数字档案馆系统平台建设方案

数字档案馆系统平台
建设方案
目录
第1章建设背景 (3)
第2章建设目标 (4)
第3章建设内容 (5)
3.1 总体设计 (6)
3.1.1 建设原则 (6)
3.1.2 行业标准与规范 (6)
3.1.3 技术路线 (7)
3.2 数字档案馆软件系统 (7)
3.2.1 数字档案馆馆藏资源管理系统 (7)
档案接收 (7)
档案管理 (8)
档案保存 (10)
档案利用 (11)
系统管理 (12)
3.2.2 虚拟档案室系统 (13)
档案接收 (13)
档案管理 (14)
档案保存 (15)
档案利用 (16)
系统管理 (17)
3.2.3 登记备份系统 (17)
3.2.4 电子阅览室 (18)
3.2.5 “最多跑一次”电子文件归档处理系统 (19)
3.2.6 因特网数字档案平台 (19)
3.2.7 系统工具 (20)
当前，随着信息化的发展，数字档案馆已是各级档案馆的必建项目，大力推进数字档案建设已经成为当今社会发展的必然要求和选择。

国家档案局在《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》中提到，加快推进传统载体档案数字化，各地区各部门各单位要把数字档案馆(室)建设列入信息化建设整体规划，从人力、财力、物力上统筹安排，切实推进档案存储数字化和利用网络化。

在数字档案馆的建设中，应结合《国家数字档案馆测试办法》的要求，深刻意识到应从完善基础设施入手，以档案数字资源体系的建设、整合、共享为基础，着力抓好各项重点工程建设，提高多种形式的信息化服务能力，提高档案信息化管理水平和文化资源利用水平，快捷方便地向社会各方提供所需的档案信息资源服务。

根据《数字档案馆系统测试办法》的指导，在基础设施建设上，档案馆需建设主机房（需符合《电子信息系统机房设计规范》GB50174-2008规定的B级要求）、网络平台（局域网、政务网、因特网）、服务器及存储设备、终端设备（PC计算机、自助查档终端）、数字化设施、音视频等硬件设备、基础软件等。

在系统功能上，满足收集、管理、保存、利用、系统管理等要求。

在档案资源上，进行档案资源的建设和管理。

在保障体系上，要有制度地制定与实施、相应条件保障。

在服务绩效上，提升档案业务能力、用户满意度等。

本项目主要建设目标如下：
1、建立统一的档案资源管理利用平台
通过各种软硬件系统的集成，实现馆藏档案资源的统一管理利用。

为档案馆构建一个功能强大、扩展性强、安全可靠档案资源管理利用平台，强化档案实体管理，提高档案利用管理水平。

2、建成一流的数字档案馆
数字档案馆建设将以通过国家数字档案馆测评为目标，满足《数字档案馆系统测试办法》要求中的相关内容,建成一流的数字档案馆。

1、数字档案馆软件系统建设
数字档案馆软件系统建设内容包括数字档案馆馆藏资源管理系统、虚拟档案室系统升级改造、登记备份系统、电子阅览室自助查档系统、“最多跑一次”电子文件归档处理系统、因特网数字档案平台、历史数据迁移、OCR中间件采购（服务器-企业版）、数字化扫描加工等，具体如下：
（1）数字档案馆馆藏资源管理系统
数字档案馆馆藏资源管理系统建设于档案局局域网环境内，实现和满足档案馆局域网范围内数字档案业务开展。

数字档案馆馆藏资源管理系统建设按照《数字档案馆建设指南》、《数字档案馆系统测试方法》的要求，结合档案馆实际业务需求，涵盖档案业务开展的“收管存用”，系统功能主要包括档案接收、档案管理、档案保存、档案利用及系统管理。

（2）虚拟档案室系统升级改造
虚拟档案室系统建设于政务网环境内，基于档案局已经开发建设的虚拟档案室系统开发并完成升级改造，实现和满足档案馆政务网范围内数字档案业务开展。

数字档案馆虚拟档案室系统建设按照《数字档案馆建设指南》、《数字档案馆系统测试方法》的要求，结合档案馆实际业务需求，涵盖档案业务开展的“收管存用”，升级改造后的系统功能主要包括档案接收、档案管理、档案保存、档案利用及系统管理。

（3）登记备份系统
登记备份系统用于各立档单位完成单位档案管理、电子文件管理和数字档案备份情况等信息的登记、审核、备份等功能。

系统功能主要包括登记管理、备份管理、数据检测及统计管理、数据安全、备份利用及后台管理。

（4）电子阅览室自助查档系统
电子阅览室基于查询一体机或终端电脑，用于实现到馆查档用户自助查档使用的档案信息管理和利用系统。

系统功能主要包括档案查询、开放档案导入、查档预约登记、查档接待、查档用户管理、复制管理及查阅机管理等。

（5）“最多跑一次”电子文件归档处理系统
“最多跑一次”电子文件归档处理系统用于实现与政务服务网已完成的归档功能模块无缝对接，将政务服务网统建平台上各单位办结的审批电子文件归档、移交到本系统，
确保归档数据的准确性和真实性。

系统功能主要包括审批办结数据采集、审批归档数据处置、归档数据查询及归档数据统计。

（6）因特网数字档案平台
因特网数字档案平台主要以档案局的门户网站为载体，提供面向社会公众的数字档案利用服务，主要功能包括馆藏介绍、利用指南、网上预约、公开电子档案管理、查询和阅览、专题展览、访问统计和满意度评价/调查等。

（7）历史数据迁移
在完成各业务系统开发建设的基础上，完成档案局历史数据向新建或升级后系统迁移的工作。

历史数据包括原馆藏系统和虚拟档案室系统中已经存在的数字档案。

（8）系统工具
一套OCR文字识别软件，利用OCR技术将图片、照片上的文字内容，直接转换为可编辑文本的软件，同时集成OCR文字识别软件到数字档案馆系统中。

3.1总体设计
3.1.1建设原则
1、整体性。

系统考虑所配备和购置的软硬件及其网络平台环境，选择恰当的开发工具和技术路线，正确处理各子系统或模块的关系，形成一个整体。

2、开放性。

系统能够随着信息技术的不断发展和档案管理的最新要求而具有兼容性和拓展性。

3、安全稳定性。

系统开发采用先进、成熟、稳定的技术，保证系统的稳定、可靠和安全。

在采用硬件备份、冗余等可靠性技术的基础上，在系统设计方案中要应用网络管理手段，保证接入网络用户身份的合法性；采用相关的软件技术提供较强的管理机制、控制手段和事故监控与网络安全保密等技术措施提高整个网络系统的安全可靠性。

4、可扩展性。

系统充分考虑今后业务扩展的延伸，在档案信息资源整合、共享利用等问题，硬件结合目前档案局的现状考虑，软件功能具备可扩展、可延伸等要求，以免重复建设、浪费资金。

3.1.2行业标准与规范
➢GB/T 18894-2002 电子文件归档与管理规范；
➢DA/T 46-2009 文书类电子文件元数据方案；
➢DA/T 47-2009 版式电子文件长期保存格式需求；
➢DA/T 48-2009 基于XML的电子文件封装规范；
➢ISO 14721 开放档案信息系统模型OAIS；
➢ISO 15489 信息与文献——文件管理；
➢ISO 17799 电子信息的安全管理规范；
➢ISO/TR 18492-2005 基于电子文件信息的长期保存标准；
➢ISO 19005-1 PDF/A-1 电子文件长期保存的格式标准；
➢ISO/DIS 22938-2006 电子内容/文件管理数据交换格式；
➢ISO 23081 文件管理过程元数据标准；
➢信息安全等级保护实施指南。

3.1.3技术路线
系统采用基于JavaEE规范的体系架构：采用基于JavaEE技术的分布式体系结构来实现系统的分布式应用服务，利用应用服务器和中间件将应用的业务逻辑、表示逻辑和数据分为三个不同的处理层，从而使系统不但具备大型机系统的稳定、安全和处理能力高等特性，同时拥有开放式系统成本低、可扩展性强、开发周期短等优点。

应用层支持集群和负载均衡技术，一旦某台应用服务器出现故障，应用程序会自动转移到另一台服务器上接着运行，有效保障系统整体运行的可靠性。

并且随着业务需求的变更、访问量和数据流量的快速增长，可通过增加应用服务器数量来提高系统承载能力。

系统基于XML的数据交换技术：采用XML的数据交换技术，使系统具有充分的通用性、灵活性、扩展性和安全性。

系统采用AJAX技术提升用户体验：融合Ajax技术和Java EE技术构建系统的前台应用，使本系统的前端应用基本达到或接近Activex模式的易用性，同时又具备高度的安全性和可维护性。

3.2数字档案馆软件系统
3.2.1数字档案馆馆藏资源管理系统
数字档案馆馆藏资源管理系统建设于档案局局域网环境内，实现和满足档案馆局域网范围内数字档案业务开展需要。

数字档案馆馆藏资源管理系统建设按照《数字档案馆建设指南》、《数字档案馆系统测试方法》的要求，结合档案馆实际业务需求，涵盖档案业务开展的“收管存用”。

档案接收
档案接收包括档案著录、离线接收和数据检测功能。

1、档案著录
档案著录是馆藏资源管理系统数字档案的一种接收方式，系统功能支持多种接收方式，提供灵活便捷的操作。

系统提供界面著录和网格录入功能。

2、离线接收
离线接收用于接收其他业务系统离线移交的数字档案、实体档案数字化成果等。

系统提供多种格式导入、数字目录接收、数字化成果内容挂接等功能。

3、数据检测
数据检测实现对数字档案的准确性、完整性、可用性、安全性进行检测。

系统实现对不满足要求的数据包进行提示，并撤回操作。

档案管理
档案管理包括整理编目、档案鉴定和档案统计功能。

1、整理编目
（1）档号自动生成
按照国家最新的归档文件整理规则生成相应的档号，也可以根据用户自定义的档案门类的档号格式，自动生成相应的档号。

（2）数据向导树
支持用户自定义，形成数据向导树，自动按照分类类目进行数据分类显示。

（3）数据排序
支持根据用户需求，对每个档案库，每个用户提供不同的数据排序方式，包含单条件单字段排序和多条件多字段排序，可以设定每个排序条件的升降序，并可以保存本次排序方式，避免重复设定。

（4）报表目录打印
提供完善的打印输出功能，支持自定义各类目录、统计报表、备考表等，并提供打印预览和输出功能。

（5）批量管理
提供对档案目录相关元数据的批量处理以及电子文件的批量处理功能。

（6）件/卷号调整
档案管理员通过系统提供的档号、件号、卷内顺序号等规律数据的自动调整，实现自动形成档号、卷内序号、卷内件数和页数等信息点。

针对件/卷号的调整，系统提供档案管理员的手工干预。

（7）全宗卷管理
全宗卷管理按照《全宗卷规范》（DA/T 12-2012）要求，建立全宗信息库，并支持全宗卷数据管理功能。

2、档案鉴定
档案鉴定提供期限鉴定、开放鉴定、密级鉴定、鉴定清册和销毁清册功能。

（1）期限鉴定
通过期限鉴定可以修改相关档案的保管期限，签署鉴定意见，支持系统将保管期限的鉴定记录加入鉴定清册中。

（2）开放鉴定
通过开放鉴定可以修改相关档案的开放级别，签署鉴定意见，支持将开放状态的修改记录加入鉴定清册中。

（3）密级鉴定
通过密级鉴定可以修改相关档案的密级，签署鉴定意见，支持系统将密级的修改记录加入鉴定清册中。

（4）鉴定清册
鉴定清册即对各种鉴定行为的档案进行鉴定登记的工作，被鉴定的档案在编目管理界面中的相应编目表的记录信息，其档案实体状态将自动变为“已鉴定”及“鉴定结果”。

系统支持鉴定当前档案记录，由用户填入鉴定原因、鉴定方式、鉴定日期、小组意见、负责人签章、鉴定人签章等信息，也支持批量鉴定。

实现文书档案、科技档案、会计档案等鉴定清册目录的打印功能。

（5）销毁清册
销毁清册即对期限鉴定为超过保存期限的档案进行销毁登记的工作，被鉴定为超过保存期限的档案在管理界面中的相应编目表的记录信息，其档案实体状态将自动变为“已过期”及“鉴定结果”。

系统可以自动通过定制化表单生成销毁清册，并提供清册审批流程。

实现文书档案、科技档案、会计档案等销毁清册目录的打印功能。

3、档案统计
系统实现统计档案局保存档案、利用档案的情况，并将统计结果以报表形式打印出来。

统计分析提供对档案已经接收的数据进行统计的功能，包括接收全宗数量统计、接收档案数量统计、接收档案分类统计，以及精细的时间、保管期限、形成单位等，并可通过报表和图形展示统计结果。

档案保存
档案保存包括长期保存、在线存储、离线存储、库房管理、脱机管理和温湿度管理等功能。

1、长期保存
系统建立涵盖所有数字档案的资源总库，按照数字档案馆长期保存规划，对馆藏资源管理系统数据进行长期保存。

2、在线存储
根据数字档案馆规划的在线存储规划，系统对数字档案的目录、元数据、原文等信息提供在线存储功能。

3、离线存储
根据数字档案馆规划的离线存储规划，系统通过备份方式，采用离线存储设备，对数字档案的目录、元数据、原文等信息提供离线存储功能。

4、库房管理
库房管理提供档案库房管理、辅助实体档案管理和智能化库房集成功能。

（1）档案库房管理
系统提供对档案库房位置的定位功能。

实体档案因借阅利用或者迁移出库等情况，对出库文件进行登记管理。

系统提供著录、编辑、删除、报表打印等功能。

实体档案因借阅利用完毕归还或者迁移入库等情况，对出库文件进行登记管理。

系统提供著录、编辑、删除、报表打印等功能。

实现对档案实体技术处理等维护管理信息登记，如消毒、辐照等，以及实体档案抢救、照片翻拍等的登记、审批、外出处理的在途管理、统计等功能。

（2）辅助实体档案管理
系统对数字档案对应的实体档案通过建立位置索引、状态描述、状态跟踪等功能辅助实体档案管理。

（3）智能化库房集成
支持可集成的库房智能化设备，支持通过集成开发，实现在系统中的一体化管理和使用。

智能化设备包括档案智能密集架、库房门禁系统、档案RFID数字标签、库房环境控制系统、库房视频监控系统等。

5、脱机管理
（1）光盘管理
系统对保存数字档案的光盘提供登记和维护功能。

记录包括刻录时间、刻录内容、内容概述、保管期限、存放位置等主要信息。

（2）移动硬盘管理
通过移动硬盘给予数字档案长久备份保存管理的功能。

6、温湿度管理
实现对保管档案的库房进行温度和湿度的登记，并支持与相应的温湿度采集仪做接口，自动采集温湿度信息，并对采集的温湿度进行统计，生成月统计表、年统计表。

系统支持与档案局温湿度控制系统进行集成，实现温湿度记录的自动采集和记录功能。

档案利用
档案利用包括预约查档、档案查询、借阅利用管理和档案编研功能。

1、预约查档
系统提供满足方便数字档案利用者自助查询的电子阅览室系统，实现包括数字档案馆概况、数字档案分类、数字档案查询、数字档案在线利用等功能。

为档案利用者提供预约查档的服务审批，支持网上预约、函电预约和电子邮件等方式，同时支持移动端进行预约。

2、档案查询
档案查询支持数据库检索、全文检索和组合检索等多种查询方式。

系统提供对各类别档案数据库的直接检索，主要针对文书、科技、婚姻、特种载体档案数据库的目录元数据检索功能。

系统提供简单检索、复合检索两种检索模式。

全文检索方面：支持用户在录入框中录入要搜索的关键字，系统可自动跨年度、跨库检索出符合关键词的所有记录。

组合检索：提供多关键词的组合关系检索。

组合模式包括包含、不包含等布尔组合模式。

3、借阅利用管理
（1）电子档案借阅管理
电子档案借阅管理支持电子档案目录的借阅申请及归还管理。

档案管理员可根据用户提交的借阅信息进行审批。

系统提供超期电子借阅文件的自动回收功能。

（2）实体档案借阅管理
实体档案借阅管理由三部分组成，包括阅览利用管理、借出利用管理和内部利用管理功能。

（3）综合利用统计
系统提供对档案借阅的利用统计功能，包括利用情况统计、借出档案统计、超期未归还档案统计等。

系统提供用户自定义统计功能。

（4）调归卷管理
调归卷管理支持档案库房管理人员根据利用审批情况从库房中调出或归还实体档案的管理功能，调卷管理模块允许用户手工刷新数据或自动刷新数据。

对已经出架或上架的实体档案进行标记处理。

实体档案已经借出在未归还上架情况下不能再次借出利用。

（5）借阅历史纪录
系统支持自动记录实体档案及电子档案的借阅记录。

系统可对借阅记录进行自定义汇总统计。

（6）满意度评价
系统提供满意度评价功能，利用者可通过在线评价，对数字档案馆借阅利用进行满意度评价。

4、档案编研
（1）专题制作
系统提供专题数据筛选功能及部分专题数据的手工著录功能。

（2）专题管理
系统提供类似整理编目的专题目录及专题文件管理功能，包括专题数据增加、编辑、删除、复制、粘贴、目录关联、检索、专题合编、审核、光盘发布等功能。

（3）专题发布
系统提供专题利用发布功能。

专题利用发布是档案员根据专题的价值对社会公众进行开放利用的发布管理，系统提供与档案利用系统的接口，管理员选择需要发布的专题数据，点击专题利用发布后，数据将提供专题查阅利用。

（4）编研模板管理
系统提供重要文件汇编、组织沿革、人事任免、全宗指南等编研模板，用户可以运用此模板完成档案信息的编研工作。

系统管理
1、用户、权限管理
支持对用户及用户组进行增、删、改、查等功能，支持设定登录密码及控制不同模块及数据的使用权限。

2、日志管理
采用日志跟踪的形式，记录所有用户对系统进行的任何操作。

3、备份恢复
支持对档案业务数据的备份恢复功能，备份恢复支持XML、XLS及DBF格式的数据文件。

4、档案数据库管理
档案数据库管理，支持用户根据本单位档案管理的实际需要，做出灵活定义的功能。

主要包括：档案类别定义、档案库结构定义、数据字典定义、著录界面定义、报表定义、档案格式定义、下属关联表定义、简单查询界面定义、高级查询界面定义、数据向导树定义、元数据模板定义和流程定义等功能。

3.2.2虚拟档案室系统
虚拟档案室系统建设于政务网环境内，实现和满足档案馆政务网范围内数字档案业务开展需要。

数字档案馆虚拟档案室系统建设按照《数字档案馆建设指南》、《数字档案馆系统测试方法》的要求，结合档案馆实际业务需求，涵盖档案业务开展的“收管存用”。

档案接收
档案接收包括在线接收、档案著录、离线接收和数据检测功能。

1、在线接收
在线接收支持文书档案、科技档案、特种载体档案、会计档案、业务档案、民生档案等多种档案类型。

同时支持标准格式的电子文件、照片、音频、视频和其他类型数字档案的接收。

支持多种格式的数据导入（EXCEL、XML、DBF、Access）。

2、档案著录
档案著录是政务平台的数字档案接收方式，系统功能支持多种方式，提供灵活便捷的操作。

系统提供界面著录和网格录入功能。

3、离线接收
离线接收用于接收其他业务系统离线移交的数字档案、实体档案数字化成果等。

系统提供多种格式导入、数字目录接收、数字化成果内容挂接等功能。

4、数据检测
数据检测实现对数字档案的准确性、完整性、可用性、安全性进行检测。

系统实现
对不满足要求的数据包进行提示，并撤回操作。

档案管理
档案管理包括整理维护、档案鉴定、档案统计、档案年检、信息发布、移交接收和监督指导功能。

1、整理维护
档案整理维护实现对各门类档案数据的管理功能，提供数据的著录、处理、查询、打印输出以及对电子原文的管理等功能。

对于文书档案系统支持传统组卷和最新简化归档两种归档管理模式。

系统能够灵活地添加、删除或修改各种档案类别，并能为各种档案类别设置其标准的数据格式（档案数据元信息）。

根据标准数据格式，系统为各个档案类别提供可视化的数据录入界面设计功能。

要求提供档案关联、批量修改、批量替换、选择修改、选择替换、字段合并、字段拆分、tif和doc等格式转换成pdf格式等辅助功能。

2、档案鉴定
档案鉴定提供期限鉴定、开放鉴定、密级鉴定、鉴定清册和销毁清册功能。

（1）期限鉴定
通过期限鉴定可以修改相关档案的保管期限，签署鉴定意见，支持系统将保管期限的鉴定记录加入鉴定清册中。

（2）开放鉴定
通过开放鉴定可以修改相关档案的开放级别，签署鉴定意见，支持系统将开放状态的修改记录加入鉴定清册中。

（3）密级鉴定
通过密级鉴定可以修改相关档案的密级，签署鉴定意见，支持系统将密级的修改记录加入鉴定清册中。

（4）鉴定清册
鉴定清册即对各种鉴定行为的档案进行鉴定登记的工作，被鉴定的档案在编目管理界面中的相应编目表的记录信息，其档案实体状态将自动变为“已鉴定”及“鉴定结果”。

系统支持鉴定当前档案记录，由用户填入鉴定原因、鉴定方式、鉴定日期、小组意见、负责人签章、鉴定人签章等信息，也支持批量鉴定。

实现文书档案、科技档案、会计档案等鉴定清册目录的打印功能。

（5）销毁清册
销毁清册即对期限鉴定为超过保存期限的档案进行销毁登记的工作，被鉴定为超过保存期限的档案在管理界面中的相应编目表的记录信息，其档案实体状态将自动变为“已过期”及“鉴定结果”。

系统可以自动通过定制化表单生成销毁清册，并提供清册审批流程。

实现文书档案、科技档案、会计档案等销毁清册目录的打印功能。

3、档案统计
系统实现统计档案局保存档案、利用档案的情况，并将统计结果以报表形式打印出来。

统计分析提供对档案已经接收的数据进行统计的功能，包括接收全宗数量统计、接收档案数量统计、接收档案分类统计，以及精细的时间、保管期限、形成单位等，并可通过报表和图形展示统计结果。

4、档案年检
支持对立档单位每年的年检工作服务功能，提供虚拟的网上年检流程，由立档单位上报各类年检表格及年检数据供档案馆进行审核，并提供信息反馈功能。

支持单位年检档案数据的展示，并关联相关的统计图表，综合展示每个档案室的档案工作情况。

5、信息发布
数字档案馆虚拟档案室系统实现通过对应鉴定的数字档案发布到指定平台进行利用的功能。

支持在政务网共享利用平台的信息发布功能。

6、移交接收
移交接收为数据移交进馆提供基础，由立档单位发起，向档案馆移交数据，移交数据包含条目与原文信息，并提交相关材料，并由档案馆进行审核，数据存放于移交接收平台，最终移交进馆。

7、监督指导
支持档案馆管理员，对后台各单位数据规范和标准的浏览功能，起到监督指导的作用，但不能进行修改等有毁原始数据的操作。

支持包括数据监督、全宗监督、利用监督、鉴定监督、业务指导和请求指导等功能。

档案保存
档案保存包括在线存储和离线存储功能。

1、在线存储。