学院学生档案管理规定

学院学生档案管理规定
第一章总则
学校学生的档案工作是学校各项管理工作的重要组成部分。

为了加强我校学生档案管理工作，及时做好学生档案材料的形成、积累、整理、归档等工更，好地为学生服务,根据《中华人民共和国档案法》、《普通高等学校档案管理办法》和国家教委《高等学校档案实体分类法》、《高等学校档案工作规范》（以下简称《分类法》、《规范》）以及国家有关规定，结合我校实际情况，制定本规定。

第二章文件材料的归档
一、学校档案员应按照归档要求，把收集的各种档案材料进行系统整理、归档。

二、学生档案材料归档范围
1、新生入学登记表
2、学生在校成绩表
3、学生学籍表（升级、留级、休学、复学、转学、退学）
4、学生奖励材料（奖学金、优秀学生、其它奖励）
5、学生处分材料
6、学生毕业生登记表
7、学生就业报到证存根
三、归档要求
1、归档的文件材料必须是原件、原稿，齐全完整，归档的案卷质量必须符合规定的质量标准。

2、归档的文件材料应格式统一，质地优良，书绘工整，符合有关规范和标准的要求。

禁用铅笔、园珠笔和质地次劣的纸张。

3、破损的文件材料应托裱，字迹不清扩散的应复制并与原件一并入档。

四、归档的时间
1、新生入学登记表，应在新生入学后第一个学期内归档。

2、学生在校成绩表应在教务处转来后及时入档。

3、学生的奖励及处分材料应在文件及材料下发后及时入档。

4、学生的学籍表、毕业生登记表、报到证存根应在学生毕业后及时入档。

五、档案的转递
1、封存好的毕业生档案必须在学生离校后，及时地转递到各地市的人事局。

2、保留存档的学生档案，应及时转交到学校档案室。

第三章档案的管理
一、学生在学校的各项活动中形成的应归档材料，必须由各系档案人员及时向档案室移交，实行统一管理，任何单位或个人不得据为已有或拒绝归档。

二、档案室在接收档案时，要依据移交清单仔细核对，按照
规定的分类、编号方案进行统一分类、入档。

三、案库房是学校档案统一集中保管的重地，未经许可非档案人员不得擅自入内。

四、档案库房要坚固，要有防盗、防火、防尘、防鼠、防高温、防强光等安全设施，确保档案的安全。

五、库房内严禁吸烟及存放易燃易爆物品，安全电器设备，严禁明火装置和使用电炉。

定期检查电器线路，下班前切断电源，关好门窗。

六、加强库房技术管理，严格履行借（查）阅制度，借出的档案归还后，应及时放入档案柜内，不得随意堆放。

七、定期对库房进行安全检查，、作好记录，发现问题立即报告，并采取有效的措施处理。

对破损、褪变的档案要及时修补、复制，确保档案的完整及安全。

八、不断提高档案的科学管理水平，加强档案的业务建设，逐步实现档案标准化和现代化管理。

第四章档案工作人员
档案工作人员职责：
1、热爱档案事业，钻研档案业务理论知识，不断提高档案管理水平。

2、做好本职工作，实施所管辖类别的档案归档细贝L认真做好档案的接收、整理、归档和统计工作。

3、遵守国家的保密规定，保证档案的安全，做好库房的管理
和设施的维护及使用，认真做好档案的提供利用和咨询服务工作。

4、完成领导交办的有关档案的其它方面的工作。

本规定自公布之日起执行。