河南省司法厅关于印发《河南省司法厅机关公文处理办法》的通知

河南省司法厅关于印发《河南省司法厅机关公文处理
办法》的通知
文章属性
•【制定机关】河南省司法厅
•【公布日期】2003.09.17
•【字号】豫司文[2003]169号
•【施行日期】2004.01.01
•【效力等级】地方规范性文件
•【时效性】现行有效
•【主题分类】机关工作
正文
河南省司法厅关于印发《河南省司法厅机关公文处理办法》
的通知
（豫司文[2003]169号）
厅机关各局处室，省监狱管理局，各直属单位：
《河南省司法厅机关公文处理办法》已经厅务会研究通过，自2004年元月1日起施行。

现印发给你们，望遵照执行。

附件：河南省司法厅公文格式标样（略）
二OO三年九月十七日
河南省司法厅机关公文处理办法
第一章总则
第一条根据《河南省国家行政机关公文处理实施办法》和省委、省政府、司法部有关规定，结合实际，制定本办法。

第二条行政机关的公文（包括电报，下同），是行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。

第三条公文处理指公文的办理、管理、整理（立卷）、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。

第四条公文处理应当坚持实事求是、精简、高效的原则，严格执行国家保密法律、法规和其他有关规定，做到及时、准确、安全。

第五条本厅负责人及各局、处、室负责人应当高度重视公文处理工作，模范遵守本办法，加强对本机关、本单位公文处理工作的领导和检查。

第六条厅办公室是公文处理的管理机构，主管本机关的公文处理工作并指导下级机关的公文处理工作。

第七条设有办公室的直属单位，由办公室负责本单位的公文处理工作，接受厅办公室的指导；厅机关各处室应当配备专门人员负责公文处理工作。

第二章公文种类
第八条厅机关的公文种类主要有：
（一）命令（令）
适用于宣布施行重大强制性行政措施；嘉奖有关单位及人员；授予或变更警衔。

（二）决定
适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。

（三）公告
适用于向社会公布重要事项或者法定事项。

（四）通知
适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。

（五）通报
适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者通报情况。

（六）报告
适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。

（七）请示
适用于向上级机关请求指示、批准。

（八）批复
适用于答复下级机关的请示事项。

（九）意见
适用于对重要问题提出见解和处理办法。

（十）函
适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。

（十一）会议纪要
适用于记载、传达会议情况和议定事项。

第九条意见文种可以用于上行文、下行文和平行文。

作为上行文，应按请示性公文的程序和要求办理。

上级机关应当对下级机关报送的意见作出处理或给予答复。

作为下行文，文中对贯彻执行有明确要求的，下级机关应遵照执行。

无明确要求的，下级机关可参照执行。

作为平行文，提出的意见供对方参考。

第三章公文的形式及适用范围
第十条以司法厅及办公室名义发出的公文，使用以下发文形式：
（一）《河南省司法厅厅长令》：适用于发布重要的规范性文件；嘉奖有关单位及人员；授予或变更警衔等。

（二）《河南省司法厅文件》（代字为“豫司”）：适用于部署重要工作；对重要事项作出的决定、命令、通知；不以厅长令形式发布的对系统适用的规范性文
件；转发省委、省政府和司法部的重要文件；印发厅领导在重要工作会议上的讲话；人事任免、奖惩等事项。

（三）《河南省司法厅文件》（代字为“豫司文”）：适用于以司法厅名义向上级机关的请示、报告；对各省辖市司法局和直属单位请示的批复；对一般工作事项作出决定；转发领导机关一般性工作部署；以司法厅名义下发的一般性工作部署；下发对厅机关适用的规范性文件；非常设机构人员组成或调整情况的通知；报省政府审批的出国出境事宜。

（四）《河南省司法厅办公室文件》（代字为“豫司办”）：适用于经司法厅同意，以厅办公室的名义行文的重要会议通知；对上级机关单项工作部署的转发；印发厅领导在一般会议上的讲话；对重要工作的督查通报；印发厅机关各单位的年度工作要点；其他不适合以厅名义发布的通知、通报等。

（五）《河南省司法厅》（代字为“豫司函”）：适用于以司法厅名义与省政府各部门和全省司法行政系统及不相隶属机关联系、商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项；对人大代表建议和政协提案进行答复。

（六）《电报》（代字为“豫司密电”、“豫司明电”、“豫司办明电”）：分密码电报和内部明电，适用于以司法厅和司法厅办公室名义部署紧急工作，通知紧急会议等。

（七）《会议纪要》：适用于厅务会议、厅长办公会议等议定的事项。

第四章公文格式
第十一条组成公文的各要素划分为眉首、主体、版记三部分。

置于公文首页红色反线（宽度同版心，即156mm）以上的各要素统称眉首；置于红色反线（不含）以下至主题词（不含）之间的各要素统称主体；置于主题词以下的各要素统称版记。

公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发
人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等部分组成。

第十二条公文眉首包括公文份数序号，秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人等内容。

（一）涉及国家秘密的公文应当标明密级和保密期限，秘密等级与保密期限并排，之间用“★”隔开。

密级应当根据司法部、国家保密局《关于司法行政工作中国家秘密及其密级具体范围的规定》（司发[1995]10号）确定的保密范围和密级划分。

如有具体保密期限应当明确标注，凡未标注或者未通知保密期限的国家秘密事项，其保密期限按照绝密级事项30年、机密级事项20年、秘密级事项10年认定。

如需标明秘密等级，下行文和平行文用3号黑体字顶格标识在版心右上角第一行，两字之间空一字；如需同时标识秘密等级和保密期限，用3号黑体字顶格标识在版心右上角第一行，秘密等级两字之间不空格，和保密期限之间用“★”隔开。

上行文秘密等级和保密期限标识在发文机关上空2行版心右上角。

“绝密”、“机密”级公文应当标明份数序号，用阿拉伯数字顶格标识在版心左上角第一行（见标样一）。

（二）紧急公文应当根据紧急程度分别标明“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。

如需标识紧急程度，下行文和平行文用3号黑体字顶格标识在版心右上角第一行，两字之间空一字；如需同时标识秘密等级与紧急程度，秘密等级顶格标识在版心右上角第一行，紧急程度顶格标识在版心右上角第二行。

上行文紧急程度标识在发文机关上空2行版心右上角（见标样一）。

（三）发文机关标识应当使用发文机关全称或者规范化简称，加“文件”组成。

发文机关标识用红色小标宋体。

河南省司法厅文件发文标识字号为
17mm×13mm（见标样一），河南省司法厅办公室文件为14mm×11mm（见标样
四）。

联合行文时其文头字号大小可以根据联合行文单位多少作适当调整，但字体不变；行政机关联合行文，主办机关排列在前，“文件”二字置于发文机关名称右侧，上下居中排布（见标样五）；如联合行文过多，必须保证公文首页显示正文。

（四）发文字号应当包括机关代字、年份、序号。

行政机关之间联合行文，标注主办机关的发文字号；与其他机关联合行文，原则上应当使用排列在前机关的发文字号，也可以协商确定，但只能标注一个机关的发文字号。

年份、序号用阿拉伯数码标识；年份应标全称，用六角括号“〔〕”括入；序号不编虚位，不加“第”字。

下行文和平行文用3号仿宋体居中排列（见标样一）；上行文居左空一字（见标样三）。

发文字号之下4mm处印一条与版心等宽的红色反线（见标样一）。

（五）上行文应当注明签发人、会签人姓名，平行排列于发文字号右侧。

签发人姓名居右空1字，“签发人”用3号仿宋字，签发人后标全角冒号，冒号后用3号楷体字标识签发人姓名（见标样三）。

联合上报的公文，主办机关签发人及姓名排列在前，其他机关签发人姓名在主办机关签发人姓名之下按发文机关顺序依次排列，下移红色反线，应使发文字号与最后一个签发人姓名处在同一行，并使红色反线与之的距离为4mm（见标样五）。

第十三条公文主体包括标题、主送机关、公文正文、附件、附注、成文时间、公文生效标识等内容。

（一）公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，一般应当标明发文机关。

除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。

标题位于红色反线下空2行，用二号小标宋体字，可分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整、间距恰当（见标样一）。

批转或转发的请示、报告、意见标题中不冠机关名称，在全文末尾写上机关名称。

批转或转发的资料性的或没有抬头的文件，标题一般不冠机关名称，在标题下注明机关名称和年、月、日，并用圆括号括起来。

如机关过多或名称过长与日期无法排在同一行，圆括号只括年、月、日，不包机关
名称。

（二）主送机关指公文的主要受理机关，应当使用全称或者规范化简称、统称。

凡属厅党委职权范围内工作，以厅党委名义报送省委，如报送省委的文件需要省政府知道，主送机关应写为“省委、省政府”；凡属行政职权范围内的工作，应以司法厅名义报送省政府，如需省委知道，主送机关应写为“省政府并报省委”。

主送机关在标题下空1行，左侧顶格用3号仿宋体字标识，回行时仍顶格；最后一个主送机关名称后标全角冒号。

机关名称排列，首先是主送机关，其次是其他机关。

在这个原则下，按党、政、军、群的顺序排列。

如主送机关名称过多而使公文首页不能显示正文时，应将主送机关名称移至版记中的主题词之下、抄送之上，标识方法同抄送。

标题下不需标注主送机关的公文，主送机关标注在主题词之下抄送之上。

（三）公文正文。

主送机关名称下一行，每自然段左空2字，回行顶格。

数字、年份不能回行。

正文用3号仿宋体字，文中如有小标题可用3号小标宋体字或黑体字。

（四）公文如有附件，应当注明附件顺序和名称。

附件序号使用阿拉伯数字，附件名称后不加标点符号。

在正文下空一行左空2字用3号仿宋体字标识“附件”，后标全角冒号和名称（见标样五）。

附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角第一行顶格标识“附件”，有序号时标识序号，附件的序号和名称前后标识应一致。

如附件与公文正文不能一起装订，应在附件左上角第一行顶格标识公文的发文字号并在其后标识附件（或带序号）。

（五）成文日期以本机关负责人签发的日期为准，联合行文以最后签发机关负责人的签发日期为准。

电报以发出日期为准。

成文时间用汉字将年、月、日标全。

用3号仿宋体字，居右空4字（见标样一）。

（六）公文除“会议纪要”和电报外，应当加盖印章。

联合上报的公文，由主
办机关加盖印章；联合下发的公文，发文机关都应当加盖印章。

单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称，只标识成文时间。

成文时间右空4字；加盖印章采用下套方式，上距正文2mm～4mm，端正、居中下压成文时间，印章用红色（见标样一）。

当联合行文需加盖两个印章时，应将成文时间拉开，左右各空7字；主办机关印章在前；两印章均压成文时间，之间互不相交也不相切。

联合行文应采用同种加盖印章方式，以保证印章排列整齐（见标样五）。

当联合行文需加盖3个以上印章时，为防止出现空白印章，应将各发文机关名称（可用规范化简称）排在发文时间和正文之间。

主办机关印章在前，每排最多排3个印章，两端不得超出版心；最后一排如余1个或2个印章，均居中排布；印章之间互不相交也不相切，采用同种加盖印章方式；在最后一排印章之下右空2字标识成文时间。

当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应当调整行距、字距，务使印章与正文同处一面，不得采取标识“此页无正文”的方法。

（七）公文附注指需要说明的其他事项。

公文如有附注，用3号仿宋体，居右空2字，加圆括号在成文日期下一行标注。

“请示”应当在附注处注明联系人姓名和电话（见标样三）。

第十四条版记包括主题词、抄送、印发机关和印发时间等内容。

（一）公文应当标注主题词。

上行文按照上级机关的要求标注主题词。

“主题词”用3号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号；词目用3号小标宋体字；词目之间空1字，不用标点符号。

除类别词外，主题词最多不超过5个（见标样一）。

（二）抄送机关指除主送机关外需要执行或知晓公文的其他机关，应当使用全称或者规范化简称、统称。

公文如有抄送，在主题词下一行，左空1字用3号仿宋体字标识“抄送”，后标全角冒号；抄送机关间用逗号隔开，回行时与冒号后的抄送机关对齐；在最后一个抄送机关后标句号。

抄送机关按照党、政、军、群的顺序
排列。

如主送机关移至主题词之下，标识方法同抄送机关。

（三）印发机关的印发日期。

河南省司法厅文件印发机关统称办公室，印发日期以公文印制日期为准，用阿拉伯数字标识。

位于抄送机关之下，无抄送机关在主题词之下占1行位置，用3号仿宋体字。

印发机关左空1字，印发时间右空1字（见标样一）。

（四）版记中各要素之下均加一条反线，宽度同版心。

版记应置于公文最后一页，版记的最后一个要素置于最后一行（见标样一）。

第十五条公文的页码、书写顺序和用纸。

（一）页码用4号半角白体阿拉伯数码标识，置于版心下边缘之下一行，数码左右各放一条4号一字线，一字线距版心下边缘7mm。

单页码居右空1字，双页码居左空1字。

空白页和空白页以后的页不标识页码。

（二）文字从左至右横写、横排，应当使用规定的字体和字号。

（三）公文用纸一般采用国际标准A4型（210mm×297mm）。

天头（上白边）为37mm±1mm，订口（左白边）为28mm±1mm，版心尺寸为156mm×225mm。

每页22行，每行28字，左侧装订。

张贴的公文用纸大小，根据实际需要确定。

第五章行文规则
第十六条行文应当确有必要，注重实效。

第十七条行文关系根据隶属关系和职权范围确定，一般不得越级请示和报告。

第十八条下级机关应当向直接上级机关请示、报告。

因特殊情况必须越级请示、报告的，应当抄送被越过的上级机关，并注明理由。

向下级机关的重要行文，应当同时抄送直接上级机关。

第十九条向上级机关报送公文，内容应当为需要报告的重大事项、上级机关要求报告办理情况的事项、须经上级机关审批或者决定的事项。

需要请示的事项，应当抓紧做好前期工作及时上报，给上级机关留出研究、决策的时间，一般事项不得少于2周，紧急事项不得少于5个工作日；特别紧急的事项，需要在5个工作日以内批复的，除突发事件以及法律、法规等另有规定或领导同志另有交待的事项外，必须在文中说明紧急原因及在本单位的办理过程。

第二十条确有必要和有关部门联合行文的，应当明确主办部门。

第二十一条属于主管部门职权范围内的具体问题，应当直接报送主管部门处理。

第二十二条厅内设机构除办公室外，不得对外正式行文，不得向本部门以外的其他机关制发政策性和规范性文件，不得代替厅审批下达应当由厅审批下达的事项。

与相应的其他机关联系工作确需行文，应当以函的形式行文。

第二十三条与行政机关联合行文，主办机关排列在前，首先签署意见，协办机关依次会签；与同级或相应的党的机关、军队机关、人民团体联合行文，按照党、政、军、群的顺序排列。

一般不使用复印件会签。

第二十四条请示应当一文一事，不得在非请示公文中夹带请示事项，不得在一份请示中请示两个或两个以上互不相关的问题；一般只写一个主送机关，需要同时送其他机关的，应当用抄送形式，但不得抄送其下级机关，也不得抄送个人。

“报告”不得夹带请示事项。

第二十五条除上级机关负责人直接交办的事项和需要直接报送上级机关负责人的绝密事项以及少数特别紧急的涉外事项、重大突发事件外，不得以机关或机关负责人的名义向上级机关负责人直接报送“请示”、“意见”和“报告”；也不得将需要审批的公文以内部签报、白头信函等形式报送上级机关。

第二十六条受双重领导的机关向上级机关行文，应当写明主送机关和抄送机关。

上级机关向受双重领导的下级机关行文，必要时应当抄送其另一上级机关。

第二十七条与不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题，向有关主管
部门请求批准，或者向来文机关答复请求批准的事项，应当使用“函”，不得使用“请示”或“批复”。

第二十八条发文要坚持少而精的原则，既要提高质量，又要控制数量。

凡是可以用电话、协商、原件批示等方式解决的问题，不发公文；凡是可以用厅办公室文件解决的问题，不发厅文；可以用便函解决的问题，不发正式公文；可以用电子公文解决的问题，不发纸质公文。

会议纪要、情况报告、调查报告、工作部署等，一般不行文印发。

上级的公文，如需各地、各部门贯彻执行的，一律将原件翻印下发；确需发文的，必须结合实际提出切实可行的贯彻意见。

第六章发文办理
第二十九条发文办理指以本机关名义制发公文的过程，包括草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发等程序。

第三十条草拟公文应当做到：
（一）符合法律、法规、规章及其他有关规定，注意政策的纵向连续和横向一致性。

提出新的政策、规定，要切实可行并加以说明。

（二）情况确实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，直述不曲，字词规范，标点正确，篇幅力求简短。

（三）公文的文种应当根据行文目的、发文机关的职权和与主送机关的行文关系确定。

（四）拟制紧急公文，应当体现紧急的原因，并根据实际需要确定紧急程度。

（五）人名、地名、数字、引文准确。

引用公文应当先引标题，后引发文字号。

引用外文应当注明中文含义。

日期应当写明具体的年、月、日。

（六）结构层次序数，第一层为“一、”，第二层为“（一）”，第三层为“1.”，第四层为“（1）”。

（七）应当使用国家法定计量单位。

（八）公文使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称。

使用国际组织外文名称或其缩写形式，应当在第一次出现时注明准确的中文译名。

（九）公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。

（十）拟制公文，应当依照《国家秘密及密级具体范围的规定》确定是否属于国家秘密。

若不属于国家秘密，应当在拟文稿纸上注明“非密”；若属于国家秘密，则要拟定密级、保密期限，并标明定密依据的文号和条款。

第三十一条拟制公文，如涉及其他局处室工作范围内的事项，主办局处室应当主动协调，协办局处室要积极配合，取得一致意见后方可行文；如有分歧，不能取得一致时，可以列明各方理据，提出建设性意见，报经厅有关领导协调决定后方可行文。

第三十二条公文送负责人签发前，应当由办公室负责同志进行审核，不得直接送厅领导签发。

未经办公室审核的文稿，不予编号和加盖公章。

审核的重点是：是否确需行文，涉及其他部门或地方职权的事项是否已协商、会签，行文方式是否妥当，是否符合行文规则和拟制公文的有关要求。

第三十三条以本厅名义制发的上行文，由主要负责人（指厅长或者主持工作的负责人）签发；以本厅名义制发的下行文或平行文，由主要负责人或者由主要负责人授权的其他负责人签发。

经过领导签发过的公文，未经签发领导同意，不得修改。

第三十四条公文正式印制前，办公室应当进行复核。

复核的重点是：审批、签发手续是否完备，附件材料是否齐全，公文格式是否统一、规范等。

经复核需要对文稿进行实质性修改的，应按程序复审。

第三十五条公文应当按照上级机关规定的份数报送。

主送省委的请示应一
式5份，报告一式20份；主送省政府的非密级请示，一律以电子文件报送，秘密级以上请示性公文仍以纸质件上报，一式5份，报告以纸质件上报一式10份。

第七章收文办理
第三十六条收文办理指对收到公文的办理过程，包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办等程序。

第三十七条公文运转由厅办公室负责。

凡上级部门下发我厅，各省辖市司法局、省监狱管理局、厅机关各局处（含厅属事业单位）上报省厅的文件，一律由办公室处理，办公室主任提出拟办意见。

除厅领导直接交办的事项和必须直报的绝密事项外，一般不得直接向厅领导报送公文。

除标明各局处室的文电外，一律交厅办公室处理。

第三十八条收到下级机关上报的需要办理的公文，厅办公室应当审核。

审核的重点是：是否应当由本机关办理；是否符合行文规则；内容是否符合法律、法规、规章及其他有关规定；涉及其他部门或地方职权的事项是否已协商、会签；文种使用、公文格式是否规范。

第三十九条经审核对符合本办法的公文，厅办公室应当及时登记、分类，并提出分办或拟办意见送有关负责人批示或转有关部门办理。

需要两个以上部门办理的，应当明确主办部门。

紧急公文，应当明确办理时限。

对不符合规定的公文，经办公室负责人批准后，可以退回呈报单位并说明理由。

第四十条承办单位收到交办的公文后应当及时办理，不得延误、推诿。

紧急公文应当按时限要求办理，确有困难的，应当及时予以说明。

对不属于本单位职权范围或者不宜由本单位办理的，应当及时退回办公室并说明理由。

第四十一条公文办理中遇有涉及其他局处室和单位职权的事项，应当主动协调；不能取得一致意见，可以报请厅有关领导协调或裁定。

第四十二条送负责人批示或者交有关单位办理的公文，办公室负责催办，。