公司行政管理体系组织架构及行政管理体系各岗位岗位说明书

公司行政管理体系组织架构图及行政岗位
岗位说明书
一、行政部工作职责
二、管理体系的分支（行政部）组织架构图及岗位说明书
1、管理体系的分支（行政部）组织架构图
2、岗位说明书
三、公司现行制度、规定及办法
四、行政部的工作重点及主要内容
（一）行政管理
1、行政事务管理
2、办公事务管理
3、人力资源管理
一、行政部工作职责
1、负责公司管理制度的编制并提交总经理审议。

2、负责公司制度的推行及监督工作。

3、负责确定各部门的岗位职责及分工，明确各部门在运行链中应具备的职能。

4、负责制定各部门或各岗位的绩效、奖惩办法和评估标准。

5、负责完成行政管理工作赋予行政部的具体工作内容，其具体内容详见行政专员及人资专员的岗位职责。

二、管理体系的分支（行政部）组织架构图
三、岗位说明书
1、行政专员岗位职责
1）、严格遵照执行公司的各项规章制度，主要负责行政管理范畴内的行政事务和办公事务方面的工作。

2）、负责建立办公用固定资产管理台账，负责定期盘点，并与财务进行核对。

3）、负责办公设备设施、后勤生活设备设施、办公用品的日常管理、维护及修缮工作，确保使用正常。

4）、负责公司区域卫生与绿化的管理与监督，负责组织公司级的卫生大检查，并将检查结果公示，有处罚权。

5）、负责员工宿舍的管理和分配，每周一次有关清洁卫生、安全和宿舍纪律的检查，做好相关记录，对检查结果有处罚权。

6）、负责公司会议的通知、准备及会议服务工作，如：会议室的使用安排、会议室卫生、会议服务工作等。

7）、负责公司会议的通知、准备及会议服务工作，做好会议纪要的记录整理及发放工作。

8）、负责公司收发文及文印工作，重要文件及资料的整理、归档、保管及保密工作。

9）、负责电话费、网络等办公费用的审核及交纳工作。

10）、负责公司接待和接待用物资的申购和管理工作。

11）、负责按照劳保用品编制计划实施采购、发放，做到账实相符。

12）、负责按照公司车辆管理制度要求，完成公用车辆管理以及费用的控制、汇总和考核。

13）、负责行政司机及行政采购的管理，使其按岗位职责要求，完成工作。

14）、负责对食堂的监管，做好计量监管、汇总和申报等工作。

15）、负责行政辅助工的管理，做到合理分工、责任明确及效果显著。

16）、协同部门人员共同完成行政部工作，完成上级交办的其它工作。

2、人力资源专员岗位职责
1）、严格遵照执行公司各项规章制度，根据公司生产经营需求，组织并实施人员的招聘及甄选工作。

2）、负责办理已录用员工的入职手续、完成员工入职培训；按时完成对员工试用、转正的审核、报批工作；完成员工离职手续的办理。

3）、负责报批签署和管理员工劳动合同、上岗协议、保密协议，收集整理、监理、完善员工档案。

4）、协助监理薪酬体系、绩效计划、拟定保险及福利计划，经批准后贯彻执行。

5）、负责员工社会保险申报、缴纳，岗位调整工作。

6）、负责月度收集、审查员工考勤资料，编制月度工资发放表及个税计算表。

7）、负责实施行业年度薪资调整，根据行业薪酬变化，及时拟出
调整建议及计划。

8）、负责会同各部门考虑及改善人员调整计划。

9）、协助监理企业文化和企业形象管理体系并实施。

10）、负责组织各类活动、提高企业凝聚力。

11）、负责解释并解决劳动争议。

12）、负责分管保安队的工作，做好监督和管理；协同部门人员共同完成行政部工作。

14）、完成上级领导交办的其它工作。

3、保安岗位职责、工作流程及工作纪律
3.1、保安岗位职责
为严肃纪律，提高保卫人员警惕性，根据公司要求，结合实际，制定本职责，以便进行更有效的班组考核，以下是具体内容：1）、负责公司一切财产及员工生命的安全保卫工作；
2）、负责车辆、人员及来访客户的门禁管理工作；
3）、维护公司正常的办公生活秩序；
4）、坚持正义，维护公司整体形象及声誉；
5）、认真执勤，不擅离职守，并做好防火、防盗、防爆工作；
6）、办理公司信件、外来公文的收发工作；
7）、协助管理日常行政事务及一切突发事件的处理；
8）、参与公司义务消防安全管理工作；
9）、完成上级交办的其他工作。

3.2、保安工作流程
1)、提前十分钟到岗，进行岗位交接；须认真了解上班岗位记录内容：大事记要、移交待办事项等，按要求认真完成交接班日志所需内容的填写；
2)、岗中要求：保持良好的精神状态、工作状态，负责公司的财产守卫工作，预防和制止盗窃事件的发生；
. 严格执行出入门管理制度，保障公司良好的办公秩序；
○2．负责所有外出物资、物品监督检查，并依据出门条放行；
○3．负责公司内部突发治安事件的及时解决、处置和协助调查；
○4．做好报刊、来件来函等公文的签收登记和传递工作；
○5．随时关注公司监控系统，发现异常立即处置和上报；
○6．负责门卫室、岗亭内及大门周边的环境卫生工作，保持清洁卫生；
○7．不得擅离职守，处理重大事故时须果断敏捷。

3)、夜巡工作流程。

执行每小时一次定期夜巡工作，公司外墙以内，包括办公大楼及生产厂区。

夜巡内容包括，外围所有照明是否正常，办公大楼区域是否正常，公司停车区域是否正常，并对夜巡时间及情况做好记录。

4)、发现问题，交接双方须当面说明。

如果交班人离开后，接班人才发现属于上一班问题的，由接班人承担所产生的后果；
5)、交接班须守时，非特殊情况，不得超时接班；
6)、接班人未到，交班人不得离岗，须立即上报行政部，否则由此产生的一切后果由交班人负责。

3.3、保安工作纪律
1）、服从指挥、忠于职守、坚守岗位、提高警惕，保证完成治安保卫任务；
2）、在岗做到不擅离职守、定岗定人，做到不脱岗、不离岗，严禁私自换岗；
3）、保持衣装整洁、佩戴整齐、精神饱满、自然大方；
4）、在岗时保证做到不会客、不抽烟、不吃东西、不打私人电话等与工作无关的事；
5）、保安室无关人员不得逗留，一经查实，重罚；
6）、对来宾有礼貌、态度和蔼，除强制执行外，不得与客人发生口角；
7）、服从公司的人员调度和工作安排，不得以任何借口拖沓或拖延。

4、行政采购司机岗位职责
1）、严格遵照执行公司各项规章制度，熟悉办公用品、劳保用品以及生产物资的采购渠道、价格体系、质量要求。

2）、具有成本意识与价值分析能力、预测能力、表达能力、良好的人际沟通与协调能力、人品端正，具有奉献精神。

3）、负责公司各部门申购物资的询价、购买、请付及报销等具体工作。

4）、严格执行公司《物资采购制度》，严格执行“质优、价廉、货比三家”的采购原则，合理降低物资采购成本。

5）、满足公司采购计划需求，按时、按质完成采购工作。

6）、熟悉成都和彭州市区路况，遵守交通法规，自行负责交通违规处罚。

7）、认真学习公司《车辆管理规定》，并严格执行。

8）、负责公司车辆的维护保养、简单修理、购买保险及年审工作。

9）、完成公司安排的临时出车任务。

10）、负责公司网络系统、电话系统、监控系统的安装和维护维修工作。

11）、做好部门及公司保密工作，协同部门人员共同完成行政事务工作。

12）、完成上级领导交办的其他工作。

5、保洁员岗位职责及工作要求
5.1、保洁员岗位职责
1）、严格遵守公司各项规章制度，服从行政专员的领导与监督，认真完成岗位工作内容。

2）、负责按清洁卫生标准完成由行政专员分配的卫生区域的清洁及保洁工作，其中包括：地面、墙面、顶面、玻璃门窗、楼梯扶手等区域空间内的所有涉项；垃圾、废品，需运往制定存放地点。

3）、妥善保管及爱护使用保洁工作、用品，杜绝丢失和浪费，保洁工具必须按制定的位置摆放，要求整齐统一。

4）、正确使用各种清洁药剂，保持设备、设施的常态、常新。

5）、服从调配，完成行政专员安排的其它工作。

5.2、保洁员工作要求
1）、领导办公室在上班时间9点之前打扫完毕；
2）、走廊地面、墙面、楼梯的地面，实行全天候保洁，发现痰迹、杂物等及时清理，做到无痰迹、无杂物、无污迹，必须用拖把清洁，保持地面干燥、干净；
3）、公共部分的门窗保持干净明亮，做到无污迹、无灰尘；
4）、卫生间实行全天候保洁，做到无污垢，无污迹，无异味，保持卫生间地面的相对干燥，保证下水道通畅；
6、员工宿舍管理员岗位职责
员工宿舍管理员是保证员工宿舍安全，并对宿舍进行管理的第一责任人。

在公司行政部行政专员领导下开展工作，其职责如下：负责核对已建立的员工宿舍物资台账及数量，并按此对物资相关配置进行管理，实行每月清点盘存，做好相关记录，出现异常情况立即上报行政领导。

1）、督促员工严格执行《员工宿舍管理制度》的相关内容要求。

2）、不间断的对宿舍进行检查，做好防火、防盗工作。

3）、坚持每天不得少于一次安全检查。

内容包括：
○1、纱窗是否关好，靠窗的栏杆不得悬挂其他物品。

○2、是否有外来人员留宿。

3）、是否存在安全隐患。

水、电是否正常。

4）、有无乱拉电线、网路线、私用大功率电器等现象。

5）、负责做好宿舍公共区域的卫生清洁及保洁工作。

督促员工做好宿舍卫生清洁，每天负责检查员工宿舍卫生，将检查情况做好记录。

6）、负责员工文娱室的清洁及管理工作。

7）、负责客房的清洁及管理工作。

8）、负责员工洗衣房及衣服晾晒区的清洁和管理工作。

9）、负责做好维修记录，并即时上报行政部。

10）、完成上级交办的其他工作。

7、食堂工作人员岗位职责及食堂岗位工作的相关规定
7.1、食堂工作人员岗位职责
1）、食堂工作人员必须认真贯彻执行国家《食品卫生法》、《食品安全法》之相关规定，确保食品安全、卫生；
2）、员工食堂实行工作包干制，事务长带领食堂工作人员对公司负责，遵守公司规章制度、服从工作分配、责任明确、团结协作，保证完成工作任务；行政部对食堂工作进行督导和检查。

3）、全体工作人员必须持有效健康证上岗，每年体检一次。

4）、不断增强卫生意识，搞好食堂环境卫生、个人卫生，确保无卫生死角，做好时节灭虫、灭蝇、灭鼠等工作。

5）、必须保证食物存放安全，不得提供变味、变质、过期食物；操作间干净整洁、炊具放置有序。

6）、必须按时、按顿开放，严格打卡和收受餐票、现金，保证在
岗员工用餐。

热爱本职工作，不断提高烹饪水品，力求做到：咸淡相宜、膳食搭配均衡、美味可口。

7）、在岗时注意操作安全，防止安全事故发生。

8）、不断提高成本意识，在保证菜品质量、搭配合理的前提下，控制好成本，厉行节约、杜绝浪费。

9）、随时做好接待餐工作，确保接待餐的质量。

10）、完成行政部交办的其它临时性工作。

7.2、食堂岗位工作的相关规定
7.2.1、食堂物资采购、验收及保管的规定
1）、为降低采购成本、食堂菜品、调料、米、食用油及其他辅料实行定点采购，签订合同，约定质量、价格控制机制及服务等相关条款。

由供应商送货上门，定期到公司结算货款。

2）、验收：食堂所有物资入库前均需进行验收，验收内容包括质量、数量、价格、保质期；由行政专员、厨师和供应商在验收单上签字，作为付款依据之一。

3）、物资保管：食堂设立库房，制定专人保管库存物资。

在领用物资时需填写领用单并做好登记，每月底统计采购数量和领用数量，月底盘存，确保账实相符。

严禁私自领用或物资带出食堂外，一经发现按公司相关制度进行重罚。

7.2.2、员工食堂的费用及成本控制的规定
1）、食堂工作人员实行工作包干制，事务长领导全体食堂员工对公司负责，行政部对食堂工作进行监督和检查。

2）、事务长必须严格按照公司制定的员工伙食补助标准和就餐人数控制食堂物资采购开支，确保食堂收支平衡，若收入小于支出，超出部分由食堂工作人员共同承担。

3）、当值厨师必须严格监管售饭机的划卡情况，务必做好：一卡一人、一餐一次。

7.2.3、员工食堂的卫生管理及要求规定
1）、食堂的厨房操作间、库房属公司划分的卫生责任区。

2）、事务长须按责任区域，组织落实卫生清洁工作，明确责任、分工合作，确保此项工作的顺利进行，保证完成任务。

3）、员工用餐区卫生，每次就餐完后要全面打扫一次，每周不低于一次清洁卫生大扫除。

4）、食堂操作间是部门卫生工作中的重中之重，全体厨房工作人员必须加强卫生意识、养成良好卫生习惯、自觉遵守管理之相关规定。

5）、操作间必须干净、整洁、无卫生死角；其中：灶台、工作台、菜板、调料用具、炊具、餐具、搁物架、地面卫生须养成每餐清扫、清洁；抽油烟机、排水沟（排水沟必须揭盖清洁）、冰柜、墙面以及大面积卫生每周彻底大扫除一次；保证无油垢、污垢、积水、异味、蛛网等不符合卫生要求的情况出现。

6）、各种炊具、用具需放在固定位置，一律不许挪作它用。

要求做到：摆放整齐、清洁卫生、呈现本色。

7）、进行食物操作过程中，必须生熟分开、工具（用具）分开，避免交叉污染。

冰柜存放食物要求：生熟分装、无血水、无臭味、不
得存放私人物品。

8）、员工餐后剩余食品，应尽可能放置在冰藏柜里，放置时间应不超过24小时。

剩余食品再次使用时，必须执行先鉴别后食用的原则，确保无变质、无异味、加温热透后，方可供员工食用。

9）、供给直接入口的食品必须使用工具，严禁用手直接取用食物。

10）、蔬菜加工时，必须遵守：一摘、二洗、三切配的程序。

11）、食堂采购的原材料必须在保质期内使用，存放位置应通风、干燥，避免霉变。

12）、食堂的盆、碗、盘、碟、杯、筷等餐具必须实行严格的清洗和消毒程序，使用中的餐具必须每天消毒，清洗程序：一清、二洗、三消毒。

13）、事务长应按实际情况据季节气温变化要求，安排做好灭虫等相关工作。

总体要求：
（1）、全体工作人员必须熟悉和掌握有关食品卫生、安全的上岗操作要求。

不断提高业务技能，增强卫生意识，做到食品卫生、环境卫生、个人卫生都达标。

（2）、全体工作人员着装要求：
○1保持工装整洁，内穿衣服的领子不得外露，不得超过工装衣服的领子。

○2上岗必须戴帽子、袖套，女员工的头发不得披散，扎上后长度不超过肩。

○3保持面容、受不整洁，勤洗手、勤剪指甲，不得佩戴任何饰品（包括结婚戒指）
○4员工开餐时间，必须佩戴口罩。

（3）、环境卫生达标，厨房用具和物品保持清洁、摆放整齐有序。

（4）、员工餐食要做到膳食合理、营养搭配、保质保量、按时供给。

三、公司现行制度、规定及办法（内容附后）
1、办公室管理制度
2、印章管理制度
3、清洁卫生管理制度
4、物资采购制度
5、办公用品管理制度
6、计算机及网络平台管理制度
7、员工宿舍管理制度
8、员工食堂管理制度
9、公司门禁管理制度
10、关于各部门各类请示、报告、变更的审批流程
11、档案管理制度及流程
12、劳动防护用品管理制度
13、公司员工工作服管理制度
14、保密制度
15、员工入职管理流程
16、员工离职管理流程
17、招聘管理制度
18、环保管理制度
19、停车规定
20、对讲机使用管理规定
21、关于强调因公外来人员食堂用餐的登记规定
22、外来施工人员管理规定
23、安全处罚条例
24、员工工作餐的管理及餐费补助办法
四、行政部工作的重点及主要内容
（一）行政管理
1、行政事务管理
1）、公司行政事务对外接洽工作。

2）、公司资产类及经营类证照的办理、变更及年检工作。

2、办公事务管理
1）、公司资产、公用设施、设备、器材管理
○1完成物品采购计划制定、实施、登记、核查管理工作；
○2完成物品分发、调配、保管工作；
○3完成物品维护、维修管理工作；
2）、办公室及办公用品管理
○1公司行政制度的建立，执行情况及监督工作。

○2行政部电话接听、记录、转接工作
○3日常办公网络的维护管理工作
○4完成行政文件资料的草拟、整理、打印、复印工作。

○5完成领导交办的各类事务，并将最终完成结果向领导及时进行汇报。

○6完成办公用品的采购计划的拟定、报批、采购、保管、发放和使用控制。

3）、文书资料管理工作：完成各类文件资料、传真的收发、登记、记录，及时将各类信息（通知、文件）进行上传下达。

4）、档案管理工作：完成公司所有具有存档价值的资料文件、合同、公文、公函、图片等纸质资料和电子文档的收集、整理、存档、备查工作。

5）、会议管理工作：完成公司所有会议、活动的组织、安排、服务工作；完成会议纪要的整理、分发工作。

6）、印章管理工作：完成公司印章的刻制、使用审批、保管工作。

7）、涉外事务管理工作：
○1组织完成地方政府及客户到访接待工作。

○2按月度完成公司管理费用交纳工作。

○3按月完成公司各部门办公室饮用水供应。

○4配合各部门，完成相关事务性工作。

8）、员工生活及福利管理
○1完成员工宿舍分配及清洁卫生、安全和宿舍纪律的检查工作
○2主持食堂采买工作，做好计量、记录、汇总和申报等工作。

○3完成员工活动室物品管理及清洁卫生监督工作。

○4完成劳保用品的采购、保管、分发工作。

9）、车辆管理工作：公司行政用车的派发、调配工作。

10）、清洁卫生管理工作：完成公司所有区域的办公秩序和环境卫生的监督管理工作。

11）、绿色植物、环境美化管理工作：公司内部绿色植被的采购、种植、维护保养。

12）、治安防范工作：完成公司防火、防盗等安全保卫工作。

3、人力资源管理
1）、人事管理
○1人员招聘：根据公司人力资源计划，结合各部门用人需求，组织并实施招聘计划，完成人员的甄选工作；
○2岗前：员工入职手续办理，完成员工的入职引导及岗前培训；
○3岗中：员工试用期表现跟踪调查，完成员工转正考核；
○4完成转正员工劳动合同的签订；
○5完成在职员工岗位异动、调职调薪的审查及报批工作；
○6负责员工解除劳动合同的相关事宜，完成员工离职手续办理；
○7完成人事档案的建立，更新员工人事档案，核查员工资质真实性；
2）、薪酬管理
○1完成新入职员工薪资的定级、定薪工作；
○2按月度完成员工工资预决算工作；
○3按月度完成员工社保的申报及购买工作；
○4按月度完成团体商业意外保险的申报及购买工作；
○5按月度完成考勤审核以及绩效评估工作；
3）、劳资关系
○1负责接受员工对公司合理化建议的收集、反馈和总结工作；
○2负责解释员工对公司制度及个人工资的问询工作；4）、企业文化及企业精神的深化
○1组织并实施相关制度、企业文化的培训工作；
○2组织并实施团队活动，不断提高公司凝聚力。