文书档案管理制度（2篇）

文书档案管理制度
一、文书档案管理
1.归档文书档案应当字迹清晰、完整有效。

2.各部门应将文字资料的收集归档工作列入文书人员的职责范围。

3.文书档案归档范围
(1)具有保存价值的本单位正式收文、发文，除证件外还应有其附件。

(2)本单位在经营管理活动中产生的与上级领导部门间的往来文件、请示、报告、项目立项、重要函件和经营合同等。

(3)本单位在经营活动中产生的各种文件材料规章制度、调研材料、岗位职责等。

(4)企业在发展过程中被国家或社会认证或认可的证明其实力和相关资格的证书材料等。

(5)归档文件要分开外来文件和本单位的文件。

二、文书档案归档要求
1.已经办理完毕并有保存价值的文件都应及时归档，任何人不得随意留存，各部门每季度应将归档的文件资料整理一次，造册登记，对重要的文件要标明密级。

2.归档的文件材料要收集齐全，剔除其中不重要的材料，按照文件形成的先后次序排列清楚并依次编号和加盖年代号。

3.存档文件必须是原件，至少有一份影印件。

4.文件归档时要有交接手续。

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5.每年____月份各部门向档案室移交已归档完毕的上一年档案文书。

三、文书档案的借阅
1.档案室需设立“文书档案借阅登记薄”，凡借阅者需说明其利用目的，并做登记手续。

2.根据公司实际情况，将文书档案分为重要档案和一般档案。

3.因工作需要借阅机密、秘密类档案，需经部门经理、办公室主任、副总签字方可借阅，绝密类文书需总经理签字。

4.借阅一般性文书需经部门负责人签字。

5.借阅文书一般不超过一天，借阅后应及时归还，超过____天的需向档案室说明并办理续借手续，否则将给予____元—____元的经济处罚。

6.借阅人应妥善保管借阅的文书档案，不得损坏、遗失、复印、涂改或转借他人，如发生泄密应及时向公司领导汇报，采取补救措施。

给公司造成经济损失的要追究其责任，给予____元—____元的经济处罚直至开除。

7.因工作需要需复印档案资料的，须经办公室主任签字，使用后须将复印件交还办公室，如工作需要无法拿回复印件的需报公司批准，并在借阅登记薄中注明。

8.属公司秘级的文件资料一律不准带出公司，确因工作需要需带出公司的，需经总经理批准，否则按故意泄密处理。

四、文书档案的保管及销毁
1.档案室管理员有责任对各部门文书档案的归档进行监督指导。

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____公司对所有文书档案进行集中统一管理，由公司档案室负责。

3.档案室管理员要对各部门移交的文书档案进行必要的整理、分类、立卷、编目。

4.文书档案保管应分为永久、长期和短期三种，超过保管期的文书档案经公司办公室及有关领导批准后可销毁，并建立文书档案销毁清册。

五、文书档案管理的分工
____公司财务资料的管理按《国家会计财务制度》执行。

所有会计凭证、账簿、财务报表及税务资质原件统一均由财务部专人负责保管(人员变动时，要认真做好填写交接清单，办清交接手续)。

____公司档案资料室负责所有业务及技术和经营方面的档案资料归档整理。

(1)项目管理和设计等业务工作所签订的各类格式的文本合同(包括变更、附加等内容)。

(2)项目工程、商务谈判、经营管理、技术业务方面的电子映影(软件)和业务图书刊物资料等。

(3)各级政府部门对项目的批文和相关文件附件等资料。

(4)项目工程所需地标图和设计图纸等。

(5)本公司内外部收文、发文、公函、会议纪要等文件资料的管理。

(6)本公司固定资产购置及维护的资料登记保管；机动车购买和租赁、房产购买和租赁、设备器材等重大物品的购买租赁等方面所签订各项合同的登记资料保管。

(7)公司资质类申报、审核、变更和升级等相关档案资料的原件
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由办公室保管。

(8)其它与项目工程和技术相关的档案资料。

3.员工花名册、员工聘用和辞退、离职资料、员工技术职称资料；员工绩效考核资料；职务任免资料等由人力资源部保管。

六、关于档案资料的有关规定，各部门专职人员要严格执行。

如因人员变动或调整，要做好工作交接。

本制度自下发之日起实施，由公司办公室负责解释修订。

办公室二○一二年____月
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文书档案管理制度（2）
一、总则
为规范文书档案管理工作，提高文书档案管理效能，保障文书档案的完整性、准确性和可靠性，特制定本制度。

二、适用范围
本制度适用于本单位所有单位和个人的文书档案管理工作。

三、基本原则
1. 法律依据原则：文书档案管理工作必须依照国家法律法规和有关规定进行。

2. 统一管理原则：本单位的文书档案管理工作由专门机构负责，统一管理，确保文书档案的完整性和安全性。

3. 确权负责原则：对文书档案的拟制、核发、收集、整理、存储等工作应明确责任人并且由责任人进行负责。

4. 规范操作原则：文书档案管理工作应严格按照有关规定进行，确保工作的规范化和系统化。

五、文件档案的分类和编排
1. 文件档案按照文种、用途、时间、地点等特点进行分类编排。

2. 文件的分类编排采用数字、字母、字母数字或字段的组合方式，确保能够快速检索和定位。

六、文书档案的编制和管理
1. 拟制文书须按照规定格式进行，确保文书的统一性和规范化。

2. 文书档案在经过核发后，应当及时归档，确保档案的完整性和可查性。

3. 文书档案采用电子方式存储，同时也要保留纸质文件，以备查阅。

4. 文书档案的存储应当按照规定的期限和地点进行，确保文书档案的安全性。

七、文书档案的保密工作
1. 所有的文书档案必须严格保密，任何人不得擅自查阅或泄露。

2. 对于涉及国家机密的文书档案，必须按照国家机密保密的相关规定进行处理。

3. 对于涉及商业机密的文书档案，必须按照有关商业机密保密的相关规定进行处理。

4. 文书档案管理部门必须建立健全的保密制度，对文书档案的保密工作进行监督和管理。

八、文书档案的销毁和归档
1. 对于已经失效的文书档案，应当及时进行销毁，确保文书档案的及时清理。

2. 对于需要长期保留的文书档案，应当及时归档，确保文书档案的完整性和保存性。

3. 文书档案的销毁和归档工作必须经过核实并由相关负责人签字确认。

九、文书档案管理的监督和评估
1. 文书档案管理部门应当定期对文书档案管理工作进行监督和评估。

2. 对于文书档案管理工作存在的问题，应当及时进行整改和改进。

3. 文书档案管理工作的监督和评估结果应当及时向上级机构报告。

十、附则
1. 对于未尽事宜，可根据实际情况进行补充和完善。

2. 本制度自发布之日起执行。

以上是本单位的文书档案管理制度，希望能够得到大家的共同遵守和执行，为文书档案管理工作的规范化和科学化做出贡献。