办理大厦出入证申请工作程序

办理大厦出入证申请工作程序
管理公司对大厦实行封闭式管理。

为方便用户在非办公时间进出大厦，管理公司服务中心为每家入住公司的员工办理大厦出入证。

（一）工作程序
1.用户填写大厦出入证登记表，加盖申请单位公章，递交持证人小一寸相片2张及身份证复印件。

服务中心根据用户填写的大厦出入证登记表办证、发证。

2.大厦出入证登记表、大厦出入证及身份证复印件贴照片后由服务中心复印存用户档案，大厦出入证登记表原件交保安部。

（二）操作流程图
办理用户大厦出入证工作流程图（图1-5）
（三）相关记录
大厦出入证登记表（表1-4）
图1-5 办理用户大厦出入证工作流程图
表1-4 大厦出入证登记表
注：1.办证人须交身份证复印件1份及小一寸相片2张到管理公司服务中心办理申请手续。

2. 申请单位应尽快为入职员工办理大厦出入证，及时将离职员工的大厦出入证交回管理公司。

若搬离大厦，须将所有员工的出入证交回管理公司。

3.大厦用户在非办公时间出入大厦时，应向保安员出示大厦出入证，办理登记手续。

4.若申请单位的客人需在非办公时间出入大厦，应凭身份证到大厦保安岗办理出入登记手续（每次出入大厦均须登记）。

七、用户室内装修管理工作规程
用户室内装修，从申请装修到验收合格，与管理公司服务中心、工程部、管理部、保安部和财务部的工作都有关系。

各部门的职责和办理手续如下：
（一）工作职责
1.服务中心
（1）负责受理用户装修申请。

（2）检查用户的装修资格及装修申报材料。

（3）填写用户室内装修批准书，通知用户缴纳装修费用。

（4）批准用户装修加班申请；审批用户使用专用货梯搬运装修材料；批准用户大件物品放行等。

2.工程部
（1）负责对用户房间作装修前的设备、设施安全检查，并封闭室内进出风口。

（2）负责审批装修图纸，核定装修费用，填写用户室内装修申请书内的装修收费栏。

（3）审批涉及较大工程改动的用户装修项目。

（4）负责定期巡检装修单位，确保装修按图施工，并符合安全要求；巡检期间，如发现违规装修，及时向管理公司报告，并提出处理意见。

（5）审批施工单位的临时用电申请，并核定收费。

（6）与保安部共同审批装修单位动火申请。

（7）装修完毕后，负责对装修单位进行验收或二次验收，直到验收合格。

（8）验收合格后，在用户室内装修工程竣工验收申请书上签批意见，交财务部安排退装修保证金。

（9）开启用户室内进出风口封条。

3.保安部
（1）负责检查装修单位的灭火器配备和使用情况。

（2）负责定期巡检装修单位，巡检期间如发现严重的违规装修，及时向管理公司报告，并提出处理意见。

（3）与工程部共同审批修单位动火申请。

4.管理部
（1）负责处理因用户室内装修引致的各类投诉，保证装修不滋扰其他用户的正常办公。

（2）协助保安部、工程部巡检装修单位，如发现严重的违规装修，及时向管理公司报告，并提出处理意见。

5.财务部
（1）根据用户室内装修申请书向用户收取装修保证金等费用。

（2）根据用户室内装修申请书于装修验收合格后的2个工作日内为用户办理装修保证金退款手续。

（二）具体操作过程
1.装修申请的受理及资格的审核
（1）服务中心受理用户室内装修申请。

由服务中心审核用户装修资格（包括验证用户身份），经确认为大厦用户，其管理费已按规定缴付，承租资料齐备后，提供用户
室内装修申请书给用户。

（2）用户按要求填写用户室内装修申请书、用户室内装修验收合格方可迁入办公的承诺书及装修图纸审查表，连同一式三份有详细施工说明的装修图纸（平面布置图
按1：100比例），交管理公司，并做出遵守装修规定的承诺。

装修图纸内容应至少包括：
照明系统图；天花平面布置图（灯具、送回风口、烟感、喷淋等设备在同一张图上表示其位置）；照明平面布置图；插座平面布置图；风管平面布置图；烟感平面布置图；装修间隔平面图。

（3）服务中心向用户简述室内装修的程序及规定，将用户室内装修规定发给用户。

2.装修审批
（1）服务中心将申请书、装修图纸原件及大门密码锁安装批准书（如需安装）交工程部审查。

（2）工程部对用户房间进行装修前的设备、设施安全检查，并封闭室内进出风口。

如检查不符合安全、用电等规定或存在工程遗留问题，工程部将具体内容记录在用
户室内上，交服务中心。

服务中心根据记录表内容分别发用户室内工程遗留问题
通知书给业主和用户，要求业主解决存在问题，并将申请书及装修图纸退回用户。

（3）检查符合规定的，工程部于3个工作日内批复装修申请，连同用户室内装修申请书及一式两份大门密码锁安装批准书（如需安装）交服务中心。

（4）服务中心以公司名义发关于贵单位室内装修工程申请的批复给用户，并电话通知用户缴纳有关装修费用。

3.装修收费及有关手续办理
财务部向用户收取装修保证金、装修垃圾清运费、施工人员出入证押金等。

缴费后，服务中心为施工人员办理出入证，并将用户室内装修批准书与用户室内装修违约记录复印在A3纸上交给用户。

装修期间，用户须将用户室内装修批准书及非办公时间加班申请表（如需在非办公时间内加班）张贴于用户大门室内玻璃面上（批准书一面朝向走廊，装修违约记录一面朝向室内），以便管理公司核检。

施工现场需配备一定数量的灭火器。

施工单位可以自行购买或向管理公司租借。

4.装修过程的监管
（1）工程部负责监督用户按图施工，保证装修单位在装修过程中不违反用户室内装修规定，并将日常检查情况记录在用户室内设施检验记录表上，如发现违规装修，
及时将其记录在表上，交用户签名确认后存档。

（2）管理部每天对装修单位进行巡检，确保装修不影响其他用户正常办公，不损坏和污染公共设施和公共地方，将将日常检查情况记录在用户室内装修巡检记录表上。

（3）保安部负责检查用户室内灭火器的配备和使用情况，施工人员佩戴施工证情况，装修施工是否违反消防安全条例，是否办理非办公时间加班装修申请，等等。

（4）工程部、管理部和保安部在巡查期间发现装修单位初次违反用户室内装修规定，应及时加以制止并口头警告要求其纠正，同时在大门上的用户室内装修违约记录
表内记录第一次口头警告的时间、巡查人，要求装修公司签名确认。

装修单位若
冖次不听劝告，管理部将向用户发出用户室内装修违约单，对情节，通知服务中
心发给用户关于贵单位违反装修规定的最后警告书。

如违规现象仍然存在，其他
用户投诉不断，管理部将会同保安部对装修单位停电或清场，直到装修单位承认
错误，保证遵守装修规定，方可让其重新进场施工。

（5）装修过程中须动火作业的，应到服务中心申请，经工程部、保安部审批后方可动火。

动火时须接受工程部、保安部的监督指导。

施工单位需有动火负责人的现场
监管。

（6）装修过程中用户需临时用电的，应到服务中心申请，经工程部审核定价、财务部收费后，由工程部提供临时用电。

5.装修验收
用户室内装修完毕后于7个工作日到服务中心办理验收手续，并填写用户室内装修工程竣工验收申请书，提交一式三份竣工图纸、装修中所用材料、设备发票复印件、装修保证金收据复印件。

服务中心将申请书和竣工图纸交工程部，工程部于3个工作到用户室内验收，验收结果填写在用户室内设施检验记录表内。

若验收不合格，服务中心发用户室内装修整改通知书给用户，要求在限期内整改。

如验收合格，服务中心向用户发出室内装修工程竣工验收合格通知书；工程部负责开启室内进出风口封条；财务部于2个工作日内把装修保证金退还用户。

用户到服务中心办理施工出入证的退证退款手续。

（三）操作流程图
用户室内装修早班流程图（图1-8）
用户室内装修验收流程图（图1-9）
（四）相关记录
用户室内装修申请表（表1-6）
用户室内装修验收合格方可迁入办公的规定
装修图纸审查表
用户室内设施检验记录表（见表1-1）
用户室内工程遗留问题通知书（用户）
用户室内工程遗留问题通知书（业主）
用户室内装修批准书
大门密码锁安装批准书
装修通知
用户室内装修工程竣工验收申请书
用户室内装修工程竣工合格通知书。