全秘书队伍，确保队伍的相对稳定性。

社会经济的发展，秘书⼯作⽇趋职业化，秘书队伍的流动性随之增⼤，秘书职业为终⾝职业的观念已过时。

因此，秘书队伍建设的不健全、不稳定的问题更应⾼度重视。

解决的办法：⼀是采取适当的措施，及时选调和配备⼀定数额的秘书⼈员，建⽴⼀⽀健全的秘书队伍；⼆是制定必要的政策，解决好秘书⼈员的职务、职称和福利、待遇等实际问题，保证秘书队伍的相对稳定性。

(⼆) 提⾼综合素质
秘书队伍的建设，关键就是提⾼秘书⼈员的综合素质。

党中央关于建设⾼素质⼲部队伍的指⽰和要求，同样适⽤于秘书队伍的建设。

例如，要坚持正确的政治⽅向、要全⼼全意为⼈民服务、要⼀切从实际出发、要保持清正廉洁、要刻苦学习，等等。

这些都是秘书⼈员必须具备的基本政治、业务素质。

由于秘书⼈员的特殊地位和作⽤，秘书⼈员的综合素质必须⾼于其他从业⼈员。

在市场经济⽇益发达的新形势下，秘书⼈员综合素质的提⾼尤为重要。

它要求秘书⼈员不仅要有知识、懂业务、会办事，⽽且要讲政治、顾⼤局、有理想，真正成为⼀名政治上可靠、思想上敏锐、⼯作上勤奋、作风上严谨、学习上刻苦的优秀者。

(三) 优化队伍结构
优化队伍结构，是秘书队伍建设的⼜⼀重要课题。

其重要性，源于秘书机构是⼀个综合办事部门。

实践证明，结构单⼀的秘书队伍，难以发挥其综合办事功能，也⽆法适应领导⼯作的智能化趋势。

应从以下⽅⾯着⼿：
（1）优化秘书队伍的知识结构。

配备包括⽂科、理科、⼯科专业知识的秘书，逐步做到集⽂理⼯于⼀体；
（2）优化秘书队伍的智能结构。

配备具有各种智⼒、能⼒⽔平的秘书，使理论功底深、办事能⼒强、⽂字⽔平⾼的各类⼈才同处于秘书机构；
（3）优化秘书队伍的年龄结构。

配备不同年龄段的秘书，使⽼、中、青秘书和谐共事，优势互补；
（4）优化秘书队伍的⾮智⼒因素。

配备不同性格、兴趣、情绪、⽓质的秘书，使秘书⼈员的整体⼼理素质处于积极向上的状态。

（5）优化秘书队伍的情绪智商 [ 即EQ（emotional quotient）]。

配备具有认知控制⾃⾝情绪，揣摩控制他⼈情绪，乐观⾯对⼈⽣和挫折的秘书，使秘书⼈员的渴望⾃我完善、⾃我实现的⼈理充分体现。

（四）秘书团队的组建和管理
秘书队伍结构的优化，应该重视秘书团队的组建和管理
20世纪60⾄70年代，⽇本经济奇迹腾飞，20世纪80⾄90年代，欧美及⽇本的管理学家对此进⾏了认真研究，原来奇迹的产⽣，在于⽇本企业⽆处不在的“团队精神：。

⾄此，管理学的⼀种前沿学科——团队管理应运⽽⽣。

团队是⼀些才能互补并为负有共同责任的统⼀⽬标⽽⼯作的⼈员的集合。

团队最突出的特点是团队内成员在⼼理上有⼀定联系，彼此之间发⽣相互影响。

秘书团队是不同层次、不同知识能⼒结构的异质结合，并共同服务于⼀级组织机构或领导⼈。

负有共同责任和统⼀⽬标的秘书⼯作群体，习惯上被称作“秘书班⼦“。

⼀个优化和秘书团队的形成，应具备以下要素：
1．共同的⽬标
秘书⼯作从总体上看有⼀定的被动性，但同样需要具有较强的⽬标意识。

团队成员之间彼此合作实现⽬标，这是构成和维持团队的基本条件。

团队必须有共同的⽬标，团队的⽬标赋予团队⾼于团队成员个⼈总和的认同感。

这种认同感为解决个⼈利益和团队利益的碰撞提供有意义的标准。

正因为团队⽬标的存在，才使得团队成员在遇到紧急情况、⾯临失败风险等情况下全⾝⼼地投⼊，统⼀思想，形成合⼒。

2．互相合作、彼此认同
团队成员的个体素质，是做好秘书⼯作的重要因素。

只有把各种不同素质的成员组合成⼀个优化的团队，才能产⽣“⼀加⼀⼤于⼆”奇妙作⽤。

并且成员这间在⾏为⼼理上相互作⽤、彼此产⽣影响，彼此意识到团队中的其他个体，相互之间形成了⼀种默契和关⼼。

不论何时，不论需要怎样⽀持，成员之间都互相给予，彼此协作，共同完成所需要完成的各项⼯作，使成员产⽣情感上的认同感。

只有这样，才有助于任务的完成、效率的提⾼及集体意识的形成。

3．责任⼼
真正的团队，成员都要有明确的责任意识，共同分担在达到共同⽬的时的责任。

变“让我负责”为“我要负责”。

这⼀关键的转变，标明成员对团队的，也标明团队对成员的信任，良好的团队精神由此⽽⽣。

4．学习精神
在全球⼀体化步伐加快的今天，竞争⽇益激烈，社会变化⽇新⽉异。

团队要想⽣存和发展，其学习的速度必须等于或⼤于其环境变化速度。

因此，形成学习型秘书团队，以适应飞速发展的社会变化已成为时代的必须，优化的现代秘书团队，应该是具有学习精神的团队。

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你怎样看待这两个⼈的做法？
某外企的两个部门秘书同时去找总经理裁断，这两个秘书⼀个是拟写⽂书的，另⼀个是制作和发⽂的。

为了是把⽂件送过去还是过来拿，两个⼈各执⼀词。

⼀个说：“你来拿。

”另⼀个说：“你给我送过来。

”这个外企⽼板对这两位秘书说：“你们先回去，⼀个⼩时后我来帮你们拿。

”
对这个案例，⼈们的说法不尽相同。

有⼈说应该先确定⼀种制度，有⼈说对两位秘书应该各打50⼤板，还有⼈说“⼀次拿与送没关系，但以后呢？”
第三种说法被许多管理者所关注。

“拿与送⼀次没关系，但是⼀次以后就永远是我的了。

”这话听起来有些道理，很像⼀句名⾔——做⼀次好事并不难，难的是⼀辈⼦做好事。

仔细分析，其实，⼆者表达的意思截然相反。

前者表现的潜意识是“多⼲活多吃苦，多⼲活多倒 ”，这是⼀种懒惰思想，是⼀种避⼯作和责任的思想，缺乏互相⽀持互相合作的团队精神；⽽后者则是号召⼈们承担责任。

由以上案例可以看出，管理不仅需要制度，同样需要企业⽂化——团队精神。

可以将企业⽐做⼀个⾦字塔，⾦字塔有两⾯。

⼀⾯是制度，我们把它叫作阳⾯；⼀⾯是企业⽂化，我们把它叫作阴⾯。

不管是阳⾯阴⾯，都要有⼀个建设的过程。

要不断加强和建⽴企业⽂化——团队精神。

已固化的制度越多，这个企业越容易管理；形成共识的企业⽂化或者习惯越多，这个企业就越好管理。

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制度不能解决所有问题，也不需要解决所有问题，如以上案例，管理者没有必要为⼆⼈谁拿谁送谁先谁后也定出制度，⼯作⼼态不可以改⼀下吗？在⼯作的“中间地带”，每⼈主动往前半步，团队⼒量形成了，问题也就解决了。

管理者对团队精神如果没有⼀种共识，⼀种分析，没有从⼀种⾼境界来看待，就可能常常陷⼊管理的困境。

⼆、秘书制度的建设
制度的概念有狭义与⼴义之分：狭义的制度是指要求组织成员共同遵守的、按⼀定程序办事的规程；⼴义的制度是指在⼀定的历史条件下形成的政治、经济、⽂化等⽅⾯的体系。

制度的形式也分为成⽂制度和不成⽂制度。

所谓秘书制度，即狭义的制度，包括秘书⼯作制度和秘书管理制度。

秘书制度有成⽂的、也有不成⽂的(即惯例)。

加强秘书制度的建设，实现秘书机构和秘书⼯作管理的科学化，具有⼗分重要的意义。

(⼀) 秘书⼯作制度的建设
秘书⼯作制度，就是秘书⼈员共同遵守的办事规程或⾏动准则。

秘书⼯作的制度化，是秘书⼯作“三化”（制度化、规范化、程序化）建设的重要内容之⼀。

根据我国的法律、法规性⽂件规定，现有成⽂的秘书制度有：保密⼯作制度、公⽂处理制度、信访⼯作制度、信息⼯作制度、督察⼯作制度、印章管理制度等；还有许多不成⽂的秘书制度：如协调⼯作制度、会议⼯作制度、接待⼯作制度、值班⼯作制度、通讯⼯作制度等。

这些成⽂的，或不成⽂的秘书制度，仍有⼀个不断修改、补充和完善的过程，其建设的任务依然⼗分繁重。

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企业部分秘书岗位⼯作职责
办公室主任岗位职责
1.⾯领导办公室⼯作并具体主持⾏政事务⼯作；
2.召集公司办公室每周例会,制定每周⼯作计划;
3.审核批准公司1000元以下⾏政费⽤开⽀报告;
4.审核上报公司1000元以上⾏政费⽤开⽀计划;
5.负责公司防⽕\防盗及交通等安全管理⼯作;
6.公司员⼯及住房管理;
7.对外经济合同的审核签章及公司法律事务协调;
8.总经理办公室⼈员编制管理;
9.对外联系的⼯作计划制订与实施.
⾏政主管岗位职责
1.按合同实施物资采购和⼩型⽤品采购;
2.员⼯午餐的具体安排;
3.电话费缴纳;
4.环境卫⽣管理;
5.外来宾客的住宿安排;
6.车辆年检、年审、保险、维修的具体办理及与管理部门联系；
7。

办理公司员⼯暂住证及与治安委员会联系。

8。

其他⼯作配合。

前台⽂员岗位职责：
1。

交换机电话转接；
2。

传真收发与登记；
3。

前台接待、登记；
4。

来宾引见、招待、接送；
5。

打监督与考勤汇总；
6。

请假及加班申报单的保管、汇总、造表；
7。

锁门、电梯管理、检查灯光和门窗；
8。

报刊函件收发及报纸的整理保管。

(⼆) 秘书管理制度的建设
秘书管理制度，就是组织、⼈事部门和秘书机构共同遵守的⼈员聘⽤和管理的规程或⾏动准则。

秘书管理的制度化，是实现秘书管理模式由经验型向科学型转化的重要内容之⼀。

我国的秘书管理制度，曾于80年代有过相关规定，但尚不具体和明确，⾄今仍沿⽤着许多不成⽂的管理制度。

根据国家公务员制度和秘书管理的惯例，秘书管理制度应包括三个⽅⾯的内容：⼀是秘书的录⽤、考核、奖励、升降、任免、培训交流等制度；⼆是按⼯作岗位制定的⼯作责任制度；三是⽬标管理制度。

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⽬标管理⽅法的优点
责权明确⽬标管理通过由上⽽下或⾃下⽽上层层制定⽬标，在社会组织内部建⽴起纵横联结的完整的⽬标体系，把各个部门、各类⼈员都严密地组织在⽬标体系中，明确责任，划清关系，使每个员⼯的⼯作直接或间接地同组织总⽬标联系起来，从⽽使员⼯看清个⼈⼯作⽬标和组织整体⽬标的关系，了解⾃⼰的⼯作价值，激发⼤家关⼼组织整体⽬标的热情，这样，就可以更有效地把全体员⼯的⼒量和才能集中起来，提⾼社会组织⼯作成果。

强调参与⽬标管理⾮常重视上下级之间的协商、共同讨论和意见交流。

通过协商，加深对⽬标的了解，消除上下级之间的意见分歧，取得上下⽬标的统⼀。

由于⽬标管理吸收了社会组织全体⼈员参与⽬标管理实施的全过程，尊重员⼯的个⼈意志和愿望，充分发挥员⼯的⾃主性，实⾏⾃我控制，改变了由上⽽下摊⼯作任务的传统做法，调动了员⼯的主动性、积极性和创造性。

注重结果⽬标管理所追求的⽬标，就是社会组织和每个员⼯在⼀定时期应该达到的⼯作成果。

⽬标管理不以⾏动表现为满⾜，⽽以实际成果为⽬的。

⼯作成果对⽬标管理来说，既是评定⽬标完成程度的根据，⼜是⼈事考核和奖惩的主要依据。

因此，⽬标管理⼜叫成果管理。

离开⼯作成果，就不称其为⽬标管理。

三、秘书机构的改⾰
秘书机构的改⾰与⾏政管理体制和政府机构的改⾰⼀样，是建⽴市场经济体制和加快经济发展的必要条件，也是适应领导⼯作和机关⼯作发展的迫切需要。

根据秘书机构转变职能、理顺关系、精兵简政、提⾼效率的原则，其改⾰包括：
(⼀) 规范机构名称
秘书机构名称是秘书机构职能的反映。

本着名副其实、准确统⼀的原则，对于秘书机构名不副实、令⼈费解或容易误解的名称，应逐步淘汰；对于名实相副、准确⽆误并沿⽤⾄今的名称，应予以保留；对于适应新形势、反映新职能并为公众认可的名称，应予以认可。

(⼆) 调整秘书职能
秘书职能是秘书⼯作任务和功能的统称。

合理地划分秘书职能，是秘书机构设置的重要内容，也是秘书机构改⾰的重要内容。

随着社会经济的发展，传统的秘书职能发⽣了较⼤的变化，如秘书⼯作的“三服务”（即为党中央服务、为各级党委领导⼯作服务、为⼈民服务）、“四个转变”（即从侧重办⽂、办事转变为既办⽂、办事⼜出谋献策，从收发传递信息转变为综合处理信息，从单凭经验办事转变为科学管理，从被动服务转变为⼒争主动服务），就是秘书职能的新发展；过去不曾有的或不够突出的秘书职能，现在应运⽽⽣了，如辅助决策、沟通信息、协调关系、督促检查等；过去如档案管理、后勤管理等职能，已予以摈弃。

(三) 变更秘书机构
由于秘书职能的变化，秘书机构也应相应变更。

秘书机构的改⾰，⼀定要充分反映秘书职能的变化，按照职能去设计机构。

秘书机构的变更，⼤体有三种情况：
（1）新建某些秘书机构。

如党政机关办公部门设⽴的信息处(科)、督查处(科)、调研处(科)等；
（2）合并某些秘书机构。

如有的办公部门将⽂书⼯作机构与保密⼯作机构合并成秘书处(科)，把信息⼯作机构与凋研⼯作机构合并成信息调研处(科)}；
（3）撤销某些秘书机构。

如有的办公部门撤销了沿袭多年的第⼀办公室、第⼆办公室、第三办公室……，⼜如有的办公部门撤销了原有的⽂书处(科)、⽂保处(科)……。

秘书活动的开展和秘书⼯作的运⾏，离不开秘书机构的环境。

研究秘书机构的理论和实践，包括秘书机构的概念、性质及作⽤，秘书机构的设置原则、组织模式、布局⽅式等；秘书机构的建设与发展是秘书机构研究的新课题；这些都是秘书学的重要内容。

掌握、了解秘书机构诸要素（即机构设置、职责分⼯、⼈员编制和组织关系等）的逻辑关系，可有效实现秘书⼯作⽬标，履⾏秘书⼯作职责，改善秘书⼯作环境，使秘书⼯作适应现代经济发展和领导⼯作智能化的需要。