浅谈如何加强企业人事档案精细化管理

浅谈如何加强企业人事档案精细化管理
摘要：不论是企业间的竞争还是国家间的竞争，归根结底还是人才的竞争。

档案管理工作是一项规范化、精细化和科学化的管理工作，人事档案管理工作直
接影响到一个工作人员的提拔和任用。

人事档案管理制度作为当前人事管理工作
中的重要环节，用人单位坚持人事档案管理与时俱进，避免传统意义上人事档案
管理模式的单一与呆板，能够更好地提升企事业单位的发展效益，推动社会的进
步与发展。

本文探讨新时期做好人事档案管理工作的重要性，分析企业人事档案
管理存在的问题，探讨加强企业人事档案精细化管理措施，提高人事档案精细化
管理水平，为单位的人力资源管理和发展提供有力支持。

关键词：企业；人事档案；精细化；管理
引言
人事档案工作作为人力资源管理的重要组成部分，是单位管理的基础性工作
之一。

人事档案的管理精细化则是单位发展的重要保障之一。

在现实中，许多单
位对人事档案的管理还存在着不少问题，给单位管理和发展带来不利影响。

研究
人事档案精细化管理的基本路径，对于提高单位的管理水平、优化人力资源配置、保障员工权益具有重要的意义。

1新时期做好人事档案管理工作的重要性
人事档案信息伴随一个人的一生，不仅记录着其工作经历、业务能力情况，
也体现着其思想道德、学识水平等许多方面，能充分反映一个人的成长经历、思
想动态、价值观念等，也是聘用、选用干部的重要依据。

因此，在组织人事管理
工作中，档案管理是一项十分重要的内容。

只有不断的深化干部档案管理制度，
才能更好的对干部进行管理，为企业人才管理打下坚实的基础。

在新时期，科学、规范的人事档案管理工作能为人才发展创造条件，为企业培养更多更优秀的后备
干部，使企业在激烈的竞争中占稳脚跟，做好人事档案管理工作具有十分重要的
意义。

干部工作做得好不好不仅能够体现一个单位的工作水平，也直接影响到干
部工作的效率和质量。

评价一个干部要从德、能、勤、绩、廉这几个方面进行，
而干部档案资料能够客观记载一个干部的工作情况，这是选人用人的重要参考。

加强干部人事档案规范化管理，真正发挥档案在实际工作中的作用，也是做好干
部管理工作、充分发挥干部积极性的前提。

2企业人事档案管理存在的问题
2.1人事档案管理制度不规范
目前，多数企业管理制度仍不够完善，虽说也能取得良好的管理效果，但是
在制度建设方面仍存在较多问题。

员工对于人事档案管理工作也没有给予足够重视，内部形成的档案管理制度也不具备约束性。

此外，部分企业的人事档案管理
也没有配备专职人员，内部存在职责划分不明确现象，也时常出现无具体人员管
理或是多头管理情况。

内部的管理流程也不够规范，尤其是在对职工档案进行调
入或调出时，交接环节也不够科学，没有认真核实档案信息，职工档案信息也容
易出现缺失。

2.2档案人才队伍专业素质较差
我国很多企业都处于转型发展阶段，而整个行业竞争的主要核心就是信息化
技术。

因此，对于人事档案管理队伍来说，要积极组建更加专业且信息化的档案
管理队伍。

目前，部分企业人事档案管理人员都不是专业人士，人员数量配置也
不足，大部分的企业在管理上千份档案时，只配备一名人员。

此外，管理人员在
对档案管理流程以及细节进行分析时，也没有做到灵活掌握，特别是缺乏与档案
管理相关的计算机技术，因此无法准确把握档案管理细节，导致档案资料出现缺失。

2.3档案更新不及时
部分企业在开展人事档案管理工作时，会出现信息记录有误或信息缺失现象，还有部分企业与职工签订的劳动合同已到期，没有及时开展续签工作，因此也容
易发生部分矛盾。

除此之外，外单位调入的人员档案信息中存在缺少解除合同表
或者是缺少与单位签订的用工表或合同书，档案衔接工作也存在衔接不上问题。

2.4硬件设施配备不足
大部分企业在开展档案管理工作时，都没有配备足够的硬件设施，也没有单
独设置人事档案管理储藏室，仅仅只是把人事科办公室作为日常储存。

由于人事
科办公环境十分复杂，人员出入较为频繁，容易出现安全隐患。

对于档案装订，
也未按照相关要求对人员信息进行排序；很多的档案资料在装袋时都十分随意；
档案袋的质量也参差不齐，没有开展更加深入的防潮防尘工作。

大部分的企业在
开展人事档案管理工作时，采用的依旧是原有的纸质档案管理模式，这种管理模
式极其容易出现丢失或缺损。

在对档案进行查阅时，也会消耗较多时长。

由于档
案管理人员的素质存在差异，因此在对档案进行管理时也会受到主观因素影响，
发生缺失或遗漏现象。

3加强企业人事档案精细化管理措施
3.1重视人事档案管理工作
档案管理工作是一个单位的一项重要的工作，档案精细化管理体现了单位的
管理水平，为单位的员工考核、职位升迁提供了重要的参考，为此，单位领导要
从思想上重视人事档案管理工作，改善档案管理的硬件条件并提升档案管理的软
件水平，使档案管理工作能够真正发挥出其作用。

例如，在选拔档案管理人员时
要选择工作态度认真、工作能力较强的专业化档案管理人才，同时，要加强宣传
力度，使人们意识到档案管理工作的重要性，促使档案管理工作能够持续、协调、健康发展。

3.2加强人事档案管理的信息化建设
在当前信息化技术发展的大趋势下，利用信息化技术进行档案管理已成为必然。

档案管理工作的信息化建设能够实现人事档案的科学有效管理，节约大量的
人力、物力，极大的提高工作效率。

档案信息化管理能实现全网工作人员信息的
查阅，大大方便了用户。

不过，在档案信息化管理过程中档案信息的安全性和准
确性是一个重要问题，需要档案管理人员具有严肃认真的工作态度，体现专业化
的工作特点，以更好的推进档案管理工作的发展。

3.3严格规范档案管理工作
档案管理工作具有保密性特点，要加强制度的执行力度，规范档案资料管理。

作为一名档案管理员要做到“五不查阅、四不借出、三不转递”，使档案的查阅、借出、转递工作规范有序，尤其是在档案的转入、转出、接收时要规范操作，有
记录，能提供准确可靠的依据，以避免档案资料的丢失、涂改、伪造等，使档案
管理规范有序。

3.4.注重档案管理数字化基础设备设施的升级
档案管理数字化建设需要相关基础设备设施的支持。

例如，扫描仪、复印机、投影仪和电脑等。

除此之外，也需要结合企事业单位档案管理工作者的工作经验
与职业素养等因素，全方位地展开相关设备设施的使用培训，确保能更好地发挥
这些基础设备设施的应用优势，更好地推动企事业单位人事档案管理数字化建设
的进程。

在条件允许的情况下，企事业单位也可以加强档案数据库以及数据平台
的建设。

通过这些平台的建设提供档案信息的自我记录功能，进一步提升档案使
用的效率，为后续档案的整理、保存与查询提供便捷的服务。

总体而言，“工欲
善其事，必先利其器”，档案管理数字化建设离不开基础设备设施的升级与完善。

3.5注重网络安全技术的应用
在新时代的发展背景下，企事业单位人事档案数字化建设必须注重网络安全。

通过软硬件设备设施的升级来提升档案数字化建设的质量。

例如，加强对档案管
理软硬件设备设施的合理设计，进一步规范人事档案管理的流程与操作。

在企事
业单位人事档案管理数字化建设过程中，要注重档案信息的完整性、保密性以及
真实性。

对于档案管理平台中存在的漏洞应当及时修补。

同时，通过定期检测软
硬件设备设施，进一步维护档案信息存储以及传输的安全。

总体而言，在企事业
单位档案数字化建设过程中，一线的档案工作者应当时刻保持安全意识，更好地
满足新时期人事档案管理数字化建设要求。

3.6提升人事档案管理人员的水平
档案管理人员的水平对档案管理工作有直接的影响，为此，要不断的提升档
案管理人员的整体水平，要加强档案管理人员的队伍建设，选择有专业素养的人
才来充实档案管理队伍；同时，要定期对管理人员进行培训，让他们接受档案专
业的前沿知识，以不断提升其专业知识和业务能力，为更好的开展工作奠定基础。

结束语
随着社会各项福利体系的不断完善，企业内部的人才流动也变得愈发频繁。

对于生产企业来说，更要重视人事档案管理工作的重要价值，这不仅仅是对员工
负责，还能为企业的可持续发展培养更多优秀人才。

鉴于此，企业一定要坚持精
细化管理模式，提升人事档案管理水平，使人事档案管理工作能够逐渐走向自动化、机器化以及规范化的方向发展。

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