久其VA系列内部培训---总帐部分

总帐
一、概述
总帐系统是财务软件的核心系统。

前期软件的设置，基础数据的录入其实质上都是为总帐系统做准备，总帐系统与业务系统之间存在数据交换和部分基础数据的共享，另外，后期数据的分析整合在很大程度上依赖于总帐系统的数据。

总帐系统主要进行凭证管理、出纳管理、预算管理、往来管理、账簿查询、辅助帐查询等，自动生成日记账、明细账、总账、项目总账、项目明细账、明细多栏账、组合账、往来对账单、预算报表、科目余额表、资产负债表、利润表等账表，同时提供报表格式定义、公式定义、审核、打印、导入导出等功能。

主要特点：
高自动化的业务处理
对具有规律性并定期发生的业务（如摊、提、并、转业务），由不同级别操作者自定义处理内容，在之后的会计期间内。

系统能按自定义要求进行自动运算和处理。

强大的智能记忆性功能
V A总账系统在数据输入、数据查询、打印输出等方面，系统具有充分的记忆性，不需要每次都进行设置相应的参数。

做到一次设置，多次使用。

同时系统有更多的智能性、比如可以自动帮助客户调整打印输出的最佳大小、位置。

智能计算器
凭证金额输入时，系统支持在凭证金额栏处直接进行金额四则运算，使凭证输入更为方便、快捷。

凭证自动恢复功能
凭证录入时提供出现灾难性情况自动恢复。

主要功能：
日常账务处理：凭证编制、审核、凭证汇总、凭证查询、记帐。

总帐、明细帐、多栏帐、数量金额帐、日记帐等的输出。

支持凭证跨月录入、虚拟帐表。

凭证处理：对于费用摊销、预提业务，由不同级别操作者自定义处理内容，在之后的会计期间内。

系统能按自定义要求进行自动运算和处理，最大程度上提高操作工作效率，减少操作随意性。

往来帐管理：可以进行往来业务核销处理（提供进行相同编号的往来业务自动核销、手工核销）；可以对往来款进行账龄区间任意设定的账龄分析；坏账准备自动计提；快速查看往来对账单、账龄分析表等，从而能够对与本单位关系密切的业务实行及时的监控、管理。

预算管理：提供先进的精细预算和粗放预算功能，可以实现科目预算、项目预算、部门预算、人员预算、往来单位预算等预算管理，并能与实际会计业务数据进行对比分析，从而可以查
询预算与实际情况的对比信息，分析预算的实际执行情况。

出纳管理：出纳管理通过规范化出纳的收付工作，实现监督和管理职能。

出纳管理可以实现对出纳日常现金银行存款收支业务及单据的管理。

出纳台帐：日常现金银行存款收支业务的单据处理（收款单、付款单），可自动形成当日现金银行存款收支业务资金日报。

支票管理：对支票等票据进行日常管理，包括：支票登记、领用、核销、作废处理。

银行对帐：输入银行对帐单（支持各种银行对账单的导入，减少输入的工作量）、银行对帐提供高敏感度的自动对账功能和自主的手工对账功能，且对账条件开放，能随意勾选、生成余额调节表等。

期末处理：期末调汇、自动转帐、结帐。

二、 模块业务流程描述
总帐是用户使用最为频繁的系统，传统会计最主要的工作实际是集中在总帐系统来完成的。

会计实际业务处理的流程在软件中得到了很好的继承并且进行相关功能的扩展。

在手工做帐中，基本遵循以下业务流程： 1、取得或者添制原始凭证2、添制记帐凭证3、登记帐簿4、进行调整前的试算平衡5、进行期末的帐项调整6、结帐7、进行调整后的试算平衡8、编制会计报表。

在这些过程中，登记帐簿和编制会计报表的工作量非常大，在软件中我们只需要点一下相应功能的按钮就可以实现。

以下是手工帐处理的流程图。

与手工帐的处理流程相对应，在软件中我们把各种会计的核算方法合并为一个基本的流程，因为不同会计的核算方法的区分是由于他们登记帐簿的依据不同。

然而在软件中我们只需要凭证的数据，就可以自动的生成各类帐簿和会计报表。

这就为会计减轻了大部分工作，因为传统会计每个月最大的一部分工作是帐簿的登记，包括登记明细分类帐，总帐，辅助帐（三级帐）等。

以下是总帐完整的一个流程图。

总帐处理流程
以上是一个非常完整的操作流程，包括建帐，初始化，使用，如果是老用户的话，只需要从制单，记帐这个流程开始直至月末完成处理之后循环即可。

建帐的过程实际上是在给将来的财务数据建立数据库的过程。

前期的一些初始化工作则是把手工帐数据迁移到软件中的过程。

只有完成了这个过程，后期的工作才能正常有序的进行。

单据之间的数据关系
在前面已经提到，各类帐簿，会计报表的数据都来源于凭证。

在帐务中主要包括以下几类数据，一类是基础数据，包括会计科目，部门，单位等，第二类是凭证数据，因为很多其他数据都依赖于凭证数据，因此这是最为重要的数据。

第三类是帐簿和报表数据。

在数据库中单独建立了表，来存储这几类数据。

下面来看一下这几类数据之间的关系。

凭证处理需要调用基础数据的信息，包括科目，往来单位，核算项目的信息，当用户录入相关的辅助信息之后，保存凭证之后，数据除了在凭证库中做保存外，还会记录在辅助核算的数据库中。

从而为帐簿的查询提供数据来源。

三、模块功能点介绍
（一）凭证处理
会计凭证是记录经济业务、明确经济责任的书面证明，也是登记帐簿的依据。

凭证处理主要包括凭证录入、凭证审核、平整汇总、凭证查询、凭证修改、凭证删除、自动转帐、凭证红冲等功能。

下面让我们来看一下凭证处理的各项功能。

1.1 凭证录入
1、进入凭证录入界面：选择“功能面板”中“总帐”，单击展开“凭证”项目，选择“凭证录入”。

2、选择会计期间：点击“凭证录入”后，会弹出凭证会计期选择窗口：
在此界面，可以选择当前会计期间或当前年份以后会计期间。

３、选择凭证字：在凭证录入界面，通过左上角，可以选择凭证字，如果在“基础资料设置—凭证类别设置”中，已经定义了凭证字（如：收、付、
转），那么在这里就可以选择。

４、选择输入日期：通过凭证录入界面中的日期栏，可以选择凭证的日期，也可以直接录入日期，格式为：年-月-日（例如：2004-01-01）。

输入日期时，要注意
日期与会计期间的匹配关系。

５、输入附件张数：在凭证录入界面右上方的中，可以输入当
前凭证的附件张数。

６、输入（选择）摘要：在凭证录入界面的摘要栏，既可以直接录入凭证摘要，也可以选择已经定义好的凭证摘要（软件中称为常用摘要）。

７、输入（选择）会计科目：
1)直接输入：在科目栏中，可以直接输入科目代码，按键盘上的“回车键
（Enter）”确认后，会自动带出此科目的名称。

例如要输入“现金”科目，在科
目栏输入科目代码“1001”，按回车键确认后，科目栏显示“1001 [现金]”。

2)选择科目：在科目栏中双击鼠标，科目栏右侧会出现按钮，单击按
钮，弹出科目窗口：
在此窗口中找到所需科目，双击此科目或单击选中此科目后，再单击窗口中
按钮，可将此科目添加到科目栏中。

８、输入金额：在凭证录入界面的借、贷两栏可直接录入金额，如果是红字凭证，则直接录负数。

９、凭证其他信息的录入或选择。

10、保存凭证：当凭证上所有的信息都已经录入完成后，点击，将此张凭
证保存。

一张凭证能够正常保存的条件为：借贷平衡，所有必填项均已填写。

1.2 凭证审核
凭证审核是会计业务流程中必要的一步，软件中审核主要是检查会计科目和数据的逻辑正确性，并留下标记；而凭证是否符合实际业务的发生，是否有数据与实际不符等人为因素则要依靠凭证审核人员的主观判断。

1、进入凭证审核界面：选择“功能面板－＞总帐－＞凭证－＞凭证审核”，弹出
“凭证审核条件”窗口，在此窗口内选择需要审核凭证的查询条件，单击“确定”，就
可以进入凭证审核界面。

2、凭证单张审核：在凭证审核窗口，会显示所有符合刚才设定的凭证审核条件的
凭证记录，选中一条凭证记录，双击记录或者单击按钮，将显示完整的凭证。

确定该凭证正确无误后，单击按钮，若审核成功，将在凭证下方
处，填入审核人（即当前进行审核的操作员）姓名。

单击
这几个按钮，可继续对其他凭证进行审核。

此外，也可以在凭证审核界面直接对凭证进行审核，而不必双击进入凭证界面，操作方法如下：勾选凭
证记录前的复选框，然后单击按钮进行审核，如果审核成功，在弹出的“凭证审核信息”窗口中，将显示：凭证[凭证字：号]审核成功：凭证审核完成。

3、张凭证审核或全部审核：首先在“凭证审核条件”窗口查询出需要审核的凭证，
然后勾选凭证记录前的复选框（可多个勾选），再点击按钮，如审核成功，将在“凭证审核信息”窗口中显示。

如果想一次性审核凭证审核界面下所有凭证，则可以单击按钮，将所有凭证选中，再进行审核。

（单击按钮可撤消对凭
证记录的选择）。

4、单张凭证撤消审核：凭证审核后，将不允许对凭证进行修改，如果此时仍要修
改凭证，应对凭证首先进行撤消审核。

在“凭证审核条件”窗口中首先查出需要撤消审
核的凭证，双击凭证记录或单击按钮，进入凭证界面后，选择“操作”菜单下“反审核”项，即可撤消对该凭证的审核。

此外，同凭证审核，也可以在凭证审核界面直接对凭证进行反审核：勾选已审核凭证记录前的复选框，再单击按钮，如撤消成功，将在“凭证审核信息”窗口中显
示。

5、多张凭证撤消审核或全部撤消：撤消方法与多张凭证审核类似，先勾选需要
撤消审核的凭证（或单击），然后点击，操作完成。

1.3 凭证汇总
将凭证按照指定的范围和条件汇总其一级科目的借贷方发生额，产生科目汇总表。

１、设置凭证汇总条件：选择“功能面板—>总帐—>凭证—>凭证汇总”，弹出“凭证汇总条件设置”窗口：
在此窗口中，可以选择凭证汇总的条件：
日期：选择对某一时间段的凭证进行汇总；
凭证字：选择需要汇总哪一种字的凭证；
凭证号：当凭证字选择“所有凭证字”时，凭证号栏将不可用，如果选择了某一凭证字，将可以在凭证号栏填写汇总凭证的凭证号范围，如对记字凭证的1~100号凭证进行汇总，在凭证字栏选“记帐凭证”，凭证号栏填写：1 至100；
凭证范围：可以选择未过帐、已过帐、全部三种范围；
显示无发生科目：勾选后，无论此科目是否有发生额，都会显示在科目汇总表中，软件默认没有勾选。

科目级次：选择需要在科目汇总表中需要显示的科目级次，软件默认为1级；
２、凭证汇总表：在“凭证汇总条件设置”窗口中设置好条件，点击“确定”，即可按要求生成一张凭证汇总表，通过拖动滚动条或滚动鼠标滚轮，可以对凭证汇总表进行上下查看：
1.4凭证查询
运用多种灵活的查询条件对凭证进行精确或模糊的查询，同时还可以对查询出的凭证进行审核、记帐、修改、删除等操作。

操作向导：
1、设置凭证查询条件：选择“功能面板—>总帐—>凭证—>凭证查询”，弹出“凭
证查询条件”窗口：
1)凭证字：勾选各凭证字前的复选框，可查询该凭证字下的凭证，可以同时勾选多个凭证字，全部勾选与全部不选的查询结果相同。

2)日期：可选择某一时间段，对制单时间在此时间段内的凭证进行查询；
3)凭证号：对某一个凭证号或某一凭证号范围内的凭证进行查询，例如查询凭证号为1的凭证：；查询凭证号1~100的凭证：。

如凭证号空着不
填，则表示所有凭证号。

4)科目：对凭证中涉及的某一科目或某一科目代码范围内的科目进行查询。

点击按钮会弹出“科目”窗口，在此窗口中可以对科目进行选择，选择方法同凭证录入。

例如，要查询含有科目“10020101 银行存款—人民币—工行”的凭证：
；查询含有科目“1001现金至2101
短期借款”的凭证：；科目栏空着
不填，表示查询包含任意科目的凭证（也就是所有凭证）。

5)核算项目：查询方法同“科目”，空着此项目不填，表示查询所有凭证；
6)客户、供应商、部门、个人：同“核算项目”；
7)金额：同“凭证号”；
8)摘要：软件支持摘要的模糊查询，既可以输入凭证精确的摘要信息，这样将精确查询到使用此条摘要的凭证；也可以只输入摘要的任意字符，软件将查询出摘要中包含这些字符的所有凭证，适用于凭证摘要过长或记不清凭证摘要的情况下使用。

9)制单人、审核人、记帐人：输入具体操作员姓名将可以按操作员对凭证进
行查询；
10)包括未记帐：勾选此项，可以将未记帐与已记帐凭证放在一起查询；
仅显示头条分录：勾选此项，在凭证查询界面将显示每条凭证的第一条记录；反之将显示凭证的每一条分录在凭证界面上
2、凭证查询结果：设置好凭证查询条件后，点击“确定”，显示凭证查询结果（见
上图），在此界面，可以通过双击凭证记录来查看凭证，也可以在此界面下完成凭证的修改、删除、审核/反审核等工作。

1.5 凭证修改
凭证录入完成之后，在审核或者后期发现先期录入的凭证存在错误，需要进行修改。

操作向导：
1、修改未审核/记帐凭证：首先通过凭证查询将需要修改的凭证记录查询出来；双击
需要修改的凭证记录，进入凭证界面，单击按钮，进入凭证的编辑状态，
此时可以对凭证进行修改，修改完成后，点击，完成一张凭证的修改。

2、首先按上文介绍，撤消凭证的审核，再进行修改。

3、修改已审核凭证：如果凭证已经审核，将无法直接进行修改，应已记帐凭证不能进
行修改。

1.6 凭证删除
删除多余的，不需用的凭证。

操作向导：
1、删除未审核/记帐凭证：首先查询出需删除的凭证，选中此凭证记录后，单击
，系统提示：，单击“是（Y）”，将此张凭证
删除。

2、删除已审核凭证：已审核凭证无法直接删除，系统提示：凭证已记帐或已审核,
不能删除。

应首先撤消凭证审核，再进行删除。

3、已记帐凭证不能删除。

1.7 凭证记帐
将已审核的凭证根据其会计科目登记到相关帐簿中的过程。

操作向导
1、批量记帐：选择“功能面板—＞总帐—＞凭证—＞凭证记帐”，进入凭证记帐
向导：
点击“下一步”：
选择需要进行凭证记帐的凭证查询条件，可以按凭证号、制单人、审核人、时期进行组合查询，选择好条件后选择下一步（不选择任何条件将默认对所有已审核凭证记帐）：软件显示凭证记帐的成功信息，点击“完成”，结束凭证记帐。

2、凭证单张记帐：首先查询出需要记帐的凭证，双击凭证记录，进入凭证界面，选择“操作”菜单下“记帐”项，便可以完成单张凭证的记帐。

1.8 凭证红冲
软件自动生成一张红字冲销凭证，将原有已记帐凭证冲销。

操作向导
首先查询出需要冲销的凭证，双击此凭证记录，进入凭证界面，选择“操作”菜单下“红冲”项，软件将自动生成一张红字冲销凭证，如图：
1.9 自动转帐
自动结转凭证包括日常需要使用的自动结转以及期末需要使用的自动结转两个方面的凭证信息。

自动凭证包括：待摊凭证、预提凭证、自动凭证和汇兑损益凭证四种凭证类型。

1.9．1待摊凭证
待摊为将一个费用项分摊到一个或一个以上的对象中，并且在多月内连续发生该业务。

在系统中可以预先定义待摊对象、待摊金额。

通过预先设置可以使待摊凭证在业务期内自动生成。

操作向导：
1、待摊凭证定义前提条件：涉及待摊的科目要在科目属性中，指定科目属性为“自动待摊”。

点击“基础数据”－＞“基础数据维护”－＞“科目”，选择要进行待摊处理的科目，点击“科目属性”，选择“自动待摊”选项，设置完成，点击保存按钮。

2、点击“总帐”－＞“凭证管理”－＞“待摊凭证”弹出凭证定义窗口
3、点击“增加”，弹出自动设置向导，定义自动分摊凭证名称，如：“无形资产摊销”
4、完成后，点击“下一步”进入分摊设置界面，设定凭证字、指定被摊科目（系统会自动对科目属性定义为自动待摊的科目进行过滤）、输入分摊金额、指定分摊期间数、分摊起始期、录入摘要（自动生成摊销凭证摘要）。

5、设定分摊对象，在科目中调出科目类别，加以选择，如果该科目涉及辅助核算，如按照部门进行核算，可以在辅助核算中进行制定并设定分摊比例。

6、完成，点击“下一步”，弹出已经设置的完整信息界面
7、点击“完成”，待摊凭证就定义完毕。

要对已经定义的待摊凭证生成凭证信息，在界面，选中当前会计期间的分录，点击工具栏中“凭证”按钮。

8、系统会自动生成相应的凭证，该凭证如总帐系统凭证一样，要进行保存、审核以及记帐工作。

9、凭证保存后，查看待摊凭证定义，就可以查看到当前会计期间的分录已经标识为“已转”字样。

10、对其他待摊凭证进行结转时，通过点击工具栏“分摊科目”选择其他待摊科目，调出相应科目的待摊凭证结转窗口。

1.9．2 自动转帐
主要用于数据来源一定、业务固定的凭证通过定义其分录、数据来源等项目，让其自动生成凭证，以简化输入量；如成本费用结转业务或经常发生的、比较固定的、比较规范的业务也可以定义成自动转账凭证。

操作向导：
1、点击“总帐”－＞“转帐凭证”弹出自动转帐凭证管理界面。

如图：
2、点击工具栏“增加”按钮，弹出自动转帐凭证类别定义界面。

如图：
3、类别定义完成后，再该类别下点击工具栏“增加”按钮，弹出定义自动凭证名称定义。

如图：
4、输入转帐凭证摘要、指定转帐科目、定义转帐公式，双击“借方”或点击“公式”栏后选择按钮，即弹出“公式生成器”窗口。

5、如果不涉及辅助核算等取数，可以通过点击“总帐取数”，选择相应会计科目、选择取数类型，双击取数类型或点击“填入公式”按钮，公式栏会自动列出相应的公式。

设置完成后，点击“确定”按钮，自动转帐凭证就成功保存。

6、如果涉及到定义辅助核算的取数，点击“常用辅助核算”，设置相应“核算类型”、选择后指定对应的“项目”，完成后点击需要的取数类型，公式就定义完成。

7、转帐凭证定义完成后，选择转帐凭证的凭证字类型，点击“保存”按钮。

8、要进行转帐凭证的生成，点击“结果”按钮，就可以查看转帐凭证金额。

如图：
9、在凭证结果状态下，点击“凭证”按钮，系统就会根据定义的凭证字自动生成一张转账凭证。

10、如果用户定义了多张自动转账凭证，想一次进行多张凭证结转而不用一张一张进行，那么可以通过“批量”功能来实现。

用户点击工具栏“批量”按钮，系统弹出转账凭证批量结转界面，左边栏列出所有已经定义的自动转账凭证名称，右边为用户需要进行结转的凭证。

通过双击或点击，就可以增加到选中转帐凭证栏。

11、点击“确定”按钮，系统给出提示信息，对要生成的凭证信息加以确认
12、在提示信息界面下，点击“确定”，系统内部进行批量转帐处理，处理完毕后系统会给出相关的提示信息。

13、进入总帐系统－＞凭证查询，查看自动生成的转账凭证，进行正常的审核、记账。

1.8.4 汇兑损益凭证
到了期末，各种外币账户的外币余额应按照期末汇率折合为记账本位币。

按照期末汇率折合的记账本位币金额与账面记账本位币金额之间的差额，作为汇兑损益，计入当期损益。

操作向导：
1、点击“总帐”－＞“凭证”－＞“汇兑损益”，系统弹出汇兑损益凭证设置界面
2、点击“添加”按钮可以设置进行汇兑损益结转的凭证名称。

如图
3、输入进行相关设置名称。

如图：
4、点击“确定”按钮，就可以对该汇兑损益凭证加以设置。

5、点击“编辑汇兑损益项”－＞“新建汇兑损益项”。

6、左边栏为所有涉及外币核算的会计科目，选中要进行期末调汇的科目双击或点击“》”按钮，就可以将科目选为汇兑损益调整科目。

在“汇兑损益记入科目”处点击“”按钮，选择汇兑损益记入科目。

如：财务费用或长期待摊费用。

7、点击“确定”按钮后，系统自动将设置信息显示出来。

用户选中设置的汇兑损益凭证，点击“显示凭证”按钮，系统就会自动生成凭证。

8、用户点击“保存”按钮，凭证就可以保存。

调汇凭证与总帐中的其它凭证一样，进行查询、审核、记账等进行相应的操作。

特别提示：
汇兑损益凭证设置可以进行多科目汇兑损益记入同一科目。

用户只要将涉及外币核算的科目同时指定为被调整科目。

1.10 凭证打印
操作向导：
1、查询出需要打印的凭证，双击凭证记录，进入凭证界面，点击，弹出
“打印”窗口：
2、在打印机名称项，选择进行凭证打印的打印机。

3、点击“属性”按钮，弹出属性对话框，在这里可以设置纸张打印的方向（横/
纵向）等，设置完成后，点击“确定”按钮。

4、设置凭证打印模板：点击“凭证设置”按钮，进入凭证打印模板设置窗口：
设置完成后，可以点击“保存”，在弹出的窗口中输入打印模板的名称，单击“确定”后，凭证打印模板制作完成，在以后的凭证打印工作中可以直接调用，不必在进行打印设置。

5、如果凭证较大，无法在一页上打印，可以在“打印”窗口选择打印的页码范围。

6、进行打印预览：点击“打印”窗口中的“打印预览”按钮，可以对当前凭证进行打印预览。

7、当所有设置完成后，在凭证预览界面下点击按钮，进行打印。

（二）出纳管理
出纳管理通过规范化出纳的收付工作，实现监督和管理职能。

出纳管理可以实现对出纳日常现金银行存款收支业务及单据的管理。

包括出纳台帐管理，支票管理以及银行对帐处理。

2.1 出纳台帐
出纳台帐可进行日常现金银行存款收支业务的单据处理（收款单、付款单），可自动形成当日现金银行存款收支业务资金日报。

操作指南：
收款管理
1、点击“总帐”－＞“出纳”－＞“台帐管理”，可看到台帐管理的界面
2、点击“收款”按钮可以进入收款单填制界面。

在收款单上添入收款科目，结算方式，收款金额，付款方摘要等收款的相关信息，同时在列表中选择对方科目，如果涉及部门，核算项目，往来核算等辅助核算，还需要选择辅助核算的信息，填入本币金额，如果是外币户，还需添入原币金额，系统会根据汇率自动的计算本币金额。

3、保存结果，点击“审核”按钮审核已经添制完成的收款单。

审核后的收款单如果需要进行修改的话必须先取消审核。

4、退出收款单据的添制界面后，可以看到添制审核完成的收款单据记录会出现在当前的列表中。