会议接待操作注意事项

会议接待操作注意事项

会议接待操作注意事项

会议接待操作注意事项

●接收任务单

总台在接收任务单时核对清楚，核对内容必须包含如下内容：（1）任务单张数；

（2）返佣是否有分管老总签字；（3）大门横幅、会场横幅、指示牌内容；（4）桌签名单；

（5）用房数、房型、房价；

（6）送早要求及是否需要单独制作中、晚餐券；（7）抵离日期；

（8）签到台设置时间和要求；

（9）是否需要安排拍照，拍照时间和相架摆放要求；（10）其他特殊要求；

（11）会议跟踪人姓名、会务组联系人姓名和联系方式；

对任务单相关内容有存在疑问或理解不清楚的地方，应当场与营销部人员核实清楚。●开工作责任单

总台填写“工作责任单”，要求认真、详细、字迹工整，需在“工作责任单”中标明如下内容：（1）会议名称；（2）抵离日期；

（3）大门横幅内容、价格；（4）会场横幅内容、价格；（5）指示牌内容；（6）桌签名单、价格；

（7）设签到台人数和要求、时间；（8）如需制作中、晚餐卷,注明制作要求,收费标准;（9）拍照时间、站立人数、座位人数、相架摆放要求；（10）其他特殊要求；

（11）发放岗位名称及发放者签名；●发放任务单

（1）行李房发放任务单时，必须将任务单的第一联发放至总台；（2）发放至其他相关部门均需在“任务单发放记录表”上有接收者

的签字确认（客房送至房务中心签收，餐饮部由迎宾、领班以上人员签收，歌舞厅、棋牌、渔塘等外包部门统一送至监控室）；（3）对未能第一时间送达相关部门的情况发生，应及时在交接本上

做好记录，同时也要有与当班同事的口头交接，做到有据可查，事后要求有及时的跟进和补位完成；●制作横幅、指示牌、桌签、中晚餐卷的标准

（1）商务中心根据“工作责任单”中注明的内容，制作横幅、指示

牌、桌签、中晚餐卷；

（2）制作内容要和“工作责任单”、会议通知原件、任务单进行三核

对，如有疑问及时联系会议跟踪人或会务组人员；

（3）制作完成后，要有交接记录，并要求接收岗位签收、核对，横

幅、指示牌交给行李员，桌签交给会场服务员，应在交接的过程中有书面说明会议开展的时间，以便避免延误；

（4）每天早班人员到岗后按照“岗前准备工作要求”，根据“工作责

任单”、会议通知原件、任务单对大堂指示牌、大门横幅进行核对，确保准确无误；●会议横幅、大门横幅

（1）行李员接收到刻好的会议横幅、大门横幅，根据时间要求提前

一天进行制作，并及时根据要求悬挂（如悬挂大门和大堂出现冲突时，联系营销部协调解决）；

（2）会议横幅根据会场地点的不同进行交接（歌舞厅横幅交接给歌

舞厅，一楼香榭厅、二楼玉皇厅、协同庆合盛元会场交接给餐饮部，其他会场均交接给房务中心），交接时均要求对方进行核对签字确认；

（3）早班行李员根据“工作责任单”核对大门横幅；●设签到台、贴指示牌的标准

（1）中班行李员下班前根据接收到的“工作责任单”设签到台，要

求桌布和桌裙挺括、无褶皱、无污渍，台面摆放签到席的标识牌，桌椅摆放整齐；

（2）贴指示牌要求内容准确、无差错、粘贴端正，无倾斜、无破损；（3）早班行李员依照“岗前半小时准备工作”流程做好相关内容的

两遍核对；●特殊要求

（1）获取客人房间要求摆放水果、礼品、资料等相关信息时，认真

记录下客人要求，包括摆放房间号、每间房摆放数量、特别要求，并及时把信息传达到相关部门；

（2）客人自带水果、礼品、香烟、资料要求摆放应及时通知房务中

心，电脑打印出所要求送房的房号，一式两联，在打印的房号单上标明客人所要求的时间范围，由行李员送至房务中心签收、核对，其中一联交还总台留底备查；

（3）客人偿付费用，要求由山庄配备水果，应根据客人提出的标准

要求，及时通知餐饮部，电脑打印出所要求送房的房号，一式两联，在打印的房号单上标明客人所要求的时间范围，由行李员送至餐饮部签收、核对，其中一联交还总台留底备查。

扩展阅读：会议接待及注意事项

会议接待及注意事项

根据参加会议的人数不同、会议接待的准备工作的内容不同以及会议接待的方式不同，对会议的组织方法，礼仪要求也不同。

首先是会议的筹备工作。

●根据会议规模，确定接待规格。●发放会议通知和会议日程。

会议通知必须写明召集人的姓名或组织、单位名称，会议的时间、地点、会议主题以及会议参加者、会务费、应带的材料、联系方式等内容。通知后面要注意附回执，这样可以确定受邀请的人是否参加会议，准备参加会议的是否有其他要求等。对于外地的会议参加者还要附上到达会议地点和住宿宾馆的路线图。这个路线图避免了外地人问路的许多麻烦。

会议日程是会议活动期间每一天的具体安排，它是人们了解会议情况的重要依据。它的形式既可以是文字的也可以是表格的。它可以随会议通知一起发放。●选择会场。

选择会场，要根据参加会议的人数和会议的内容来综合考虑。最好是达到一定标准：

第一：大小要适中。会场太大，人数太少，空下的座位太多，松松散散，给与会者一种不景气的感觉;会场太小，人数过多，挤在一起，像乡下人赶集，不仅显得小气，而且也根本无法把会开好。所以，英国的首相丘吉尔曾说：“绝对不用太大的房间，而只要一个大小正好的房间。”第二：地点要合理。历史召集的会议，一两个小时就散的，可以把会场定在与会人员较集中的地方。超过一天的会议，应尽量把地点定的离与会者住所较近一些，免得与会者来回奔波。

第三：附属设施要齐全。会务人员一定要对会场的照明、通风、卫生、服务、电话、扩音、录音等进行检查，不能够因为“上次会议是从这里开的，没出什么问题，”就草率地认为“这回也会同样顺利”。否则，可能会造成损失。第四：要有停车场。现代社会召集会议，“一双草鞋一把伞”赶来开会的人已经不多了。轿车、摩托车都要有停放处，会才能开得成。

●会场的布置。

会场的布置包括会场四周的装饰和坐席的配置。一般大型的会议，根据会议内容，在场内悬挂横幅。门口张贴欢迎和庆祝标语。可在会场内摆放适当的轻松盆景、盆花;为使会场更