会议一体化管理系统解决方案

会议一体化管理系统
解
决
方
案
目录
1. 概述 (3)
1.1. 编写目的 (3)
1.2. 适用范围 (3)
1.3. 文档概述 (3)
2. 建设背景 (4)
3. 建设目标和内容 (4)
4. 业务需求分析 (4)
4.1. 办会自动化系统 (4)
4.1.1. 会前管理 (5)
4.1.2. 会中管理 (6)
4.1.3. 会后管理 (7)
4.2. 桌面会议系统 (7)
4.2.1. 服务端信息维护 (7)
4.2.2. 桌面应用 (8)
4.2.3. 3、会议录音 (8)
5. 其它说明 (8)
1.概述
1.1.编写目的
本文档作为会议一体化管理系统，建设方和承建方需求理解达成一致共识的基础文件，作为双方界定项目范围、签定合同的主要基础，也作为本项目验收的主要依据。

同时，本文档也作为会议一体化管理系统后继工作开展的基础，供双方项目主管负责人、项目经理、技术开发人员、测试人员等理解需求之用。

依托电子政务外网开发建设市各单位内部会议议题和会议呈报网上登记、流转、签批、查阅、会议通知、会议签到、会议纪要管理等功能的办会自动化系统，支持单位内部会议文件流转、审批、传查阅等业务在移动终端上的应用，确保会议文件传输和流转的安全、稳定、可靠、高效。

1.2.适用范围
本文档适用于所有与会议一体化管理系统有关的软件开发阶段及其相关人员，其中：承建方和建设方的项目负责人、公司方项目经理、技术开发人员（包括分析人员、设计人员、程序人员）、测试人员应重点阅读本文档各部分，其他人员可选择性阅读本文档。

1.3.文档概述
本文档主要描述了会议一体化管理系统的软件需求。

本文档首先从建设目建设内业务需求分析、其他说明等方面概要描述系统需求，然后进一步详细描述功能性需求。

2.建设背景
近年来，昆明市商务局应用信息技术手段，改进单位工作管理和服务流程，取得了一定的成果，但信息化建设还有很大的提升空间。

为进一步适应工作要求，全面提信息化办公水平，需要充分结合我局现有的办公业务需求对会议系统进行开发建设。

通过系统的开发建设和应用进一步规范会议电子化报送和无纸化办会流程，为商务局内部办公及局会议无纸化提供有效的信息化支撑。

3.建设目标和内容
依托XXX电子政务外网开发建设市XXX单位或局内部会议议题和会议呈报网上登记、流转、签批、查阅、会议通知、会议签到、会议纪要管理等功能的办会自动化系统，支持商务局内部会议文件流转、审批、传查阅等业务在移动终端上的应用，确保会议文件传输和流转的安全、稳定、可靠、高效。

同时，开发建设一套桌面会议系统。

本次开发建设内容包括：一是，办会自动化化系统（包括：会前管理、会中管理、会后管理、等功能模块的开发建设）；二是，新建桌面会议系统。

4.业务需求分析
4.1.办会自动化系统
办会系统主要功能框架如下：
包括：会前管理、会中管理、会后管理。

4.1.1.会前管理
会前管理用于行政办公人员的会前的日常处理，是一个以应用为核心、以协同办会为指导的会议管理系统。

包括会务设置管理及会前管理。

（1）会务设置管理：对会议室、会议类型、会议签到点等基础数据进行设置。

会议室管理：包括会议室名称、启用时间、会议室状态、会议室地址、座位数、会议室管理员、会议室配置等会议室的基础数据配置和管理。

有会议室登记、使用情况查看、修改会议室数据等功能构成。

会议类型：包括新增、修改、查看会议类型，对会议类型的名称、描述、会议发起人的权限做设置。

会议签到点设置即对会议的考勤点进行设置，包括会议考勤点名
称，标记位置、有效范围、附带地图等信息。

议题管理：用于对单位内部发起的会议议题进行管理。

主要流程包括议题申请、议题审核，议题管理模块具有以下几个功能：议题起草、送办、审批、结束议题。

议题信息包括：议题标题：提请部门、议题内容、附件、部门领导意见、分管领导意见等信息。

会议呈报：将要进行的会议进行申请及领导审核。

呈报信息包括：会议名称、会议提交部门、提交人、会议地点、会议开始时间和结束时间、主持人、会议类型、参会人员、会议内容、备注、关联议题、会议议程、会议资料、领导意见等。

其中，会议地点从会务设置好的会议室选择，通过调用会议看板来进行选择会议地点，会议看板一目了然的展现日历范围内各会议室的使用情况，通过看板选择未被使用的会议室。

关于议题选择已经审核通过的议题进行关联。

会议通知查看：查看是否有自己需要参加的会议。

查看需要参加会议的信息，包括会议时间、会议地点、会议资料、相关议题，会议议程。

在会议前对所以参加的会议进行了解，熟悉会议议题、会议议程，提高会议效率。

4.1.2.会中管理
（1）会议看板：
通过调用会议看板来进行选择会议地点、时间，会议看板一目了然的展现月范围内会议情况，通过看板上的会议情况及个人情况进行会议安排。

（2）会议发起：将要举行的会议进行发布，即发布会议通知，
包括：会议名称（从呈报会议选择会议名称）、提交部门、会议地点、会议开始时间和结束时间、主持人、会议类型、参会人员、会议内容、备注、关联议题、会议议程、会议资料、领导意见、签到点设置、考勤设置、会前资料权限设置、短信提醒设置等。

（3）查看我的会议：查看自己需要参与的会议，分为已经结束的会议和未结束的会议。

（4）会议变更：对会议时间、地点、参会人员、会议资料进行变更管理。

4.1.3.会后管理
将参会过程形成会议纪要进行整理、登记、存档、以便需要时进行查阅。

（1）会议纪要管理
将会议纪要进行整理、登记，存档。

包括：会议名称、会议类型、会议时间、地点、记录人、会议纪要文档。

（2）会议纪要查询
有权限的用户对发布或者存档的会议纪要进行查询。

4.2.桌面会议系统
根据实际需求，遵循统一标准规范，开发桌面会议管理系统并于会议系统集成，实现商务局会务管理信息化。

主要功能包括：服务端信息维护、桌面端应用、会议过程录音。

4.2.1.服务端信息维护
将会议系统上发布的会议信息通过集成或者下载拷贝到桌面会议系统的服务端。

根据会议的保密程度来选择是集成还是通过存储介质拷贝。

服务端信息维护包括：会议信息、参会人员、会议议题、会议资料等维护、会议查询、统计、组织机构及用户信息与政务外网会议系统的同步管理。

4.2.2.桌面应用
将会议相关资料展现在授权的桌面终端，在平板或终端机上之间查看和浏览会议资料，并进行表决和投票。

4.2.3.3、会议录音
通过相关设备进行会议录音，并将相关录制音频文件存档。

5.其它说明
如果办会系统部署在电子政务外网运行，需要申请ANP数据专线接入电子政务外网，并对相应的手机号码开通ANP业务（移动终端只支持Android操作系统），才能使用移动办公APP（4G网络访问）。

所涉及到的专线费用、和相关资费，建议与运营商协商。

如果办会系统环境是与互联网接通的，就不存在上述问题。