配件仓库管理标准程序,货物收发、保管、盘点、请购规定

配件仓库治理标准程序
第一章综述
1、目的：
为加强工厂配件仓库的治理和进一步规范收发货的规程，特制定以下程序，使各工厂仓库部在处理日常操作过程中有章可循，从而提高工作效率。

2、定义：
配件仓库是指收发、储藏或记录除燃料、原材料和包装物、在制品及成品以外的，所有经PR《请购单》、PO《订购单》采购回来，再经GRN《收货凭证》及MRN《领料单》（包括《材料出仓单》）收发的所有实物及非实物，包括但不限于五金维修零配件、固定资产、工程及安装维修维护等项目、各种最后用于生产及办公用的低值易耗品、广告制作等实物和非实物的仓库。

3、适用范围：
配件仓库治理
4、职责:
主任（或仓管组长）负责执行此程序，设备科长负责监督落实。

第二章物料的分类
1. 按用途可分五金件和杂件两大类。

2. 按形态可分为实物和非实物两大类。

3. 依照ABC分类的指导思想，80/20的原则，分为重要物料、次重要物料、一般物料。

第三章进出仓标准程序
第一条收货
1 收货依据
1.1 送货单
1.2 订购单
2 实物的收货
2.1 五金材料、零件、配件的收货
2.1.1 供给商送货到公司，交《送货单》于五金仓，仓管员根据送货单上的订
单号，在“PO订单查询”数据库内进行查证：如订单号码正确及来货数量
等于或少于送货单数量，则给予收货，并登记《收货记录薄》；如送货数
量超出订单数量5%,应马上通知主任，主任与采购部同事协商后再做处理
决定；如送货数量超出订单数量5%以上，除非得到采购部经理与部门主管
的共同批准，否则，不可以收货。

2.1.2 货到后，供给商未能提供《订购单》号码时，原则上，仓库部可以拒收。

但发生此类情况，仓库文员或主任负责与采购部和请购部门沟通。

由请购
部门决定是否为急用件。

若为急用件，须采购部和请购部门同时确认，由
请购部门通知仓库收货，并与仓库一起验收。

采购部于两个工作日内将《订
购单》补给仓库，且请购部门有责任在补《请购单》的同时在单上注明急
用件的理由，否则采购部不受理此类单据。

如此类情况发生在月末最后一
天，必须于当天办理好补单手续；如不急用，仓库则予以拒收。

2.1.3 供给商送货到仓库，仓管员根据《订购单》进行核对名称、规格、牌子、
型号，外包装。

及时通知请购部门指定验收人员到仓库验收。

2.1.4 验收抽样标准。

若能全点，尽量全点；否则，需要抽点，抽点的比例≥10%。

当发生异常情况时，需要加大抽样数量。

2.1.5 验收合格后，仓管员核对《订购单》与供给商的《送货单》，正确无误
后在《送货单》上签名，如遇数量与《送货单》不符时，仓管员按实际数
量在《送货单》上签收。

并按照“定位摆放方案”，将物料摆放在规定的
仓位上。

2.1.6 仓管员填写《进料记录表》，具体记录收货的时间、材料编码、材料名
称、单位、送货单数量、实收数量、供给商名称、送货单号码、送货车号、
收货记录人、检验（验收）人、订单号码。

2.1.7 当供给商送来的货品经请购部门验收不合格时，仓管员通知采购部，由
采购部直接与供给商沟通协调退货事宜并将处理结果告知仓库，由仓库办
理退货手续。

当确认退货或换货时，仓管员填写《物品出厂放行条》注明
货品名称、规格、型号、数量后，经部门主管审批或部门主管授权人签名
后，交门卫放行。

2.1.8 仓管员于当天下午4:30前，把《送货单》客户联、《收料记录表》交
给仓库文员。

2.1.9 文员根据《送货单》客户联和《收料记录表》在U8系统的采购治理模
块内录入采购入库单，包括品种、数量、供给商等（有生产日期或批号的
产品必须将该产品的生产日期和批号正确记录），如属固定资产的，需要
入在固定资产仓。

2.1.10 文员使用链接到U8系统的ACCESS打印程序，将采购入库单上的内容打
印在收货凭证上。

《收货凭证》一式五联：分别为请购部门、会计部、质
检部、仓库部和采购部。

2.1.11 《收货凭证》由负责收货的仓管员或主任与文员共同签名。

文员将《收
货凭证》仓库联与《送货单》粘在一起整理好后交部门主管审核。

然后交
请购部门验收，并由请购部门主管签名确认，再由仓库文员分发相应部门
存档。

(此点按实物采购程序执行。

)
2.1.12 文员将《收货凭证》仓库联，按单号的先后顺序归案于《收货凭证》文
件夹。

2.2 固定资产、大型设备（生产、办公设备及家具）
2.2.1 固定资产、大型设备一般无法直接送往五金仓收货，而需在安装现场直
接开箱验收。

2.2.2 供给商送货到安装现场后，仓管员通知设备科派工程师到现场开箱验
收。

2.2.3 设备开箱时，要检查箱号、箱数以及包装情况，设备名称、型号、规格；
按照装箱清单，清点附机、附件、备件、工卡具；检查主机、附机、附件、
备件、工卡具有无损坏和锈蚀现象。

检查完毕后，工程师填写验收结论，
仓库验收人、设备科验收人、设备科主管分别在设备开箱检查验收单上签
名确认。

2.2.4 其余的收货过程与五金材料、零件、配件的收货过程相同。

2.3 电脑硬件、外部设备
2.3.1 电脑硬件、外部设备除交收地点在本厂IT部、指定的验收部门为IT部
外，其余的收货过程与五金材料、零件、配件的收货过程相同。

3 非实物的收货
3.1 仓库文员在收到《订购单》仓库联时，应与请购部门确认该非实物项是否已经
验收完毕。

3.2 确认非实物项验收完毕后，仓库文员录入U8系统的采购入库单，入财务调整
仓（06仓），并在备注栏注明非实物费用，再将入库单信息打印在《收货凭
证》上。

《收货凭证》要盖上非实物费用收货章（财务部提供）。

财务部视有
此非凡注明和非实物费用收货章的《收货凭证》为非实物进仓。

第二条发货
1 发货依据
1.1 领料单
2 实物的发货
2.1 一般情况下，领料部门人员取得经该部门主管或主管的授权人审核签名的《领
料单》给仓库主任签名后，去五金仓领料。

2.2 维修过程中急需的零配件，仓管员在得到仓库主任的同意后，可先发货；设备
科于当天下班前补办领料手续。

2.3 中班五金配件的领用：设备科值班维修人员若需领用的五金配件，在仓库登记
领用五金配件的名称、数量、用途，到五金仓领料。

设备科车间主任于次日9：
00前补办好领料手续。

2.4 仓管员按照《领料单》列明的品种、规格、数量发料。

领料人和仓库发货人双
方确认无误后，在《领料单》上签名，仓管员于当日下班前将当天《领料单》
交仓库文员输入用友系统。

2.5 《领料单》输入用友系统的当天或次日，仓库主管在《领料单》上加签，再由
仓库文员分发给相应的部门存档。

2.6 属固定资产的,由使用部门按以上实物的发货程序领出。

3 非实物的发货
3.1 仓库文员在用友系统输入与《收货凭证》对应的《材料出库单》并打印一份存
档。

（《材料出库单》的编码为E ＋年<00>＋月<00>＋单次<000>。

例如：
2003年4月第一张单，单号为： E0304001。

）
3.2 财务部定期与仓库部核对财务调整仓的库存，当发现此仓的库存不为零时，财
务部和仓库部必须核对非实物进仓的《收货凭证》和仓库从系统自行打印的《材
料出库单》，最终系统财务调整仓的库存一定为零。

第四章在库的保管
1 识别物料及物料布置：分区、分类别、分品种。

2 根据存货周转率、物料的属性来制定《定位摆放方案》，同一类物料摆放在同一区
域，同一种物料摆放在同一地点。

3 一切物料的进出遵循“先进先出”的原则。

入库时，根据《定位摆放方案》进行库
位调整，将“旧”货放在易取的地方，有标识的部分需向外。

4 标识。

根据检验的情况,物料存在三种状态:待检品、合格品、不合格品。

5 存货记录。

以用友系统为主，按照系统的操作流程操作，保证基础数据输入正确。

以手工帐为辅，定期、不定期与用友核对，以保证记录正确。

6 入仓的物料，要摆放整洁、隔墙离地、统一规范。

7 要将重物负荷平均分布，垂直堆放，切勿超高，面向通道；
8 储存的物料不应伸出货架以外，亦不应阻碍通道；
9 易燃易爆或腐蚀性物料,以及有毒有害物品，要存放在专门的容器或建筑物内；
10 严格按照物料的说明，安全使用、搬运、储藏或保养。

第五章盘点
1 盘点的定义：
1.1 盘点是指为确定仓库内现存货品的实际数量，而对货品的现存数量加以清点。

盘点可以帮忙治理人员纠正帐物不一致的现象，检讨货品治理的绩效。

2 盘点的制度：
2.1 公司每年会组织内部或外部的审计人员对仓库进行盘点，盘点日期由公司治理
层指定或规定为每年年中、年终进行。

盘点结束后由仓库主管作盘点报告并呈
交集团经理；盘点报告经集团经理审批后交财务部调帐，仓库部按调帐的结果
将数据录入电脑系统。

3 盘点的细则：
3.1 仓管员首先进行预点，填写好存货盘点表
3.2 列明存货编码、单位、数量、并将盘点表摆放在货物最显眼位置，存货盘点表
一式四联：财务、仓库、审计、标签。

每份表格填写一个品种，并且要核对四
联的编号相同才能填写。

3.3 盘点过程中如有更改，应用划线的方法划去，不能涂改，并要盘点人员证明原
因并签名，同时在下栏写上正确的数量。

3.4 盘点人员由三人组成：仓库一人、财务一人、其他部门一人；盘点时一人点数、
一人负责复查，另一人负责监督、
3.5 各种备件货物要放置整洁、按帐分类堆放、顺货架点，避开漏点。

3.6 其他单位寄存的货物要分开堆放，挂上标识牌注明，并提供寄存单给财务部。

3.7 点算结果应用钢笔或圆珠笔记录。

3.8 点算完毕后，参加人应在盘点表上签名，财务部拿走财务联仓库部拿走仓库联、
审计联及标签联放回原处。

盘点结束后，由仓库人员将审计联及标签联收集后
交回财务部。

3.9 盘点表一经记录，不得擅自删改，如需更改，必须得到盘点工作负责人的批准。

3.10 盘点后，应将存根联、仓库联、财会联、空白表、作废表交回财务部
3.11 若盘点中帐物不符，要找原因，做盘盈和盘亏工作，使帐物相符。

第六章请购
1 请购的物料清单：1年当中，有6个月从仓库领用过的物料。

2 制定“最低库存”与“安全库存”。

公式：最低库存＝采购提前期(天) x 平均
日用量／ 2。

安全库存＝最低库存 +采购提前期(天) x 平均日用量。

此公式只
是理论计算，作为参考，根据实际情况进行调整。

3 五金仓仓管员根据常用五金备件的库存情况，参考U8系统库存治理模块的“储备
分析－安全库存预警”，当“差量”少于或等于零时，便需填写请购单备货。

4 填写请购单时，要正确填写货品编码、名称、数量、尺寸、规格、型号及用途等内
容。

5 仓库请购单填写后，交部门主管审批，再交总经理审批，最后正本送单采购部请购，
副本仓库部自留。