上海交大财务报销指南

上海交通大学财务业务办理指南
编写说明
随着我校各项事业的快速发展，学校各项财务制度、规定、办理流程也和以前有了较大不同。

近几年，财务处以财务信息化工作为抓手，全面提高工作效率、提升服务水平。

“网上预约报销系统”、“财务管理驾驶舱系统”、“科研项目预算管理系统”等财务信息化工作的推进，极大地提高了我们服务的质量与管理的水平。

为使学校师生能更便捷地办理各项财务业务，更明确办理各类财务业务的流程与手续，我们编纂了这本《上海交通大学财务报销指南》，希望能给大家在办理具体财务业务时提供一点帮助。

对于本书中可能存在的错误与不足之处，也请大家提出宝贵意见。

财务处会计核算中心
二○一一年十二月十四日
目录
一、学校高级财务管理平台简介 (4)
网上查询系统使用指南 (4)
网上预约报销系统操作流程 (15)
不等候报销凭证物流管理系统简介 (16)
二、财务报销业务流程简介 (17)
报销业务基本流程 (17)
暂借款申请业务流程 (20)
暂借款冲销业务流程 (20)
酬金发放业务流程 (22)
学生医药费报销业务流程 (25)
市内交通费报销业务流程 (26)
外埠差旅费报销业务流程 (27)
私车公用核准备案及报销业务流程 (29)
个人通讯费核准备案及报销业务流程 (30)
外币业务——因公临时出国人员出国费用报销流程 (31)
外币业务—非出国出境购汇业务流程 (34)
仪器设备及家具购置业务流程 (36)
主办会议业务流程 (38)
专项资金使用业务流程 (40)
修缮装饰工程报销业务流程 (41)
三、财务其他业务流程简介 (42)
培训班申请开办及收入入账分配流程 (42)
科研项目预决算业务流程 (44)
科研项目审计查询及复印会计凭证业务流程 (47)
票据领用及核销业务流程 (48)
预开发票、收据流程 (51)
新办、补办银行卡业务流程 (53)
支取公积金业务流程 (54)
学生收费业务简介 (57)
四、财务处办公信息一览表 (59)
五、学校银行账户及税务登记号信息 (61)
六、境外伙食费、住宿费、公杂费开支标准表 (63)
一、学校高级财务管理平台简介
网上查询系统使用指南
一、系统登录方法
教职工请使用工号登录，学生使用学号登录；教工初始密码为工资卡卡号后8位，学生初始密码为学号，进入网上查询系统后在二级菜单栏点击“修改密码”可以修改初始密码，密码至少为5位，可以为数字或字母；附加码为4位数字，请按照下边图片输入。

如附加码无法识别请刷新页面，系统将重新生成附加码
二、系统使用方法
登录进入系统后左边菜单中将列出全部功能，点击各二级菜单下的功能链接访问相关功能
（一）个人工资卡卡号、公积金账号查询
1、点击“财务数据发布”
2、查看财务数据
（二）项目经费查询
1、点击“项目成组查询”，列出项目清单，可点击项目代码查询细目
2、指定时间范围以查询项目明细，需要使用其它功能，请点击相应的链接
3、按条件查询收支情况
4、显示项目收支情况明细
（三）财务到款查询—科研到款、实验到款及其他到款查询
1、点击“财务到款查询”，按照要求指定查询条件
2、若查询条件不够精确，使得查询结果数超过控制数，系统将进行提示，相关的查询结果将不显示
3、若指定更加明确的查询条件，则可成功得到查询结果
4、查询结果
（四）个人帐户查询—教职工工资酬金查询及学生奖助学金、医药费查询
1、点击“个人工资查询”，教职工查询个人工资、酬金情况，学生可以查询奖助学金发放及医药费报销情况，查询时首先选定查询时间范围
2、显示选定时间范围内的个人工资数据列表
（五）学生收费查询
1、点击“学生收费细目查询”，如果出现此查询页面，则需要先指定查询条件再进行查询
2.学生总体缴费情况，将会看到相关学生的总体缴费情况，可以点击学号上的链接查看详细缴费情况
3、显示学生详细缴费信息
4、点击“缴费详细记录”，将显示各次缴费的时间、金额、发票号等
5、点击“未交款项细目”将显示所有欠费情况
（六）酬金系统数据录入及上报
1、点击“酬金数据录入/薪酬金录入”，按要求填写项目号和摘要，点击“录入酬金发放单据”
2、根据页面显示逐个录入工号、发放金额等信息，也可以先将发放信息按规定格式制成Excel表，直接导入到酬金发放系统，然后点击“提交本次发放清单”，完成酬金录入和上报工作，生成酬金发放记录
3、点击酬金发放记录流水号上的链接，打印《发放清单》后，签字盖章联同校内付款（转账）凭证、报销单交至闵行业务部酬金业务窗口工作人员
（七）个人工资酬金税金测算及发放优化方案
1、点击“税金测算工具/工资税金测算”，根据系统提示填写当前拟发放金额及预计后续月份平均收入
2、点击“开始测试”，页面显示酬金发放优化方案及应缴个人所得税
网上预约报销系统操作流程
不等候报销凭证物流管理系统简介
不等候报销凭证物流管理系统主要目标是为了优化不等候预约报销流程，均衡财务内部工作量，公开财务报账过程中每一环节的处理状态。

通过不等候报销凭证物流管理系统，经办者可以在“网上预约报销系统”中查看送交的报销单据的具体物流状态，主要分为“预约成功”、“预约单已接受，等待分配”、“预约单已分配，等待制单”、“制单完成，等待复核”、“复核完成，等待付款”、“付款完成”六个操作环节，每个环节都可以查看到操作人及其工作窗口和联系电话。

如果送交的报销单据在某一环节存在较长时间停滞、或对送交的报销事项急需修改的，经办者可以直接打电话与该环节的操作人员联系。

二、财务报销业务流程简介
报销业务基本流程
申请人登录“网上预约报销系统”，按系统提示进行预约，
将填写完整的《上海交通大学预约报销确认单》和相关合
同（协议）、校内付款（转账）凭证及原始票据交至闵行
经咨询台人员初审合格后，该业务进入财务审核流程
友情提醒：
一、说明：
（一）原始发票必须真实、合法，并填写完整，要求如下：
1﹑客户名称（即发票抬头）：上海交通大学；
2、日期、内容、数量、单价、大小写金额填写完整；
3、发票上必须加盖对方单位的财务专用章或发票专用章。

（二）单位公章和主管章要求如下：
1、《上海交通大学预约报销确认单》应填写完整、准确，加盖的公章和单位负责人签章应与在财务处备案的样章一致；
2、《校内付款（转账）凭证》上应加盖单位公章和单位主管章；
3、专项资金报销业务的主管章为在“211/985工程”办公室报备的项目负责人签章。

（三）购买设备、家具业务，相关要求如下：
1、购买设备、家具业务，需经校“资产综合管理信息系统”审核通过后方可办理财务预约报销业务；
2、固定资产财务报销确认单上需加盖单位公章或器材领用章和设备主管签章。

（四）大额资金支付要求：
1、以现金或转卡形式支付超过人民币1万元（含），银行转账支出超过人民币10万元（含）的业务，需要登陆财务处网站(网址)下载《上海交通大学大额资金支付申请表》，并按要求填写完整，加盖单位公章和单位主管章或单位负责人签字（在线打印的《上海交通大学预约报销确认单》不需另外填写以上表格）；
2、凡进入个人银行卡的人员经费定义为银行存款支付，超过人民币10万元（含）的业务，需要填写《上海交通大学大额资金支付申请表》；
3、凡单笔银行存款支付在人民币伍拾万元（含）以上（不含各类酬金、人员经费），单笔现金支付在人民币壹拾万元（含）以上的支付业务，根据业务性质（如科研、教学等）需由主管副校长签字,然后再交财务处审批（在线打印的《上海交通大学预约报销确认单》
不需另外填写以上表格）；
4、工资及津补贴、养老金和共享改革成果费，抚恤金、遗属补助、回乡人员工资，去世人员社保费退款、丧葬费，教职员工困难补助，出国保证金，学生的生活补贴、困难补助、助学贷款、奖助学金，综合财务预算中后勤服务经费、基建经费，由后勤保障处核准的水电费、燃料费支付款项不需填写《上海交通大学大额资金支付申请表》；
5、单笔转账金额超过人民币2万元（含）的报销业务，需提供相关合同（或协议）。

二、业务受理部门：会计核算中心闵行业务部（简称：闵行业务部）、会计核算中心徐汇业务部（简称：徐汇业务部）。

暂借款申请业务流程
暂借款冲销业务流程
友情提醒：
一、业务说明
1、暂借款是指因特殊用途的临时性短期借款，包括差旅费、设备采购、材料采购、项目合作、修缮费用、工程款、学生活动、会议注册费、版面费、举办会议等其他临时性借款；
2、办理暂借款时应出具需要暂借款项的证明（如项目预算、设备、材料采购合同、项目协作合同或协议、举办活动的文件、会议通知等）；
3、申请人填写《暂借经费凭单》或《上海交通大学预支旅费单》时，应注明借款用途、金额、受款单位全称、汇款的需提供受款单位的开户银行和银行帐号；
4、根据学校规定，预支差旅费可以暂借现金，其他情况需要办理暂借款，只能提供支票或汇款的形式。

原则上一个项目借款超过三笔（含）且未及时冲销的，此账号不得再次借款；
5、外埠出差费用借支金额超过人民币叁万元（含）、银行转账借款超过人民币拾万元（含）的业务，需填写《上海交通大学大额资金支付申请表》（在线打印的《交通大学预约报销确认单》不需另外填写以上表格），加盖单位公章和单位主管章或单位负责人签字。

二、业务受理部门：会计核算中心闵行业务部（简称：闵行业务部）、会计核算中心徐汇业务部（简称：徐汇业务部）。

酬金发放业务流程
友情提醒：
一、说明
1、单笔超过10万元（含）的酬金业务，须填《上海交通大学大额资金支付申请表》，并按要求填写完整，加盖单位公章和单位主管章或单位负责人签字。

2、《校内付款（转账）凭证》、《上海交通大学报销单》（简称：报销单）、《发放清单》应填写完整、准确，加盖的公章和单位负责人签章应与在财务处备案的样章一致；
3、专项资金报销业务的主管章为在“211/985工程”办公室报备的项目负责人签章。

二、业务受理部门：会计核算中心闵行业务部（简称：闵行业务部）。

硕士和博士研究生科研助教、管理助教发放业务流程
友情提醒：
一、说明
1、学生可以登录高级财务管理平台，进入网上查询系统，点击“个人账户查询/个人工资查询”，来查询科研助教、管理助教进卡款项；
2、若银行卡挂失，财务处信息科会及时电话通知学生来领取现金；
3、若遇节假日和寒暑假，财务处会另发通知调整发放时间。

二、业务受理部门：
1、信息科：办理学生科研助教、管理助教进卡业务；
2、会计核算中心闵行业务部：办理学生科研助教、管理助教审核入账业务。

学生医药费报销业务流程
友情提醒：
一、说明
1、每周五进学生银行卡的医药费是学生医药费报销系统中上周二至本周一的报销信息；
2、财务处每周四派人到校医院将学生医药费报销的原始票据取回并审核归档；
3、学生可以登录高级财务管理平台，进入网上查询系统，点击“个人账户查询/个人工资查询”，来查询医药费报销进卡款项；
4、若银行卡挂失，财务处信息科会及时电话通知学生来领取现金；
5、若遇节假日和寒暑假，财务处会另发通知调整发放时间。

二、业务受理部门：
1、信息科：办理学生医药费进卡业务；
2、会计核算中心闵行业务部和徐汇业务部：办理学生医药费审核入账业务。

市内交通费报销业务流程
友情提醒：
一、说明
1、政策依据：《上海交通大学调整市内交通费报销方式暂行办法》(沪交内(财)[2011]12号)；
2、市内交通费：指学校教职工、学生因工作、学习需要，在上海市内搭乘公共交通、轨道交通、出租车、轮渡等发生的费用，以及部分教职工使用自有车辆办理教学、科研、行政管理、其他对公业务而在上海市内发生的汽油费、路桥费、停车费等费用；
3、在上海市内搭乘公共交通、轨道交通、出租车、轮渡等发生的费用，学校仅受理公共交通卡充值票据；汽油费、路桥费、停车费根据发票按实报销；
4、科研项目报销公共交通卡充值票据，在项目预算批准的范围内，按年度拨款金额的5%核定市内交通费额度，每个项目每年报销上限为10,000元人民币；
5、用学校下达的预算经费购买交通卡并充值的，由所属单位领导作为责任人按部门预算进行控制和审批；
6、交通卡充值点设在后勤集团财务处，充值时间为周一至周五上午10:30—下午4:30；
7、教职员工可在校内交通卡充值点用现金或项目经费结算充值，也可以在全市各交通卡充值点充值。

用现金充值的，可以凭交通卡充值票据报销；用项目经费充值的，由后勤集团根据校内付款（转账）凭证与财务处定期结算。

二、业务受理部门：会计核算中心闵行业务部简称（闵行业务部）、会计核算中心徐汇业务部（简称：徐汇业务部）。

外埠差旅费报销业务流程
友情提醒：
一、说明
1、政策依据：上海交通大学调整市内交通费报销方式暂行办法（沪交内（财）【2011】12号）；
2、外埠出差旅费：指学校教职员工和在读学生，因教学、科研、行政管理以及其他对公业务的需要，赴外埠出差所发生的交通费用、住宿费、伙食补助费、邮电费等费用，但不包括出差期间发生的医疗费；
3、外埠出差费用构成：
（1）出差地交通费：外埠出差交通补贴标准为人民币80元/天、人；
（2）城市间交通费：指上海与出差地之间的往返飞机、火车、轮船、和长途车票的票价；
（3）出差地住宿费：指在出差期间实际在出差地发生的住宿费，包括旅馆、饭店、招待所、宿舍等住宿费；
（4）出差期间的伙食补助费：指出差期间应由学校支付的、用于弥补出差地餐饮价格的补助费，标准为人民币15元/天、人（深圳、汕头、珠海、厦门20元/人、天）；
（5）其他费用：指因出差而发生的费用，如乘机保险费，长途乘车保险费、订票费、特殊原因引起的退票费等。

二、业务受理部门：会计核算中心闵行业务部（简称：闵行业务部）、会计核算中心徐汇业务部（简称：徐汇业务部）。

私车公用核准备案及报销业务流程
友情提醒：
一、说明
1、私车公用报销范围：教职工使用自有车辆办理教学、科研、行政管理、其他对公业务而发生的汽油费、路桥费、停车费等费用，以及在办理对公业务过程中发生的小额维修费用；车辆的保险费、养路费、保养费、大额维修费用不在报销范围之内；
2、院系教师办理私车公用报销业务，只能使用科研项目经费（在项目预算批准的范围内）。

二、业务受理部门：
1、会计核算中心闵行业务部简称（闵行业务部）
、会计核算中心徐汇业务部（简称：
徐汇业务部）：办理私车公用报销业务；
2会计核算中心闵行业务部（简称：闵行业务部）：办理私车公用核准备案业务。

个人通讯费核准备案及报销业务流程
（简称：电话费审批表）交至人力资源处审核
友情提醒：
一、说明：
1、若已备案的住宅电话和手机号变更，可由部门签字盖章后直接交至会计核算中心副主任办理变更手续；
2、手机费只能从横向科研经费中支付；
3、机关部处及学院领导由行政经费报销电话及手机费的人员名单，学校组织部会在每年5月和11月向财务处提供；
4、网络费按照住宅电话的备案信息报销100元/月、人。

二、业务受理部门：
1、会计核算中心闵行业务部简称（闵行业务部）、会计核算中心徐汇业务部（简称：徐汇业务部）：办理个人通讯费报销业务；
2、会计核算中心闵行业务部（简称：闵行业务部）：办理个人通讯费备案业务。

外币业务——因公临时出国人员出国费用报销流程
：
友情提醒：
一、说明：
1、申请人需注意保留飞机票、登机牌，住宿费发票，会议注册费发票，城市间交通费发票等，以供回国后报销；
2、申请人在国外开支取得的原始凭证均需注明用途、币种和金额；
3、申请人若在出国前未办理购汇手续，可于回国后15个工作日内，登陆财务处主页，
预约“出国生活费用报销(含冲账)”栏，我处将按报销当日汇率办理报销业务；
4、申请人如有特殊需求，请在预约系统备注栏中注明，并提供相应的证明文件（如：对方单位的邀请函，会议通知，与对方签订的合作协议等）。

二、业务受理部门：会计核算中心闵行业务部（简称：闵行业务部）。

外币业务—非出国出境购汇业务流程
友情提醒：
一、说明：
1、申请人办理电汇业务时，请提供对方单位准确的银行账号；
2、申请人若未办理电汇、票汇暂借手续，可凭收款单位出具的收款收据及申请人的支付凭证（银行汇款凭证或信用卡对账单），登陆财务处主页，预约“电汇、票汇报销（冲账）业务”栏，我处将按报销当日汇率办理报销业务；
3、购买进口实验设备、材料或试剂等，需在办理预约手续前，至设备处进口科办理批复手续；
4、购买外文图书，需列出图书清单，经分管教学的院长签字后，方可办理预约手续；
6、电汇境内外手续费将从经费中直接扣除(无需另开经费)。

二、业务受理部门：会计核算中心闵行业务部（简称：闵行业务部）。

仪器设备及家具购置业务流程
友情提醒：
一、说明：
1、单价800元（含）以上且使用年限一年以上的仪器设备购置需办理固定资产登记业务；家具购置不设金额和使用年限限制均需办理固定资产登记手续；
2、办理金额2万元（含）以上的设备、家具购置业务，需提供由实验室与设备处加盖合同章的购销合同；
3、大型进口设备由实验室与设备处进口科统一采购；
4、若所购仪器设备用于科研项目产品预研而非学校使用，则填写《上海交通大学科研项目预研产品仪器设备验收入库单》；
5、在上海交通大学预约报销确认单上加盖单位公章和单位负责人章；在固定资产财务报销确认单上加盖单位公章或器材领用章和设备主管签章。

二、业务受理部门：会计核算中心闵行业务部（简称：闵行业务部）、会计核算中心徐汇业务部（简称：徐汇业务部）。

主办会议业务流程
友情提醒：
一、说明：
1、我校内部门主办的会议，根据学校规定按会议总收入的3%收取学校管理费；
2、申请人领用票据前，要先经财务处领导审批同意；
3、申请人应按批准的会议预算开支相关费用。

二、业务受理部门：
1、会计核算中心闵行业务部（简称：闵行业务部）：办理会议立项手续，审核会议预算；
2、稽核科：领用、核销会议用票据；
3、信息管理科：开设会议专用校内财务编号；
4、会计核算中心闵行业务部（简称：闵行业务部）、会计核算中心徐汇业务部（简称：徐汇业务部）：办理会议收入及开支报销业务。

专项资金使用业务流程
友情提醒：
一、说明：
1、办理设备购置业务需通过实验室与设备处论证且经校“资产综合管理信息系统”审核后方可办理预约报销业务；
2、《上海交通大学预约报销确认单》应填写完整、准确，加盖的公章和单位负责人签章应与在财务处备案的样章一致；
3、专项资金报销业务的主管章为在“211/985工程”办公室报备的项目负责人签章。

二、业务受理部门：
1、预决算科：办理财务立项和预算调整手续；
2、会计核算中心闵行业务部（简称：闵行业务部）、会计核算中心徐汇业务部（简称：
徐汇业务部）：办理财务报销业务。

修缮装饰工程报销业务流程
友情提醒：
一、说明
1、支付金额10万元（含）以上由申请人填写《上海交通大学大额资金支付申请表》；
2、修缮装饰合同金额5万元（含）以上，以审计处出具的竣工决算报告为最后核算依据；
3、修缮装饰合同金额5万元以下，根据合同规定支付款项；
4、修缮装饰工程开工前须到基建处办理施工许可证。

二、业务受理部门：会计核算中心闵行业务部（简称：闵行业务部）、会计核算中心徐汇业务部（简称：徐汇业务部）。

三、财务其他业务流程简介
培训班申请开办及收入入账分配流程
培训班开办申请及收入入账流程
开办培训班收入分配流程
友情提醒：
一、说明：
1、收入分配政策依据：《上海交通大学非学历教育办班及培训收费及其分管理细则》（沪交内（教）[2009]13号）；
2、票据领用人需具有会计从业资格证书。

二、业务受理部门：
1、综合管理科：审核培训班收费标准，办理收入分配手续；
2、稽核科：领用、核销票据；
3、预决算科：开设校内财务编号
4、会计核算中心闵行业务部（（简称：闵行业务部）、会计核算中心徐汇业务部（简称：徐汇业务部）：办理办班收入及分配的入账手续。

科研项目预决算业务流程一、科研项目预算审核及用印流程
二、科研项目决算审核及用印流程
友情提醒：
一、说明：办理科研项目预决算审核及用印业务，需开具二份《上海交通大学用印申请单》（简称：用印单），一份用于加盖财务印，一份用于加盖校印。

二、业务受理部门：
科研经费管理科：审核预算申请书、决算报表；加盖财务负责人章和财务专用章；
科研项目审计查询及复印会计凭证业务流程
友情提醒：
一、说明：
1、《上海交通大学用印申请单》（简称：用印单）应加盖单位公章和主管签章；
2、申请书应写明审计项目的财务编号,要有项目负责人签章并加盖所属单位公章；
3、复印汇款、来款银行凭证，在查询窗口登记即可。

二、业务受理部门：
1、科研经费管理科：核准科研项目审计事项；
2、会计核算中心闵行业务部（简称：闵行业务部）、会计核算中心徐汇业务部（简称：徐汇业务部）：查询、复印会计凭证。

票据领用及核销业务流程
友情提醒：
一、各类收费业务领用票据须提交的资料
（一）日常管理性收费
经综合管理科审核通过者，持《上海交通大学收费票据领用证》即可。

（二）开办短训班，收取培训费
开办短训班者，需先到学校非学历教育管理办公室办理相关手续，持由非学历办批准同意的《上海交通大学非学历教育办班申报表》，连同《上海交通大学收费票据领用证》，办理票据领用手续。

（三）举办会议，收取会议注册费等
1、国际会议需提供上级主管部门同意举办会议的批复或与相关合作单位签订的合同文本，若为复印件则每页须加盖领用票据单位公章；
2、需提供会议通知、领用票据的申请报告，均需会议负责人签字并加盖单位公章；
3、《上海交通大学收费票据领用证》；
4、国际会议原则上提前三个月办理相关手续。

二、关于核销票据的说明
（一）核销票据，事先需自制封面（格式由稽核科指定），封面要求如下：
1、盖公章；
2、标注票据起讫号；
3、标注作废票据号码；。