企业合同管理存在的问题及应对措施

2019. 6（下） 现代国企研究
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论 道 LUN DAO
一、企业合同管理中存在的问题
（一）参加项目谈判人员缺乏谈判经验
合同谈判阶段，往往存在以下几种问题：一是谈判前对对方单位缺乏基本了解；二是谈判经验不足，经济、技术、法律知识储备不足，不知道怎么制定谈判方案、如何确定谈判策略以及谈判中要注意哪些问题；三是忽略合同重大问题或在重大问题上做出不当让步；四是某些谈判人员耐不住劝说，这里的劝说既包括对方单位，有时也来自于本企业人员，不能坚定自己正确的意见。

（二）兼职合同管理员以及经办人责任心不强，业务不精兼职合同管理员及经办人的职责是管理本部门、本单位的合同，负责专职合同管理员审核职责以外如合同文本文字及语法等的初步审查，负责合同管理系统的操作等。

目前大部分兼职合同管理员及合同经办人员仅处于报送、传递资料的水平阶段，在合同办理过程中，由于责任心不够强或业务水平较低，对自己经手的合同不审查、不过问，导致经常出现同一个项目的不同资料中填写的金额不一致、相对人名称不一致、文字不严谨、内容相矛盾等现象，加大了专职合同管理员审查工作的难度，影响了合同的办理效率。

（三）专业部门合同审查履职不到位
目前企业合同审查过分依赖专职合同管理员，各专业部门没有做到各司其职。

根据合同管理办法的要求，各专业部门在合同审查过程中都有明确的分工，专职合同管理员仅负责对合同的合法合规性进行审查，各专业部门负责对合同中具体专业条款提供相关意见。

但是在日常审查过程中，专职合同管理员经常发现合同文本中存在一些明显错误，而这些错误本应由专业部室审查之时提出，却由于专业部室疏忽，导致没有发现问题所在，存在履职不到位情形。

（四）合同归档资料不完整
无论是企业内部审查还是外部审计时，笔者均发现一个问题，即有些项目归档资料不全，存在缺失情形。

合同档案资料是合同管理过程中所形成的最原始数据，最能反映项目的真实情况。

如果档案资料缺失，随着时间的转移，就很难再现项目当时的情况，如果产生纠纷，企业甚至会产生举证不能的责任。

二、加强企业合同管理的相关措施（一）加强对方单位资质审查
对方资质主要包括商务资质和专业资质。

立项审批阶段，在合同管理部门审查的基础上，相关专业部门应加大对特殊专业资质的完整性、合规性的审查，确保相对人选择的依法合规，避免因资质审查不严而产生合同纠纷。

（二）规范合同谈判
一是收集谈判对手资料，充分熟悉谈判对手情况，做到知己知彼，百战百胜；二是合同主办部门（单位）在谈判前应准备好
摘要：合同是企业对外经营的桥梁，企业之间的经济交往都是以合同作为主要载体。

合同管理问题的多少，从某种意义上决定着企业生产经营水平的高低。

笔者结合自身工作岗位以及近年来的工作经验，就管道企业目前合同管理中存在的问题进行分析，并提出相应应对措施，以期能够提高企业合同管理水平。

关键词：合同管理；问题；应对措施
相关资料，主要包括前置审批结果、合同初稿、对方单位资质、报价单等，同时还要制定谈判预案，做到有的放矢。

对于重大合同或是对谈判事项有特殊要求的，应提前组织我方谈判人员召开事前对接会，针对谈判核心内容、项目金额等重要信息达成共识，避免在谈判过程中出现我方人员意见不统一、要求不一致等情况，提升谈判成效；三是必要时聘请企业外部专家参与合同谈判相关工作，并充分了解外部专家的专业资质、胜任能力以及职业道德等情况[1]。

（三）加强合同文本审查力度
一是根据企业相关安全、生产经营管理制度的要求，财务、法律以及专业技术部门制定相关示范文本；二是转变“合同审查只是合同管理部门的职责”的旧思路，做到各流程各司其职，充分发挥法律、经济、专业技术等力量，全面的对合同文本进行审查，提高合同审查质量。

（四）提升兼职合同管理员队伍水平
一是定期进行合同管理知识及系统操作等业务培训，培训对象不局限于兼职合同管理员，涉及到日常合同办理所有环节的人员都将纳入到培训中来，通过培训来提高他们的岗位责任意识及工作水平；二是各部门（单位）在任命兼职合同管理员的时候尽量选择既具备相应业务知识又具备一定法律知识的人，确保对合同进行有效的初步审查[2]
；三是专职合同管理员要经常定期与不定期地深入合同主办部门（单位），开展一对一的检查，在检查过程中针对所发现的问题进行一对一的帮扶。

（五）及时、完整地整理合同档案资料
合同履行完毕之后，经办部门或单位要及时配合合同管理部门将相关资料及时整理归档，并移送档案管理部门，资料包括不限于前期立项、谈判记录、对方资质、合同文本、验收记录、支付记录、变更合同以及双方相互往来的邮件、传真等。

三、结语
企业合同管理，是指企业按照精细化、科学化、合法化的要求，对合同的谈判、拟定、修改、发起、审查、签订、履行、关闭、资料保管以及归档等一系列过程进行规范化管理的活动。

可以说，企业的经营成败与合同管理是密不可分的，合同管理能力的优劣，从某种意义上决定着企业生产经营水平的高低。

所以，企业合同管理人员要进一步发扬“严、细、实”的精神，全方位、全过程地做好合同管理工作，努力做到“想得周密，查得仔细，谈得谨慎，签得明白，干得规范，存得完整”[3]
，切实提高合同管理能力，为增强企业的生产经营水平提供相应动力。

参考文献
[1]蔡世军主编.企业合同审查法律实务[M].北京:中国法制出版社,2012:11.[2]林俊仁.细化合同管理环节提升合同管理水平[J].管理学家,2014,(3):593-594.[3]中国石化法律部编.合同管理实务[M].北京:中国石化出版社,2014:1.
（作者单位：中石化川气东送天然气管道有限公司）
宋夫国
企业合同管理存在的问题及应对措施。