公关礼仪文书教材(共 41张PPT)

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三、信函类：信函类文书是国家、单位、个人用来协 商事务、经济往来、交流思想感情的专用文书，其 涵盖面很广，也有多种表现形式，大体来看有下面 一些类别： 私人书信：具有保密性、表达方法自由、使用面广 等特点； 公务信件（如：公函、便函、咨文等）：限于国家 机关之间、国家机关与团体或人商洽问题、交换意 见时使用；内容都具有“公务性”；在写作手法上， 没有个人的抒情和自由的描写和议论，较多的是直 接的陈述与简洁的说明。 专用信件 （如商业函件、求职信等） ：内容比较单 一，表述简洁、得体。
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慰问信模具
提 纲 模 具 标题：“文种” （致XX的）慰问信 称谓： ——： 正文：一、写 值此 ， 信背景、原因 切的慰问。 ； 在过去的一年里，你 二、概述受文 取得了很大的成绩 者的思想、事 迹及品德；表 你们是 示慰问及学习 决心。 希望你们 三、希望、祝 做出贡献。 愿 署名： 年 月 日 日期：
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向你们表示亲
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3、商务函件 商函是工商贸易者进行业务联系，洽谈商务，磋 商有关经济贸易和业务管理等问题的函件。根据内 容不同，主要有邀请信、应邀信、推荐函、聘用函、 申请任命为代理商、要求交易函、提请咨询函、报 价函件、答复询价、谢绝报价、推销信、订购信、 订购确认单、付款、装箱通知、索赔信、交涉函件、 信用调查信等。 其特点是：第一：内容单一 第二：商函有标题，文件编号。使人一目了然， 便于查询、存案， 第三：商函是彼此协商的往复函件。通信人彼 此间地位平等，互惠互利，不讲客套，按章程和约 和有关律例办事。 第四：商务书信国际交往多，所以采用国际通 常英文商贸格式多，有文头。 26 02.02.2019

一、什么是公关礼仪文书？ 公关礼仪文书是指国家、单位、集体 或个人在喜庆、哀丧以及其他社交场 合用以表示公关礼节的、具有较固定 格式的文书。
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二、公关礼仪文书的特点
社会交往的应酬性： 真实表达的情感性： 格式的规范性：

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三、公关礼仪文书的种类 日常类公关礼仪文书：机关、团体、个人 在节日和红白喜事中用的各种请柬、邀请 书、欢迎词、欢送词、答谢词、祝词、演 讲稿、碑文、讣告等 信函类：各种日常书信，如请假条、申请 书、感谢信、慰问信、求职信、推荐信、 介绍信、证明信、表扬信、倡议书等 其他，如启事、海报等
托人传送的信件 a.在受信人地址的位置上写“敬祈”、“敬烦”等字样。 b.收信人称谓，与上述邮递信件不同，用的是本人与受 信人关系的直接称谓，如“某某家兄亲启” c.派专人投送之信应写明“专呈”、“即送”。 d.要求回复者，可在寄信人位置的顶端写明“候复”等 字样。复信者可在收信人的地址处写明“复呈”、 “藉呈”，转送的信，可写明“转呈”、“转送”、 “转交”等。

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2、感谢信：是为了感谢某个单位或个人曾 对自己给过的某种关怀、支援、祝贺或勉 励表示回谢的一种信件。一般写法请参看 一下模具：
பைடு நூலகம்
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感谢信模具
提 纲 模 具
标题：“文种” 称谓： 正文：一、简述事迹 ，说明对方支持的效 果．二、评论精神， 对对方的品德做评价 和颂扬；三、表示向 对方学习的态度和决 心 结尾：致敬 署名： 日期：
日
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3、欢送词：是单位或个人在公共社交 场合送友好团体回归或亲友出行时致辞 的文稿。写法请参看下面的模具：
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欢送词模具
提 纲 模 具 标题：“文种” 称谓： 正文： 1．惜别 2．展望或真 诚希 望 ， 或 转 达敬意和问候 结束语：再次 表达 对 宾 客 的 欢送 和 惜 别 之 情 落款 欢送词（在XX毕业典礼上的讲话） 尊敬的 ，女士们，先生们，朋友们： 的来访虽然短暂，然而是极其成功的。 ……在向 告别之际，我们真诚地希望 给我们提出批评、指导和宝贵意见，以使我们改进 工作，也真诚地希望 能够有机会再次来访。 同时我们想借此机会转达我们对 的问候，祝愿 他身体健康。 祝 一路平安!
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３、慰问信：是以组织或个人名义向某 一集体或个人表示关怀和问候的信件， 多在节日或遇到重大事件或特殊情况时 使用。又分为表彰慰问、遇灾慰问和节 日慰问。 与慰问信相似的还有贺信，是向取得重 大成绩、作出卓越贡献的有关单位或个 人表示祝贺的礼仪文书，也有用贺信表 慰问的。 基本写法参看下面模具：






私人信件要注意的问题： 写信的用纸很讲究。在一般的情况下，用通用纸即可。但 应注意以下几点：①与公务无关的事，最好不要用公务信 笺。②丧事和其他不幸的事件的信应选用素色信笺信封。 喜事可用有颜色的信笺。③情书:初交时,可选淡清色,以示 温暖和谐;初恋,选用紫莲色,以示幽娴文雅;求爱时选用粉红 色或淡橙色，以示甜蜜、温馨、热烈、幻想；失恋时选用 淡灰色、以示失望、暗淡、伤感。 行款礼仪。单字不行;单行不成页;通幅至少要有一行写到 底,不宜行行吊脚;名字不宜折成两行写；给长者的信以及 用于隆重场合的信，字体要端正，行款应正直，书写宜楷 书。 庆贺信,吊唁信字数应计较，不可草率，以四、五行为宜。 写信不能用红墨水或铅笔。 不要写错别字。 信封上的收信人姓名,是供邮递员的提示。因此不能用信中 的称呼，应用社会的一般称呼。 明信片收信人的开启语，不能用启、拆，而应用收；寄信 人封缄语，也不能用“缄”（缄是封的意思），而用 20 02.02.2019 “寄”。
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1、私人书信的一般写法： 结构：一般书信的结构形式分为五个部分: 称呼：传统的称呼形式:尊称（爱称、敬称）+ 称谓 + 提称+启 事者，如①亲爱的爷爷奶奶 膝前 敬禀者 ②尊敬的某某仁兄 左右 敬启者 现代省略形式:③尊敬的某博士④某某先生 应酬语：传统的私人信件，尤其是给尊长的信，时常加上一些 寒暄语，如：值此“阳春时节”、“初夏时节”、“深秋时 节”、“隆冬时节”……谨致问候 主体：主体的写作要因人因事而宜，正文的开头，应先写对方 最为关心的问题；有几件事要一件一件地写；写信要有礼貌 。 结束语 具名日期：具名问题上写信人具名应当具真实的姓名全称，并 应当亲自签名 有时还要对未尽事宜作补述，请看下面例文： 19 02.02.2019
署名：邀请单位 日期：
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3、请柬和邀请书的异同 同：都是邀请类文书，都可以作为参加活 动的凭证；措辞上都要求礼貌恭敬、简洁 得体。 异：正式程度上：请柬优于邀请书，请柬 更具礼仪色彩； 使用范围上：邀请书比较朴实，内容也 较详备，更具工作性、事务性；而请柬多 用于喜庆活动。
第二章 公关礼仪文书
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内容提要



第一节 概述 第二节 日常公关礼仪文书(请柬、邀请 书、欢迎词、欢送词、答谢词、信函类) 第三节 工作类公关礼仪文书（求职信、 竞聘词、演讲稿、述职报告） 第四节 其他类公关礼仪文书（启事、海 报）
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第一节 概 述


商函的结构
a.文头：信的左上方写收信人的地址单位、职称、职衔、姓名； 右上端写寄信人地址、单位、寄信人姓名、电话、传真、电 报挂号、寄信日期。 b.编号：______字第 号 c.称呼：姓 +通称 / 职衔+通称 d.标题：《关于XXX牌助动车索样函》 e.正文：一文一事，文字简明，表述清楚，行文礼貌。 f.结尾：结尾通常提出希望，强调发函的目的 g.落款：写明发函单位全称，姓名，日期；亲笔信要具名，打 印信件，在打印的姓名前面要签名。 h.附件：附件的名称在日期之前,文本页数多,可附文后。
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请柬模具
提 纲 模 具
标题：“文种” 请 柬（可加庆祝事项名称） （称呼） ： 称谓：主送对 象 兹定于 月 日 时（时间），在— 正文：活动名目、 —（地点） （活动名目）。 时间、地点、方 （其他要求，如请准备发言、请准备 式；其他要求 节目等）。 结尾：恭候语 敬请光临 署名： （落款） 日期： 年 月 日
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二、欢迎词、答谢词、欢送词 1、欢迎词：是单位或个人在公关社交场合 欢迎友好团体或个人来访或加入时致辞的 文稿。欢迎词具有喜悦性和完备性的特点。 写法请看下面的模具：
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欢迎词模具
提 纲 模 具 标题：（事由） “文种” 称谓： 正文： 1．热烈欢迎 2 ．阐述、 回 顾 宾主的共同立场 观点，说明本次 会见的意义，提 出热情希望与良 好祝愿 结束语：再次表 达对来宾的欢迎 落款
XXX公司总经理XXX XX年XX月XX日
(下面请 先生讲话)
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2、答谢词：是在专门仪式、宴会、招待 会上宾客对主人的热情接待表示衷心感谢 的致辞。 写法请看下面的模具：
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答谢词模具
提 纲 模 具 标题：“文种” 称谓： 正文： 1．对主人感谢 2 ． 评 价 主 人的 成绩、品质 3 ． 对 共 同 关心 的问题表示看法 等 结束语：祝愿 署名： 日期：
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四、公关礼仪文书的写作要求


1． 审时度势 2． 分清对象 3． 区分场合 4． 概括简明 5． 用语得体
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第二节 日常公关礼仪文书


一、请柬、邀请书 二、欢迎词、欢送词、答谢词 三、信函类
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一、请柬、邀请书 1、请柬：又称请贴，是行政机关、企事业 单位、社会团体或个人请有关客人共同庆 祝节日或各类喜事而发出的邀请文书。 请柬的格式请参照下面的模具：
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商函文头
香港九龙观塘鸣图道56号 中国 上海市 香江国际集团懂事长杨西先生 西江弯路661号 中国进出口总公司 懂事长 XXX 电话： 传真： 电报挂号： X年X月X日
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请求建立商业关系 20 May 2000 Kee & Co., Ltd 34 Regent Street London, UK Dear Sirs: We have obtained your name and address from Dee&Co. Ltd, and we are writing to enquire whether you would be willing to establish business relations with us. We have been importers of shoes for many years. At present, we are interested in extending our range and would appreciate your catalogues and quotations. If your prices are competitive we would expect to place volume orders on you. We look forward to your early reply. Yours faithfully, Tony Smith Chief Buyer
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答谢词 先生： 我们对 的访问即将结束，在临别前夕，我谨代表 我的同事并以我个人的名义，对您在我们访问期间所给 予的热情款待表示感谢。我相信我们这次访问将有利于 进一步加强我们在 合作。我和我的同事盼望在 不久的将来能有幸在 欢迎您，从而使我们之 间的关系继续向前推进。 谨祝
年
月
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欢迎词（也可加事由） 尊敬的 女士们，先生们，朋友们： 首先，让我代表今天出席会议的全体来宾向远道而来 的贵客表示热烈的欢迎和敬意。作为合作伙伴，能有这 个机会表达我们之间的友谊，我感到非常高兴。在过去 的一年里， 在此我代表公司全体员工再次向 先生表示谢意 。我真诚地希望 能在此多逗留一段时间，能够看到我公司的 发展变化
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（发信人+受信人+）感 谢 信 ： ——————————— ————————————————————— ————————————————————— ————————————————————— ————————————————————— —————此致—————————————— 敬礼 XXX 年 月 日
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2、邀请书：是邀请对方来参加会议、帮助指导工作或各类 喜丧活动的专用书信，写法请看下面模具：
邀请信模具
模 具
提
纲
标题：“文种” 称谓：（被邀请 者） 正文： 一、活动理由 二、具体事项 三、联系方式
邀 请 书（可注明邀请事由） ： 您好！我 定于 月 日举行 活动，当日 3时在 举行纪念大会，恭请莅临并在会议主席台就座。 此致 敬礼 办公室 年 月 日