出纳报告单小帮手

出纳报告单小帮手
吴敬斌
【摘要】@@ 出纳报告单,是出纳与会计结账时报告当期财务收支情况而编制的书面凭据.它主要包括现金、银行存款的上期结存额、本期发生额和本期结存额三项内容.其涉及的各项收支金额、票据张数是原始凭证传递的确认依据,也是财务责任转移的法律依据,所以它的编制正确与否,显得尤为重要.
【期刊名称】《农村财务会计》
【年(卷),期】2010(000)011
【总页数】5页(P41-45)
【作者】吴敬斌
【作者单位】
【正文语种】中文
出纳报告单，是出纳与会计结账时报告当期财务收支情况而编制的书面凭据。

它主要包括现金、银行存款的上期结存额、本期发生额和本期结存额三项内容。

其涉及的各项收支金额、票据张数是原始凭证传递的确认依据，也是财务责任转移的法律依据，所以它的编制正确与否，显得尤为重要。

长期以来，村集体财务中使用的出纳报告单主要是市场上购买或从上级业务主管部门领用的印刷品，格式固定，由手工复写，并根据上期结存额和本期发生额计算本期结存额，一般由出纳编制，如下图：
其缺点是结构简单，项目太少，需人工计算，若书写中发生错误，得重新填写。

近几年，不少地方实行村级会计委托代理制，由乡(镇)农村会计服务中心代理记账，一般一名会计代理数个甚至十几个村的账，而村出纳报账时经常出现发票因手续不齐被退回的情况，所以有些地方干脆把出纳报告单改为现场填写，工作量很大。

实行会计电算化后，仍有不少财务人员沿用原来手工编制的出纳报告单。

利用Excel 强大的计算功能，编制一张Excel出纳报告单，则弥补了这个小小缺憾。

笔者从实际工作出发，编制了这张Excel出纳报告单，如上图：
使用这张Excel出纳报告单时，只需输入现金、银行存款的上期结存额、本期收入金额和票据张数，则本期结存额自动生成，且金额含有大小写。

还有一点与传统出纳报告单不同的是，增设了收据的领用栏，便于掌握收据的使用、结账和库存情况。

这张Excel出纳报告单的特点是项目清楚、功能全面、信息量大，而且直观、简便、实用，如同一张迷你型的现金流量表。

因不少数据是自动生成，省了不少项目的书写和计算时间。

经统计，同内容的纸质出纳报告单，需录入的项目达30项（不含表头、表尾，下同），计算次数为16次（其中金额8次，收支票据张数6次，收据2次）。

而这张Excel出纳报告单输入的项目为18项，计算次数为0次，且计算准确率为100%，大大提高了工作效率。

1.启动Excel，打开一张空白的工作表。

2.依次录入下图中的各文字项。

3.在数据自动生成单元格中输入公式。

(1)自动计算现金收入合计，在B9单元格中输入公式“=B6+B8”；
(2)自动计算现金支出合计，在B12单元格中输入公式“=B10+B11”；
(3)自动计算现金本期结存，在B13单元格中输入公式“=B5+B9-B12”；
(4)将现金的本期结存小写转换为大写，可以通过Excel隐含函数命令的方法实现，在B14单元格输入公式“=SUBSTITUTE(SUBS TI TUTE(SUBSTITUTE(IF(B13>-0.5%,,"负")&TEXT(INT(FIXED(A BS(B13))),"[dbnum2]")&TEXT(RI
GHT(FIXED(B13),2),"[dbnum2]元0角0分;;元"&IF(ABS(B13)>1%,"整",)),"零角",IF(ABS(B13)<1,,"零")),"零元",),"零分","整")”；此公式较长，如怕麻烦也可不用大写，取消该项任务，但从严谨性出发，还是有大写更好。

还可以通过更改单元格格式的方法实现Excel数字自动转换为中文大写数字。

在
B14单元格输入公式“=B13”，然后选中B14单元格，点击右键，在弹出菜单中选择“设置单元格格式”命令，打开“设置单元格格式”对话框，点击“数字”选项卡，在左侧的“分类”列表中选择“特殊”，然后在右侧的“类型”列表中点击“中文大写数字”，最后确定。

(5)自动计算银行存款收入合计，在F 9单元格中输入公式“=F6+F8”，在F8单
元格中输入公式“=B11”；
(6)自动计算银行存款支出合计，在F12单元格中输入公式“=F10+F11”，在
F11单元格中输入公式“=B8”；
(7)自动计算银行存款本期结存，在F13单元格中输入公式“=F5+F9-F12”；
(8)将银行存款的本期结存小写转换为大写，在F15单元格中进行操作，与步骤（4）公式几乎相同，把所有B13改为F13即可；
(9)自动计算期末收据数，在F15单元格中输入公式“=D5-D6-H7+B15-D15”；
(10)自动计算收支票据总数，在H15单元格中输入公式
“=D6+D10+H6+H8+H10+H11”。

对于票据张数，像提现、解款等银行业务，依惯例将其单据张数统一填列在银行存款项（表右侧），现金项则不填，以免重复或遗漏。

而银行存款的收入中，如上级转移支付的拨入，一般先由村级开收据给乡（镇）财政所，财政所再据此开出拨款单拨出款项到村集体账户。

在计算收支票据总数时，则按进账单计算，收据数纳入期末收据项计算。

计算收支票据数，主要是出于装订记账凭证封面须填列原始凭证张数的考虑。

4.对表格进行编辑
根据单元格文字、数值的宽度对列宽参数进行调整，再加上边框。

进行打印预览后，按实用、美观原则，调整行高和列宽以及页间距。

如果是使用激光打印机，一般将该出纳报告单设置成一页放两张，输入一张的数据后，在下方粘贴即可。

如果是使用针式打印机，则调整好直接打印两张。

最后，将表格保存在指定文件夹中。

至此，一张Excel出纳报告单已编制完毕。

下面是南山村2010年8月31日出纳来结账时的有关资料：
（1）现金项：上期结存3035.5元，本期收入52315.2元，收据55份，本期支
出36321.3元，发票105张；
（2）银行存款项：上期结存63100.35元，本期收入51000元，进账单、收据各3张，送存现金50000元，解款单5张，转账支出5000元，转账支票存根1张，提现35000元，现金支票存根3张；
（3）收据项：期初收据35份，本期领用50份（1本），作废收据1份。

将上述数据录入表格，则自动生成相关数据（阴影部分），如下图。

这张Excel出纳报告单，看似简单，也不需很高深的电脑知识，但却非常好用，录入数据后将表格保存，可重复使用。

与传统出纳报告单相比，它实际上是一个由简单（功能简单）→复杂（编制复杂）→简单（应用简单）的变化过程。

因实际工作的差异性，表中的有关项目可根据需要自行增减，输入公式同时相应改变。

希望拙文能有抛砖引玉之效，让各位农经战线的朋友制作出更精美、实用的东西，为我们的工作增光添彩，让工作变得更为轻松、快捷。