公司电子邮件使用规范制度

XXX有限公司
电子邮件使用规范制度
一、施行目的
为了规范公司电子邮件的使用和日常管理，提升工作效率，结合公司管理现状，特制定本管理制度。

二、本管理规范的适用范围
（一）本管理规范适用于XX有限公司、XX有限公司X分公司及其关联公司的所有员工。

（二）工作邮箱由公司统一发放，即后缀名为“XX”的企业邮箱。

如分公司、子公司或关联公司另有邮箱后缀名的，按该关联方的实际情况执行。

三、使用电子邮件的情形
（一）正式的工作汇报和交流，对内/对外；
（二）重要信息的传递和工作安排；
（三）涉及公司商务合作、技术信息、商业秘密的文件或资料；
（四）难以简单使用口头表达说明清楚的事项；
（五）需要获得部门之间配合或协助的事项和请求；
（六）没有见面交流条件的其他交流内容。

四、电子邮件使用基本作用
使所有参与方对于所讨论的论题、事实根据和结论，以及达成的共识一目了然，并保持跟进直至工作完成；能准确及时地记录事项进程、讨论内容以及行动细则，并充当了作为每个工作项目历史档案的功能。

五、邮件发送的对象
（一）收件人：是要受理邮件所涉及的主要问题的相关人员，要求收件人在规定时间内对邮件予以回复响应。

（二）抄送人：只是需要知道邮件描述的问题或事项的人员，被抄送的人没有义务对邮件予以回复响应，如果有建议，也可以回Email。

秘送人：即收件人是不知道此封邮件发给了密送的人，这个可能用在非常规情况。

（三）各收件人的排列应遵循一定的规则，比如按部门排列、按职位等级从高到低。

（四）邮件发送人只给需要信息的人发送邮件，将抄送人数降至最低，确认收信对象是否需要收到这封信，注意信息保密，同时以免造成不必要的垃圾邮件。

六、工作计划、安排类的邮件
（一）主送工作计划的下达对象，抄送直接上级、间接上级、部门内部相关负责人。

（二）有计划的重要的会议通知，会议召集人或其指定人员应以邮件形式发出并用电话、微信、钉钉或QQ提醒，并且增加会议相关附件，以便与会人员提前了解会议主题及相关内容，提高会议效率。

七、项目通报类的邮件
主送给项目小组成员，抄送给项目小组成员的直接上级、项目主要领导。

八、寻求公司内部跨部门支持的邮件
主送给寻求支持的部门或同事，抄送给对方的直接上级，同时抄送本部门的直接上级。

九、邮件回复响应时间要求
（一）收件人在收到发件人的邮件后，应在规定时间内对邮件予以回复响应。

（二）重要邮件，需要马上响应的，发件人可通过微信、QQ、钉钉或电话等提醒需要回复邮件的人，需要回复的收件人应尽快响应；其他非重要邮件，响应时间为两个工作日。

十、邮件内容规范
（一）标题：邮件内容主题概括。

主题是接收者了解邮件的第一信息，要求提纲掣领、言简意赅，使用有意义的主题，可以让收件人迅速了解邮件内容并判断其重要性。

（二）收件人：参照上文说明。

（三）抄送：参照上文说明。

（四）正文：
1.邮件的开头要称呼收件人，这既显得礼貌，也能明确提醒收件人。

在多个收件人的情况下可以称呼大家或ALL；初识应按职务尊称，如不清楚职务，则应按照通常的“×先生”、“×女士”称呼。

2.开场结尾应有问候语。

同时应署发件人姓名、部门或职务并落款发件日期。

开场：“××您好”、“Dear，××”等。

结尾：“祝您工作顺利”、“祝天天开心”等。

署名：“××部门××”、“××职务××”等。

日期：“月/日/年”、“年/月/日”等。

3.如果之前有接收到对方邮件，就某一阶段性内容进行讨论，采用在原邮件基础上回复的方式，不要创建一封新邮件，以免打断原始邮件和回复邮件之间的关联。

4.一封邮件尽可能只针对一个主题，不在一封信内谈及多件事情；邮件内容应条理清晰，用语准确，可采用分项1、2、3、4描述；每次邮件均应将信息交代完整，请勿事后再发送“补充”、“更正”等邮件。

邮件措辞应使用书面语，请勿使用网络语言、流行语等非正式措辞。

5.如有附件，需要对内容进行简要说明，并在正文里面提示收件人查看附件；要严格控制邮件容量，图形、图像及超大容量的邮件要压缩后再发送，特大容量的压缩分割后分批次发送。

6.对于需要收件人在规定时间节点内予以回复响应的事项，发件人应根据工作需要给出明确的时间节点。

邮件中的所有时间节点都需明确日期和星期，保证来往邮件的及时性，重要的沟通事项，时间紧急的，需要在邮件发送完毕后进行电话提醒和确认，重要时间节点得到回复确认的，也要转发项目管理人员。

7.出差或休假期间应设定自动回复，提示发件人工作委托对象或紧急事务的处理方式，以免影响工作。

8.电子邮件撤回：电子邮件在收件人阅读前可撤回，撤回后收件人会收到撤回通知。

请谨慎使用撤回功能，在发件前应检查邮件内容，尽量避免错误。

十一、其他注意事项
（一）请勿使用工作邮箱与工作内容无关的邮件；工作邮箱与私人邮箱应予以区别，请勿用工作邮箱处理私人事务，也勿用私人邮箱处理工作事务；
（二）邮件只是众多沟通方式的一种，日常的沟通不要完全依赖邮件；
（三）重要紧急事项，发送邮件后需电话等方式确认邮件是否收到；
（四）无保留价值的邮件阅后及时删除，避免占用空间；
（五）需要归档的邮件及时归档留存；
（六）对不熟悉来源的邮件，需确认无危害后才打开，避免病毒侵入；
（七）养成用邮箱的习惯，每天上班的第一件事情：打开电脑→打开企业邮箱→查看邮件。

（八）注意信息保密，妥善保管电子邮箱的登录账号和密码。

因工作变动或者离职等因素需终止使用工作邮箱的，应将工作邮箱的账号、密码和相关电子邮件退还公司。

十二、附则
（一）本管理规范由XX公司制定并解释，未尽事宜，可修订和增补。

（二）本管理规范自XX年XX月XX日起开始实施，现行制度与本管理规范有抵触的，以本管理规范为准。

（以下无正文）。