公文写作与处理--公文写作要则

一、公文写作的基本要求
1、合法、规范
合“法”,即要求公文的内容与形式以及公文形成的程序过程务必合乎国家法律、法令、方针政策,合乎上级指示和规定,与本机关其他现行有效文件保持一致.
规范,即要求公文格式、语言表达、符号使用均应符合有关规定,符合语法规则与逻辑规则,不允许“标新立异”.规范是公文的一大特点,也是公文的生命.
2、求实、准确
求实,即要求公文的内容能从实际情况出发,有切实的客观针对性,有利于解决实际问题;要忠实地反映情况和问题,不作任何夸大、缩小和虚构.
准确,即要求从对公文制发意图与依据的反映到每项具体内容的表达,从文种的选择到概念的使用,以至于每个符号的书写印刷,均必须准确无误,不允许有任何欠缺、失当或失真.
3、合体、完整
合体,首先是文体要正确,务使表达合乎公文这种特定式样的文章的特殊要求,要得体,符合特定场合、对象的需要.其次,语言运用要得体,符合特定场合、对象的需要.
完整,即要求公文结构完整,不遗露任何必备的内容,以保证公文能完整有效地消除受文者对特定问题认识上的不确定性,以减少沟通次数,提高沟通效率.
4、简明、清晰
简明,即要求尽量用最简洁的文字,顺畅而有条理地明确表达充实丰富的内容,做到言简意赅.
清晰,即要求各种文稿文本上的字迹要清楚,字体要标准、工整,避免因字迹不清、模糊混乱而造成错漏.
5、严谨、耐久
严谨,即要求公文的结构必须严密有序,用语务必周密确切不生歧义,没有漏洞.
耐久,即要求公文的制成材料(书面公文主要包括纸张和字迹材料)应持久耐用,以保证公文的有效物质存在,使其既能充分发挥现行的执行效用,又能在转化为档案后,作为历史记录发挥更长远的历史效用.
二、公文写作的语言运用
1、公文的语言特点
(1)准确性,(2)简洁性,(3)规格性.
词语的选择就是在充分注意和把握公文词语特点,根据行文目的以及语言环境的需要,遵从语法规则,选取最准确、最贴切而有效的表情达意的词语.
3、公文语句的组织
公文中的语句符合一定的要求(1)含义明确、清晰、完整,便于准确理解,无歧义.(2)句子成分搭配得当.(3)句子成分完整.不能漏掉或隐去语句中必须有的成分,否则将出现成分残缺的语法错误.(4)语序安排妥当.(5)合乎事理.语句必须符合实际,合乎逻辑规律.(6)句式合理并力争有最佳表达效果.
在公文中正确地安排语序,主要应注意这样几点:一是注意尊重语序的习惯性;二是注意事理的逻辑次序;三是注意语序的强制性;四是注意语序的选择性.
4、公文中若干事物和概念的特殊表达要求
(1)时间的表达
避免使用交代不够清楚的时间概念,如“上月以前”、“前年以后”等;年份一概用全数,不得省略.例如“2003年”不能写成03年.
(2)空间的表达
表示地方的专用名词中,城市、地区、县、乡等名称第一次出现在文中时,如属于国外的应冠以国别,属于国内的应冠以所属省、自治区、直辖市的名称.
(3)数字的运用
不能用“降低X倍”或“减少X倍”,只能用“降低百分之几”或“减少百分之几”;必须使用国家法定计量单位;除成文时间、部分结构层次序数和词、词组、惯用语必须使用汉字外,其余均使用阿拉伯数字.
(4)职务、姓名的表达
各种职务、姓名应用全称;列出一个人物的两个或两个以上职务时,国内的应按先党内后党外,由大至小排序;若干人物的姓名需同时并列出现时,应按一定标准排序.
(5)程度的表达
选用词语时应注意与客观状况、客观需要相符合.
(6)语气、神态的表达
注意公文中下列基本语气的运用.陈述语气、祈使语气、疑问语气、感叹语气等.
三、公文写作程序
(1)明确行文目的要求;(2)确定主题;(3)选择文种;(4)选择表达方式
2、拟写文稿
(1)安排结构;(2)拟写提纲;(3)书写文稿
3、审核修改
审核修改的步骤是:首先由撰稿者自己反复推敲修改;对于重要的文稿还要组织讨论,最后提交主管的领导人和综合办公部门核稿.。