档案系统使用手册

档案系统使用手册
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紫晶文档一体化管理系统AMS
使用手册
1 系统安装说明--------------------------------------------------------------------------------3
2 系统使用说明--------------------------------------------------------------------------------4 2.1系统
2.1.1 系统使用流程---------------------------------------------------------------------------4 2.1.2 系统参数设置---------------------------------------------------------------------------5 2.1.3 库参数设置------------------------------------------------------------------------------6 2.1.4 用户管理---------------------------------------------------------------------------------7 2.1.5 收发文年度设置------------------------------------------------------------------------7 2.1.6 分类大纲管理---------------------------------------------------------------------------8 2.1.7 分类表管理------------------------------------------------------------------------------9 2.1.8 主题词库设置---------------------------------------------------------------------------10 2.1.9 数据管理---------------------------------------------------------------------------------10 2.1.10 其他门类档案管理--------------------------------------------------------------------11 2.2 数据库/全文维护
2.2.1 强制解锁---------------------------------------------------------------------------------11 2.2.2 数据库系统处理------------------------------------------------------------------------11 2.2.3 机读目录数据转出---------------------------------------------------------
------------12 2.2.4 日志库检索------------------------------------------------------------------------------12 2.2.5 日志库加密导出------------------------------------------------------------------------12 2.2.6 浏览加密日志文件---------------------------------------------------------------------13 2.2.7 全文目录管理---------------------------------------------------------------------------13 2.2.8全文文件管理---------------------------------------------------------------------------14 2.2.9 全文扫描管理---------------------------------------------------------------------------15 2.2.10全文文件加密压缩--------------------------------------------------------------------15 2.2.11全文文件解密还原--------------------------------------------------------------------16 2.3 公文管理/归档
2.3.1 收文管理----------------------------------------------------------------------------------16 2.3.2 发文管理----------------------------------------------------------------------------------17 2.3.3 公文处理表格和收发文簿打印-------------------------------------------------------17 2.3.4 自动归档----------------------------------------------------------------------------------19 2.3.5 人工归档/卷(盒)内文件调整----------------------------------------------------------21 2.3.6 封面编辑和打印-------------------------------------------------------------------------22 2.3.7 归档文件目录编辑、打印/文件级数据录入---------------------------------------23
2.3.8 备考表、脊背的编辑打印-------------------------------------------------------------24 2.3.9案卷目录、全引目录打印-------------------------------------------------------------24 2.3.10 档号批量替换--------------------------------------------------------------------------24 2.3.11 件号处理--------------------------------------------------------------------------------25 2.3.12 案卷(盒)批量处理---------------------------------------------------------------------25
2.3.13 分卷及合卷-----------------------------------------------------------------------------25 2.4编目检索/利用
2.4.1案卷级检索----------------------------------------------------------------------------26 2.4.2文件级检索----------------------------------------------------------------------------27 2.4.3收文检索-------------------------------------------------------------------------------28 2.4.4发文检索-------------------------------------------------------------------------------28 2.4.5借阅参数设置-------------------------------------------------------------------------28 2.4.6借阅管理-------------------------------------------------------------------------------29 2.4.7归还-------------------------------------------------------------------------------------29 2.4.8催还-------------------------------------------------------------------------------------30 2.5鉴定/移交
2.5.1鉴定登记-------------------------------------------------------------------------------30 2.5.2移交登记-------------------------------------------------------------------------------31 2.6报表
2.6.1统计表----------------------------------------------------------------------------------31 2.6.2其他报表-------------------------------------------------------------------------------31 2.7数据交换/网上发布
2.7.1数据交换-------------------------------------------------------------------------------32 2.7.2Internet 网上数据发布---------------------------------------------------------------33 2.8系统辅助功能模块
2.8.1主题词自动标引----------------------------------------------------------------------34 2.8.2分类号自动标引----------------------------------------------------------------------34 2.8.3全文浏览-------------------------------------------------------------------------------34 2.8.4字体设置------------------------------------------------
-------------------------------35 2.8.5快速/高级检索------------------------------------------------------------------------35 2.8.6打印预览和页数设置----------------------------------------------------------------37 2.8.7多级排序-------------------------------------------------------------------------------37
1 系统安装说明
一、将计算机的显示分辨率设为800x600。

二、计算机启动后，在光驱中插入《紫晶文档一体化管理系统AMS》光盘，系
统会自动进入如图1所示的安装界面。

图1
1、安装数据库平台。

2、安装AMS管理系统。

在图2所示的栏目内，输入安装序列号。

图2
3、若是网络版，在图3所示的栏目内由管理员填写计算机名和数据路径。

图3
4、安装AMS查询系统(增强版才安装此模块)。

5、安装AMS加密锁。

6、重新启动计算机。

三、AMS系统注册
运行AMS安装光盘（或由合法代理人提供的软盘）中"注册系统"子目录中的执行程序AmsReg.exe，进行正版用户的注册；所有未经过合法注册的软件将得不到正常的使用权限。

程序界面见图4。

图4
2 系统使用说明
2.1系统
2.1.1系统使用流程
本系统提供文档一体化管理和对已归档档案的电子化管理功能，其工作流程分别为：
若进行文档一体化管理，需要在日常公文处理中使用AMS录入文件数据。

文件流转完成后，由系统对文件进行自动或人工归档，形成档案。

其工作流程为：
<公文管理>→<文件归档>→<档案整理>→<编目检索/档案管理>
●若要将已归档的档案输入AMS系统进行电子化管理，则按以下步骤进行案
卷级/文件级的录入：
在<人工归档>处输入一个新的案卷(盒)档号，对系统提示进行<确认>，然后<保存>。

点击该界面下面的按钮或进入档案整理模块中相应的封面、归档文件目录、备考表、脊背等子模块进行该卷(盒)的数据录入和编辑。

在相应模块中完成其他工作(如归档文件目录打印等)
2.1.2系统参数设置
选择主菜单栏第一项"系统"中的"系统参数设置"，进入如图5所示的画面。

●档号格式
档号格式选择后应保持稳定,不能随意改变;否则会引起系统数据混乱。

用户也可以根据实际情况，用分隔符"-"将档号中的每一项设置成用户所需要的内容。

●口令长度
本系统口令的最大长度为10个字节，0表示不做限制。

●全文文件存储方式
全文文件的加密压缩存储可以保证全文文件的安全,但是一旦采用加密压缩，会牺牲全文的浏览速度。

如果采用加密压缩存储方式,全文文件名遵循以下规则:如果原来的全文文件名为abc.jpg,则在数据库中记录该全文文件名仍然为abc.jpg;
但是实
际的物理存储文件名,由系统自动经加密压缩过程而处理为abc_jpg.sma ●卷内(归档)文件目录录入方式
该功能确定在档案条目录入时，是采取页数方式还是页号方式。

采用页数方式录入时，系统会自动计算相应的页号。

采用页号方式录入时，当整卷录入完毕后，必须执行模块界面右上角的<计算页数>功能计算，相应页数。

图5
2.1.3库参数设置
●密级设置
用户自己可定义密级表为该系统用户密级和全文文件浏览级别提供可选值；在归档文件目录、收发文管理等相关录入界面上可以直接选择输入；
需要注意的是，系统在进行密级限制时是通过比较代号来完成的，代号越小，密级越高。

见图6。

图6
●发文字号
可以定义不同的发文类型，如图7。

定义完成后，发文模块的录入界面上可以直接选择该发文类型，系统会根据当前计算机的时钟年度自动编制当前记录的发文字号。

图7
●文件类型、来文单位、保管期限
在录入“文件类型、来文单位、保管期限”字段时，为提高录入速度，系统设置“自动记忆”功能，在本模块处集中管理(增加、修改、删除)。

见图8。

图8
●档案馆(室)
用户进行正式注册后，档案馆(室)名称、编号、档案全宗号均自动生成。

用户注册的正式名称及注册程序由开发商提供。

●部门设置、专业设置
主要为<用户管理>模块中对用户定义提供某些附加信息。

2.1.4用户管理
用户是与本文档一体化管理系统相关的各种工作人员。

用户可使用该模块建立系统的安全机制和规范,见图9。

用户管理模块包括系统所有用户列表、当前用户属性、用户口令等信息，可以在此增加、修改、删除用户。

用户编号可由用户自行确定，但不超过10个字节。

用户名是对用户的描述用文字，一般取其姓名(最多4个汉字)。

用户类型分为"系统管理员"、"管理领导"、"业务管理员"和"一般用户"四大类。

用户级别是指用户浏览档案全文数据的密级。

密级、专业、所属部门均在<系统参数设置>模块中定义，此处只能选用。

用户口令与确认口令用于设定用户口令，通过口令保护档案数据的安全。

2.1.5收发文年度设置
用户进行收发文管理以前，须确定当前所要进行管理的收发文年度，以便系统在年度改变时进行序号的识别。

注意：跨年度时，必须进行收发文年度的重新设置，以保证系统对收发文顺序号进行正确的自动编号。

图9
2.1.6分类大纲管理
分类大纲在本系统中可按机构或问题来建立。

若建立了分类大纲，系统即可将相同类目的文件进行归类。

“收发文管理”中，登记人要以分类大纲为依据对文件实体进行类目划分；在“自动归档”中，系统可根据用户所定义的分类大纲号来进行公文文件库的筛选。

按机构建立的分类大纲见图10。

用户可对此表进行任意的项目修改。

分类大纲用树形结构表示，父结点可以展开和折叠。

结点前缀为“＋”号的，表示该结点有子结点，点击“＋”号可将其展开；结点前缀为“－”号的，表示该结点有子结点，且已经展开，点击“－”号可将其折叠；没有前缀的结点为叶子结点，它没有子结点。

用户选中某一结点，可对其进行右边功
能按钮所示的各种操作。

分类大纲号编辑框用于编辑每个结点的分类数字；内容编辑框用于编辑每个结点的描述信息。

<插入>按钮：在当前结点前插入同等级的新结点。

< 添加>按钮：在与当前结点同级且同父结点的所有结点后面添加一个同级同父结点的新结点。

<添加子项>按钮：在当前结点的最近子结点尾部添加一新子结点。

<删除>按钮：删除当前结点及其所有子结点。

<删除子项>按钮：删除当前结点的所有子结点。

注：分类大纲在实际使用过程中可以延伸到工程代号、设备代号等划分上。

在完成分类大纲的修订之后，请点击<建立分类大纲自动标引的数据基础>按钮，以便将新修订的分类大纲条目补充到自动标引标准库中，为分类大纲号的自动标引准备基础数据。

图10
2.1.7分类表管理
本系统已为用户预装《中国档案分类法》。

分类表是为档案的分类标引和组织档案的分类目录，建立档案目录和信息中心而编制的，某些专业档案也可用本分类法进行档案分类标引和实体分类整理排架，组织馆(室)藏，编辑操作类似分类大纲，见图11。

图11
2.1.8主题词库设置
本系统已为用户预装公文主题词表。

主题词是揭示文件、档案主题内容的规范词，模块界面如图12所示。

图12
本系统的主题词库是系统对案卷和文件进行主题词自动标引的基础。

主题词库编辑模块中，序号由系统自动编号。

<添加>按钮在表尾添加一条记录，以录入新主题词；<插入>按钮在当前记录位置插入一条记录，以录入新主题词；<删除>按钮删除当前记录；<查找>按钮
弹出一文件编辑框，用户键入需查找的主题词后确定，系统在主题词表中开始查找；若找到, 当前光标停留到该主题词上，否则系统报告不存在该主题词；<保存>按钮保存对当前记录的最近修改；<还原>按钮>按钮取消对当前记录的最近修改。

注意：在主题词编辑模块中，也可以向主题词表加入新的主题词。

2.1.9数据管理
为保证本系统数据的安全，用户应经常进行数据的备份工作。

●硬盘备份与恢复
硬盘备份模块见图13，用户直接选择备份目标文件夹，点击<备份>按钮后，系统直接将数据目录完整地复制一份到该目标文件夹内。

基于安全考虑，本系统备份采用全备份方式，即时间靠后的备份数据包含时间靠前的备份数据。

若要恢复备份数据，只需退出AMS系统，将备份在硬盘上的数据目录(thamssig目录)拷贝回数据目录的工作位置(一般是C盘根目录)下即可。

●软盘备份与恢复
在<系统软盘备份>和<系统软盘恢复>两个模块中按步骤执行，插入软盘即可完成系统的软盘备份与恢复。

需要注意的是，由于容量限制的原因，本系统提供的软盘备份功能不备份全文文件及其他门类档案数据或其他报表打印文件。

而且由于软盘质量不稳定，请慎重使用该功能。

图13
2.1.10其他门类档案管理
见<其他门类档案管理>模块的帮助文件。

2.2数据库/全文维护
2.2.1强制解锁
当用户从相应模块正常退出时，数据的操作将由系统自动解锁。

但退出时可能由于各种原因造成加锁记录保留下来，以后用户再次使用该目录时就会产生加锁失败的提示。

遇到这种情况，使用“强制解锁”模块直接从加锁表上删掉对应记录即可。

2.2.2数据库系统处理
本模块给予系统管理员最大的自由度和权限，系统管理员可以直接打开数据库记录集合对数据进行修正。

所以，系统管理员应该慎重使用该模块功能，并且在该模块操作之前进行数据备份。

为安全起见，进入本模块时须校验系统初始化口令(系统管理员可从开发商处获得)。

对收文库、发文库和归档文件库，系统管理员可以先检索需要的记录集，然后直接增加、修改、删除数据内容。

由于可在此模块对收、发文库的记录集合做不加任何校验的批量删除，请慎重使用。

2.2.3机读目录数据转出
可将本系统的收文库、发文库、案卷(盒)库、卷(盒)内文件库的数据记录按用户的要求转为通用的DBF标准数据格式。

本系统提供的数据转换类型有三种：自由转出(本系统设计字段自有格式)、立卷改革后数据的规范转出、立卷改革前数据的规范转出，用户可根据需求选择。

其界面见图14。

图14
2.2.4日志库检索
本系统对用户的重要操作进行跟踪记录以保证系统的安全运行。

为保证日志跟踪的权威性，日志记录用户不能修改。

2.2.5日志库加密导出
为了防止日志库的数据容量日渐庞大，系统提供本功能。

其界面见图15。

●将日志库当前的内容完全导出到加密文件中。

●把日志库的内容全部清空。

●导出后，请自行从本系统临时目录中将该导出文件转移。

●导出文件在本系统临时目录中,文件名为AmsLogxxxxxxxx.ams。

图15
2.2.6浏览加密日志文件
如图16所示，在界面左半部窗口的临时目录中，加亮选择需要浏
览的日志文件名，点击<查看>按钮，便可在界面右半部窗口中浏览包括“操作人姓名、操作时间(年月日时分)、文档号、序号”等详细的加密日志文件内容。

图16
2.2.7全文目录管理
本系统的全文文件统一存放在全文目录中，见图17中的data目录。

图17
为了便于管理和分类，管理员可以根据实际工作需要在Data目录中建立任意多级的子目录来分别存放全文文件。

例如可以采用年度、部门、问题等方式建立不同的子目录。

管理员还可以进行新增子目录、对已有子目录改名、删除子目录等操作。

2.2.8全文文件管理(全文上载)
将其他位置的全文文件通过“全文文件管理”模块上载到AMS系统的全文目录中。

如图18。

图18
在“源文件位置”框中可用Shift+单击或Ctrl+单击的方式成批地选中需要归档(即需要上载到档案系统全文目录中)的文件；然后，在“目标目录”中选择需要上载的目标子目录，单击<传输文件>按钮，系统自动将用户加亮选择的文件复制并传输到选定的全文文件子目录中；用户还可根据实际情况选择是否在传输的同时删除源文件。

也可以根据系统提供的功能按钮在此模块中将已经上载的全文文件删除。

如果进一步对该全文文件所对应的档案条目进行全文挂接和密级设定，用户就可以直接通过全文浏览进行全文的查阅，在全文浏览时，鼠标左击拖动可放大图象，右击还原。

2.2.9全文扫描管理
如图19。

进行扫描前，须给出全文文件名(不带后缀)，在扫描文件生成过程中，系统自动将扫描文件赋上.jpg的后缀，同时指定扫描文件生成后的存放位置。

图19
2.2.10全文文件加密压缩
如果要对全文文件的存放采用加密方式，需在本模块中对全文文件进行统一的加密处理。

与全文上载的操作方式类似，先成批选中需要加密的文件，再执行加密功能，如果压缩加密前的文件名为abc.jpg，则加密压缩后的新文件名为abc_jpg.sam；加密完成后，系统会给出加密结果报告，见图20。

图20
2.2.11全文文件解密还原
本模块是“全文文件加密压缩”功能的逆操作，可以将加密压缩后的文件再解密还原回原正常文件状态。

2.3公文管理/归档
2.3.1 收文管理
收文管理处理时，应保证收发文年度设置正确。

图21
收文管理中各项目的字段长度如下：
收文日期：8 文件类型：30 来文单位：40 来文字号：30 文件日期：8 附件数量：整数保管期限：4 密级：6
缓急程度：4 份数：整数页数：整数分类大纲号：60 文件题名：180 摘要：200 主题词：50 分类号：60
备注：120 全文文件：不限全文级别：6
●窗口的上半部
顺序号由系统自动生成，是机器识别号。

收文日期由系统自动采集计算机机内当前日期，用户也可根据实际情况进行修改。

文件类型/来文单位可用下拉菜单进行选择，当用户输入文件类型库/来文单位库中不存在的文件类型/来文单位时，系统会提示“是否加入收
文类型库/来文单位库中”，如果回答“确定”，则自动记忆功能启
动，新增值被自动记忆，下次输入时就可以直接用下拉菜单选择。

为了加快用户的输入速度，系统将文件日期中间的分隔符已标识出来，用户只需键入4位年度，2位月份，2位日期；
点击<分类大纲>按钮，会出现系统设置中已经设置好的分类大纲表。

分类大纲号的生成是通过对分类大纲中一系列结点的选取而生成的，不
熟悉本档案馆(室)分类大纲号的用户可以利用分类大纲方便地确定文件
实体分类大纲号。

当分类大纲打开，加亮相应类目，按确定按钮即可。

分类号的手工标引与分类大纲号相似，其自动标引直接点击相应按钮，如果在“分类表管理”模块中已经建立了分类表自动标引的数据基础，
则此处系统将自动找出匹配的分类号。

备注由用户根据实际情况进行填写。

全文文件名直接用<全文挂接>按钮来挂接所对应的电子文件。

全文级别用下拉菜单来选择。

若登录用户的密级低于这里的全文级别，将不能进行全文浏览。

●窗口的下半部
选中“查重份文件”的对勾，则保存新记录时系统会自动核查目前收文库中是否已有“来文字号”或“文件题名”字段与之完全相同的记录；
若有，则系统提出警示。

单击<列表>按钮，系统录入界面变为列表方式，系统录入界面可由此功能在列表方式和卡片方式之间切换。

单击<调阅>按钮，用户输入当前年度的顺序号就可以直接调出该记录。

单击<检索>按钮弹出“收文检索”功能，其帮助见“收文检索”章节。

单击<打印>按钮弹出“打印”功能选择，可进行“文件拟办单”、“登记表”、“批阅单”等格式的打印。

2.3.2 发文管理
发文管理的项目与收文管理基本一致，各项目的字段长度与使用方法可借鉴收文管理窗口的操作。

2.3.3 公文处理表格和收发文簿打印
●文件拟办单、登记表、文件批阅单打印
用户可根据实际情况点击“文件拟办单打印”、“登记表打印”、“批阅单、批阅单批量打印”按钮选择打印不同的公文处理表格。

此处以文件拟办单打印为例，见图22。

●收文目录表打印
收文目录表又叫收文簿，可根据用户需求进行选择性打印，记录排序方式也可进行升序或降序的选择，见图23。

图22
图23
缺省时，图23内的记录为空，只有当用户选择“所有记录”、“指定收文日期”、“指定顺序号”中的某一项时，表中才会有记录。

图24
此功能模块中，可单击表格题头进行某个字段的排序，也可以单击<多级排序>按钮进行多级排序(详见“多级排序”章节)，再将排序后的结果提交打印；同时，还可以打印所有记录，或打印规定顺序号/某段收文日期内的记录，乃至直接用<检索>进行模糊/组合查询后进行任意组合数据集合的打印。

其打印的选择范围和排序方式完全由用户自己任意控制，见图24。

●发文目录表打印
发文目录表(又叫发文薄)打印与收文目录表打印类似。

2.3.4 自动归档
本系统按照DA/T22-2000《归档文件整理规则》的整理方法制定出相应归档文件整理工作流程，用户根据实际工作的要求对归档文件进行分类、排列、编号后，由计算机自动进行相应的操作。

自动归档
结果用以指导用户排列实体归档文件，从而达到归档的目的，其界面见图25。

●分类
<形成年度>为收文的文件日期、发文的发文日期所在的年度。

按机构/问题分类时，用分类大纲号对文件进行分类。

特殊类型的文件，可以选择分类号进行分类。

如果分类条件均不选，则所有收、发文均参加自动归档。

●排列
归档文件分类完毕后，按具体要求选择排列次序。

排列时，由用户点击所选排序字段前面的小方框，出现的阿拉伯数字表示排列的优先次序，数字越小，优先次序越高。

●编号
全宗号、卷(盒)号编制时，不足3位的最好用0补齐3位；否则系统用这两个号排序时可能不规范。

年度以四位阿拉伯数字标注公元纪年，如1988。

如果已输入全宗号、目录号，用鼠标点击卷(盒)号数据框，系统可以自动生成卷(盒)号。

将“页数/盒”前面的小方框打上对勾，表示计算机在自动装盒时，会判断符合条件的文件总页数是否超过一盒能装的最大页数，若超过，计算
机会将多出的文件自动装入后面的几盒中。