常用公文写

常用公文写作

一、报告：

报告的概念

报告是行政机关和党的机关都广泛采用的重要上行文，适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。

1、报告的文种特征

“报告”属陈述性的上行文种。

它与“请示”虽同属上行文，但两者之间却有着严格的区别。

比如，“报告”对上级没有肯定性的批复要求，而“请示”则相反；在行文时间上，“报告”是事中或事后行文，而“请示”是事前行文；上级对下级报送的“报告”，可做批示也可以不做批示，一切全由上级酌情处理。如确需要批示时，只能使用“批示”这个文种来批，而“请示”则不然，不论所请示的事项上级同意与否，按理都应及时做出批示，但批示时所使用的文种是“批复”而不是“批示”。

“报告”与上行的“意见”，不仅在行文方向上完全一致，且内容也很近似，均含有陈述行的内容，有时在陈述情况的基础上均有相应的今后工作意见。但这两个文种之间也有一定的不同。“报告”则重于汇报工作、反映情况，多数情况下不涉及今后具体工作意见，也不要求上级做出批示，只有所反映的情况涉及工作中一些带有普遍性的问题时，往往顺势针对问题提出今后的解决办法，要求上级加以批转，这就是人们通常所说的“呈转性报告”。“意见”（上行的）虽然也要陈述情况，但这里的情况具有特定的内容，它通常是对工作中遇到的某

一重要情况或问题做出了分析与见解，而不像“报告”那样是对工作情况的综合与归纳，“意见”陈述情况的目的在于给意见的提出做铺垫，所提的意见，不是要求上级给予批示，就是请求上级加以批转，不像“报告”在多数情况对上级没有批示或批转的请求。

2、适用范围

“报告”是所有相对下级机关都可以使用的文种。

依据《国家行政机关公文处理办法》，“报告”可以分为汇报工作报告、反映情况报告、答复询问报告三种，各有自己的适用范围。

汇报工作报告，是就本部门、本单位的日常工作情况向上级机关作出的报告，内容包括工作的进展情况，取得的成绩和经验，存在的问题和教训，以及对于今后的打算等等。如《关于我县作情况的报告》就是一个汇报工作报告。

反映情况报告，用来及时反映工作中遇到的新问题、特殊事件、灾害性事故等情况，作用是引起领导重视，以便上级机关及时制定或调整政策，或对问题的处理给予指示。如(铁道部关于193次旅客快车发生重大颠覆事故的报告》就是一篇反映恶性事故的情况报告。

答复问题报告，是针对上级机关的询间而汇报有关情况的一种上行公文，如《关于我校工会干部有关待遇的报告》。

3.报告的类型

从性质和内容上划分，报告可以分为以下五类。

(1)工作报告。这类报告在向上级机关汇报例行工作或临时性工作情况时使用。工作报告的目的主要是为了上级了解下级的工作关系。

工作报告又可分为例行工作报告和专题工作报告。例行工作报告主要用于定期向上级机关汇报本机关、本部门职权范围内的工作情况，最常见的是年度工作报告和工作总结等。专题报告则是在一重要临时性工作完成之后或正在进行之中，专门就这一项工作的情况向上级机关汇报时使用。

(2)情况报告。情况报告在向上级机关汇报工作中发生或发现某些情况和问题时使用。情况报告和专题工作报告的作用差不多，不同的是，情况报告的内容比工作报告更具体，更有特定的意见。情况报告往往是就某一突发情况、某一问题或某一项工作、某一次会议的一部分事项向上级提出报告。情况报告突出工作中的“情况”，工作报告则注重工作的“全过程”。

(3)建议报告。这种报告的侧重点在今后工作的意见和建议上，所以其性质与请示接近。所不同的是建议性的报告中提出的意见是供上级机关参考和研究的建议，而不是请求，上级机关对这些建议可以答复，也可以不答复。

(4)答复报告。从内容上看，也属于工作报告或情况报告。这类报告和前面介绍的报告不同，它是被动报告，即答复上级的询问，汇报有关情况，答复内容要有针对性，不能答非所问。

(5)递送报告。这类报告在递送文件、物件时使用，因是下级对上级行文，习惯上用“报告”而不用“函”行文。它的写法较为简单，写清趁报送材料(文件、物件)的名称、数量，结尾用“请审阅”、“请收阅”收束。

4.报告的写作

报告由标题、主送机关、正文、落款和日期等部分构成。

(1)标题：报告的标题，通常只写事由和文种。也有的标题包括发文机关事由和公文三部分。有的报告内容紧急，则在标题中的“报告”前冠以“紧急”字样。

(2)主送机关：行政机关的报告，主送机关尽量要少，一般只送一个上级机关即可。但行政机关受双重领导的情况比较多见，只报送其中一个上级机关显然不妥，因此，应当写明主送机关和抄送机关。

作为党的机关公文的报告，要按《中国共产党机关公文处理条例》第十二条的规定执行：“向上级机关行文，应当主送一个上级机关；如需其他相关的卜级机关阅知，可以抄送。”

(3)正文：各种报告的正文写法有所不同，但一般都由报告目的、报告内容和结尾三部分组成。开头说明报告的目的，用“现将有关情况报告如下”之类的惯用语过渡到下文。报告内容包括主要情况、存在问题。

结束语的写法，呈报性报告用“特此报告”，“以上报告当否，请指示”等，呈转性报告用“以上报告如无不妥，请批转有关部门执行”等。

(4)落款：在正文后写上发文机关和日期。

5.报告写作的注意事项

(1)情况要确定。要从实际出发，经过反复核实。切不可掺水造假，情况要确定。要从实际。文过饰非。切不咐呻

(2)要语言简明，直陈其事，突出重点，篇幅短小。

(3)报告中不得夹带“请示”事项。

6.报告的写作要领

(1)切实把握“报告”的写作规则

“报告”的内涵决定了它在写作上的通用规则，这就是人们通常所讲的“三段式”。

“三段式”不是一成不变的模式，它必然由于不同的内容表现为多变状态：

①情况——做法——问题（意见）；

②情况（做法）——问题——今后意见；

③情况——问题——今后意见；

④精况——原因(责任)——下步做法；

⑤情况——原因——责任及处理意见；

⑥情况——问题——建议，等等。

写“报告”要切实把握“三段式”的基本要求，这对提高撰文效率且达到眉目清楚是十分必要的。

(2)注重时效，情况真实

注重时效是指向上级汇报工作、反映情况、提出建议必须及时迅速，不能拖沓。报告承担着向上级执关反映信息及决策的反馈作用，上级机关要通过报告及时掌握各方百的动态及变化，掌握决策的运行情况，因此，在某种程度上说。报告是决策的基础条件之一。汇报工作、反映情况、提出建议如果不注重时效性，就很有可能影响决策的