高校档案信息电子化的现状与对策

（） ２ 高校档案管理 队伍整体素质偏低。 有的人受落后思想观念的影响 ，固守传统 观念 ， 对档案事业的重要性缺乏认识 ， 为 认 档案工作是一项附带工作 ，搞好搞坏 无关 学校大局 ， 更谈不上档案信 息电子化建设 ， 造 成 了认 识 ＿的参 差 不 齐 。 当前 多数 高校 卜 尚未 形 成 素 质优 良 、 构 合 理 、 学 高效 的 结 科 档 案 管 理 队 伍 。 方 面 ， 职 档 案 工 作 人 员 一 专 的学 历结构、 知识结构 、 年龄结构和职称结 构 不 尽 合 理 ， 已经 是 众 所 周知 的 了 ， 这 当然 这里面有很大的历史原因和国家政策因素； 另一 方 面 ，高 校 各 部 门 的兼 职 档 案 员 几乎 都未接受过档案管理专业的专门培训 ，缺 乏档案管理及档案信息化建设的基本理论、 基本知识和基本技能 。而对档案管理人 员 继续教育的措施又甚乏 力，直接制约 着档 标 志 。 电子档 案 的管理 需要 信息 、计算 机、网络等多方 面的知识 、技 术和相应的 案 信 息 电 子 化建 设 进 程 。 （）档案 信息电子化推进过程的外部 ｊ 硬件作支撑 。根 据高校档案管理实 际和现 ３ 有条件 ，档案管理 的电子化是一 个系统 、 环 境 不 佳 档 案 信 息 电 子 化 运 行 情 况 主 要 表 现 艰 难的长期 工程 ，不能一蹴 而就。所以 ， 在 ：一是档案软件缺乏通用性 ，信息 管理 首要任务是规 划、确定学 校电子档案管理 功 能 停 留在 表 面 层次 ；二是 档 案 信 息 系统 的 不 同 阶 段 的 发 展 目标 ，制 定切 实 可行 的
象 工 程 ” 而 不 是 切 切 实 实地 方 便 利 用 档 案工作 为应对 电子化 的现状 做
了 比 较 深 入 的 探 讨 ， 并 针 对 在 高校 挡 案 信 息
作 ，对档案工作心中无数 ，造 成了档案信 息资源 管理定位 主体缺 失。
二 、档 案 信 息 电子 化 过 程 中 的对
电子化进程 中碰 到的一 些 问题 ，提 出通过立
法和技 术手段 等具可 操作 的一 些 对 策。 高校 档 案 ； 电子 化 ； 现 状 与 对 策
２ ０ 年颁布实施的 《 ０８ 高等学校档案管 理办法 中明确规 定了高校 档案 管理 职责 之一是 ：要组织实施档案信息化建设 和电 子 文件 归档 工作 。 高校档案工作作为 国家档案工作的一 个 重 要组 成 部 分 ，其 基 础业 务建 设 的 重 心 必须也要 向信息化、 现代化转移 ， 因此我们 要在清楚认识档案现代化管理和信息化建 设是 高校 档案 管理 工作发展 的必然趋势 的 同 时 ，还 必须 了解 高校 档 案 信 息 电子 化 的 现状 ，并在电子化过程 中针对存 在的问题 拟 定一 些 可 操 作 性 的 对策 。
一
、
高校档案信息 电子化的现状
１ 、高校档 案信息 电子化 的优势显而 易见 ，突出的优势 有五 个方面 ：其一是简 化 了管理程序 。如传统手段中的专业化人 工 分 类 、 整 理 、 制 目 录 等 ； 其 二 是 提 高 了信 息 获 取 效 率 。 通 过 计 算 机 网 络 化 管 理 ，可 依据 不 同授 权 实现 便 捷 查 寻 、 检 索 调 阅 、分 析利 用 、打 印复 制 ，从 而更 好 地服务于教学 、服务于科研 、服务于学校 各项管理工作 ；其三是 极大地节约了存储 空间与场地 ；其四是 改善了档案 管理 人员 的 工 作环 境 ；其五 是 现 代化 文件 材 料 与技 术 的 快 速 发 展 可 以 不断 满 足 文 件 、 档 案 处 理手 段升级 的新 需求 。 ２、高 校 档 案 信 息 电 子 化 过 程 中 碰到 的 问题 。 目前 ，我 国 高 等院 校 各 个 层面 得 到 了 迅猛 发展 ，在某些领域 基本 实现 了信 息电 子化管理 ，但 高校 档案 管理大 多还停 留在 传统的管理阶 段 ，档案 信息电子化水平相 对 较 低 ，主 要 有 以 下 一 些 问 题 ： （ １）随 着 信 息 技 术 在 档 案 领 域 的 广 泛、深 入应用 ，各高校积极 发挥信息知识 和 技 术 优 势 ，大 力加 强 档 案 信 息 化 建 设 ， 对高校档案 工作 的建设 与发 展产 生了深刻 的影响。但在 基础信息化装 备建设、档案
高校档案信息 电子化的现状与对策
费颖 ’ 吕楠 、吉林 铁道职 业技术 学院 ；２ 、东北 电力大 学
馆 网络 系统 建设 、 电子文件 管 理 系统建 设 、数字档案馆建设 、档案 网站建设 、档 案工作人 员信息化素质教育等众多问题都 有待于认真研究与讨论 。在一些高校档案 馆的 网站 ，感觉高校档案 网站是在搞 “ 形
策
ｌ 、档 案 信 息 电 子 化 载 体 多 元 化 ，应 对 各 层 次 的信 息 需 求 从载体形成 和信息来源两方面来看 ： 档 案 不 再 只是 以前 的纸 质 档案 ，在 现 代 化 过 程 中 ，磁盘 、光 盘 、缩 微等新 型载 体 已经得到广泛应 用。档案部 门必须 改善管 理工作 ，实现档案信息化 ，才能冲破档案 利用的种种局限 ，从档案的保管和利 用职 能向信息管理和服务职 能转变 ，实现档案 信息资源的合理 配置、科学管理 ，为社会 提供 高 效 、 优 质 的服 务 。 ２ 利 用先进的技术手段 ，将档案信 息 ． 服务内容向纵深推进 为了更好地使馆藏档案电子化资源融 入于社 会基 础信 息资源库 ，在 以信息技术 为 主要 特 征 的知 识 经济 时 代 ，信 息 化 建 设 已成为评价一个 国家信息基础水平的重要