办公用品采购、领用规则

惠氏粮油办公用品采购/领用规则
适用范围：公司全体部门与全体员工
第一章总则
一、为加强公司办公用品管理，节约成本，提高效率，规范流程，明确责任，倡导健康优质、绿色环保、勤俭节约的办公方式，特制定本规则。

请各位亲爱的惠氏家人珍惜字纸，节能环保，为我们的子孙后代留一片蓝天碧水。

（公司文化应每个环节中植入，逐步进入员工的思维、思想中，希望每个员工能够用公司文化模式进行思考，找到正确的人生之路。

）
二、办公用品由采购部统一采购，人资行政部集中管理，实行统一发放，统一回收处理。

三、本规则办公用品包括：书写工具、纸本、文具、名片与图文、办公生活用品、专项办公用品、IT耗材等系列。

第二章办公用品计划
一、各部门根据本部门办公用品使用情况，每月29日前提报下月《办公用品月度采购计划申请表》，部门负责人审签后报人资行政部。

特殊情况可以提交《办公用品计划外采购申请表》。

二、行政专员查对办公用品领用计划与办公用品台账和库存，提报办公用品采购计划并如实制作《办公用品月度采购计划汇总申请表》，经人资行政部负责人审签后《办公用品月度采购计划汇总申请表》、《办公用品月度采购计划申请表》同时报送至采购部负责人审签，采购部负责人审签后报送至财务部审签。

三、采购总价500元以上（含500元）办公用品时，须报请总经理审签批准。

采购总价500元以下办公用品时，可由财务部负责人审签后决定是否采购，然后直接通知采购部进行采购。

特殊情况时采购办公用品可以经总经理同意授权各部门自行采购，后补《办公用品计划外采购申请表》。

第三章办公用品询价采购、入库
一、办公用品采购采用综合询价（或定点采购相结合模式）模式，先由部门采购申请人询价（或采购部人员询价）并填制《办公用品采购（维修）询价单》，询价后采购部负责人审签后送至财务部门审签，按照总价500元以上（含500元）标准连同《办公用品月度采购计划汇总申请表》、《办公用品月度采购计划申请表》统一呈送总经理审签。

二、采购部采购物品后，交至人资行政部由行政专员根据经过审签后的《办公用品月度采购计划申请表》清点核对无误后办理入库。

第四章办公用品领用
一、入库后行政专员根据各部门经过审签后的《办公用品月度采购计划申请表》通知各部门统一领用。

各部门领用办公用品需填写《办公用品领用单》，填写后由行政专员核对发放。

发放后行政专员根据《办公用品领用单》办理出库。

二、领用办公用品时，要求以旧换新，在领取办公用品的同时需要将用过旧的或损坏的无法再继续使用的办公用品交回人资行政部。

三、办公用品领取后发现不适用或未用完部分，由人资行政部协调采购部调换或回收入库。

第五章办公用品管理（公司另有物品管理相关规则，这里只是简单说明）
一、对于已经领用出库的办公用品，列入公司固定资产和耐用办公用品的部分由行政部根据部门安排情况和各部门提交的个人对使用物品的情况进行跟踪管理，其他低值易耗等办公用品由部门自行管理，其发生的库存、丢失、损坏等风险均由部门或个人自行承担。

二、人资行政部对办公用品的采购计划和领用情况作月度汇总报表，会同财务部反馈办公用品当月开支费用、浪费结余、办公效率等情况，纳入部门和个人绩效考核体系。

三、使用中的办公用品出现问题及故障，未过保修期的由人资行政部提交采购部进行退换、保修事宜；已过保修期的由人资行政部提交公司维修部门（或公司维修部门无法维修的联系公司外相关维修单位）进行维修、配件等事宜，外送维修询价参照《办公用品采购（维修）询价单》填制流程办理。

第六章附则
本规则由人资行政部制定（需要采购部和财务部共同参与制定），人资行政部做解释，报总经理批准后执行，修改时亦同。

以上不全面需要修改之处请领导批示：
人资行政部
2015.7.30。