文件材料归档整理

1 文件材料的收集
收集要求 基本要求：齐全完整、真实可靠、及时有效
➢ 四个原则
尊重全宗原则（保持全宗不可分散，要将一个立档单位的全总归
档文件作为一个全宗集中保存，保持归档文件内容的完整性与连续性）
➢ 尊重归档范围原则（严格按照机关文件材料归档范围的规定，开
展收集工作）
➢ 遵循规律原则（严格遵循文件生命周期规律，遵从文档制度要求，
文件材料归档整理
中共**县委办公室（档案局） *** 联系电话： 邮 箱：
一、档案的概念
一、档案的概念
档案是行政管理、文化与思维活动的唯一可靠证据 ，是社会演变的特有反映 。
档案是决策、行动和记忆的记录。 ——《档案共同宣言》（在挪威首都奥斯陆召开的第 42届国际档案圆桌会议暨2010年度大会通过)
2 文件材料的价值鉴定
鉴定的原则
①历史观点，分析归档文件的价值，必须将期放在特定的形成条件 中去，具体分析归档文件的内容和形式，考察归档文件形成的将信 将疑和作用。结合当前和将来的利用来考虑期保存价值 ②全面观点，既要全面分析归档文件各方面的特征，从其来源、内 容、形成时间、文本等方面综合判定文件价值，又要从国家和社会 的角度全面判断文件利用价值。总之要全面分析归档文件的价值， 切忌仅从本机关、本部门或仅从某一点需要出发，轻易地确定文件 价值和保管期限。 ③发展观点，现在有用的随着时间推移，将来可能没有价值，现在 价值尚未显现的将来可能有一定的社会价值，因此既要看到当前作 用，也要版将来的作用。 ④效益观点，在鉴定工作中应摘摒弃不计成本，多多益善的观点和 怕担责任、盲目提升保管期限的做法。
其他门类档案收集范围按照国家相关规定执行。
1 文件材料的收集
建立、完善收集归档工作机制
一是做好平时文件材料的收集积累工作。要遵循“谁主办、谁 归档、谁承办、谁归档”的原则。文件办理完毕后，应及时收集 归档，不应留在主办、承办人手中。新形势下，要体现出“随办 随归”思想 二是做好年终集中归档工作。在做好平时收集外，在年度结束 后应开展系统的清理核实工作，对应归档的文件进行全面的检查 梳理，防止积存和散失。 三是做好归档文件收集归档的监督指导。 四是建立收集归档工作奖惩制度。
归档的文件材料应保 持文件的原貌，不可随意 改变其内容、形式、状态 等。
没有原始性就没有真实性。一定程度上讲，没有真实 性就没有生命力。
一、档案的概念
以正确的方式管理和保护档案 ，以保证其真实性、可靠性、 完整性和可用性 。
二、整理前的准备工作
二、整理前的准备工作
1 文件材料的收集 2 文件材料的价值鉴定 3 整理工作的组织
1 文件材料的收集
把握好十类文件材料的收集工作
①“红头文件”，如：规定、条例、办法、决定、指示、通知、报告、 函、批复、批转文件等 ②“白头文件”，如：会议文件、经验介绍、调查报告、通知等 ③公布性文件，如：公告、通告、布告等 ④内部使用文件，如：会议记录、规章制度、计划、总结、登记表、 统计表等 ⑤记载性文件，如：大事记、工作日志、组织沿革、职工花名册、 党员花名册等 ⑥报道性文件 ⑦契约性文件，如：协议、合同、意向书等 ⑧证明性文件，如：介绍信存根、组织关系存根等 ⑨照片、音像、实物等 ⑩电子文件，包括与上述文件材料相对应的电子文件以及其他各类 电子文件等。
及时收集，对已办结的文件，可随办归档。电子文件一般随办随归）
➢ 遵循规范标准原则（确保归档文件材料的标准化，EX：公文有公
文规范）
1 文件材料的收集
收集方法 明确归档文件材料的收集范围
《机关档案管理规定》第二十八条规定： “机关应当编制本单位文件材料归档范围和档案保管期限表，经同级
档案行政管理部门审查同意后施行。机关内部机构或工作职能发生变化时 应当及时修订，经重新审查同意后施行。
期限规定》制定执行。 会计、科研、基建档案收集范围应当分别符合《会计档案管理办法
》、《科学技术研究课题档案管理规范》（DA/T2）、《建设项目档案 管理规范》（DA/T28）及《国家电子政务工程建设项目档案管理暂行 办法》规定。
照片档案的收集范围应当符合《照片档案管理规范》（GB/T11821 ）和《数码照片归档与管理规范》（DA/T50）规定。
2 文件材料的价值鉴定
鉴定的标准
①职能标准，职能标准既是指立档单位所在党或政府及其他系统的地 位和重要程度来决定其归档文件的价值，又指应根据本单位的主要业 务职能确定归档文件的价值。一般情况下，机关级别越高，其形成的 档案越重要，部门越核心，其形成的档案越重要。 ②来源标准，在判定归档文件价值时，应“以我为主”，将本机关及本 系统形成的重要文件纳入归档范围和作为长久保存的重点，其他将具 有重要关系和直接联系的文件，列入归档范围并确定相应保管期限。 ③内容标准，内容标准是判定归档文件价值的核心要素。分析文件内 容的重要程度、社会作用和适用范围，对归档文件的价值作出基本判 断。比如：重要的、一般的；主要职能、非主要职能；有针对性的、 普发的；有效的、失效的；典型的、一般的等等 ④形式特征标准，指文件的名称、文本、外开特征等。文件名称不同、 作用不同、价值也不同。如：文本中，正本、定稿、修改稿、草稿之 间价值是不相同的。
一、档案的概念
档案，是指过去和现在的机关、团体、企业事业 单位和其他组织以及个人从事经济、政治、文化 、社会、生态文明、军事、外事、科技等方面活 动直接形成的对国家和社会具有保存价值的各种 文字、图表、声像等不同形式的历史记录。
——《中华人民共和国档案法》第二条
归档的文件材料一定是 原件—即原始凭证，而不 能是复印件。记录了社会 实践活动过程的，保存了 工作痕迹。如复制件应加 盖复制单位戳记的文件材 料，亦应收集归档。
文件材料归档范围和档案保管期限表应当全面、系统反映机关主要职 能活动和基本历史面貌。人事、会计文件材料的归档范围和档案保管期限 从其专门规定。
机关所属机构文件材料归档范围和档案保管期限表报机关审查同意后 施行。”
1 文件材料的收集
明确归档文件材料的收集范围
《机பைடு நூலகம்档案管理规定》第二十九条规定： 文书档案的收集范围按照《机关文件材料归档范围和文书档案保管