增加工作效率十法

增加工作效率十法
美国Rebecca L. Morgan
世界经济疲软，全球正面对前所未有的裁员潮，幸存下来的员工，也要负担愈来愈多的工作量，往往一个人要做两个人的事。

这意味着工时愈来愈长，可以陪伴家人的时间愈来愈少。

“如果我每天可以多出一个小时……”你将如何度过呢？超过一半的上班族受访者说，他们会选择花更多时间与家人一起。

当你要在私人与工作之间做时间拔河，你必须改善日常生活时间表，优化工作状况增加效率。

以下的方法都是经过时间验证，可应用在你的工作之上，借以争取享受在办公室以外的生活。

1、消除视觉干扰
超过四分之一的受访者说，凌乱的书桌使他们不能集中精神。

你可以清理不必要的项目如纸堆、空杯，甚至是多余的电线，例如改为使用无线鼠标，不仅能减少电线，更可以拿走鼠标垫。

2、调整你的焦点
上班族常犯的错误，就是不能专注单一项目上，经常有其他事务引致分心，当回到原先的工作上，就要花时间重新集中精神。

建议你遇着要处理重要任务时，可挂上“请勿骚扰”的纸牌，或将电话转到语音信箱直到工作完成。

3、选用优质工具
选用可提高生产力的工具，改善计算机的软件和硬件，例如市面上的键盘，有些设有一触式按钮，常见的应用程序只要轻轻一按便可启动，新科技有助你增加工作效率。

4、妥善处理电邮
电子邮件可以是朋友，也可以是敌人，取决于你如何使用它。

虽然它让你提高工作效率，但也可以令你分心。

每次有新邮件提示，你都会查看收件箱吗？你会停止手上的工作去阅读及回复吗？建议你每天只设定几个特定时段处理邮件，并使用过滤器自动整理收件，又或者以电话倾谈来代替撰写长篇电邮。

5、忙碌需暂停
工作了一段时间，不妨离开座位，就算是短短五分钟的步行，都有助清醒头脑，给你全新的视角，当返回工作岗位时，便有新能量投入工作。

6、不断改进
不时问问自己，可否以较少的力量去完成任务？观察自己的日常活动，看看有哪些步骤可省却，能够更快捷地获取更大成效。

7、设定下班时间
每天在公司工作至很晚，就代表很勤奋吗？不少人以加班来显示他们对工作的奉献精神。

请设定离开办公室的时间，这样你能够提醒自己加快工作进度，因为工作时间有限。

下班后的时间，你可以用来陪伴家人，得到更多休息，为第二天工作增添精神和活力。

8、多与同事面谈
与同事有效合作是成功的关键，纵使有很多任务可以电邮来沟通，省时快捷，但是不要省面谈的机会。

投资时间与同事沟通，建立联盟，可令将来的工作更顺畅。

9、学习阻断干扰
当你投入于工作，有时会遇到来电、电邮，或和同事聊天，你要学习阻断这些干扰，不接听无谓的来电，压后回复电邮，并礼貌地向同事表示，留待午饭时间才继续畅谈。

这样可避免打断工作思绪，专注完成任务。

10、学习放松减压
根据我们的统计，压力和其他焦虑有关的疾病，可导致员工每年缺席20个工作日。

建议你每天散步或运动10分钟，放松心身释放压力，并建立工作以外的目标，让自己下班之后有所期待，这样你将会更享受工作的过程。

以上建议的方法，是从五年来参加我培训的学员身上所得出的研究成果。

学员完成培训后的八个星期里，发现工作效率大大提升。

在接受培训之前，他们每人每天平均浪费2.5个工作小时，受训后，他们每天能增加1.5小时于高效能生产。

根据我们的统计，每位学员每年因而提高相当于1万美元的生产力。