人事部门员工离职资料归档规章制度

人事部门员工离职资料归档规章制度
一、目的
为了保障离职员工的权益，完善人事管理体系，规范员工离职资料的归档程序，特制定本规章制度。

二、适用范围
本规章制度适用于公司人事部门所有离职员工资料的归档处理。

三、离职员工资料归档程序
1. 离职手续办理完成后，员工个人资料及相关离职资料将由人事部门负责归档。

2. 人事部门将离职员工的个人资料分门别类、建立档案，并填写员工离职登记表，包括员工基本信息、离职日期、离职原因等。

3. 离职员工的个人资料应具备完整性、准确性，包括但不限于员工档案、劳动合同、薪酬福利记录、培训档案、绩效评估记录等。

4. 离职员工档案应妥善保存，确保信息安全和保密，并遵守相关法律法规的要求。

5. 离职员工个人资料归档材料的存放应在电子文档和纸质文件两个储存介质上备份，以确保数据的完整性和可访问性。

6. 人事部门应定期对离职员工的个人资料进行审核和清理工作，删除不再有效的离职文件。

四、离职员工资料保密
1. 人事部门需严格遵守保密政策，确保离职员工的个人资料安全。

2. 任何人员未经授权不得查阅或泄露离职员工的个人资料。

3. 离职员工的个人资料仅在法律法规规定的情况下，经过合法授权可以提供给有关部门或机构。

4. 人事部门应加强员工的资料保密意识培训，确保员工严守保密责任。

五、违纪处理
1. 任何人违反本规章制度的规定，泄露离职员工的个人资料，将受到公司相关制度的严肃处理。

2. 违反规定造成员工利益损失的，应承担相应赔偿责任。

3. 如果有必要，将移交司法机关追究相关人员的法律责任。

六、附则
1. 人事部门应不定期对本规章制度进行评估，提出改进建议并及时调整。

2. 本规章制度自发布之日起生效，并替代以前的相关规定。

3. 本规章制度的解释权归公司人事部门所有，并在公司内部发布。