国有企业档案管理办法(试行)模版

档案管理办法(试行)
第一章总则
第一条为了加强****建设集团公司(以下简称**集团)档案的科学管理，逐步实现档案工作的标准化、规范化和现代化，促进档案信息资源的开发利用，更好地为**集团的经营决策服务，根据《中华人民共和国档案法》、《**档案管理条例》、《**档案管理办法》及国家有关规定，结合本**集团实际，特制定本办法。

第二条本办法所称档案是指在**集团经营管理活动中直接形成的，具有保存价值以备查考利用的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。

第三条档案工作是基础管理工作的重要组成部分，**集团加强对档案工作的组织领导，并列人年度工作计划和发展规划。

第四条**集团对档案工作实行统一领导、集中管理的原则，维护档案的完整与安全。

第二章档案管理体系、机构及其职责
第五条**集团档案工作执行国家档案局、**部、****厅制发的有关档案管理办法、制度和业务规范，同时接受**档案局的业务监督、指导和检查。

第六条 **集团设立综合档案室，配备专职档案员，履行档案业务监督和指导职能，统一管理**集团文书、科技、会计、声像、实物、电子文件等各种载体的档案。

**集团所属各单位设立档案室或指定兼职档案员，负责收集、整理本单位所形成的各门类文件，定期向档案室移交归档。

第七条综合档案室的主要职责
(一)贯彻执行党和国家档案工作的方针、政策、法律、规章，负责制定本**集团档案管理规章、制度并组织实施；
(二)履行对集团各部门、所属各单位各类文字、图表、声像材料的立卷、归档工作的监督与指导职能，统一管理**集团档案和资料；
(三)学习、研究和采用档案管理新技术、新方法，努力推进**集团档案管理现代化；
(四)会同**集团有关部门对已超过保管期限的档案进行鉴定，并组织实施无保存价值档案的销毁工作；
(五)参加工程交工、竣工、科研成果评审和设备仪器开箱的验收，做好文件材料接收工作；
(六)编制档案检索工具，汇编档案资料，积极开展档案利用工作，为**集团领导决策和各项工作服务；
(七)严格遵守党和国家的保密规定，做好档案保密工作；
(八)完成上级档案部门交办的档案业务工作。

第三章档案管理人员的基本条件与职责
第八条档案管理人员必须坚持党的基本路线，贯彻党和国家的各项方针政策，忠于职守，遵守纪律，具备档案管理专业知识和业务能力。

**集团档案管理人员应保持相对稳定，档案人员实行持证上岗及专业技术职务聘任制。

第九条档案管理人员的主要职责
(一)贯彻执行《中华人民共和国档案法》及档案工作规章、业务规范，坚持依法管理档案工作；
(二)负责做好档案的收集、整理、保管、鉴定和利用等工作，不断提高科学管理水平；
(三)编制多种实用的档案检索工具，汇编档案资料，提高档案查全率和查准率，充分发挥档案价值；
(四)定期检查档案保管情况，维护档案的完整与安全；
(五)遵守保密制度，不得利用职权擅自扩大档案利用范围，不得损害国家和**集团利益；
(六)指导**集团下属各单位做好档案的收集、整理、立卷、归档工作，提高案卷质量；
(七)忠于职守，遵守纪律，不断学习档案业务，掌握档案管理现代化技术和专业知识，努力提高档案管理水平。

第四章档案的整理、移交
第十条凡是**集团经营管理工作中形成的具有查考价值的文字、图表、声像材料，均应由文书部门或业务部门负责收集、整理、立卷、编目，并按规定向综合档案室移交归档。

任何部门或个人不得以任何理由据为已有或拒绝归档。

第十一条**集团下属有关单位或临时工程建设单位，经营期限届满或工程建设结束，单位撤消后，档案按规定移交**集团综合档案室。

下属单位经营权发生变化，档案由接收单位继续管理。

第十二条各类文书、科技、会计、实物档案的立卷、归档办法详见陕西**建设**集团档案归档立卷说明。

第十三条向综合档案室移交归档的时间
(一)文书档案次年4月30日前；
(二)科技档案按产品、课题、工程项目分阶段或在工程项目竣工验收后3个月内；
(三)会计档案在当年年终由财务部门按归档要求，负责整理、立卷、装订成册，编制会计档案管理清册并保管一年后，于第三年4月30日以前；
(四)人事档案在干部、工人死亡后，于3个月内；
(五)照片、声像及奖状、锦旗等实物档案随同相关档案移交时间归档；
(六)基建工程竣工验收、科研成果鉴定、设备开箱等各种验收会议文件材料，由档案部门负责检查接收，对于文件材料不完整i不准确、不系统没有归档的，档案部门不予签字，财务部不予办理决算付款。

第十四条移交归档时，交接方按规定对所交档案进行认真清点、核对，连同移交目录一起交给**集团综合档案室保存，并在移交清册中履行签字手续。

第十五条各类文件材料一般归档一份，比较重要或利用频繁的可归档二份(明确具体内容)。

第十六条归档的文件材料，遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件间的有机联系，区别不同价值，科学分类、立卷和编目。

第十七条案卷标题应简明确切，保管期限划分准确，便于保管和查找利用。

第十八条归档的案卷质量应符合国家规定的质量标准，否则综合档案室有权要求立卷部门按照标准重新整理。

第五章档案的管理
第十九条档案工作应积极采用先进技术，逐步实现档案管理现代化。

第二十条案卷按永久、长期、短期三种保管期限分别进行编目排列，案卷目录应一式三份，专柜保存。

档案保管期限详见陕西**建设**集团档案保管期限表。

第二十一条配备专门库房、柜、架存放档案，排列要科学，便于查找利用；做到库房与办公阅览分开，并配置必要的档案保护设备，采取防火、防盗、防潮、防尘、防虫、防光、防高温等措施，确保档案安全。

第二十二条坚持做好档案库房温度记录，库房温度应控制在14—24℃，相
对湿度控制在45—60％之间，超过规定标应采取措施加以调节。

第二十三条要建立库房档案安全检查制度，消除安全隐患，定期清查核对库房档案，做到帐物相符，发现破损或霉变档案，要认真查找原因，及时解决，并立即修补和复制。

第二十四条实物档案实行集中统一管理，凡在各项活动中获得的奖励(包括荣誉证书、奖状、奖杯、奖章、锦旗、印章等)，由承办部门指定专人将其整理并定期向档案室移交，档案管理人员进行验收登记。

由综合档案室负责保管，获奖部门或个人不得分散保存。

第二十五条各种实物档案采用年度分类法进行整理，分三种保管期限，即国家级永久、省部级长期、市局级短期。

第二十六条凡需借用实物档案，须经分管领导批准，实物档案的借用期限，一般为7天，若因特殊情况需延长借期，应到档案部门办理续借手续。

第二十七条借用实物档案的人员，应对所借实物档案安全保密负责，不得损毁、丢失、抽取和拆散，不得自行转借，严禁在实物档案上涂改和作任何文字标记。

第二十八条档案部门出借实物档案时，必须严格履行登记手续，并当面点交清楚，归还时要注意检查并注销。

第二十九条定期对保管期满的档案进行鉴定。

文书档案、会计档案、科技档案的鉴定工作应在**集团分管领导的负责下，由档案部门会同有关部门组成鉴定小组共同实施。

第三十条销毁档案必须严格把关，慎重从事。

经**集团领导和上级主管机关审查批准，同时报送有关档案部门备案后方可销毁，未经鉴定和批准不得销毁任何档案。

第三十一条销毁档案时应由档案部门和有关部门指定两人负责监销。

应对档案清册认真清查、核对，监销人员要在销毁清册上签名并注明销毁方式和日期。

第三十二条档案工作人员调动工作时，应在离职前办理档案交接手续。

第六章档案的借阅、利用和保密
第三十三条**集团员工因工作需要查阅档案须经部门负责人同意；借用档案须经**集团分管领导批准；外单位查阅档案必须持本单位介绍信，经**集团分管领导批准，在阅览室阅览。

第三十四条借阅者要填写借阅登记表，当面点清件数、页数，归还时要点收注销。

第三十五条借用的时间一般为三——五天，如需延用，须补办手续。

第三十六条借阅者对所借档案应负安全和保管的责任，不得擅自拆卷、翻印、拍照、复制。

第三十七条严禁在档案文件上填注、涂改、挖洞、抽页、圈点和污损。

第三十八条严守机密，不得泄露档案内容，将档案丢失、转借或擅自带出单位。

第三十九条因公出差、请假，应交还所借的档案，不得延期归还。

调动、退休时，档案室要核查签字，方可办理相关手续。

第四十条借阅档案解决重大问题或产生经济效益和社会效果，应及时将情况反馈综合档案室并填写利用效果登记表。

第四十一条加密文件、图纸、电报和发文单位规定不准翻印的文件，以及未公开的中央和省级领导同志的内部重要讲话材料等不得复印。

第四十二条机密级文件，一般不予复印，如确因工作需要，须经文件所在部门领导批准后方可复印。

第四十三条秘密级文件、图纸等资料需要复印的，应办理登记手续，经办公室主任批准后，方可复印，并严格控制复印份数和分发范围，同时加盖编号章，等同原件管理和保管，并定期清退和销毁，以防丢失、泄密。

第四十四条编制多种档案检索工具，深层次开发档案信息资源，热情接待利用者，为**集团的生产经营服务。

第四十五条严格遵守党和国家的机密规定，正确划清保密与非密的界限，对列入保密范围的档案资料要严加管理。

第四十六条查阅**集团会议记录、决议、人事奖惩和任免及有关文件材料，需经办公室主任批准。

第四十七条对工程建设、财务管理中涉及保密范围的计划、数据、图纸资料要严格控制借阅范围、借阅时间，限定阅文地点，经主管部门审核同意并经分管经理批准后方可借阅。

第四十八条对有特定保密对象的文件，要避免本人接触，涉及对案件、事件的调查处理材料，未经主管领导批准，不准摘录、复印。

第四十九条档案人员严格遵守保密规定，做到知密不泄密。

第五十条定期对各类档案进行鉴定，根据上级有关规定及时调整密级，扩大利用和交流范围。

第七章附则
第五十一条本办法由**集团负责解释。

第五十二条本办法自印发之El起执行。

附件：一、****建设集团公司档案管理网络图
二、****建设集团公司档案归档范围
三、****建设集团公司档案立卷说明
四、****建设集团公司各种档案表格
五、****建设集团公司文书档案保管期限表
****建设集团公司档案管理网络图
档案立卷说明
档案立卷工作就是把处理完毕的具有查考作用的文件按照文件之间的有机联系组成案卷。

**集团综合档案室分为五个门类，即文书档案、科技档案、会计档案、声像、实物档案。

一、立卷原则
(一)按照**档案分类大纲，结合**集团实际采用年度——问题——保管期限分类法分类。

分为：党群工作类、行政管理类、劳动人事类、公路工程类、经营管理类、计划财务类、基本建设类、科学研究类(详见附表)。

遵循文件材料的形成规律，保持文件之间的有机联系、区别不同价值、便于保管和利用o
(二)有密级文件原则上要单独立卷，但如与一般文件联系密切、也可混合立卷，在案卷封皮和案卷目录上注明密级，严格借阅手续。

(三)各业务部门工作中形成的文件材料在办理完毕后，由承办人将各种类别和载体的文件材料收集齐全(除无保存价值的)，按问分类题并规范整理，任何个人不得私存应归档的文件材料。

(四)对收集来的文件要进行检查和核对，对不齐全或处理结果不清楚的应及时补齐或注明情况。

二、立卷责任单位：
(一)**集团工作会议或座谈会的文件、董事会、经理办公会议记录、编号发出的会议纪要、**集团领导的正式讲话、通知，由办公室负责立卷。

(二)以**集团名义召开的各项专业会议，会议材料由各主办部门立卷。

(三)上级机关或同级机关发来文件，经本机关办理，或与本机关办理的某一问题有联系，由主管业务部门立卷。

(四)下级机关报来的经本机关办理或批复的文件，属全面、综合性的，由办公室立卷；属于专业性的，由主管业务部门立卷。

(五)以**集团党委或**集团名义发出的文件和签发稿，属于综合性的，由办公室立卷；属于专业性的，由业务主管部门立卷；几个部门共同办理的文件，由主办部门立卷；工程项目中形成的文件、图表由项目部汇总立卷。

(六)**集团印发的刊物由编辑的部门立卷。

(七)**集团临时工作机构形成的文件，由临时机构立卷。

三、立卷的要求与方法：
(一)档案分类：
1．文书档案：按年度——问题——保管期限分类法分类，以问题为主，年代不混，保管期限准确。

2．科技档案：按**部“交办发[2001]390号"文件执行。

3．会计档案：按照会计档案管理办法执行。

4．声像、实物档案：声像档案同文字材料按照问题分类、实物档案按国家、省级、市级三个级别分类。

(二)具体要求：
1．文件内容、种类、份数及每份文件的页数均应完整齐全，整理时以件为整理单位，一般每一份文件为一件立卷；
2．文件的正件与附件、正本与定稿、请示与批复，转发件与被转发件要结合在一起立卷；
3．当年形成的文件当年立卷，跨年度的请示与批复，放在复文年立卷，没有复文的放在请示年立卷；年度计划、总结、报表放在针对年度立卷，总结与计划写在一起的依据内容侧重面立卷；跨年度规划放在针对的第一年立卷，跨年度的总结放在针对的最后一年立卷；跨年度的会议文件放在开幕年立卷；评选表彰和案件处理文件放在结论年立卷。

4．科技文件不分年度，按项目建设程序分阶段立卷。

(三)卷内文件排列应根据具体内容，按问题、作者、时间、机构等进行系统排列。

其排列方法是：
1．正件在前，附件在后；批复在前，请示在后；正本在前，定稿在后；方针政策性文件在前，业务性文件在后；上级机关文件在前，本机关和其它机关文件在后；案件的结论、决定，判决性文件在前，依据性材料在后。

2．一个作者、一个问题的案卷。

按时间先后排列；一个作者、几个问题的案卷，按问题的重要程度结合时间排列；几个作者、几个问题的案卷，先按问题集中，然后按重要程度，结合作者、时间排列；会议文件，按文件的形成次序或重要程度排列。

3．科技文件排列文字材料在前，图纸在后，并要求项目负责人填写立卷说明。

(四)立卷人员组好卷后，应认真填写卷内目录(纸质一份，电子版两份)、备考表，进行装盒。

永久或长期保存的案卷应符合质量验收标准：
1．文件齐全完整、分类清楚、组卷合理；
2．卷内文件的排列要合理，文件目录编写准确，字迹清楚，立卷人、检查人要在备考表中签注姓名与时间；
3．卷内文件要编写顺序号，凡有字迹、图表的页面都应编页号，页号的填写位置是正页在文件的右上角，反页在文件的左上角(科技材料分别编在正面的右下角和背面的左下角或图纸的空白处)；
4．拟写案卷标题要简明确切，文字通顺，结构完整，格式规范；封皮用墨笔书写或打印，字迹要工整、清晰；
5．所有发文稿文书处理手续必须完备，撰写和签发文件不得用园珠笔或铅笔、彩笔，领导签发要明确表态。

印章端正，时间要注明。

6．案卷装订前要去掉文件材料上金属物，破损的文件要裱糊，纸页宽大的要折叠为A4标准，字迹已扩散的应复制并与原件一并立卷，将不同类别的归档文件按件号先后装盒，顺序应与档案文件分类方法及目录中相应的条目排列一致，不同年度、不同类别、不同期限的文件不要混放，以便于准确、迅速检索到文件实体。

附件四：
移交人(签字)：接收人(签字)：
审批人：
鉴定人：监销人：
附件五：
****建设集团公司
文书档案保管期限表
一、党群工作类
(一)党务工作
1．**集团党员代表大会会议的文件材料
(1)通知、名单、议程、工作报告、领导讲话、大会发言、提案、选举结果、讨论通过的文件、决议、纪要、简报、重要的照片、录音(像)带等
——永久
(2)贺信、贺电、讨论未通过的文件——短期
(3)小组会议记录、参考文件、会议服务机构的计划、总结等文件材料——短期
2．**集团党委召开的工作会议文件材料
(1)通知、名单、议程、报告、决议、照片、录音(像)带等——永久
(2)其它——长期或短期
3．上级党组织召开重要会议的文件材料
(1)主要文件材料、针对**集团有关问题——长期
(2)一般——短期
4．上级党组织制发的文件材料
(1)直属和非直属上级党组织制发的属本**集团主管业务的，并要贯彻执行的文件材料——长期
(2)一般——短期
5．**集团党委会议记录、纪要——永久
6．本**集团党委的请示与上级党委的批复、下级党组织的请示与本**集团党委的批复
(1)方针政策性、重要问题——永久
(2)一般事务问题——短期
7．评选表彰先进的通知、决定、登记表等——永久
(1)省级以上——长期
(2)地县级
8．党委工作计划、总结材料
(1)年度——永久
(2)半年、季度——短期
(3)基层党组织年度工作总结——短期
(二)组织工作
1．上级党组织对**集团党组织机构设置、撤并、名称更改、组织简则、工作条例、人员编制、启用印信的文件材料——永久
2．干部任免的文件材料
(1)**集团党委领导、**集团党委对基层党组织领导任免文件材料——永久
(2)**集团党委内部机构负责人的任免材料——长期
(3)组织报备的通知、决定——短期
3．接收党员、转正、延期、退党、取消预备期等文件材料——永久
4．**集团落实干部政策的文件材料
(1)重要——永久
(2)一般——长期或短期
5．大中专毕业生接收、军转干部安置、干部退休、提高工资待遇、更改参加工作时间的文件材料——长期
6．党员、组织关系介绍信存根——长期
7．党员、干部、党组织统计年报表、名册——永久
8．党费收据存根——短期
(三)宣传工作
1．上级机关有关宣传教育、双文明建设工作文件材料——短期
2．**集团的思想、宣传、教育、工作计划、总结
(1)年度——长期
—短期
3．**集团开展双文明建设活动文件材料
(1)重要——长期
(2)一般——短期
4．职工思想政治工作研究会、组织简则、机构、年会活动、计划总结等文件材料
(1)重要——长期
(2)一般——短期
(四)纪检工作
1．上级机关制发纪检工作的规定、办法、通知等
(1)重要——长期
(2)一般——短期
2．**集团纪检工作计划、总结等文件材料
(1)年度、重要问题——长期
(2)半年、季度、一般性问题——短期
3．纪检工作会议的文件材料
(1)上级机关召开会议的主要文件材料——短期
(2)**集团召开会议的主要文件材料——长期
4．纪检工作的请示与批复等文件材料
—长期
(2)一般——短期
5．党风检查、整党工作形成的文件材料
(1)重要——长期
(2)一般——短期
6．党员、干部的处分材料
(1)影响大、问题严重——永久
(2)一般——长期或短期
7．**集团党委制定的党员干部奖惩条理、规定、办法等——永久
8．**集团处理的人民群众来信、来访材料
(1)省级以上及**集团领导人的重要批示和处理结果——永久或长期
(2)一般——短期
(五)工会与协会工作
1．**集团工会、会员代表大会会议材料
(1)通知、名册、议程、工作报告、领导讲话、总结、决议、纪要、讨论通过的文件及声像材料——永久
(2)小组会议记录、参考文件等——短期
2．上级和**集团工会召开工作会议的文件材料
(1)重要—
—长期
(2)一般——短期
3．工会工作的规定、办法、条例等文件材料
(1)**集团工会制定——长期
(2)上级机关——短期
4．工会工作计划、总结
(1)年度、重要专题——长期
(2)半年、季度、一般性问题——短期
5．工会委员会会议记录、纪要——长期
6．**集团标兵和出席劳模大会的先进集体和个人的文件材料
(1)省级以上——永久
(2)本**集团地县级以上——长期
7．**集团开展劳动竞赛及其他文件材料
(1)重要——长期
(2)一般——短期
8．**集团工会工作安排、总结等文件材料
(1)年度、重要问题——长期
(2)半年、季度、一般问题——短期
9．**集团职工劳动保护、生活福利工作的文件材料
(1)重要——长期
(2)一般——短期
10．工会组织机构设置、人员编制、名称更改、启用印章的文件材料——永久
11．工会组织工作、民主管理、干部与会员管理、职工之家等文件材料
(1)重要——长期
(2)一般——短期
12．工会组织年报表
(1)**集团工会汇总——永久
(2)基层单位——长期
13．工会会员接收、退出、组织关系等材料——长期
14．会员会费收缴清单等——短期
15．工会财务、经费管理的文件材料
(1)**集团制定——长期或短期
(2)上级制定——短期
16．**集团成立各种学会、协会的报告、批复、章程、
简则、启用印章、会员名单及各种活动中形成的文件材料——长期
(六)共青团工作：
1．**集团团代会的文件材料
(1)通知、议程、名单、工作报告、领导讲话、总结、决议、决定、纪要、重要的声像材料——永久
(2)小组会议记录、参考的文件——短期
2．团委召开工作会议的文件材料
(1)**集团召开——长期
(2)上级机关召开——短期
3．团委工作的请示与批复
(1)重要——长期
(2)一般——短期
4．团委工作计划、总结
(1)年度、重要专题——长期
(2)半年、季度、一般性问题——短期
(3)基层团组织总结——短期
5．评选表彰先进的文件材料
(1)省级以上——永久
(2)本**集团及地县级以上——长期
6．团员的处分材料
(1)影响大、问题严重—
—长期
(2)一般——短期
7．团委机构设置、人员编制、启用印章的文件材料——永久
8．接收团员与超龄退团的材料——长期
9．团员、团组织统计年报表、团员花名册
(1)**集团汇总——永久
(2)基层单位——长期
10．团组织关系介绍信及存根——长期
11．团费收缴清单、名单——短期
二、行政管理
(一)行政事务工作：
1．**集团召开管理工作会议文件材料
(1)会议通知、代表名单、议程、报告、领导讲话、决议、决定、纪要、声像等
——永久
(2)典型材料、代表发言、简报——长期
(3)小组会议记录、参考材料等——短期
2．一般专业会议文件材料
(1)通知、总结、讲话、报告、声像材料——长期。