谈谈对文书档案的理解

谈谈对文书档案的理解
办公室文书档案管理
文书档案管理是办公室的重要职能。

文书档案管理工作，包括两个大的方面，即文书处理与档案管理。

文书处理工作，又可分为公文拟制、公文收发和公文立卷归档三项内容。

档案管理工作，包括档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、检索、编研、利用八个环节。

这些方面，共同构成了文书档案管理工作的全部内容。

【知识树】
文书档案管理概述
一、文书与档案
文书是机关、团体、企事业单位或个人在社会实践活动中用来记录信息、表达意图、具有特定程式的文字材料。

《中华人民共和国档案法》规定的档案，是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。

由上述概念不难发现文书与档案的关系，即档案是由文书转化而来的。

“今天”的档案就是“昨天”的文书，“今天”的文书将是“明天”的档案。

文书是档案的前身，档案是文书的归宿；文书是档案的基础，档案是文书的精华；文书是档案的素材，档案是文书的组合。

我们通常所指的“文书”不包括声音影像材料，而档案中则包括声音影像材料。

当然，并非所有文书都可以转化为档案，文书转化为档案一般需要具备以下三个条件：
(一）现时使用完毕或办理完毕的文书才能归入档案
正在办理中的文书不是档案，文书具有现行的效用。

档案一般是完成了传达和记述等现行使用作用而备留查考的历史文件。

“办理完毕”是指完成了文书处理程序，即在文书处理程序上告一段落，不能理解为把文书中涉及的事情全部办完了就算“办理完毕”。

办理完毕的文书，也并非全是失效的文件。

文书办理完毕存档后，按其行政和法律效力来说，可分为两部分：一部分失去现行效力，但有其他方面的保存价值；一部分仍具有时效，如办完签署手续的协议书，虽立卷归档，但并不失其行政和法律效力。

(二）对日后实际工作和科研具有一定查考利用价值的文书才有必要作为档案
单位在办理事务的过程中，形成的文书数量庞大，任何组织都不可能也没有必要将其全部作为档案保存，档案应是经过鉴别挑选出来的，有留存价值的文件。

办理完毕的文书，由于功能上发生了变化，分化成两个部分：一部分随着办事工具的现行功能结束而失去留存价值而被淘汰；一部分因仍有查考价值而留存起来成为档案。

档案和现行文书，虽然从它们的内容和形式构成来说是统一的，但它们的社会职能却不相同。

(三）按照一定规律集中保存起来的文书才能最后成为档案档案虽然是由文书转化而来的，但是文书不能自动地成为档案。

文书是日积月累、逐份逐件地产生的，只有把这些文件按照一定的程序和条理集中保管起来，才能转化成档案。

科学意义上的档案，是经过立卷归档并集中保存起来的文书。

归档和保存，既是文书向档案转化的程序和条件，又是文书转化为档案的一般标志和界限。

综上所述，文书是档案的前身，是档案形成的素材。

同时，文书也是办公室文秘工作的主要产品，而公文办理、档案管理又是办公室文秘工作的主要职责，因而文书将秘书工作和档案管理工作紧密联系在一起。

因为文书处理工作是档案管理工作的前提和基础，通过档案管理工作，则可以进一步提升公文质量，规范公文处理程序，并且能获取大量信息资源。

可见，只有将文书处理和档案管理两项工作有机结合起来，才能为单位各项工作正常运转提供必要的保证。

二、文书处理与档案管理
文书档案管理工作，涵盖文书处理与档案管理两大方面。

文书处理由文书拟制、文书办理和文书管理等相互关联、衔接有序的工作内容组成。

文书拟制有起草、审核、签发三个环节。

文书办理包括收文办理、发文办理和整理归档。

文书管理是指从文件的形成、运转到文件的保管、利用以及文件的整理归档、销毁等文书工作所有环节的管理、统辖和控制工作。

档案管理是指档案室、文件中心、档案馆所从事的档案业务工作，即用科学的原则和方法管理档案，为社会各项事业服务的工作。

它的基本内容包括以下八项：档案的接收和征集、价值鉴定、整理、保管、编目与检索、编辑与研究、利用服务和档案统计，也简称收集、整理、鉴定、保管、统计、检索、编研和利用工作。

辩证地认识文书处理和档案管理各环节的特点和它们的共性，恰当地掌握各环节的功能和它们之间的相互关系，对于科学地完成文书档案管理工作具有重要的实际意义。

三、文书档案管理的意义
文书档案是反映行政管理活动的各种材料，它记录了一个社会组织所从事的各类管理活动，如党群管理、财务管理、人事管理、业务管理等。

文书档案通常是由办理完毕的有保存价值的文书转化而成的。

文书档案管理对于政府机关和企事业单位而言都是相当重要的。

(一）文书档案管理是保持文件之间历史联系的重要手段
文件之间具有内在的历史联系。

对于某些种类的文件而言，这种联系与生俱来，明确而固定。

例如各种图纸文件，产生时就是一个文件整体的组成部分，图号确定了它终身不变的归属关系及其要素与标志。

但对行政文件而言，情况恰恰相反，行政文件之间的联系是逐步产生的，容易被破坏，而且破坏以后难以复原。

因此，文书档案管理在这方面的价值弥足珍贵。

(二）文书档案管理是开发利用档案信息资源的重要基础
文书档案是一种重要而特殊的信息资源。

经过档案人员长期不懈的努力，已经将其建设成为一个可被持续开发利用的档案信息体系。

文书档案管理使得各文件保持所属文件之间的历史联系，揭示类目的主题和特征，而且明确划分彼此，区分文件归属，反映分类体系的结构和自身的位置。

因此，文书档案管理是构筑分类体系和信息体系的重要结构要素，也是开发、利用信息资源的重要基础。