文件电子归档管理制度

文件电子归档管理制度
第一章总则
第一条目的和依据
为了规范企业文件电子归档管理，提高文件管理效率和安全性，保
障企业信息资产的利用价值和安全，订立本制度。

本制度依据《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国网络安全法》等法律法规，结合企业实际情况订立，适用于全体员工、各部门
和单位。

第二条适用范围
本制度适用于企业内全部文件电子归档管理的相关工作。

第三条定义和缩写词解释
•文件：指各类书面、印刷品和影像资料，包含电子文件；
•电子归档：指将文件以电子形式存储、保管和管理的过程；
•文件管理系统：指用于电子归档管理的软件或平台；
•归档管理员：指负责文件电子归档管理的相关人员；
•归档权限：指员工在文件电子归档系统中的访问、编辑和操作权限。

第二章电子归档管理流程
第四条归档准备
1.全部纸质文件在归档前需要经过扫描转换为电子文件，同
时保存原件备案；
2.归档前，对电子文件进行命名和分类，确保文件名具有唯
一性和描述性；
3.归档前，对电子文件进行加密，确保文件安全性；
4.归档前，对敏感信息进行屏蔽和去标识化，保护个人隐私。

第五条归档存储
1.采用分级存储的方式，依据文件紧要性和保密级别确定存
储设备和位置；
2.文件存储设备需定期检测和备份，确保数据安全性和可靠性；
3.电子归档系统需定期进行维护和升级，确保系统正常运行。

第六条归档检索
1.归档管理员依据员工供应的文件信息和要求进行归档检索；
2.归档检索需记录员工姓名、文件名称、查阅时间等信息，
并进行审计和日志记录；
3.归档检索需确保及时，员工提出恳求后应在规定时间内完
成检索。

第七条归档销毁
1.依照国家相关法律法规要求，订立文件的保管期限；
2.到期的文件进行合法安全的归档销毁，销毁过程需有监督
人员参加，并记录销毁过程。

第三章权限管理
第八条归档权限分级管理
1.归档管理员依照不同职务和工作需求，设置不同级别的归
档权限；
2.不同权限级别的员工仅能访问和编辑与其职责相关的文件；
3.授权过程中需记录员工姓名、权限级别、授权时间等信息。

第九条读写权限掌控
1.对于涉密信息和紧要商业机密，只授权给相关人员查阅权限；
2.对于一般信息和非敏感信息，授予较广泛的查阅和编辑权限；
3.权限的授予和收回需有归档管理员进行，并记录授权和收
回过程。

第十条密码和账号管理
1.员工需使用个人账号和密码进行登录和操作文件电子归档
系统；
2.员工须定期更换密码，确保账号和密码的安全性；
3.员工不得将个人账号和密码泄露给他人，不得借用他人账
号和密码操作系统。

第四章监督和风险管理
第十一条监督和审计
1.归档管理员对归档操作进行监督，并记录操作的相关信息；
2.定期进行安全审计，对归档系统进行安全漏洞扫描和风险
评估；
3.进行定期数据备份，确保系统故障和数据丢失的恢复本领。

第十二条风险管理
1.加强对文件电子归档系统的网络安全保护，防止未经授权
访问、窜改等风险；
2.对文件电子归档系统进行定期漏洞修复和安全更新，确保
系统的稳定性和安全性；
3.提高员工的信息安全意识，定期进行信息安全培训和教育。

第十三条违规处理
1.对违反本制度的行为，依据违规行为的性质和后果予以相
应的惩罚；
2.违规行为包含但不限于擅自操作他人文件、泄露文件信息、窜改文件内容等；
3.惩罚措施包含口头警告、书面警告、停职和辞退等。

第五章附则
第十四条保密责任
1.文件电子归档工作涉及到企业机密和个人隐私，全部员工
都应承当保密责任；
2.员工不得擅自泄露文件内容和文件关联信息，不得利用文
件进行个人牟利活动。

第十五条制度更新
1.本制度由归档管理员负责落实和执行；
2.依据企业发展和相关法律法规的变动，本制度需定期进行更新和修订；
3.本制度的修改和修订需经相关部门审核和批准。

以上制度自颁布之日起生效。

企业管理负责人：[负责人姓名]
颁布日期：[日期]。