网络会议系统管理制度

网络会议系统管理制度
第一章 总则
第一条 目的与依据：为了加强网络会议系统的管理，提高会议效率与质量，确保信息传达的及时性和准确性，依据我国相关法律法规及公司章程，特制定本管理制度。

第二条 适用范围：本管理制度适用于公司内部所有通过网络会议系统召开的会议，包括但不限于视频会议、语音会议等形式。

第三条 会议性质：网络会议分为定期会议和临时会议。

定期会议主要包括董事会、管理层例会等；临时会议主要包括专题讨论会、项目协调会等。

第四条 基本原则：
1. 会议应遵循高效、务实、节俭的原则；
2. 会议组织应确保信息安全，保护参会人员的隐私；
3. 会议内容应具有针对性和可操作性，避免形式主义；
4. 会议时间应合理安排，尽量避免影响正常工作。

第五条 责任分配：
1. 会议主持人负责组织、引导会议进程，确保会议目标的实现；
2. 参会人员负责按时参加、积极参与会议，并提出建设性意见和建议；
3. 会议记录人负责记录会议内容，整理会议纪要，并跟踪落实；
4. 会议室管理员负责会议室设备、网络环境的检查和维护，确保会议的顺利进行。

第六条 制度修订：本管理制度如有变更，由公司董事会或总经理办公会审议通
过，并以公告形式通知全体员工。

第七条 解释权：本管理制度的最终解释权归公司董事会所有。

第二章 会议流程
一、会议筹备
1. 会议主持人根据工作需要，确定会议主题、目标、议程和参会人员范围。

2. 会议主持人提前至少三个工作日将会议通知发送给参会人员，通知中应包含会议时间、地点（网络会议室地址）、议程、预参会人员名单及会议准备要求等。

3. 参会人员收到会议通知后，应及时回复是否参会，如有特殊情况不能参加，需提前向会议主持人请假并说明原因。

4. 会议主持人根据回复情况，调整参会人员名单，并确保关键人员参会。

二、会议召开
1. 会议开始前15分钟，会议室管理员应检查网络会议系统设备运行情况，确保音视频传输正常，并协助参会人员解决技术问题。

2. 会议主持人应在会议开始前5分钟进入网络会议室，提醒参会人员准时参加会议。

3. 会议主持人按照既定议程主持会议，确保会议内容紧扣主题，控制会议时间，避免偏离主题或拖延。

4. 参会人员应按时进入网络会议室，保持通讯设备静音，发言时应主动开启麦克风，确保发言清晰。

三、会议记录与表决
1. 会议记录人应详细记录会议内容，包括讨论的主要观点、决策结果及任务分
配等。

2. 会议中的重要决策或争议问题，会议主持人应组织参会人员进行表决，表决结果作为会议纪要的组成部分。

3. 会议记录人整理会议纪要，并于会议结束后24小时内将会议纪要发送给参会人员。

四、会议总结与反馈
1. 会议主持人应在会议结束后对会议成果进行总结，明确下一步工作计划和任务分配。

2. 参会人员应及时查看会议纪要，如有遗漏或错误，应及时向会议记录人反馈，确保会议纪要的准确性。

3. 会议纪要应作为工作依据，相关责任部门或人员按照会议决策推进工作，并及时向会议主持人汇报进度。

第三章 会议纪要的跟踪落实
一、会议纪要的审批与发布
1. 会议纪要由会议记录人整理完成后，需提交给会议主持人进行审批。

2. 会议主持人应在收到会议纪要后的两个工作日内完成审批，并对纪要内容进行确认。

3. 审批通过的会议纪要应由会议记录人及时发布至公司内部信息系统，确保所有相关人员能够查阅。

二、任务分配与责任落实
1. 会议纪要中明确的事项和任务应具体分配到相应的责任部门和责任人。

2. 责任部门和责任人应在会议纪要发布后的三个工作日内制定具体实施方案，
并开始执行。

3. 会议主持人或指定的人员应负责跟踪任务进展，确保各项决策和任务按时完成。

三、进度报告与问题反馈
1. 责任部门或个人在执行任务过程中，应定期向会议主持人报告工作进度。

2. 如在执行过程中遇到问题或困难，应及时反馈给会议主持人，并寻求解决方案。

3. 会议主持人应根据反馈情况，组织相关人员进行分析，调整工作计划或提供必要的支持。

四、后续跟进与评估
1. 会议主持人或指定的人员应在任务完成后，对执行情况进行评估，确认是否达到预期效果。

2. 对于未按期完成或未达到预期效果的任务，应分析原因，制定改进措施，并监督实施。

3. 重要的会议决策和任务完成情况应记录在案，作为对相关部门和人员工作绩效的评价依据。

五、档案管理
1. 会议纪要作为公司重要档案，应由专人负责归档管理。

2. 会议纪要的保存期限应符合公司档案管理规定，确保在需要时能够及时查找和调用。

第四章 会议室管理规定
一、会议室预订
1. 会议室使用需提前预订，预订人应通过公司指定的预订系统提交申请，明确会议时间、参会人数、设备需求等信息。

2. 会议室管理员应及时审核预订申请，并根据实际情况进行合理安排。

3. 预订人应在会议开始前15分钟到达会议室，如有特殊情况需提前通知会议室管理员。

二、会议室使用
1. 会议室内应保持安静、整洁，参会人员应爱护会议设备，不得随意移动或损坏。

2. 会议期间，参会人员应关闭或静音手机等通讯设备，避免干扰会议进程。

3. 会议室使用过程中，如遇到设备故障或网络问题，应及时联系会议室管理员解决。

三、会议室设备管理
1. 会议室管理员负责定期检查会议设备，确保设备正常运行。

2. 如需维修或更换设备，会议室管理员应及时联系相关部门进行维修或更新。

3. 会议设备使用完毕后，参会人员应确保设备关闭，并归还至原位。

四、会议室清洁与维护
1. 会议室管理员应定期对会议室进行清洁，确保会议室环境整洁。

2. 会议室内的物品应摆放整齐，不得在会议室内就餐或吸烟。

3. 如会议室内出现损坏或污染，会议室管理员应尽快联系相关部门进行修复和清理。

五、会议室安全
1. 会议室管理员应确保会议室内消防设施齐全，安全通道畅通。

2. 会议期间，参会人员应遵守安全规定，不得在会议室内使用明火。

3. 会议室管理员应定期进行安全检查，排除安全隐患，确保会议安全。

六、违规处理
1. 对违反会议室管理规定的行为，会议室管理员有权进行制止，并视情节严重程度进行相应处理。

2. 对故意损坏设备、破坏环境等行为，将按照公司规定追究责任。

第五章 附则
1. 本管理制度自发布之日起施行，原有相关规定与本管理制度不符的，以本管理制度为准。

2. 本管理制度的解释权归公司董事会所有。

3. 本管理制度如有未尽事宜，公司可根据实际情况予以补充或修订。

4. 各部门和个人应严格遵守本管理制度，如有违反，将按照公司相关规定进行处理。