项目档案归档内容及要求

项目档案归档内容及要求
目录
一、工程档案类目表 (2)
二、数码音像档案 (7)
三、电子档案 (8)
四、荣誉档案 (12)
五、项目部资料 (12)
六、附件 (12)
附件6-1 《项目部向公司移交档案流程图》
附件6-2 《项目档案移交验收说明》
附件6-3 《纸质档案的质量要求》
附件6-4 《电子档案盘内目录》样式
附件6-5 《项目数码照片电子文件盘内目录》样式
附件6-6 《数码照片打印稿》样式
附件6-7 《项目数码录像盘内目录》
附件6-8 《归档电子文件登记表》样式
附件6-9 《归档电子文件移交、接收检验登记表》样式
一、工程档案类目表
2/23
3/23
4/23
5/23
注：1）项目部向公司移交的档案案卷题名要包括项目名称、阶段及代号的名称等，应以“XX发电厂X期工程”统一开始标注。

案卷档号中的项目代号需通过与公司档案室沟通后确定。

2）长期、永久保存的档案须归档纸质载体。

纸质档案的质量要求见附件6-3《纸质档案的质量要求》。

3）档案的立卷、编目、装订、装盒、著录、排架等按GB/T 11822—2000《科学技术档案案卷构成的一般要求》进行。

4）案卷的装订有两种方式：整卷装订和单份文件装订。

整卷装订时，为将案卷封面、卷内目录、文件材料和备考表全部装在一起。

单份文件装订时，应在每份文件的右上角空白处加盖档号章，并将案卷封面、卷内目录、文件材料和备考表按顺序排列入盒。

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二、数码音像档案
1、定义
音像档案指公司在经营、生产等活动中形成的有保存价值的以声音、图象等方式记录信息的特殊载体，并辅以文字说明的历史记录，包括数码照片和录像。

数码音像档案以电子文件形式存在，以DVD-R或CD-R为保存载体。

2、项目数码音像资料归档范围及分类规则
3、照片质量要求：主题鲜明、影像清晰、画面完整、未加修饰剪裁；会议照片应
反映会场的全貌、主要领导的讲话、会议标语及主要活动。

工程施工过程（623类目）的照片以单位工程为单位整理，应反映工程的特点。

录像质量要求：主题鲜明、声音清楚、影像清晰、画面完整。

4、音像资料产生的责任部门及工作程序，按QB 512-03-50《工程图片及音像资料管理办法》执行。

5、数码音像档案的整理要求：
数码照片以JPG或JPEG格式保存；视频多媒体文件以MPEG和AVI格式保存；音频电子文件以WAV和MP3格式保存。

归档的文件均应为原始文件，不可修改和编辑。

音像电子文件以件为单位整理归档，一般一张照片（一段录像）为一件，也可依具体情况以便于检索为原则，把一组照片作为一件整理，音像档案电子文件件号编制规则为：
数码音像文件应编制目录，数码照片电子文件编制excel格式的《项目数码照片电子文件盘内目录》（样式见附件6-5）或《项目数码录像盘内目录》（样式见附件6-7），目录的电子文件件号为ML-001、002...。

应按照“二、数码音像档案”中的“2、项目部音像资料归档范围及分类规则”中的不同类目建立不同的数码照片文件夹，在文件夹名称中增加照片的标识码“ZP”，即：标识码（ZP）-类目号+类目名称简称，例如：“ZP-6231建筑照片”。

文件夹内为本类目下照片JPEG或TIFF格式的电子图片文件。

同时还要按附件6-6《数码照片打印稿》格式将数码照片插入到word文档中，A4纸每页排3张，竖排照片每页排两张，相应的电子文件的文件件号为：“ZP-001”，文件名为：“ZP-001数码照片打印稿”，保存在光盘根目录。

向档案室移交时，用彩色激光打印机将整理好的word文档打印出来，利用三点一线装订，与电子档案一同移交。

数码录像文件与数码照片整理规则相同，为LX-001、LX-002……
三、电子档案
1、电子档案以“件”为单位进行整理，一“件”可对应一个或多个电子文件，每
一“件”电子文件有一个电子文件件号。

2、归档电子文件内容和保存格式：
所有电子档案均应与纸质档案内容相同。

文字、图、表文件以office文件（doc、xls、ppt等）为通用格式保存，并刻盘归档；扫描文件、图片文件以JPG、JPEG、TIFF通用格式保存，并刻盘归档；其它格
式的电子文件应在光盘中同时刻录相应的查看软件。

P3电子文件归档时应将P3文件做成excel格式或图片文件。

CAD文件须同时移交相应的CAD软件。

3、载体要求：
表中所列工程档案、数码照片、数码视频、非档案类资料依类别不同建议单独刻盘，同一类目（例如：6224）的所有电子文件不能分刻在两张及多张光盘上。

如果项目部各类电子档案（非档案类资料除外）的电子文件总字节数允许，可刻录在一张盘上，但必须依类别建立不同的文件夹。

4、档号编制规则：
每张光盘组成一个案卷，光盘中的电子文件以“件”为单位编制电子文件件号，如文件有附件或附表可与正文一起建立一个文件夹，视为一件电子文件。

① 案卷档号：
电子档案一张光盘为一个案卷，编制一个案卷档号。

电子档案为特殊载体档案，其载体标识码为“DZ ”
② 电子文件件号：
同一案卷内电子文件以件为单位进行整理，文件件号见本节1）中的表中所示，编
制规则依类别不同有所区别：
- 工程档案电子文件件号：
- 非档案类资料（项目部自身基建和项目增加或修订的专用的管理制度）电子文件件号：
-
5、案卷题名的编制：
电子档案和资料的案卷题名应体现盘内信息，如果工程项目的所有电子档案或资料刻录在一张光盘上，则案卷题名不必对内容进行提炼，例如：“沙洲电厂一期工程2号机组电子档案”，如果是分刻在多张光盘上，则需对盘内信息进行提炼，例如：案卷
案卷顺序号（两位流水号，应与档案室沟通后确定） 工程代码（同纸质档案工程代码） 载体标识码
三位流水号 目录标识码
本类目排三位流水号 类目号（见上表）
本类别排三位流水号 资料标识码
类别号（01、02…）
题名为“江苏沙洲电厂一期工程2号机组施工组织设计、施工技术措施电子档案”。

6、盘内电子文件的整理：
①编制目录：
依电子档案类别不同，应编制相应电子文件的excel格式盘内目录：其它电子文件编制《电子档案盘内目录》（样式见附件6-4），各盘内目录的文件名为：该目录的文件件号+目录简称，例如：“ML-001电子档案目录”，同一光盘中的电子档案和数码音像档案目录的文件件号不应相同。

刻录光盘时，盘内目录本张光盘内电子文件目录，且应保存在光盘根目录上。

②电子文件整理方式：
光盘根目录下除上述盘内目录外，还应依目录所列各类电子文件所在类目不同，设置不同的文件夹，文件夹名为：类目号（见上表）+类目名称简称，例如：“6221建筑措施”等，文件夹内原则上为单个文件，不允许再建文件夹，但如文件有附件或附表可与正文一起建立一个文件夹，视为一件电子文件。

单个文件的命名为：该文件的件号（见上表）+该文件标题简称，例如：“6221-001主厂房地下结构”。

如为非档案类电子资料（项目部自身基建和项目增加或修订的专用的管理制度），盘内电子文件与文件夹命名与电子档案类似，依类别不同分别建立文件夹，例如：建立项目部自身基建、项目增加或修订的管理制度等文件夹，文件夹名中增加资料标识码“ZL”，为：ZL-两位流水号+类别名称简称，例如：“ZL-01临建”，文件夹内电子文件的件号为ZL-01-001、ZL-01-002……，单个电子文件的名称为：文件件号+该文件名称的简称。

电子资料盘内目录格式按《电子档案盘内目录》（样式见附件6-4）执行。

7、移交手续：
电子档案和资料移交时应提交纸质《电子档案盘内目录》、《项目数码照片电子文件盘内目录》、《数码照片打印稿》、《项目数码录像盘内目录》，表式见附件6-4、附件6-5、和附件6-7。

项目部每张电子档案光盘编制一套《归档电子文件登记表》和《归档电子文件移交、接收检验登记表》，表式见附件6-8和附件6-9，并按表中要求的要求进行检测、签字和盖章。

档案室按《归档电子文件登记表》和《归档电子文件移交、接收检验登记表》进行检测，并按目录、光盘及打印稿进行核对。

四、荣誉档案
项目部取得的除公司以外其它单位授予的奖状、奖牌、奖旗、奖杯、荣誉证书等，随目录一同移交档案室，荣誉目录应包含荣誉名称、颁发单位、颁发时间、荣誉形式、对荣誉的说明。

五、项目部资料
1、原材、设备性材料（管件、阀门等）、焊材的质量证明文件（纸质，达到易于检索目的）
2、项目部专用管理制度（公司企业标准以外的制度）（纸质+电子）
3、项目部内部刊物（纸质+电子）
4、其它有保存价值的资料按QB661- 《公司二级档案管理办法》执行。

六、附件
附件6-1 《项目部向公司移交档案流程图》
附件6-2 《项目档案移交验收说明》样式（共1页）
附件6-3 《纸质档案的质量要求》（共2页）
附件6-4 《电子档案盘内目录》样式（共1页）
附件6-5 《项目数码照片电子文件盘内目录》样式（共1页）
附件6-6 《数码照片打印稿》样式（共2页）
附件6-7 《项目数码录像盘内目录》（共1页）
附件6-8 《归档电子文件登记表》样式（共1页）
附件6-9 《归档电子文件移交、接收检验登记表》样式（共1页）
附件6-2 《项目档案移交验收说明》样式
怀安电厂一期工程项目档案移交验收说明
2008年1月28日，怀安项目部与公司档案室就怀安一期项目的档案资料进行了交接。

通过档案室与公司工程部的联合检查，经核实，共移交纸质档案 251卷，资料 3 盒，电子档案（含数码音像） DVD光盘 1 张、荣誉 0 个，认为怀安项目档案整理规范、内容较齐全、完整。

移交档案中有以下遗留问题，请项目部尽快解决：
附件6-3 《纸质档案的质量要求》
纸质档案的质量要求
一、分类准确、系统，目录齐全规范
档案分类准确、系统；应编制档案移交总目录，检索目录齐全、规范。

二、文件资料以正本、原件归档
1）签字为手签，盖章为红章（另有规定的除外）；
2）合同、协议、试运后签证、机组启动验收交接书、机组移交试生产交接书、机组移交生产交接书等有公司签字的文件材料均应交正本（即必须有各代表方符合规定的亲笔签名，有单位盖章栏目的还必须加盖单位公章），不能用副本或复印件归档。

三、资料规范统一
1）单位工程、分部工程和分项工程的分类应符合公司现行有效版的《验评标准》；
2）各类表式的规格符合国家和公司规定。

四、资料内容准确、可靠
1）资料填写的内容齐全、准确。

2）试验的依据有效、准确，试验方法、数据或结论正确。

3）各种记录间存在合理的时间关系：如“开工报告、措施、验评”之间的时间先后顺序。

五、图文清晰
资料的印刷、文字、盖章等应清晰可辨。

六、书写材料合格
文件材料和书写材料应符合耐久性要求，不能有热敏纸，不能有铅笔、圆珠笔、红墨水、纯蓝墨水、复写纸等书写的字迹。

所有文件材料须使用标准A4 70克及以上纸张，图表可以使用A3，或更大的纸张；小于A4纸的文件粘贴在A4纸上。

所有文件须留出足够的装订线。

七、签名真实、规范
不能出现以下现象：
1）签名不齐全
2）不是亲笔签名
3）用印章代替签名
4）没有签署法律效力的真名
5）没有签全名
6）签名潦草得难以辨认
7）单位印章不齐全
八、不合格项闭环
文件中所有不合格项均应闭环。

九、原材的可追溯性
砂石、水泥、钢材等有可追溯要求的材料，应在施工记录中实现可追溯性。

项目档案归档内容及要求 18/26
附件6-4 《电子档案盘内目录》样式
河北省电力建设第一工程公司
电子档案盘内目录
档号：DZ26-07
案卷题名：龙山电厂一期工程脱硫工程电子档案
卷内顺序号 载体标识码 工程代码 案卷号 文件件号
文件标题
形成时间
文件格式 文件类型
文件大小 操作系统 相关软件
保管期限
参见号
001 DZ 26 07 621-001 烟气脱硫工程施工组织总设计 2007.05.10 .doc word 文档 869KB Windows 2000/XP Office
2000/2003 长期
2601-621-05-001 002 DZ 26 07 621-002 烟气脱硫工程2006年5月份工程月报 2007.05.10 .doc word 文档 2.3MB Windows 2000/XP Office
2000/2003 长期
2601-621-05-004 003 DZ 26 07 621-003 烟气脱硫工程2006年6月份工程月报 2007.05.10 .doc word 文档 125KB Windows 2000/XP Office
2000/2003 长期
2601-621-05-005 004 DZ 26 07 621-004 烟气脱硫工程2006年7月份工程月报 2007.05.10 .doc word 文档 126KB Windows 2000/XP Office
2000/2003 长期
2601-621-05-006 005
DZ
26
07
621-005 烟气脱硫工程2006年8月份工程月报 2007.05.10
.doc
word 文档
206KB
Windows 2000/XP
Office
2000/2003
长期
2601-621-05-007
注：① 本目录一张光盘填写一份，目录内容与盘内文件对应； ② 电子档案内容应与纸质档案内容相同；
③ “形成时间”指电子档案归档时文件的最后一次修改时间； ④ “参见号”为本件电子文件所对应的纸质档案的档号。

[页码]/[页数]
项目档案归档内容及要求
附件6-5 《项目数码照片电子文件盘内目录》样式
河北省电力建设第一工程公司
项目数码照片电子档案盘内目录档号：DZ26-07
务。

对于“文件标题”中未及内容，在“文字说明”中进行补充。

②“文字说明”除对“文件标题”进行补充外，还可记录该照片其它需说明的事项。

③工程施工的照片“文件标题”应以单位工程名称开始标注。

④“摄影部门”为摄影者所在单位或部门，例如：项目部质量部。

⑤“形成时间”指电子档案归档时文件的最后一次修改时间。

[页码]/[页数]
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附件6-6 数码照片打印稿样式
1）《数码照片打印稿封面》样式
档号：DZ23-04
江苏沙洲电厂一期工程2号机组
数码照片打印稿
单位名称：河北省电力建设第一工程公司
保管期限：长期
总页数：60页
编制部门：沙洲电厂一期工程项目部质量部
编制人：张三
编制时间：2006年09月20日
项目档案归档内容及要求
附件6-7《项目数码录像电子文件盘内目录》样式
河北省电力建设第一工程公司
项目数码录像电子档案盘内目录档号：DZ26-07
于“文件标题”中未及内容，在“文字说明”中进行补充。

②“文字说明”除对“文件标题”进行补充外，还可记录该录像其它需说明的事项。

③“摄影部门”为摄影者所在单位或部门，例如：项目部质量部。

④“形成时间”指电子档案归档时文件的最后一次修改时间。

[页码]/[页数]
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附件6-8《归档电子文件登记表》样式
河北省电力建设第一工程公司
归档电子文件登记表（样式）档号：DZ23-02
注：本表一张光盘填写一份，软件环境指盘内所有文件的所有软件环境，可写多项。

附件6-9 《归档电子文件移交、接收检验登记表》样式
河北省电力建设第一工程公司
归档电子文件移交、接收检验登记表（样式）档号：DZ23-02
注：本表一张光盘填写一式两份。