公文文种常见错误写法

公文文种常见错误写法
篇一：十三个文种中常用公文的写作要求及常见问题
第一讲：行政机关公文写作要求及常见问题
一、命令（令）
“适用于依照有关法律公布行政法规和规章；宣布施行重大强制性行政措施；嘉奖有关单位及人员。

”
使用者是有限定的发令机关及其法定代表。

国家主席、人大常委会委员长、国务院总理、国务院及其所属各部长、各委员会主任、各级人民代表大会及其常委会、地方各级人民政府及其法定机关或人员，具有发布命令的职权。

另外，军事领导机关及军政首长也可发布命令。

其他单位和个人不能发布命令。

二、决定
“适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。

”
1．决定的适用范围
（1）对重要事项或者重大行动做出安排；
（2）奖惩有关单位及人员；
（3）变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。

2．决定公文的结构
一般由标题、正文、发布机关及时间组成。

（1）标题：一般由作出决定的机关、决定事项和文种三部分构成。

（2）正文：由“原由”和“决定”两部分组成。

— 1 —
“原由”:要写明作出决定和原因及目的。

“决定”:要写明作出决定的内容。

往往还对决定的事项作出评价、提出执行的要求和希望，或加上号召、动员的内容。

有的决定还得附详细的附件，如表彰决定。

（附表彰名单）
3．决定的写作要求
要观点明确，要点具体，条理清楚，叙述简明。

三、通报
“适用于表彰先进，批评错误。

传达重要精神或者情况”
1．通报的适用范围
（1）适用于表彰先进，批评错误；
（2）传达重要精神或者情况。

2．通报的种类（三种）
（1）表彰性通报
表彰性通报主要用于表彰先进，树立典型，以提高人们的认识，它具有教育性，不具有强制性。

表彰先进，对被表彰
的单位和个人是一种鼓舞、激励，对其它单位和个人是一种教育和引导。

写法：正文一般包括三个层次：一是先进事迹和典型经验。

二是先进事迹和典型经验所具有的意义。

三是决定通过表彰，号召学习先进。

（2）批评性通报
批评性通报的作用是警示被通报单位和个人认识错误，改正— 2 —
错误并引以为戒。

正文分三部分：一是介绍情况。

二是通报处理事项，处理根据。

三是告戒与要求。

（3）传达重要精神和情况通报
如统计局国民经济情况的通报
这类通报一般只须将事项一一列出，完整叙述，讲清情况，阐明道理即可。

命令、决定、通报的区别
命令、决定、通报都属于下行文，三个文种中都具有嘉奖、奖惩、表彰有关单位及人员的功效，有时在使用中不好掌握。

一、发文机关不同
命令只有县以上各级人民政府才有权使用，其他任何单位和个人均不得发布命令。

决定、通报的发文机关要广泛得多，没有特别限制，国家行政机关、群众团体、基层企事业单位
都可以使用。

二、内容不同。

命令、决定、通报三者都具有嘉奖、奖惩、表彰的作用，但应根据隶属关系和职权范围选用不同的文种。

命令用于嘉奖有突出成就和重大贡献的单位及个人。

决定、通报用于表彰或批评正反两方面的典型。

三、性质、要求不同。

命令所承载的内容一般都比较重大，带有明显的强制性、指挥性、权威性，有严格的约束力，因而命令一旦发布，已不管下— 3 —
级机关是否同意，也不管下级有什么意见、有什么困难，都必须无条件地、不折不扣地执行；决定的内容涉及的一般都是重要事项、重大行动，比较起来，决定的强制性没有命令那么强，但却比通报严肃和郑重，也具有一定的约束力，也要求无条件执行；通报具有告知性、教育性，其目的是以典型事例教育更多的人，它不具有约束力。

四、公告
“适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。

”地方党政机关、群众团体一般不宜随便使用。

如：《国务院公告》、《中华人民共和国全国人民代表大会公告》。

2．公告的特点
（1）公告宣布的事项比较重大，庄严凝重；
（2）公告的内容集中单一，一事一文，文字简洁、篇幅
短小；
（3）告知对象广泛，包括国内、国外。

注意：不能滥用公告。

公告是国家高层权力机关、行政机关或授权单位使用的文件（全国人大、国务院），其它单位不能随便使用。

[正误点评]常见的①把并不重大的事项用公告行文、使公告失去严肃性②无权使用单位滥用，使其失去权威性。

五、通告
1．通告的适用范围
（1）通告适用于在一定范围内公布社会各有关方面应当遵— 4 —
守或者周知的事项。

（2）国家高层行政机关多用于公布政策法令；中下级行政机关多用于公布应当遵守或周知的事项。

（3）各级行政机关、团体、企业、事业单位均可使用。

（4）行政机关的通告可以用文件发布，也可以登报或张贴。

2．通告的结构
一般由标题、正文、制发机关和日期三部分组成。

（1）标题：写法有三种
一是制发机关+事由+文种。

如：《西安市人民政府关于XXX的通告》
二是制发机关+文种。

如西安市人民政府通告：
三是只写文种。

将制发机关写在落款处。

如：通告
（2）正文：由开头、主体、结尾三部分组成。

开头：一般由发布本通告的根据、原因、目的、意义和过渡语组成。

过渡语可用“特通告如下”、“为此，特通告如下”、“现将有关事项通告如下”，以承上启下。

主体：主要阐述发布本通告所规定的具体事项，一般分条分项，逐一阐述。

结尾：另起一行写上“特此通告”或“本通告自发布之日起执行”作为结尾。

3．通告的写法
拟写通告要以法律为根据，不得与现行规定相抵触；语言要— 5 —
篇二：公文常见错误分析及对策
公文常见错误分析及对策
一、存在的问题
（一）文种使用乱。

一是生造文种。

把没列为文种的公文种类作为文种使用。

《办法》所确定的公文文种共有13类14种，即：命名、令，决定，公告，通告，通知，通报，议案，报告，请示，批复，意见，函，会议纪要。

除此之外，均不可直接行文，但可作为印发、颁发式通知的附件行文。

例如，《关于技术练兵比武的具体操作规定》、《关于使用统缴证有
关问题的说明》等，这里的操作规定、说明均不应作为文种使用，可以改成《××关于印发技术练兵比武的具体操作规定的通知》、《××关于印发使用统缴证有关问题的说明的通知》，不能作为文种使用的还有条例、规定、办法、总结、计划等，有的甚至把安排、要点、细则这些既不是公文文种又不是应用文体种类的东西常常作为公文文种直接行文，都是错误的。

（二）混用文种。

常见的是把相近的请示和报告两种文种张冠李戴。

例如：《××关于批准成立运输协会的报告》，《××关于办公自动化所需经费的报告》。

两个标题内容十分明确，就是要求上级解决问题，应该用请示而不是报告。

报告是向上级机关汇报工作、反映情况、答复上级机关的询问的，这类报告，只要把情况汇报、反映清楚即可，目的是让上级和领导了解发展情况，掌握工作进度，做到心中有数，不需要回复；而请示是向上级机关请求指示、
批准的，需要回复，两者在使用上有很大的区别。

有时也存在请示和函混用。

《办法》规定：不相隶属单位之间相互商洽工作、询问和答复问题，请求批准和答复审批事项是用函。

可是有些单位当有求于对方（不相隶属单位）时却用请示。

（三）规矩格式乱。

《格式》中就公文的格式、标准都作出了明确的规定。

在具体行文中常见错误有：1.排版规格不
当。

公文标题应在红色反线下空２行，用２号小标宋体字，正文用３号仿宋体字，一般每面排２２行，每行排２８个字。

而在实际操作中往往上各行其是，严重影响了公文的严肃性。

2.发文号标注不规范。

主要表现在，一是错用括号。

如，绵交发（2006）240号；二是用虚数。

如绵交发〔2006〕005号；三是字体字号不标准。

《格式》规定：发文字号，用３号仿宋体字，居中排布；年份、序号用阿拉伯数码标识；年份应标全称，用六角括号〔〕括入；序号不编虚位（即１不编为００１），不加第字。

特别对于字号和字体，有的小于3号；有的用小标宋体字，有的用楷体，也有的用黑体，五花八门。

3.标题滥用符号。

《办法》第三章公文格式第十条第六款中明确规定公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。

但是在实际中，滥用符号的例子屡见不鲜。

如关于转发×市政府《关于做好一节一会相关工作的紧急通知》的通知、关于转发×局《关于实行在网上公示建筑企业不良行为的通知》的通知，以上两例中的《》符号都不应该使用，应改为：关于转发×市政府关于做好一节一会相关工作的紧急通知的通知、关于转发×局关于实行在网上公示建筑企业不
良行为的通知的通知， 4.结构层次序数使用不规则。

《办法》规定：结构层次序数，第一层为一、，第二层为（一），第三层为1.，第四层为（1）。

但是目前有些单位一些公文序
数数词仍然存在使用不规则的情况，要注意《办法》规定的序数数词的写法，其中一、下面是顿号，1.下面是圆号，而（一）和（1）括号外面是不带顿和点号。

5.引用文号格式不对。

《办法》规定：引用公文应当先引标题，后引发文字号。

条规定应当抄送被越过的上级机关等，它表示行政公文不再使用抄报一词。

8.附件标注不符合规定。

附件是公文的有机组成部分，《办法》对附件有明确的要求，但有些公文出现附件和正文之间的间隔或大或小，附件顶格标识、附件序号使用汉语数字标识，附件名称后加标点符号等毛病。

特别是附件跟附注区分不清，在印发文件时不管是附件还是附注全当作附件，导致关系的确认错误。

9.盖印不规范。

印章是公文制发机关对公文生效负责的凭证，必须按规定正确使用。

但不规范现象常见于一些文件中：如印章歪斜、不清晰、排列不齐；印章间相交或相切，相距超过3mm；联合行文单位印章顺序混乱，或一排超过3个，或左右距公文纸边距离不合标准等。

公文写作中引以为戒的逻辑错误
写作公文时总要与各种概念打交道，如果不正确抉择各种概念之间的逻辑关系，则常会在公文中出现概念方面的逻辑错误。

根据公文中常见的概念方面的逻辑错误，可概括为以下几种：
1、种属混淆。

概念之间往往存在从属关系。

如A概念包括B概念，而B概念则是A概念中的一部分。

像“水果”和“梨”两个概念，“水果”包括“梨”，
而“梨”则是“水果”中的一种。

“梨”和“水果”两个概念是种属关系，在写作涉及到这两种概念时不能并列写这两个概念。

如：“今年市郊水果和梨都获得了丰收”，这样并列写法是不对的。

2、交叉并列。

两个概念有一部分相同的含义，有一部分不相同的含义，则这两个概念就有交叉关系。

如“青年”与“工人”两个概念之间有交叉关系。

在公文写作中，不能将互相之间有交叉关系的概念并列。

3、限定与概括不当。

用概念表述某个事物或意思时，所用的概念应当能准确地表示所要表示的事物或意思。

如：“城镇环境污染属煤烟型污染。

”在这句中“环境污染”的概念太大了，与煤烟型污染相配不当。

如果改为“大气环境污染“则就合适多了
4、定义模糊。

定义是揭示概念内涵的逻辑方法。

因此，给一个概念下定义，必须揭示概念的内涵。

如果没有揭示概念的内涵，则就范了定义模糊的错误。

如：“生命是常青之树”这里只是作了个暗喻，并没有说明“生命”的本质属性，所以这句话不能代替定义。

5、标准不一。

在同一句子中，划分各子项的标准应该是
同一的，用不同标准划分的子项，不能并列在同一句子中。

如：“国营、集体、个体及千元以上销售额的饭店要带头使用型煤。

”这里“国营、集体、个体”的划分是依据生产资料所有制，而“千元销售额”又是以销售货款为标准。

标准不一放在一个句子中就范了概念混淆错误。

6、判断不准。

判断是对事物有所肯定或否定的一种思维方式。

判断常会出现错误。

如：“所有的书籍都是人类的精神粮食”。

粮食是有利人类的健康的，但书籍并不一定都有利人类的精神健康，所以这个判断是绝对的，是错误的。

7、自相矛盾。

在同一思维过程中包含两相反的自相矛盾的意见或要求。

如：“根据县体育工作成就和教练员的知识结构，特提出县业余体校教练员职业岗位设置申请??。

如有困难，也可缓设或不设。

”设置职业岗位和不设职业岗位是两个相反的概念。

这两个相反的概念同时在一个公文中加以肯定，就造成了自相矛盾的困境。

行政公文写作常见错误举要
国务院于2000年8月24日发布了《国家行政机关公文处理办法》（以下简称新《办法》），同时废止了1993年国务院办公厅发布的《国家行政机关公文处理办法》（以下简称旧《办法》）。

新《办法》已于2001年1月1日正式施行，但有的单位在行政公文处理中尚未严格执行新规定，特别是行政公文写作中出现了一些常见的错误，影响了公文的严肃性
和权威性，影响了它的法定效力，从而影响了办文的质量和效率。

一、公文眉首常见错误
公文的眉首是指公文首页红色反线（包含）以上的各个要素，它是由公文份数序号、秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号以及签发人等构成。

公文的眉首看起来很简单，内容也不多，但由于对新《办法》不够熟悉，在实际工作中，公文眉首的格式上仍存在一些问题，其中出现问题较多的当数
秘密等级和保密期限、紧急程度、发文字号三处。

旧《办法》的公文格式规定秘密等级、紧急程度标识于公文首页左上角的相应位置，发文字号中的年份要用方括号[]括入；而新《办法》的公文格式中则明确规定了秘密等级和保密期限、紧急程度要标识于公文首页右上角，发文字号中的年份必须用六角括号〔〕括入。

例如，现在有不少的单位由于受旧《办法》的影响，而将公文的发文字号写成×××[2001]1号，这是不规范的，应改为×××〔2001〕1号。

二、公文主体常见错误
公文的主体包括红色反线（不含）以下至主题词（不含）之间的各个要素，它由公文标题、主送机关、公文正文、附件、成文时间和附注等构成。

这一部分是公文的主体部分，也是写作中最容易出错、错误较多的地方，主要表现在：
1、由于公文文种使用不当或对公文事由表述不完整、不准确，造成公文标题中的一些常见错误。

公文标题由发文机关名称、发文事由和文种三个要素组成，每个要素都有其独特的作用，一般不得随意省略。

文种是公文标题中最重要的要素，每一个文种都体现着一种严格的权限，对文种应根据公文所涉及的内容、文种的范围、发文机关的权限和隶属关系以及发文的目的和要求等进行选择，切不可混淆使用。

但在实际的工作中，却出现了一些错误选择文种的现象。

首先，仍按旧《办法》的规定选用文种。

新《办法》撤消了指示文种，而增加了意见文种。

目前，有不少单位仍在使用指示这一文种，而未将意见作为一个单独的文种使用，如××大学关于印发《关于严格教学秩序的意见》的通知，应该改为××大学关于严格教学秩序的意见。

其次，文种的混用现象严重。

由于某些文种行文方向相同而且文种又很相近，造成了文种的错选，比如，请示和报告、请示和函以及公告和通告等文种就经常被混用，有的该用报告的用请示，该用请示的用报告，甚至请示报告同时使用；有的按旧《办法》的规定将公告和通告作为同一类文种来使用，新《办法》对二者有了明确的界定；有的单位为了办事顺利，向不相隶属的有关主管部门请求批准时，故意将函用成请示，如××县办公室关于追加2000年度办公经费的请示（给县财政局），应改为××县办公室关于追加2000年度办公
经费的函。

再次，有少数生造文种的现象。

使用规范的文种，是公文与非公文相区别的最显著的特征之一。

但在实际的公文写作中，却出现了少数使用党和国家公文法规规定以外的文种，诸如汇报、批示等，这些生造文种的现象，影响了公文的规范性、严肃性和权威性，应按照党和国家公文法规规定的文种使用，决不能乱起名称，生造文种。

如××大学关于教学工作情况的汇报，将汇报作为公文文种来使用，极不规范，应改为报告。

由于文秘人员对公文主题的把握不准确、不全面，对起限制、修饰和说明的时间名词、程度副词和介词结构等使用不当，从而造成了公文标题事由不清楚、不准确，如××县工商局关于摆摊设点的决定，此决定对摆摊设点究竟是禁止还是准许、摆设地点等不明确、不具体，根据该文的内容，应改为××县工商局关于禁止在城区繁华地带随意摆摊设点的决定。

2、由于行文规则和行文关系模糊，造成主送机关不明确。

新《办法》规定主送机关指公文的主要受理机关，应当使用全称或规范化简称、统称、行文关系根据隶属关系和职权范围确定，一般不得越级请示和报告，从而使整个行文
篇三：公文写作常见错误
公文写作常见错误
尽管国务院、国电公司的《公文处理办法》及国家标准《公文格式》对公文的种类、格式、行文规则等都作了明确
规定，在我们一些电力企业尤其是基层部门，写作公文还经常存在各种各样的错误。

究其原因，主要有：①对上述规定、标准不熟悉，也没有好好学习，基本上是个门外汉;②对最新的规定、标准不了解，仍然沿用旧的、不规范的写法;③写作态度不够认真，没有严格按照规定、标准的要求去做;④文字表达能力较差，又没有反复推敲认真修改。

明确了错误原因，就可以根据自已的具体情况，有的放矢地加以解决，避免写作错误的产生。

下面，对公文写作中一些常见错误及其改正办法作一简要介绍：
一、文种不明
即从公文的标题上看不出属于哪种公文。

例如“关于接待德国×××公司总裁访问的事”这一标题，就没有表明是“函”，是“请示”，还是“通知”;而《国家行政机关公文处理办法》明确规定：“公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标
明公文种类，一般应当标明发文机关。

”又如“汇报电力标准化工作”这一标题，不仅没有文种，连题意也不清。

应该根据这份文件的内容与目的，或者把它改为公文类的“××××(发文单位)关于电力标准化工作的报告”，或者改为事务类的“××××(发文单位)电力标准化工作总结”。

二、生造文种
一种情况是把性质、用法不同的文种混为一体，拼凑在一起，不伦不类，例如“关于×××的请示报告”;另一种情况是把某些事务文书或规章制度类文书当作机关公文那样直接行文，例如把“计划”、“安排”、“总结”、“制度”、“细则”等直接作为公文印发。

第一种情况容易改正，只要根据公文内容确定一个文种，把另一个删去即可。

第二种情况则应这样处理：如果这些事务类、规章制度类文书要像正式公文那样行文，下行的可以采用“通知”文种，用以下方式行文：
(1)规章制度类文书以“印发”形式行文。

如××省电力有限公司《关于印发〈××省电力有限公司公文处理规则〉的通知》，把发布的规则作为通知的附件，一起行文。

(又，《国家电力公司公文处理办法》第十六条规定：
“公司内部规章制度，以?国电内规?字号印发，由法律事务部审核编号。

”据此，规章
制度类文书也可以不用“通知”文种而直接行文，但字号及审核编号部门应按规定。

)
(2)事务文书以“转发”或“批转”的形式行文(上级、同级或不相隶属单位的用“转发”，下级单位上报的则用“批转”)。

如《关于转发××电业局1999年工作计划的通知》，将《1999年工作计划》作为通知的附件行文。

如果是上行公文，可用“报告”行文，把要报送的事务文书、
规章制度类文书作为附件。

三、错用文种
错用文种的情况更为常见，大致有以下几种：
(1)把“请示”误为“报告”。

例如《关于××电厂国有资产评估立项的报告》，其内容是申请对现有国有资产进行评估立项，应使用“请示”，却误用为“报告”。

(2)滥用“通知”。

即把本该用“决定”、“规定”、“办法”、“通报”的误为“通知”。

(3)滥用“请示”。

有些单位向同级单位或者有关业务部门提出某些请求批准或办理的事项时，不用本该使用的平行文
种“函”，特地用“请示”这一上行文种，认为这样做是尊重对方，好办事。

这种做法破坏了行文规则，必须改正。

(4)“批复”误用为“通知”或“函”。

对下级的“请示”，必须用“批复”这一文种作答复，但有的公文却写成《关于批复××××的通知(或函)》，应改为《关于××××的批复》。

(5)“函”误用为“批复”。

某些业务主管部门在答复不相隶属单位请求审批的有关事项时，本该用平行文“函”，却写成《关于×××(单位)×××(事项)的批复》。

(6)误用处分事项公文文种。

“决定”和“通报”均可用于处分事项。

处分“决定”是行政处分的正式文件，要装入被处分人的档案;批评性“通报”主要起教育警醒作用，不装入档案。

批评性“通报”可以带附件(即关于事件或事故的调查报告)，处
分“决定”不能带。

处分“决定”一般让有关人员知晓即可;批评性“通报”要发送到下属各单位，甚至要抄送有关的不相隶属的单位。

因此，应该根据处分事项具体情况正确选用，以避免误用文种。

四、越级行文
《国家行政机关公文处理办法》规定：“一般不得越级请示和报告”。

因此，除了特别紧急的情况，上行文都应按隶属关系向上一级机关(单位)行文，逐级上报。

即使因特珠情况必须越级行文，也应同时抄送被越过的上级机关(单位)。

但是在有些基层单位，所写的公文还经常出现越级上报的问题，必须坚决纠正。

五、格式不全
公文格式中规定的各个组成部分，有许多是每一份公文都不可缺少的要素。

如果在某一份公文的具体写作中，该标识的要素没有标识，就是格式不全(如缺少发文单位标识、发文字号、签发人、标题、主送单位、附件、成文日期、主题词等)。

纠正这类错误的唯一办法就是认真检查，看到底有哪些部分该写而没写，然后将残缺的部分补写上去。

六、发文字号混乱
发文字号应当包括发文机关(单位)代字、年份、序号。

年份、序号用阿拉伯数码标识;年份应标全称，用六角括号“〔〕”括入;序号不编虚位(即1不编为001)，不加“第”字。