《收发文管理系统规定》

收发文管理规定（试行）

1总则

1.1为加强公司的收发文管理工作，提高收文处理的速度和确保收发文处理的规范性，特

制定本管理规定。

1.2本规定适用于公司及各直属部门。

2定义

2.1本规定中的收文管理是指对收到的公文进行处理，包括签收、登记、审核、拟办、批

办、承办、催办及反馈等程序。

2.2本规定中的内部来文是指收到公司范围内的文件。内部收文内容包括：内部文件、

各类报表、计划总结、专项业务审核单等。

2.3本规定中的外部来文是指收到公司范围外部的文件。外部收文内容包括：外部文件、

函件等。

2.4本规定中的发文管理是指包括文件的草拟、审核、签发（会签）、复核、用印、分发、

文件整理、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。文件是指公司在经营管理过程中形成的具有管理效力和规范体式的文件等

3职责

3.1行政部为收发文管理的归口管理部门，负责收发文管理工作。

3.2行政部对各部门收发文管理的规范性予以监督检查。

3.3各部门在收到交办的来文后应当及时办理，不得延误，推诿，原则在2个工作日内完

成对来文的处理。

3.4各业务部门负责文件的起草，应坚持“实事求是，精简高效”的原则，确保文件的格

式规范、用词准确。

4收文管理

4.1文件的拟办和批办

4.1.1签收登记

4.1.1.1内、外来文均由行政部负责签收登记；并由行政部填制信息批阅单，注明收文日

期、收文编号、发文单位、公文名称等。

4.1.2收文编号

4.1.2.1其他来源的收文按外【收文年份】流水号编号。

4.1.2.2内部文件按文件来源部门简称【收文年份】流水号编号。

4.1.3拟办和批办

4.1.3.1文件由行政部按规定拟定信息说明及处理建议，按先部门后领导的顺序进行公文处理。

4.2文件的承办

4.2.1凡需要承办的来文，行政部须在当天将文件流转给承办部门或分管领导。

4.2.2 承办部门相关人员和分管领导应该对来文认真审阅，并须签署明确意见、建议及

姓名和日期；行政部应该将这些意见或建议及时呈送对该来文所涉事项有决定权的公司领导，并由该领导签署具体意见、建议或决定。

4.2.3承办部门一般要在二个工作日内完成来文处理；特殊情况确有困难的，承办部门应

及时与行政部及信息报送部门进行沟通说明。

4.2.4对不需要承办、也不需要传阅的公文由行政部作存查处理。

4.2.5文件的催办

4.2.6.1送领导或者交承办部门处理的来文，行政部要负责催办，做到紧急来文跟踪催办，

重要来文重点催办，一般来文定期催办。

4.2.6.2对在规定时间内没有及时处理，同时没有特殊困难原因的承办部门，由办公室予

以记录，做为部门月度考核内容之一。

4.3反馈和办复

4.3.1若行使决定权的公司领导另行指示或授权相关部门或公司领导跟踪、落实或处理

来文所涉事项，则行政部须将该指示或授权信息反馈给相关职能部门或公司领导，并由他们签署传阅部门/人员意见。

4.3.2行使决定权的公司领导要求向其反馈来文所涉事项的进展或处理结果，则行政部

须将该事项的进展或处理结果及时反馈。

4.3.3行政部应在公司领导作出决定的当天将相关处理意见、建议或决定及时反馈给来文

部门或单位。

4.3.4对于上报的请示类公文，上一级管理组织可以批复、简复、批示等形式的公文回复。

对于上报的报告、意见类公文，上一级管理组织应签批明确意见，可以简复的形式回复。对于专项业务审核单，上一级管理组织应签批明确意见。

4.4收文管理的注意事项

4.4.1对需要传阅涉及保密的来文，不得扩大传阅范围。

4.4.2所有部门之间一般不得将收到的来文横向传递（除相互沟通外），须经行政部

进行流转。

4.4.3行政部在来文处理时要及时准确，承办部门及领导在公文流转过程中要注意保密

和保管。

4.4.4会议纪要由会议组织部门编写后，行政部按相应要求流转、传阅。

5 发文管理

5.1文件种类及适用范围

5.1.1决议是经股东会、董事会、监事会会议讨论通过的重要决策事项。

5.1.2决定是对重要事项或重大行动作出的安排。

5.1.3通报是指表彰先进、批评错误、传达重要精神或情况。

5.1.4通知指要求下一级组织办理和需要周知或共同执行的事项。

5.1.5公示是对重大人事任命、各类小组成员组建等资格审查情况征求意见，一般用于公司范围内部。

5.1.6批复是对回复下一级组织的请示事项，对下一级组织上报的价格类、人事类等请示

可以以批复形式回复，一般用于公司范围内部。

5.1.7质询（问责）是针对具体事件、问题的质询（问责），要求下一级组织作出回复解

释等，一般用于公司范围内部。

5.1.8简复是作为批复的一种简单文件形式，对下一级组织上报的非计划考核类、方案类、

规划类等请示可以简复形式回复，一般用于公司范围内部。

5.1.9批示是指对下一级组织提交的报告、总结、计划等文件批语性文件，一般用于公司

范围内部。

5.1.10请示是向上一级组织请求批示、批准。

5.1.11报告是向上一级组织汇报工作，反映情况、提出建议、回复上一级组织的询问或

要求。

5.1.12意见是对重要问题提出见解和处理办法。

5.1.13函是平级部门之间的相互商洽工作，询问和答复问题，建议时使用。主要有：商

洽函、建议函、质问函、告知函等。

5.1.15会议纪要是指记载、传达会议情况和议定事项（仅作为内部文件使用）。执行性的