档案整理课件剖析

6. 档案室由档案管理员专职管理，钥匙不 准随意交于他人，进出档案室随手关锁门窗， 确保安全。
档 案
档案整理课件剖析
的
分
类
文书档案 人事档案 会计档案 科技（基建）档案 声像档案 实物档案 设备档案
文书档案
❖ 文书档案是指在单位档工案整理作课件活剖析动过程中形成的 各种门类和载体的，具有利用、保存价值， 属于归档范围的全部文件材料。
❖ 3、把同一保管期限内各年度的文件材料，一般公司工 作问题分为以下几类类，具体为：党群工作类、行政管 理类、人事劳资类、业务经营类、财务审计类。
❖ 四、鉴定（重中之重）
❖ 1、凡是反映单位职能活动和基本历史面貌， 对工作、国家建设和历史研究有长远利用价 值的文件材料，列为档永案整理久课件保剖析管，主要包括： 制定的法规政策性文件，处理重要问题形成 的文件材料，重要会议的文件材料，重要请 示、批复、报告、总结，综合统计报表、机 构设置演变，领导任免的文件材料；直属上 级机关印发的需本单位贯彻执行的重要文件 材料；非直属上级机关针对本单位主要工作 业务印发的需本单位贯彻执行的重要文件材 料。
则、人员编制等文件材料； ❖ 本机关制订的工作条例、章程、制度等文件材料； ❖ 本机关的组织沿革、大事记、年鉴、反映本机关（本行业）
重要活动事件的简报等文件材料。 ❖ 本机关财产、物资、档案等的交接凭证、清册； ❖ 本机关编印的简报、汇编等刊物定稿和印本； ❖ 本机关与有关单位签订的各种合同、协议书等文件材料； ❖ 本机关外事活动中形成的请示、报告、计划、考察总结、重
图表、声像等不同形式、不同载体的历
是
史记录。
档案管理工作是一个单位全局工作的重
档
要组成部分，全体工作人员都应重视和 支持档案管理工作，切实注意档案材料
的形成和积累，并按照工作职责，认真
案
做好机关档案的管理工作。
档
（一）贯彻执行《档案法》等有关法律、法 规和方针政策，制定文件材料归档和档案保
案
管、利用、鉴定、销毁、移交等有关规章制 度；
❖ 根据《档案法》相关规定，各部门负责应归 档文件材料的收集和整理，并定期向档案管 理部门移交归档，实行集中管理。当年形成 的文件材料，应在文件办理完毕后的次年3月 底前归档。任何部门和个人不得将应归档的 材料据为已有，私自保存。
文件材料归档范围
❖ （一） 反映单位主要职档能案整活理课动件剖和析 基本历史面貌的， 对本单位、行业工作，国家建设及历史研究具有利 用价值的文件材料；
❖ 越级抄送的一般性、不需办理的文件材料； ❖ 下级单位抄报备案的一般性文件材料；
档案的整理
❖ 文书档案的整理原则档：案整理遵课件循剖析文件的形成规律， 保持文件之间的有机联系，区分不同价值， 便于保管和利用。
❖ 文书档案的整理单位：“件”是归档文件的 整理单位。一般以每份文件为一件，文件正 本与定稿为一件，正文与附件为一件，原件 与复印件为一件，转发文与被转发文为一件， 报表、名册、图册等一册（本）为一件，来 文与复文为一件。
（四）下级机关的文件材料
❖ 下级机关报送的重要档工案整理作课件计剖析划、报告、总结、 典型材料、统计报告、财务预算、决算等文 件;
❖ 下级机关报送的法规性备案文件
文件材料不归档范围
❖ （一） 上级机关的文件材档料案整中理，课件普剖析发性不需办理的文件 材料，任免、奖惩非本单位工作人员的文件材料，仅供工 作参考的抄件等；
❖ 二、编写页号
❖ 1、以“件”为单位编写页号，每件均从“1” 开始编起，件与件之间不连续编制页号；
档案整理课件剖析
❖ 2、页号编写的位置，凡是有文字、图表的页 面都要编写，正面编写在右上角，背面编写 在左上角；
❖ 3、一份文件的总页数，以该文件最后一个页 号为准。
❖ 三、分类
❖ 视具体情况由两种分类方法
❖ 上级 ❖ 机关颁发的属于本机关主管业务并要执行的
文件，以及普发的、非本机关主管业务但需 要贯彻执行的法规性文件； ❖ 上级领导视察、检查本机关工作时的重要指 示、讲话等材料； ❖ 上级机关草拟并被采用的文件印本。
（二）本机关的文件材料 ❖ 本机关党组、行政领导会议文件材料，本机关召开的工作会议、 专业会议材料； ❖ 本机关印发的（包括转发及与档其案整他理课机件关剖析联合印发的）各种正式
室
防火、防蛀、防尘、防光、防潮、防鼠、防 高温。
的
4. 档案室为二级防火区域，严格执行“六 不准”，即不准吸烟、不准未经批准使用明
火、不准用非防爆灯具、不准乱接电源、不
管
准易燃易爆物品混存、不准闲杂人员进入。
5. 档案阅后归还要正确放入档案盒内，使
理
档案室内装具和案卷摆放整齐有序、科学有 序、整洁美观。
件等不齐全的应设法补齐，有破损的予以修整；装订边太窄的 适当加宽；剔除多余重份和不必要的复制件。 ❖ ⑵ 系统排列：正本在前，定档稿案整在理后课件；剖正析 文在前，附件在后；原 件在前，复制件在后；转发件在前，被转发件在后；批复在前， 请示在后；汉文文本在前，外文文本、少数民族文字文本在后； 文书处理单在相关文件前，按文件首页对待。 ❖ 2、装订方法 ❖ ⑴ 10年保管的文件，可保持原貌。不再拆开重新装订； ❖ ⑵ 永久、30年保管的文件，可根据两种方法中的一种：一的 不锈钢夹装订法，即采用专门制作的订书机和不锈钢夹进行装 订。为减少厚度，单号文件，不锈钢夹卡在文件左侧距离上下 边各2厘米处，双号文件，夹卡在文件左侧距离上下边各4厘米 处。二是线绳装订法，即使用细线绳装订文件，要求统一在距 离文件左侧边沿1.2厘米处，上下均匀扎三个距离7厘米的孔， 穿上细线绳适当抽紧并打结。 ❖ ⑶ 太薄或过厚文件的处理：太薄的可以使用少许胶水逐页进行 粘贴；过厚的可以采用粗线绳，按照“三孔一线法”进行装订。
（一）上级机关的文件材料
❖ 上级机关普发供参阅档、案整理不课件需剖析办理的文件材料； ❖ 上级机关征求意见未定稿的文件；
（二）本机关的文件材料性、临时性文件；
❖ 从正式文件、电报上摘录的供工作参阅的非证明材 料；
❖ 无特殊保存价值的信件，一般性表态、询问一般性 问题，提出一般性建议或意见的人民来信；
❖ 3、凡是在较短时间内对各部门有参考 利用价值的文件材料，列为定期保管
档案整理课件剖析
（10年），主要包括：一般事务性的文 件材料，上级机关和同级机关印发的非 本单位主要工作业务，但需要贯彻执行 的文件材料，下级机关报送的一般工作 总结、报告和统计报表等文件材料。
❖ 五、排列编号
❖ 归档文件排列是文件整理系统化的一个重要环节， 编写件号是对排序成果的确认与固定，方法如下：
管 档案整理课件剖析 （二）负责制定和实施档案工作发展规划和 年度工作计划；
理
（三）指导和督促各部门做好各类文件材料 的收集、整理、立卷和归档工作；
部
（四）负责档案材料的收集、整理、保管、 鉴定、统计和提供利用工作；
门
（五）集中统一管理各种门类和载体的档案 和资料；
的
（六）严格执行保密法律法规和有关制度规 定，保护档案的完整与安全；
职
（七）按规定定期向地方档案馆移交进馆档 案。
责
1. 档案室应集中布置，自成一区，不可挪 做其他用房，室内的平面布局应简单紧凑。
2. 档案室要定期检查，通风换气，保持室
档
内清洁，温湿度适宜（温度14℃—24℃， 湿度45%—60%），如有异常，应及时采
档案整理课件剖析
取措施。
案
3. 档案室内应有“八防”措施：即防盗、
❖ 2、凡是反映本单位一般工作活动，在 较长时间内对各部门工作有查考利用价 值的文件材料，列为定期保管（30年），
档案整理课件剖析
主要包括：一般工作问题的文件材料、 一般会议的主要文件材料，人事、财务 管理工作形成的一般性文件材料，直属 上级机关印发的属于本单位主要工作业 务，并需要贯彻执行的一般性文件材料， 下级机关报送的重要总结、报告和统计 报表等文件材料。
档案整理课件剖析档案的分类文书档案人事档案会计档案科技基建档案声像档案实物档案设备档案档案整理课件剖析文书档案文书档案是指在单位工作活动过程中形成的各种门类和载体的具有利用保存价值属于归档范围的全部文件材料
档案整理课件剖析
档案整理实务培训
什
么 档案，是指公司在经营 管理活动过程
档案整理课件中剖析 形成的，具有保存价值的各种文字、
要简报、会议纪要、记录等有参考价值的资料； ❖ 各种普查工作中形成的文件材料。
（三）同级机关和非隶属机关的文件材料
❖ 同级机关和非隶属机档关案整理颁课件发剖析的非本机关主管 业务但需要执行的法规性文件;
❖ 有关业务机关对本机关工作检查形成的重要 文件;
❖ 同级机关和非隶属机关与本机关联系、协商 工作的重要来往文件;
❖ 文书档案整理的质量要求
❖ 一、归档文件应齐全完整。已破损的文件应予以修
整，字迹模糊或者易退变的、不宜永久、长期保存
的应复制；
档案整理课件剖析
❖ 二、整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订 材料等应符合档案保护要求；
❖ 书写材料：禁止使用红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、 复写纸、铅笔等易褪色的书写材料书写或绘制；
❖ 纸张：纸张大于A4标准的应该按A4标准酌情进行 折叠或裁切，小于国际16K的应酌情按A4或16K进 行背贴。
❖ 文书档案的整理方法
❖ 整理归档文件的有序化过程为：装订、编写 页号、分类、鉴定、排列编号、填盖归档章、 目录编制、装盒。 档案整理课件剖析
❖ 一、装订 ❖ 1、准备工作 ❖ ⑴ 技术加工：检查文件材料是否齐全完整，如有缺张少页或附
❖ 1、按保管期限逐年度档、案整问理课件题剖析进行排列，即永久、 30年、10年各排列一个顺序，逐年延续，在每 个年度内按照分类表的问题序列进行排列；
❖ 2、同一保管期限、年度的同一机构的文件材料， 一般按照文件形成的时间或文号顺序进行排列；
❖ （二） 单位工作活动中形成的在维护国家、集体和 公民权益等方面具有凭证价值的文件材料；
❖ （三） 需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件 材料；下级机关报送的重要文件材料；
❖ （四） 其他对工作具有查考价值的文件材料。
（一）上级机关的文件材料
❖ 上级机关召开的需要档贯案整理彻课件执剖析行的会议的主要 文件材料；
❖ （一）“内设机构”分类法：此法适用于内部机构多而 稳定，分工明确且文件数量较大的单位，如：省局。
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❖ （二）“问题”分类法：适用于内部机构较少，文件量 少的单位，步骤为：
❖ 1、 根据《国家档案局第8号令》，把文书档案的保管 期限分为永久、定期两种。定期一般分为30年、10年。
❖ 2、把同一保管期限内的文件按年度分开，其中跨年度 的会议、事件、临时性工作等类似情况形成的文件材料， 放在情况结束的年度；
材料； ❖ 内容重要的人民来信、来访材料，领导的指示和本机关处理人
民来信、来访形成的记录、调查处理报告、统计分析材料等；
❖ 机关领导在公务活动形成的重要信件、电报、电话记录、从 外机关带回与本机关有关，但未经文书处理登记的文件材料；
❖ 本机关购置大中型设备的文档件案整材理课料件；剖析 ❖ 本机关成立、合并、撤销、更改名称、启用印信及其组织简
❖ （二） 文件材料中的重份文件，无查考利用价值的事务 性、临时性文件，一般性文件的历次修改稿、各次校对稿， 无特殊保存价值的信件，不需办理的一般性来信、电话记 录，内部互相抄送的文件材料，有关工作参考的文件材料；
❖ （三） 同级机关的文件材料中，不需贯彻执行的文件材 料，不需办理的抄送文件材料；
❖ （四）下级机关的文件材料中，供参阅的简报、情况反映， 抄报或越级抄报的文件材料。
❖ 机关内部互相抄送的文件材料，不应履行公文的行 文、介绍信等；
❖ 为参考目的，从各方面收集的文件材料。
（三）同级机关和非隶属机关的文件材料
❖ 参加非主管机关召开档的案整理会课件议剖析不需要贯彻执行 和无查考价值的文件材料；
❖ 非隶属机关抄送的不需要办理的文件材料；
（四）下级机关的文件材料
❖ 下级单位送来参阅的档简案整理报课件、剖析情况反映、不应 抄报或不必备案的文件材料；
文件和签发表单； ❖ 本机关的请示与上级机关的批复文件，下级机关的请示与本机
关的批复文件； ❖ 本机关及其内部职能部门活动形成的工作计划、总结、报告； ❖ 反映本机关业务活动专业文件材料； ❖ 本机关检查下级机关工作，调查研究形成的重要文件材料； ❖ 本机关或本机关汇总的统计报表和统计分析资料； ❖ 本机关形成的财审方面的预算、计划、制度等文件材料； ❖ 本机关党团工会和内部组织机构在工作活动中形成的重要文件