浅谈医院会议管理系统的设计与应用

浅谈医院会议管理系统的设计与应用
郝梅;闫华;张东湖;王力华;黄锋
【摘要】为提高医院会议室资源的利用率,提升会议效能,降低运营成本,在充分调
研用户需求的基础上,借助医院资源管理系统(Hospital Resource Planning,HRP),设计开发医院会议管理系统,主要包括会议室管理模块和会议签到模块.该系统可实
时查看会议室使用情况,实现了会议室快速、方便预定;实现了会议全程管理,可及时、准确统计人员参会出勤情况,作为人员工作绩效考核的指标之一,更客观、更真实.【期刊名称】《医院管理论坛》
【年(卷),期】2017(034)010
【总页数】4页(P58-61)
【关键词】医院资源管理;会议全程管理
【作者】郝梅;闫华;张东湖;王力华;黄锋
【作者单位】北京大学人民医院;北京大学人民医院;北京大学人民医院;北京大学人民医院;北京大学人民医院
【正文语种】中文
为提高医院会议室资源的利用率，提升会议效能，降低运营成本，在充分调研用户需求的基础上，借助医院资源管理系统（Hospital Resource Planning，HRP），设计开发医院会议管理系统，主要包括会议室管理模块和会议签到模块。

该系统可实时查看会议室使用情况，实现了会议室快速、方便预定；实现了会议全程管理，可及时、准确统计人员参会出勤情况，作为人员工作绩效考核的指标之一，更客观、
更真实。

In order to improve utilization rate of meeting-rooms and meeting efficiency, reduce operation cost, after fully researching user needs we designed a hospital conference management system using Hospital Resource Planning (HRP). This system mainly included meeting-room management module and meeting sign in module. Through this system, we can book the meeting-room conveniently and quickly by real-time view of all meeting-rooms. We also achieve full management of conferences and we can record the staff attendance situation timely and accurately, which is more objective and realistic and thus can be used as one of staff performance indicators.
医疗信息化的蓬勃发展，在很大程度上改变了传统的管理模式，提高了医院管理的工作效率和管理水平[1]，给医患双方带来了便利。

但目前，医院内部仍存在一些信息化死角。

例如，绝大多数的会议管理还处于手工作业状态，效率低、易出错，不便于管理[2]。

对医院会议相关事项的处理，也急需一套科学化、规范化的会议管理信息系统，便于对会议进行全程规范化管理，以进一步提高会议管理效能，理顺会议办理程序[3]。

目前，医院的大多数会议管理还停留在手工协调阶段，可以总结为“跑一趟、发一轮、签一圈”。

主要问题表现在以下几个方面：
1.会议预定。

会议管理员致电或前往医院会议室管理部门，一般为党委院长办公室（简称党院办），在会议室使用记录本上手工登记预定信息，包括会议时间、会议地点、会议主题、联系人、联系方式等。

预定成功后如果会议有所调整，管理员将在使用记录本上进行涂改。

预定过程复杂、繁琐，手工填写、涂改又极可能导致字迹潦草、难以辩认，影响其他人预定，有限的会议室资源往往难以得到高效利用。

2.会议通知。

会议室预定成功后，会议管理员必须将会议室等相关信息通知所有参会人员，一般采用口头、邮件、短信、微信等方式。

通知过程繁琐且易遗漏，影响工作效率，甚至导致一些较为严重的工作失误。

特别是会议有所调整或被取消时，管理员重新通知一轮不仅耗费大量精力，通知不及时、不全面的情况时常出现，滋生许多问题和矛盾。

3.签到管理。

会议召开时，传统的会议管理方式是：由会议管理员提前打印会议签到表，参会人员轮流传递签到表并依次手写签名，手写体“龙飞凤舞”，给管理员会后整理会议纪要和参会人员考勤统计增加了不必要的工作量和难度。

同时，纸质版的签到记录在保存等方面也存在不便，不利于统计某时间范围内的人员参会情况。

综上，传统方式沟通成本高，管理效率低。

由于沟通不畅，科室可能难以及时预定会议室而影响工作推进；另一方面，会议室也可能闲置导致资源浪费。

同时，对于会后资料的整理和参会人员的考勤统计分析也形成一定障碍。

本院信息中心围绕会议管理，充分调研了科室用户的需求，发现市场上现有产品不能完全契合医院的要求。

为此，决定自主开发，根据“自上而下”的设计思想[4]
和“实用性、安全性、扩展性、人性化”设计原则[5]，确定系统的设计目标为实
现对会议的全程管理，覆盖会前、会中、会后三个环节，包括会议室管理和会议签到管理两大模块。

会议室管理和会议签到模块可配合使用，也可根据工作需要独立使用。

1.会议室管理。

该模块的主要目的是通过图形化的界面，实时展示会议室占用情况，科室用户可以方便、快捷地进行会议室预定；同时可根据党院办的管理要求，对于不同类型和级别的会议室，设置差别化的审批流程。

1.1 会议室信息。

主要是对会议场所的管理，包括会议室名称、会议室地点、容纳人数、会议室状态、会议室描述、开放时间等。

通过该配置页面，党院办的会议室管理员可维护会议室的基本信息，根据需要随时调整可申请的会议室。

1.2 会议室申请。

如图1所示，该图形化界面为用户使用界面，不同颜色代表会议室的不同状态：粉色为申请中，绿色代表已批准，橙色代表进行中，无色为已取消。

用户点击日历按钮-“日期”选择会议日期，当天的会议室占用情况“一目了然”。

用户申请时，在会议室右侧黄色区域上按下鼠标，拖拽至会议结束时间，松开鼠标，然后在弹出窗口中输入会议名称，点击“发起会议申请”。

会议室申请表单自动带出会议名称、会议地点、申请部门、申请时间、申请人、申请人手机号、申请人工号、会议开始时间、会议结束时间等信息，申请人仅需点选参会人员、填写办公电话、参会人数，勾选短信通知按钮即可。

对于特殊要求的会议室，如多功能厅，还需勾选同意安全责任书。

人民医院根据党院办会议室管理的要求，同时兼顾效率问题，对使用会议室设置不同的审批流程：普通会议室根据会议使用时间不同审批流程亦不同，会议时间≤4
小时的，由系统默认审批通过；会议时间＞4小时的，由党院办的会议室管理员在系统进行审批方可生效。

多功能厅则必须经过党院办的会议室管理员审批；同时，如果参会人数达到一定数量，还必须经过保卫处审批。

会议室申请审批流程图如图2所示。

1.3 我申请的会议室。

该菜单为列表清单形式，会议申请人可以在该菜单上，对已经申请的会议室相关信息进行快速操作，包括查看、撤回、取消会议、打印会议室使用通知单等。

1.4 会议室调剂。

该功能主要由会议室管理员使用。

一方面，可以天、周、月为维度，查看会议室使用情况，强化日常管理；另一方面，对于一些特殊情况或紧急情况，线下沟通达成一致后，可以通过调整会议功能，实现会议室的调剂，这种情况下系统将自动发短信至相关人员，降低了沟通成本，提高了沟通效率。

1.5 会议室长期占用。

主要是针对一些需要长期占用会议室的特殊情况，提供快捷操作，而不需要逐天预定。

2.会议签到管理。

该模块的主要目的是借助微信平台，将计算机(Personal Computer，PC)端与移动端有机结合，实现会议申请流程化、会议签到/签退便捷、会后统计分析实时准确。

图3为会议签到流程图，图4为会议签到系统框架图。

2.1 会议申请。

一般由会议管理员发起会议签到申请，填写会议主题、会议起止时间、会议地点，点击选择会议管理员、参会人员后提交申请。

经过科室负责人审批同意后，签到申请生效，同时系统自动给会议管理员和参会人员发送短信。

对于科室例会等参会人员相对固定的会议，会议管理员可提前维护分组人员，每次会议申请时即可选定组，批量添加参会人员，再进行增、删、改。

会议管理员收到的短信内容包含：会议主题、时间、地点、微信端会议签到的登录账号、密码、会议签到使用帮助的文档链接，点击链接可在线查看帮助文档。

参会人员收到的短信内容除了会议主题、时间、地点等基本信息外，还收到参会的二维码链接，点击该链接，获取唯一的参会二维码及相对应的签到码。

如会议有调整，会议管理员选中该会议申请记录，点击会议变更即可快速实现。

2.2 会中签到。

会议管理员依据短信提供的账号、密码登录微信企业号，即可看到本次会议的会议内容，包括会议起止时间、会议地点、申请科室、会议主题等。

点击签到图标，出现照相机，会议管理员轻按照相机，逐一扫描参会人员二维码，即可快速实现签到功能；也可通过输入签到码完成签到工作。

点击参会人员可快速查看全部、已签、未签人员，对于人员较为熟悉的情况，可采用快捷方式，选择该人员直接点签到。

对于已签到人员，支持签退功能；对于未签人员，在系统确定的反馈周期内允许其录入未签到原因，如在岗无法参会、轮休等。

会议列表展示该会议管理员负责的所有相关会议，包括历史会议和未来即将召开的会议。

详见图5。

2.3 会后统计。

会后，会议管理员可根据签到情况进行参会情况分析，包括会议类型、出勤情况、缺勤原因等。

会议出勤情况可以作为科室对人员的一项绩效考核指标，更客观、更及时、更准确。

1.提高管理效率。

北京大学人民医院会议室管理模块上线4年多来，以其灵活便捷的操作，简单友好的用户界面，成为HRP流程中使用最为广泛的模块之一。

党院办也将其作为工作亮点，作为借助信息化提升管理水平、提高用户满意度的一个典型案例加以推广。

会议签到模块在部分临床科室试用近2年，受到“追捧”，被
昵称为“签到神器”，在每日晨会及交接班中使用。

2.可复制、可推广。

会议室管理模块的有效运行，大大提升了管理水平和管理效率，被很快推广复制至教室、技能中心的自主预约等其他类似资源的管理。

此模式的快速应用及推广，使得医院“一次投入、终身受益”。

3.可持续改进。

任何一个信息管理体系都不是一蹴而就的，需要与时俱进，不断完善，持续改进[6-7]。

人民医院信息中心2014年制定会议签到信息管理方案时，
就反复对比APP和微信公众号，短信和彩信等的优劣势，最终确定采用微信企业
号+短信方式。

目前，考虑到微信已经全面普及，计划将通知方式由短信改为微信后在全院推广。

临床科室在试用过程中，也及时反馈宝贵的意见，许多意见已经被采纳。

例如，对于未签到人员，在反馈周期内允许其填入未签到原因；对于跨院区视频会议，允许多会议管理员同时签到等。

这些工作表明，随着信息化技术手段的发展，会议签到功能在今后仍具有持续改进的潜力，将不断变得更全面、更完善。

该系统在我院运行以来，广泛地应用于各级各类医疗、科研、管理等会议，提高了科室人员的工作效率和工作质量，受到科室的一致好评；同时具有较高的灵活性和可扩展性，有一定推广价值。

今后还需要继续结合实际应用对系统进行优化和完善，确保能够及时、快速、准确地完成会议管理工作，为用户带来更好的体验[8]。

【相关文献】
1 王雪梅，马承严.信息化管理系统在医院药品管理中的应用与发展[J].健康必读，2012,11(11):533
2 王伦．基于Java会议管理系统的设计与实现[J]．计算机光盘软件与应用，2014,(1):272-273
3 唐国玉，刘静.会议管理系统建设研究[J].企业科技与发展，2011,(14):3-6
4 蒋东兴，史宗恺，陈怀楚，等．大学资源计划的方案研究[J]．清华大学学报，2004,44(4):572-576
5 刘聪，石晓磊.会议管理系统的研究与应用[J].实验技术与管理，2011,28(4):231-235
6 郝梅，闫华，武亚琴，等.借助HRP系统实现高值耗材灭菌包全程可追溯管理[J].内蒙古医科大学学报，2014,36(S1):161-164
7 郝梅，郑阳，闫华，等.医院医疗设备维护管理系统的设计和应用[J].医疗卫生装备，
2016,37(11):54-57
8 袁锐，胡辉，袁峰，等．基于移动终端的会议管理系统[J]．惠州学院学报(自然科学版)，2014,34(3):84-89。