哈佛管理技能培训教程之经理信息处理能力

哈佛管理技能培训课程：第3单元哈佛经理的能力第6章哈佛经理的信息处理能力
第六章哈佛管理者的信息处理能力
1.信息收集
□信息收集的基本原则
术语信息或数据根据应用领域具有不同的定义。

结合通用术语和英文解释，信息应包括以下内容：
(1) 事实与真相(FACT)：指尚未“处理”的事件的本来面目。

（2）信息、通知（INFORMATION）：指已经传达并在一定程度上进行了整理的事实。

(3)智力、智慧(INTELLIGENCE)：指经验或理性推理所创造的事实或思维方法。

(4)知识(KNOWLEDGE)：指发现和思考所产生的系统概念。

(5) 报告：指实况调查后的记录结果和结论。

(6)数据、记录(DATA)：指收集事实后记录的所有文字。

(7) 报道、谣言（NEWS）：指最新的、有新闻价值的事实，以及对这一事实的传播。

□收藏动机
在管理人员开始收集数据之前，请回答以下问题：
(1) 你想得到什么具体信息？
(2) 必须提供哪些信息？
(3) 哪些意想不到的地方可能隐藏目标数据？
不分青红皂白和漫无目的始终是数据收集者最常犯的错误。

就像你曾经不知道自己需要什么信息，但收集了一个月的结果，你似乎仍然了解结果，你总是认为只要不断收集，就可以区分目标；事实上，这种好运出现的机会非常小。

最终的结果是你面对一堆“所有有用的”材料，却不知道该用什么。

□系统布置
收集动机的例子可能并不适用于每个经理，但如果你仔细考虑步骤，可以总结出五个原则：
(1) 发现不寻常的东西。

不注意和不惊讶是许多人失去机会的原因。

对于日本人来说，在 1980 年代初期，在传统的咖啡店里，经常有很多情侣面对面坐着。

他们既不说话，也不“兴奋”，只是无动于衷。

为什么深情的人一走进咖啡店就变了？如果有人能学到更多，很有可能会找到另一个消费市场。

(2)个人经历。

1988年，日本推出高端国产车SIMA，每辆售价高达500万日元，却诡异一售而空，成为当年最受欢迎的汽车。

很多人都在琢磨其中的缘由，但各家媒体的工作人员却在拼命的围绕着这辆车的名字、配件、性能转。

至少有一半的记者连这辆车长什么样子都不知道，于是整理了各种这样的理由来说服读者。

其实这款车最大的优势在于它拥有酷似女性身体轮廓的“性感曲线”，符合强调Body Concious的时代潮流，证明有市场“女性化”机械产品。

自称“书生不出门，能知天下事”的你，有时应该动一下筋骨，出去看看，以免被二手信息所蒙骗。

(3) 回顾性。

一切都有它的时间流逝。

就像每个孩子都有父母、祖父母和曾祖父母一样，没有人会……突然冒出来。

经理必须调查他的生活背景和亲属，才能了解孩子的生活。

行为模式。

其他事情也是如此。

(4)扩大空间。

在狭隘的环境中，许多念头被挤压，导致其本质逐渐消失，思维的敏捷也随之消失。

与其在自己的部门认真思考，不如看看其他部门的流程？与其卡在这个行业，不如看看其他行业？看看其他国家？闭门造车总是会失败。

(5) 与图表相关联。

当管理者感到困惑时，最好拿出笔和纸，写下关键词或画一些图形，通过有形的图文思考，用自己的想法来启发自己。

事实上，从目前个人电脑的普及来看，很有可能将个人的原创想法输入电脑，积累到一定程度后，再利用电脑的移动功能对这些想法进行回顾和分类。

用电脑整理思路时，不妨在每一行的开头设置一个代码，可以使用英文字母和音标，方便检索和分类。

当然，如果你觉得用电脑不方便，用卡片也是一种方法，但是每张卡片只能写一个东西，这样就不会混淆了。

□收集计划
任何一种工作都有起点和终点，尤其是在专题征集材料的情况下，更重要的是要有“期限”的意识，
为了高效地赶上工作进度。

一般来说，在收集数据时应制定合理的计划。

无论是专题数据还是长期收集，都必须分阶段进行处理，可以分为三个步骤：
1.设置“产品”类型
如果是长期的数据收集工作，管理者必须确定未来数据归档的内容和形式；如果是专题数据采集，则需要考虑未来使用这些数据的方法，即确定最终“产品”的外观：
(1) 结果是口头报告还是书面报告？
（2）报告可以手写；
(3) 报告必须打字吗？
(4) 你想把报告送到印刷厂打印成册子吗？
(5) 是否需要附上照片、幻灯片、录像带等图像资料？
2、合理分配时间、人才和资金
收集信息最简单的方法是向相关人员征求意见，而将信息带到图书馆或在书店购买书籍是立即采取行动的方法。

也有人投入大量金钱和人力在海外搜集大量信息。

对于使用何种方法没有硬性规定，具体取决于个人或团体的需求和财务资源。

3、开展“工作流程管理”
一个单位如何制定一个合适的进度管理进度表，对于管理者来说是一个难题。

根据工作经验，设定截止日期是日程管理的重中之重。

（一）需要判断所收集的信息是否充分；
（二）需要专人负责，分工明确；
（3）要清晰展示每个人的工作进度，评估是否完成。

将此表输入电脑，然后打印出来，用各种符号表示不同的工作进度。

有变化时，用电脑修正进度。

有了这份清单，每个人的工作量就一目了然，可以作为计算工资的参考。

□收集原则
在收集数据时，即使是个人的工作，也应该有一套工作规则。

一旦开始收集，你会发现大量复杂、多样、不同的规格如潮水般涌现，尤其是小团体工作时，所获得的信息更加混乱。

在这一点上，工作规则是唯一可以处理这种混乱的工具。

统一格式是制定工作规则的主要内容。

在分工越来越细化的现代工作中，只有统一的格式，才能充分发挥专业分工和综合绩效两大优势。

一般来说，统一格式可以从以下四个方面入手：
一、统一规范
根据经验，最好用文字描述和记录内容规范的设置。

空洞的描述效果会逐渐消失，黑白字可以作为证据。

2.统一的纸张规格
在任何数据收集工作结束时，都必须在纸上进行处理。

无论处理数据的机会有多少，无论它多么先进，如果没有纸质数据的帮助，仍然难以处理。

当 1980 年代办公自动化热潮开始时，许多人宣布纸张将在办公室消失，自动化机器将取代纸张成为办公室的新宠。

事实上，文字处理器和个人电脑确实成为了新宠。

但是这些机器可以处理的纸张量像洪水一样淹没了办公室。

A、B纸规格混用很麻烦。

即使放在同样大小的文件夹或书柜中，也会显得参差不齐。

因此，使用A型纸来保存书面材料比较容易。

总之，在开始工作之前，首先要确定纸张的统一尺寸。

理想的尺寸当然是A?4，但还是要看工作的需要。

无论如何，纸张规格的统一必须以提高工作效率为原则，不应该与客户背道而驰。

3、统一机械制造材料的规格
无论有多少形式的数据，在收集时总是有一种媒介可供选择。

“听人话”也是一种方法，但“大脑”媒体的准确性和记录长度不仅有限而且可疑，因此人们发明了书写笔
近年来，打破传统文本媒体形式的工具是电子信息记录媒体。

最早成为电子信息记录器的明星是磁带录音机、个人电脑、文字处理器和录像机。

虽然功能和型号不同的新刻录机层出不穷，但这些发展中的介质无法转换和互通，规格也不统一。

因此，我们在收集数据时，还必须选择电子媒体的规格。

另外，由于每种媒介各有优劣，各有各的优点，所以一旦确定了某种电子媒介，就要有使用到底的决心，而不是随意切换。

中间。

比如现在有些人使用VHS大小的磁带作为素材收集工具，有些人使用8cm录像带录制素材。

如果两者混为一谈，整体就会出现很大的混乱。

同样，如果数据收集是由工作组完成的，那么每个人都会使用不同的计算机规格来处理信息，将其存储在磁盘上，最终将数据传输到数据库中，这将是非常困难的。

所以收藏前的规格是统一的，恐怕要花更多的时间去考虑和设计。

4. 收集的信息最好是原始文件
像任何谣言、谣言一样，只要是由人力资源处理的信息，都会在一定程度上变质，从而产生“以假乱真”的效果。

即使是处理同一件事的不同报告之间，文章中应该相同的重点也会有所不同，这就是为什么管理者每天要阅读几份报纸的原因。

因此，在收集和引用文献和参考资料时，一定要调出原始文献，千万不要引用“别人的引证”。

虽然这可能很麻烦，但它是收集和使
用数据的重要原则。

滥用二手数据的后果是相当严重的。

因此，在收集信息时，一定要找到最原始的来源，即使找不到原始的，也必须了解情况，确认事实。

2. 信息收集技术
□信息收集的目的
1.排序的目的是为了缩短“搜索时间”
简单来说，“组织”就是为了缩短“搜索时间”，提高效率。

“检索时间”是什么意思？实际上，它原本是计算机的专用名词，指的是从查询、搜索到获取信息的整个过程所花费的时间。

例如，当你在写稿子时，遇到一个写不出来的词，从离开办公桌拿到字典到打开字典找到你想要的词所花费的时间可以称为“检索时间”。

如果只是为了书架的整洁美观，按照书籍的大小分类，表面上可能看起来很漂亮，但是当你想找到你需要的信息时，就很麻烦了。

相反，书架不是按大小而是按类型排列的，虽然外表看起来参差不齐，杂乱无章，但从“搜索目的”的角度来看，却能充分发挥书架的真实效果，达到事半功倍的效果。

效果事半功倍。

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2.信息组织要关注“个人需求”
为“个人”整理信息，不需要考虑别人的立场，只要能方便使用，不顾别人的意见，这是最好的整理方式。

例如：百科全书的封面，原本是为美容和收藏而设计的，如果你把它全部拆下来当自己的枕头，把整套书放在一个容易看到的地方，甚至把每本书都标记在上面书架书的固定位置，这是一种很好的做法。

当然，客厅书架或壁炉上的一套百科全书就是一个完美的装饰。

你真的不应该这样对待百科全书，但如果你站在百科全书的本义上，你的做法真的是“物尽其用”。

毕竟，当你需要一本百科全书时，你总能在最短的时间内得到你想要的资料。

在信息组织方面，一旦顾虑太多，就不会奏效。

整理时，一定要考虑到“自需”的原则。

并且为了缩短检索时间，我们可以设计一套适合您的排序方式。

然而，即便是苦心设计的排序方式不掺杂其他因素，实施后发现所需的检索时间比排序前要长。

因此，应该重新研究这套整理方法。

3.当你开始收集信息时，不要期望一个“完美的产品”
组织信息的最佳方式是力求简单。

剪报时，如果看到自己认为需要的部分，应立即撕下，然后将剪报粘贴在活页纸上。

积累到一定程度后，考虑重新排序。

一开始，你应该先考虑“什么样的信息更适合你？”等因素，然后设定收集的标准，同时也腾出宝贵的时间来完成它。

但是，如果你最终发现距离“完美产品”还有很长的路要走，你会很灰心。

我劝各位管理者在整理信息之前先收集一段时间，不要以为“这就是完美的信息”。

毕竟，在信息组织中，“完美”是一种无法企及的境界。

事实上，如果有“为了获得
在信息分类上花太多时间的人简直就是傻瓜。

好用，事半功倍。

熟能生巧，逐渐你可以更有效地组织信息。

经过不断的改进，
我们必须能够设计出最好的整理方法，在不同的情况下应用，充分发挥其效果。

比如，为了高效组织复杂的业务，您绞尽脑汁设计了一个得力助手——“信息检索秘书”，让您在工作时能够快速获取所需的信息。

4、信息收集的出发点是“完成目的”
“信息检索秘书”是根据实际需要设计的。

在收集各种信息时，要有严谨认真的态度。

信息收集也需要“优先”。

如果没有完成目的的意识，所收集的信息将没有任何意义。

五、信息采集标准
“比缺乏更好”的收集方法可以让您获得大量信息。

然而，这是一种相当不明智的做法。

为什么？像野马一样收集信息，光是整理出来就需要很长时间，更别说“利用”了。

“请
不不停地存储信息，果断地决定数据的选择，是一种智慧。

“我相信很多有经验的人都会坚强
调整这个原则。

选择标准是一个大学问题。

在收集信息时，“选择标准”是一件非常困难的事情，往往会在收集信息时产生心理障碍。

因此，建议管理者不要执行“撤除标准”，而应执行“采用标准”。

一般人都有“易得难舍”的心理障碍。

落实“领养标准”会更符合一般人的心理状态。

但是，“采用标准”的重点不是从一开始就使用它们，而是在收集到一定程度的数据后，根据“他们为什么这样做”来实施“采用标准”。

这时，数据收集就变得实用了。

信息的收集和整理是以“自为目的”为前提的。

每隔一段时间，你就要做这种“目的意识”
类，然后通过“采用标准”来组织所需的数据，这样就永远不会出现数据选择的问题。

完整的数据
采集，由于选择标准不同，无法及时使用“采用标准”。

有效地组织数据。

□信息收集的特点
信息就像生物一样，随时随地衍生和扩展；尤其对于现代人来说，浩瀚的信息就像是一片汪洋大海。

经理们每天收到的早报和晚报加起来就这么多；他们在车里看到的是广告；公司的公文、商业资料如洪水般在他们手中流淌；书籍、杂志、电视节目、广播磁带，甚至一本新的计算机手册都是信息家族的一部分。

这些数不胜数的材料，看似足以淹死
人，但实际上，大部分与工作无关的材料，却很容易丢失。

想要在信息社会过上健康的生活，除了大胆的选择，别无他法。

无论信息多么重要，如果仅仅以刚刚获得的形式保存，由于表达方式和媒介的不同，将无法对其进行总结和应用。

无组织的数据不会提高工作效率。

1、工作效率
当很多人第一次尝到数据组织的甜头时，不由得喜出望外，而这种愉悦感逐渐让很多人把数据放在
整理是一种爱好，永远不会厌倦。

当然，每个人都有不同的爱好，但不能把爱好误认为工作，否则很容易回到原点，浪费精力，毫无意义。

有这么多人无限制地剪辑，发布和归档，这只是一种爱好。

就工作而言，数据整理是只要你能在需要的时候找到需要的数据。

也许你认为如果你花时间和金钱剪掉不必要的报纸，你不妨在生活中做一些更有建设性的事情。

数据整理不是信息工作的目的。

就是把各种规格的一手资料整理好，然后用在工作中，发挥整体的作用；数据组织的最终目的是“工作”，而不是“组织”。

因此，管理者必须在收集到的数据中找到一些规律，将其作为武器，或者创造畅销的产品，或者寻找更有利的商机。

创造效益绝对是信息化工作的终极目标。

2. 整理保存
数据整理可以分为“组织”和“保管”两部分。

“数据组织”就是通过归档、剪辑、索引等方式从事“组织存储技术”。

然而，这种分拣和存储技术大多是善后工作。

通过处理，可以在日后需要时，快速、方便地获得必要的信息。

虽然这项技术很重要，但更重要的是如何利用收集到的数据。

市场上有很多关于“数据排序”的书籍，但过分强调排序和存储的技术，容易产生偏见。

因此，兼顾数据的利用率和访问时数据组织的速度和便利性，可以说是数据组织和存储的两大驱动力。

□信息组织技术
管理者在追求信息分拣技术改进的过程中，往往会在脑海中留下不愉快的感觉，从而影响工作的进度。

这些感受包括丢失的信息是否真的没有必要？我清楚地记得一些有用的信息，但是到了使用它的时候，我就记不起来了，也记不起来了。

......它往往会混淆思维，使工作出错，浪费时间，更严重的是，增加工作成本。

因此，理想的数据整理方法可以让人保持冷静和快乐，高效工作，也就是符合“数据生理学”。

1. 数据生理学
任何人在工作的时候，大脑都在工作，大脑的工作状态就是它的生理状态；数据整理的目的是保持大脑的清晰和清晰。

为了组织大脑的思维，有必要找出数据的生理规律。

然而，人的思想总是随机的、碎片化的，没有系统的管理，尤其是新的想法往往在意想不
到的时刻产生，然后又被遗忘。

这些新的想法可能不会立即可用，但如果可以用一套方法来利用它们，那么很可能可以组合出一套完整的计划。

要将这些杂乱无章的思想转化为有意义的、有组织的、层次分明的思想体系，最重要的工具就是语言，最重要的表达手段就是文本。

因此，数据工作也可以说是使用“语言”道具处理问题的工作。

无论是文件、书籍还是报纸，它们都是有关语言的信息来源。

以系统的方式组织数据，并尝试将其转化为社会普遍规律，这就是“数据工作”。

数据组织的规则必须按照大脑的思维方式来设计，即创建数据组织的生理系统。

这是高效工作成功的关键。

人有惰性，不愿意处理麻烦的事情。

因此，在设计数据整理方法时必须考虑到这一特性。

2、实现低成本高效率
“低成本”和“高效率”是管理者应时刻牢记的两个基本概念。

商业行为是以最少的投资创造最大的利益为基础的，信息工作也是如此。

以组织文档为例。

一般市面上出售的纸质文件夹在10元左右。

资料500条的话500元，2000条的话2000元，外加一个文件柜。

仅这些硬件就花费了数千美元，浪费了个人数据组织，效果如何尚不清楚；许多人因为这个因素而放弃了数据组织。

至于效率，除了快速检索和访问数据外，还要考虑整理和保存数据的速度。

使用从市场上购买的文件夹时，需要用打孔器将文件打孔，然后粘贴目录并填写信息内容。

另外，不同规格的物料要统一处理，每道工序繁琐费时，每次分拣物料的不快，让人觉得浪费生命。

一次又一次，很多人长期无法整理自己的数据，所以找一个成本低、不浪费时间的数据整理和存储系统势在必行。

三、统一规范的意义
圣经说：“为了不让人们互相交流，把这座塔一起建起来，以免有损神的权柄，神让所有人开始说不同的语言，不再互相交流，吵架...”。

著名的巴别塔的故事说明，在现代社会，如果信息规范不统一，人们容易出错，无法沟通。

这种愚蠢的例子无处不在。

以VHS 和 VHS 系统为例，直到最近才有统一到 VHS 的趋势。

显然BETA系统已经过时了，但是BETA系统的产品还是可以在市场上买到的。

这类厂商缺乏兼容性，几乎等同于现代的“通天塔”。

不过VHS的音质确实不如BETA。

日本电视公司喜欢使用 BETA 磁带，但是：
信息规范的统一不在于比较各种规范的质量，而在于规范的互换性；缺乏互换性的规范会阻碍大多数人对信息的自由使用。

个人电脑的键盘设计也会出现同样的问题。

现在最常见的JIS键盘不符合生理，所以有人发明了一种经常使用拇指的键盘。

而一旦熟悉了这种设计，用户几乎不会使用国际电脑或打字机。

看来，不管英语是不是最好的语言，只要是国际语言，学习英语是现代商务人士的基本要求。

选择电脑键盘时也是如此。

不管其性能如何，都需要使用通用且兼容大多数人的模型。

选择大多数人使用的规格是数据整理的基本条件。

组织工作的第一步是统一规范。

难以处理不同尺寸的纸张和文件；至少公司和部门使用的计算机和文字处理器应该统一文件和报告的格式和大小。

规范的统一是信息化工作最重要的原则，但实际采集到的数据在大小、长度、半径上难免存在差异，所以必须提前统一规范。

3.信息收集技巧
□人事资料收集技巧
从一个“人”那里获取信息，最有效的方式是面对面的交流；通过这种方式，可以联系和确认交流对象的言行，“人”成为最有利的信息来源。

与人面对面交流时，需要牢记五项基本技能：
1. 决定与谁见面
找到合适的顾问并不容易。

不管是单纯的拜访，还是想请对方配合，都要提前准备，准备好相关材料，制定自己的拜访目的，写下一些要点提醒自己。

然后分析收集的数据以找到合适的候选人。

这个准备关系到以后面对面交流的成败，不能掉以轻心。

2. 合同
签约是面对面交流的最大障碍之一。

对对方来说，这是他做不到的工作，是他看不到的约会。

无缘无故与某人签订合同的成功机会很小。

尤其是对于一个素未谋面的人来说，他的复杂动机真的很难在几分钟内解释清楚。

许多从事营销业务的人必须有这种经验。

打电话给你不认识的人有时会觉得很粗鲁，所以你不妨考虑先发一封信。

三、准备工作
会前，需要对交流对象的背景和专业进行清楚的调查，并收集相关材料；对方发表作品的，应当浏览。

那本书。

4.准备问题备忘录
因为沟通时间不能太长，所以要有计划在最短的时间内完成会议。

在你出发之前，记得在笔记本的第一页上写下你最想回答的基本问题作为备忘录。

5. 真正的面对面交流
如果会议持续一个小时，在前 30 分钟内，一定要问所有准备好的问题，并在笔记本上写下要点。

当然，在谈话过程中，如果对方允许，你也可以使用录音机，但一定要做好笔记。

□杂志数据收集技巧
1. 收集信息的程序
对于数据工作者来说，当媒体报道各种事件时，事件本身已经成为过去式；了解过去的细节是没有用的，重要的是工人能够从这些编年史中训练以发现新事物。

敏感性和判断力。

杂志文章确实具有推动时代潮流的作用，很多报纸或公交车的广告头条也包含这样的信息，尤其是针对年轻人、家庭主妇或职业女性的广告。

时代的新潮流总是在这些人身上得到精彩的体现。

看杂志的时候，如果遇到喜欢的文章，就要把出处和标题写下来，以后想用的时候再找。

除了专业人士，大部分人购买学术期刊都需要付出一定的资金和时间成本；最好先阅读自己喜欢的期刊，然后再彻底搜索其他专业的专业资料。

应对杂志信息膨胀的最好办法就是快速阅读。

很多人总是买一堆杂志放在办公桌上。

没有机会”的态度，抓紧时间处理，不看新杂志不断涌入，阅读压力不断加大。

2、杂志素材的选择方法
杂志材料的选择与报纸的选择有些相似。

否则会收集到一堆整理不出来的数据，起不到辅助工作的作用。

每个主题对应的信息已经很全了，每篇相关的文章不一定都保存下来。

我们必须遵守这个原则：只有在必要时，才彻底搜索必要的信息。

收集数据时，仅选择与主题和数据主体相关的文章。

只有通过这种方式收集的信息才具有真正的使用价值；只能根据自己的兴趣、专业和经验来收集信息，不能太笼统。

坚持这个选择原则，专攻自己的专业，你就能找到无数的信息。

从杂志上撕下的材料应立即装订，并记下杂志名称和出版日期，最后装入袋状资料袋中。

这样经过一段时间的积累，每个信息包都像一本书。

在等人或等车的时候，不妨把资料拿出来再看一遍，决定这些物品是否需要保留。

3.收集学术期刊资料
除了报纸杂志，还有很多数据源可用，比如证券交易所、私人收藏等都是可用的数据源。

至于最新的学术信息，一定要从学术期刊入手；特别是最先进的科学技术，来自世界各地的研究人员都在争分夺秒地为之而战。

个人声誉是相关的，它与现代科学和工业技术密切相关。

只有获得优先权，才能获得发明权和财富权。

目前，科学家根据在权威学术期刊上发表论文的时间来争取优先权；查阅最新科技信息是必经之路。

此类期刊的代表有：《自然》、《科学》、《美国国家科学院院刊》等。

订阅这类杂志需要联系代理书商，通常很难买到。

否则，您将不得不在大型政府图书馆或特定研究机构的图书馆中找到它们。

□图书数据收集技巧
1.先想办法买书
一般来说，买书有八种方式：。