商务档案管理制度

第一章总则
第一条为了规范公司商务档案的管理，确保档案的完整、准确、安全和有效利用，提高档案管理工作的科学化、规范化、现代化水平，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合公司实际情况，制定本制度。

第二条本制度适用于公司各部门、子公司及关联企业。

第三条公司商务档案管理工作遵循以下原则：
（一）依法管理：严格遵守国家档案法律法规，确保档案管理合法合规。

（二）统一管理：建立健全档案管理制度，实现档案管理的统一规划、统一标准、统一要求。

（三）分级管理：按照档案的重要程度和保管要求，实行分级管理。

（四）安全保管：确保档案实体和电子档案的安全，防止档案损毁、丢失和泄密。

（五）高效利用：提高档案的检索、查询和利用效率，为公司的生产经营活动提供有力支持。

第二章档案分类及归档范围
第四条公司商务档案分为以下类别：
（一）文书档案：公司内部文件、外部文件、合同、协议、报告、会议记录、通知、函件等。

（二）财务档案：会计凭证、会计账簿、财务报表、审计报告、税收申报表等。

（三）项目档案：项目合同、项目进度计划、项目实施方案、项目验收报告、项目变更记录等。

（四）人事档案：员工招聘、培训、考核、奖惩、离职等档案。

（五）产品档案：产品研发、生产、销售、售后服务等档案。

（六）设备档案：设备购置、安装、维修、报废等档案。

（七）其他档案：公司认为需要归档的其他材料。

第五条公司商务档案归档范围：
（一）公司正式发文、收文及内部文件；
（二）公司对外签订的合同、协议、协议书等；
（三）公司内部管理制度、工作流程、岗位职责等；
（四）公司财务报表、审计报告、税收申报表等；
（五）公司项目档案、人事档案、产品档案、设备档案等；
（六）公司认为有保存价值的其他材料。

第三章档案收集与整理
第六条档案收集：
（一）各部门、子公司及关联企业应按照本制度规定，及时、完整地收集、整理、归档各类商务档案；
（二）档案收集工作由档案管理部门负责，各部门、子公司及关联企业应予以配合；
（三）档案收集应遵循以下原则：
1. 完整性：收集档案应保证其完整性，不得遗漏；
2. 及时性：收集档案应确保其及时性，不得拖延；
3. 准确性：收集档案应确保其准确性，不得出现错误；
4. 真实性：收集档案应确保其真实性，不得伪造、篡改。

第七条档案整理：
（一）档案整理工作由档案管理部门负责，各部门、子公司及关联企业应予以配合；
（二）档案整理应遵循以下原则：
1. 分类：按照档案类别、保管期限等进行分类；
2. 编号：对档案进行统一编号，方便检索和利用；
3. 分类编号：按照档案类别、保管期限、形成时间等进行分类编号；
4. 立卷：将整理好的档案立卷，形成档案卷宗；
5. 档案卷宗封面：填写档案卷宗封面，包括档案名称、档案类别、保管期限、档
案编号、立卷人、立卷日期等信息。

第四章档案保管与利用
第八条档案保管：
（一）档案保管工作由档案管理部门负责，各部门、子公司及关联企业应予以配合；（二）档案保管应遵循以下原则：
1. 安全：确保档案实体和电子档案的安全，防止档案损毁、丢失和泄密；
2. 规范：按照档案保管规范，进行档案的存放、整理、修复和保护；
3. 整洁：保持档案保管场所的整洁，防止档案污染、霉变；
4. 记录：建立档案保管记录，及时掌握档案保管情况。

第九条档案利用：
（一）档案利用工作由档案管理部门负责，各部门、子公司及关联企业应予以配合；（二）档案利用应遵循以下原则：
1. 依法利用：按照国家档案法律法规，合理利用档案资源；
2. 保密原则：对涉及国家秘密、商业秘密和个人隐私的档案，按照规定进行保密；
3. 有偿原则：档案利用应按照国家规定收取合理费用；
4. 效率原则：提高档案检索、查询和利用效率，满足公司生产经营活动的需要。

第五章档案销毁
第十条档案销毁：
（一）档案销毁工作由档案管理部门负责，各部门、子公司及关联企业应予以配合；（二）档案销毁应遵循以下原则：
1. 依法销毁：按照国家档案法律法规，对到期档案进行销毁；
2. 记录销毁：销毁档案前，应填写档案销毁记录，包括档案名称、档案类别、保
管期限、销毁日期、销毁人等信息；
3. 审批销毁：销毁档案前，应报请公司领导审批；
4. 安全销毁：销毁档案时，应采取安全措施，防止档案损毁、丢失和泄密。

第六章附则
第十一条本制度由公司档案管理部门负责解释。

第十二条本制度自发布之日起施行。

原有相关规定与本制度不一致的，以本制度为准。