信息交流和沟通控制程序

信息交流和沟通控制程序
1 目的
为使质量、环境、职业健康安全管理活动中的信息交流畅通,及时准确传递,同时使QEO体系的信息采用数据分析的科学方法,保证各部门之间,公司与相关方之间及时沟通各类信息达到过程和产品的有效控制,以证实QEO管理体系的适用性、有效性,寻求持续改进的机会。

2 适用范围
适用于QEO管理体系内部和外部信息的交流、沟通和管理,以利于体系过程的数据分析和应用。

3 职责
3.1 质检部是质量信息交流的综合管理部门。

3.2 办公室是环境、职业健康安全信息交流的综合管理部门。

3.3 销售部负责客户的信息交流和沟通。

3.4 销售部负责用户反馈的信息交流和沟通。

3.5 工会（员工代表）负责向将员工的意见和建议反馈给公司,同时参与各方面的信息交流的协商及监督检查。

3.6 其他各部门接受和处理办公室下达的有关QEO管理方面的文件和要求,做好本部门有关的内外部信息的收集处理和传递。

4 工作程序
4.1 内部信息
总经理应确保在公司内建立适当的沟通渠道,确保QEO体系的有效沟通。

内部信息主要包括:
a．体系运行信息:（向员工传达QEO方针、目标、报告各部门体系运行状况
和内、外部审核,纠正措施和预防措施的验证结果,管理评审结果等）;
b．企业技术标准,管理标准,工作标准,员工有关QEO方面的建设和要求,相应的法律法规的信息传递;
c．总经理、管理者代表、部门经理对QEO管理体系管理工作的指示、决定、要求等;
d．作业场所和活动中心的隐患,评价出的环境因素,风险控制措施;
e．应急准备和响应计划;
f．绩效监视和测量结果;
g．QEO管理方面的培训情况;h．设备实施及物资变化情况,新项目和其他对公司有影响的信息;
i．组织机构变化情况;
j．各部门、各岗位之间的日常联络,常规报表,其他信息通报等。

4.2 外部信息
a．法律法规标准信息;
b．执法机构信息:如来自国家地方和行业方面的环保部门、劳动安全部门、检测监管机构、行业协会、认证机构等相关信息以及上级部门的要求;
c．外部的安全检查、参观、访问等;
d．市场信息和顾客、供方等相关方信息;
e．同行业技术信息和专业会议信息,竞争对手的产品信息、服务信息和技术信息;
f．公司QEO方针的对外宣传信息。

4.3 信息交流方式
可采用口头、电话、通知、通报、书面报告、刊物、会议、版报等各种方式。

4.4 环境、职业健康安全协商和沟通的实施
4.4.1 办公室定期组织各部门召开环境、职业健康安全工作例会。

4.4.2 办公室组织相关部门进行环境、安全检查。

4.4.3 办公室负责事故,事件调查分析和处理事宜。

4.4.4 由办公室进行环境、职业健康安全内外部事宜协商,协调工作。

4.4.5 在员工中确定员工代表参与环境,职业健康安全管理的各种活动。

4.4.6 办公室每季度进行一次环境、安全信息汇总分析,将管理记录存档。

4.5 信息处理
4.5.1 采用“信息联络单”传递给相关部门或主管领导,如需要时有关质量、环境和职业安全健康、技术及体系运行等方面的信息,可由生产车间、办公室、体系管理中心、质检部、生产部及其他部门分别负责处理,涉及外部相关方抱怨的信息处理,报管理者代表批准,形成处理决定后及时答复。

4.5.2 无论内部或外部的对顾客关注的问题和对重要环境因素影响的信息重要危险因素影响的信息都要迅速采取处理措施,并记录处理决定,紧急状况时执行《应急准备和响应程序》。

4.6 数据分析和统计技术应用 4.6.1 数据分析和统计技术应用活动职能部门职责:
a．质检部负责与监视和测量过程有关信息和数据的收集、分析和提供;
b．采购部负责与供方过程有关信息和数据的收集、分析和提供;
c．体系管理中心负责内、外审,有关信息和数据的收集、分析和提供;
d．销售部负责与顾客有关的信息和数据的收集、分析和提供。

4.6.2 可采用的统计技术
可根据所获得的内外部信息,采用统计技术的方法对产品实现过程中的产品质量、生产环境、安全的运行控制及产品特性的数据信息,以图表的形式反应
出来,判断薄弱环节、环境隐患、安全隐患、安全隐患和趋势,提高解决问题的有效性和效率,统计技术包括:
a．GB2828.1-2003;
b．排列图;
c．因果图;
d．直方图;
e．波动图;
f．对策图等。

4.6.3 数据分析的作用
数据分析可提供以下方面的信息;
a．顾客满意:通过分打找出顾客不满意的主要方面、目前以及未来的愿望和要求;
b．与产品要求的符合性:通过分析,找出产品质量中存在的主要问题,作为技术主攻方向;
c．过程和产品现状:通过分析,反映潜在问题,采取预防措施;
d．供方产品和过程的相关信息:通过分析,了解供方质量、环境和职业健康安全的控制情况,是否与本公司的QEO管理体系相适应、相匹配,以及相互间的改进需求。

4.6.4 利用数据分析结果对QEO管理体系活动过程和产品质量进行评价,从中寻找改进机会及对重要环境因素和重大风险的评估,确定改进方面和环节,提出决策进议。

5 相关文件
《应急准备和响应控制程序》
6 记录
Q/DXC.QEO.R-05-01 《信息联络单》。