顾客档案管理制度范本

第一章总则
第一条为规范公司顾客档案管理，确保顾客信息的安全、准确和完整，提高顾客服务质量和满意度，特制定本制度。

第二条本制度适用于公司内部所有涉及顾客档案管理的部门和人员。

第三条顾客档案管理应遵循以下原则：
1. 安全性：确保顾客档案信息不被非法获取、泄露、篡改或破坏。

2. 完整性：确保顾客档案信息的真实、准确、完整。

3. 可靠性：确保顾客档案信息的及时更新和维护。

4. 保密性：对顾客个人信息进行严格保密，不得擅自对外泄露。

第二章顾客档案的建立与保管
第四条顾客档案的建立：
1. 公司各部门在接触顾客时，应及时收集顾客基本信息，包括姓名、联系方式、地址、性别、年龄等。

2. 收集到的顾客信息应经过审核，确保真实、准确。

第五条顾客档案的保管：
1. 设立专门的档案室或档案柜，对顾客档案进行存放、保管。

2. 档案室或档案柜应配备防火、防盗、防潮、防虫等设施，确保档案安全。

3. 档案管理人员应严格保守档案机密，未经授权，任何人不得擅自进入档案室或档案柜。

第三章顾客档案的查询与使用
第六条顾客档案的查询：
1. 顾客本人有权查询自己的档案信息。

2. 公司内部人员因工作需要查询顾客档案时，需填写查询申请表，经相关负责人审批后方可查询。

第七条顾客档案的使用：
1. 顾客档案信息仅限于公司内部使用，不得用于任何商业用途。

2. 使用顾客档案信息时，应确保信息真实、准确，不得篡改或伪造。

第四章顾客档案的更新与维护
第八条顾客档案的更新：
1. 顾客信息发生变化时，应及时更新档案信息。

2. 档案管理人员应定期检查顾客档案，确保信息准确、完整。

第九条顾客档案的维护：
1. 档案管理人员应定期对顾客档案进行整理、归档。

2. 档案管理人员应定期对档案室或档案柜进行清洁、消毒。

第五章责任与奖惩
第十条责任：
1. 档案管理人员负责顾客档案的保管、查询、更新和维护工作。

2. 各部门负责人负责本部门顾客档案的管理工作。

第十一条奖惩：
1. 对认真履行职责、成绩显著的档案管理人员给予表彰和奖励。

2. 对违反本制度，造成顾客档案信息泄露、篡改或破坏的，依法依规追究责任。

第六章附则
第十二条本制度由公司办公室负责解释。

第十三条本制度自发布之日起实施。