会务组织管理办法

会务组织管理办法
会务管理办法第一章总则第一条为规范会议管理，提高会议组织实施
效果，保障各类会务工作的正常开展，结合公司管理实际，特制定本办法。

第二条本办法所指的会议，包括行政会议、日常工作会议等例会，各
职能部门、业务部门组织的不定期工作会议，外出开会和接待外部检查、
调研、评审等会议。

第三条各类会议由综合管理部统筹管理、策划，其它各部门组织的会
务由部门自行承办，综合管理部协助并登记备案。

相关会务人员应及时了
解和掌握会务信息，有效率地协助会务服务工作的开展，包括预算、统筹、现场执行等。

第四条会务管理原则 1.精简。

要尽量压缩会议数量，缩短会议时间，减少参会人员。

能合并召开的会议尽可能合并召开。

2.高效。

组织召开会议要考虑其必要性，会议内容要主题鲜明，参会
人员要准备充分。

3.务实。

召开会议要注重实效，集中精力研究和解决实际问题并做好
会后监督落实。

4.节约。

会议要厉行节约，凡涉及经费开支的会议要严格按照有关规
定执行，严禁铺张浪费。

第二章会议准备第五条公司组织的各类会议，凡涉及到相关部门的，
部门应给予积极配合，保证会议所需人、财、物的合理高效配置。

第六条凡涉及上级主管部门、业务主管部门、地方行政部门等外部检查、评审等会议，各承办部门必须事先通知综合管理部，由综合管理部做好相关的接待和筹备工作。

第八条对参加人员大致相同、内容接近、时间相近的几个会议，综合部在请示领导后可视情况合并召开。

第九条会议计划拟定后，由综合部编制会议安排表，通知到各会议参加人员。

如遇特殊情况需更改日期、地点或会议内容时，应提前3天请示领导，经同意后调整会议计划。

第三章会务管理第十条会务人员应提前把会议室、接待室开门通风，检查卫生情况，使其始终处于完善良好的备用状态。

对于投影、话筒、音响等特定需求，应提前1小时做好设备调试的准备工作。

第十一条会议内容应派专人记录和整理，会议记录及书面下发的会议纪要中要将参会人员名单、请假人员名单、无故缺席人员名单等列清。

会议纪要应于会议召开后3天内由主管领导审批签发。

第十三条承办部门要重点抓好会议的落实工作，按照督办制度跟踪检查落实情况，反映工作落实中存在的问题。

第十五条召开大型会议时，由综合管理部提前通知保安人员引导车辆停放，并负责会场外围秩序维护。

会议组织部门应公布会场纪律，并设专人维持会场秩序，使会议达到预期效果。

第十六条会议结束后，会议组织者要安排参会人员有序离开会场。

在多功能会议室组织的会议散会后，有外部领导参会的请主席台领导先行离开会场，其他参会人员从最后一排按从左到右的顺序依次退场。

第四章会议纪律第十七条与会人员必须按会前通知时间按时到会，无
特殊情况不得迟到、早退或缺席，因故不能参加会议的应提前向会议组织
者请假。

会议进行中，与会人员如需处理紧急事项，应向会议主持人请假。

第十八条对参加会议迟到人员、无故缺席人员，由会议组织部门负责
记录备案，按相关考勤制度进行处罚。

第十九条会议期间不得大声喧哗、私下议论、互相争吵，不得随意串岗、离岗，要将手机调成振动或静音状态。

第二十条参加各类会议的人员，应就会议相关议题提前做好发言准备，积极履行参会义务，畅所欲言，为会议决策提供合理化建议。

第二十一条会议内容如有保密事项，与会人员必须严格遵守保密纪律。

第二十二条会议结束后，会务人员应做好清场工作，包括会议用品的
回收、会议设施的关闭、会议场所的卫生检查等。

第五章附则第二十三条本办法自发布之日起正式实施，由综合管理部
负责解释。