物业管理部门档案管理制度

一、目的与依据
为规范物业管理档案管理工作，确保档案的完整、准确、安全和有效利用，根据《中华人民共和国档案法》及国家有关档案管理的法律法规，结合本物业实际情况，特制定本制度。

二、档案管理范围
1. 物业管理单位在物业管理活动中形成的各类文件、资料、图表、声像、实物等。

2. 物业管理单位的规章制度、合同、协议、规划、设计、施工、验收、维修、保
养等文件。

3. 物业管理单位的财务、人事、设备、设施、环境、安全等档案。

4. 物业管理单位的会议记录、报告、通知、公告、请示、批复等文件。

5. 物业管理单位的客户资料、投诉、维修记录、巡查记录等。

三、档案管理职责
1. 物业管理单位应设立档案室，负责档案的收集、整理、保管、利用和销毁等工作。

2. 档案管理员应具备档案管理专业知识和技能，负责档案的日常管理工作。

3. 物业管理单位各部门应积极配合档案管理员的工作，及时将各类档案送交档案室。

四、档案管理流程
1. 档案收集：各部门在形成档案时，应按照档案管理范围及时收集齐全。

2. 档案整理：档案管理员对收集到的档案进行分类、编号、装订、编目等工作。

3. 档案保管：档案管理员应按照档案保管要求，对档案进行安全存放、防潮、防虫、防火等工作。

4. 档案利用：档案管理员应按照档案利用规定，为各部门提供档案查阅、复制等
服务。

5. 档案销毁：档案管理员应按照档案销毁规定，对过期、失效、无保存价值的档
案进行销毁。

五、档案保密
1. 物业管理档案属于企业秘密，档案管理员应严格执行保密制度，确保档案安全。

2. 档案查阅、复制、借阅等环节，应严格执行审批手续，确保档案信息不被泄露。

3. 档案管理员应定期对档案保密情况进行检查，发现问题及时整改。

六、档案培训
1. 物业管理单位应定期对档案管理员进行业务培训，提高档案管理水平。

2. 各部门应加强对档案管理知识的宣传，提高全体员工的档案意识。

七、监督检查
1. 物业管理单位应定期对档案管理工作进行检查，确保档案管理的规范、有序。

2. 对档案管理工作中存在的问题，应及时整改，确保档案安全、完整、准确。

八、附则
1. 本制度由物业管理单位负责解释。

2. 本制度自发布之日起实施。

物业管理档案管理制度是物业管理单位规范管理的重要依据，各部门应认真贯彻执行，共同维护物业管理档案的完整、准确、安全和有效利用。