声像档案管理规范

照片册的排列 照片册按照全宗号、保管期限、册号的顺序 排列，上架保存。 照片档案目录的编制 目录的著录 著录项目 照片档案目录的著录项目包括：照片号、底 片号、题名、时间、摄影者、备注、参见号、册号 、页号、组内张数、分类号、项目号、主题词或关 键词、密级、保管期限、类型规格、档案馆代号、 文字说明等。 条目的著录单位 以照片的自然张或若干张(一组)为单位著录 成为照片档案目录的条目。
声像档案管理规范
国家标准： 国家标准：照片档案管理规范
GB/T 11821-2002代替GB/T 118211989
归档范围
• • • • 一、开工前原貌 1、 原址、原貌及周边状况； 2、 重要建筑物 3、 拆迁情况
二、基础工程 1、 基础异常情况技术处理、 土壤岩样分析过程等情况； 2、 建筑物基础类型及施工， 特殊施工的技术工艺现场； 3、建筑物位移、沉降、变形 及处理。
组合照片说明可放在本组第一张照片的上方，也 可放在本册所有照片之前。 册内备考表 按5．3．6。 5．4．9照片册的封面 照片册的封面应印制“照片册”字样。 5．4．10 照片册的册脊 照片册册脊的项目包括：全宗号、保管期限 、册号、起止张号。 照片册册脊的格式：照片号为格式一的照片 册册脊见附录B中的照片册册脊(一)；照片号为格 式二的照片册册脊见附录B中的照片册册脊(二)。
照片号是固定和反映每张照片在全宗内分类 与排列顺序的一组字符代码，由全宗号、保 管期限代码、册号、张号或全宗号、保管期 限代码、张号组成。照片号有两种格式： 格式一：全宗号一保管期限代码一册号 一张号 格式二：全宗号一保管期限代码一张号 若采用格式二，可选用照片、底片分别 编号法或合一编号法(影像相符的照片、底片 编号相同)。选用合一编号法宜以照片、底片 齐全为基础。
照片档案基本目录
照片号 题Hale Waihona Puke 时时 间 摄影 者 底片 号 备 注
保管要求和措施 贮存库房应保持整齐、清洁，应有严格的使用和 存放规则。 照片档案入库前应进行检查。对受污染的照片、 底片应进行必要的技术处理，防止受污染的照片、 底片入库。 接触底片的人员应戴洁净的棉质薄手套，轻拿底 片的边缘。 底片册、照片册应立放，不应堆积平放，以免堆 在下面的底片、照片受压后造成粘连。 珍贵的、重要的、使用频率高的底片应进行拷贝， 异地保存。拷贝片提供利用，以便更好地保存母片。
单张照片说明的填写 说明的格式 说明应采用横写格式，分段书写。其格式如 下： 题名： 照片号： 底片号： 参见号： 时 间： 摄影者： 文字说明：说明的内容： 题名应简明概括、准确反映照片的基本内容，人 物、时间、地点、事由等要素尽可能齐全。
参见号是指与本张照片有密切联系的其他 载体档案的档号。其格式如下： (相关档案种类) 档号 注：括号内为选择性著录内容。 示例1：文书档案0113-2-18 示例2：科技档案G-J-21
照片的分类 应在全宗内按保管期限一年度一问 题进行分类。跨年度且不可分的照片， 也可按保管期限一问题一年度进行分类 。分类方案应保持前后一致，不应随意 变动。
照片的排列 应在分类方案的最低一级类目内， 按问题结合时间、重要程度等进行排列 。为便于提供利用，照片排列及入册时 应同时考虑不同保密等级照片的定位。
底片的编号 底片号是固定和反映底片在全宗内排列顺序 的一组字符代码，由全宗号、保管期限代码 、张号组成。其格式如下： 全宗号一保管期限代码一张号 全宗号：档案馆给立档单位编制的代号。 保管期限代码：分别用“1、2、3”或"y、C 、D”对应代表永久、长期、短期。
张号：在某一全宗某一保管期限内底 片的排列从“1”开始的顺序编号。
三主体工程1主体设计模型2钢筋结构管线等主要隐蔽工程施工情3砌体泓灌注屋面工程4主体结构布局大型构件安装等现场5防水保温防腐工程的工艺现场6采用新技术新材料新工艺等施工情四竣工后新貌1工程整体外观和立面状况2消防等主要设施情况开工竣工仪式3施工建设中的重要活动重大事件领导视察4工程质量检查验收情况竣工验收情况声像档案资料的归档要求移交归档案的声像档案资料应当能真实全面的反映工程面貌和建设情况必备内容应当齐全并按有关要求整理立卷制成光盘
一、
五﹑其他方面 1、 工程总体规划、设计方案图 2、 开工、竣工仪式 3、施工建设中的重要活动、 重大事件，领导视察 4、工程质量检查验收情况 5、 竣工验收情况
声像档案资料的归档要求 移交归档案的声像档案资料，应当能 真实全面的反映工程面貌和建设情况， 必备内容应当齐全，并按有关要求整理 立卷，制成光盘。
每隔两年应对底片、照片进行一次抽样检查， 不超过五年进行一次全面检查。若温、湿度 出现严重波动，应缩短检查的间隔期。检查 中应密切注意底片、照片的变化情况(卷曲、 变形、变脆、粘连、破损、霉斑、褪色等)， 亦应注意包装材料的变质问题，并做好检查 记录。若发现问题，应查明原因，及时采取 补救措施。
三、主体工程 1， 主体设计模型 2， 钢筋结构、管线等主要隐蔽工程施工情 况 3， 砌体、泓灌注、屋面工程 4， 主体结构布局、大型构件安装等现场 5， 防水、保温、防腐工程的工艺现场 6， 采用新技术、新材料、新工艺等施工情 况 7， 质量事故及处理情况体工程
一、
四﹑竣工后新貌 1，工程整体外观和立面状况 2，消防等主要设施情况
组合照片说明的填写 一组(若干张)联系密切的照片按顺序排列后 ，可拟写组合照片说明。采用组合照片说明的照 片，其单张照片说明可以从简。 组合照片说明应概括揭示该组照片所反映的全 部信息内容及其他需要说明的事项。 应在组合照片说明中指出所含照片的起止张号 和数量。 同组中的每一张照片均应在单张照片说明的左 上角或右上角标出组联符号。组联符号按组 依次采用“①”、“②”、“③”……同组中 的照片其组联符号相同。如册内只有一组照片和其 他散片时，组联符号采用“①”。组联符号不宜越 册。
整理原则 照片档案的整理应遵循有利于保持照片 档案的有机联系、有利于保管、有利于 提供利用的原则。照片档案的底片、照 片应分开存放。
照片、底片的鉴定 保管期限 保管期限是按照片、底片的价值划定的存留 年限，分为永久、长期、短期三种。对照片 、底片保管期限的划分按照《国家档案局关 于机关档案保管期限的规定》执行。