财经应用写作第四章

赔
函
××陶瓷厂： 随函寄上××市××检验所出具的检验报告××号。该检验报告证明贵 方售出的陶瓷器具中有一部分质量明显低于贵方所提供的样品，而且我方已 经为此向客户支付了质量瑕疵方面的赔款2 000元。因此，我方特向贵方就该 批质量不符合约定标准的商品提出索赔，希望补偿我方损失2 500元，其中包 括500元的商检费用。 特此函达，候复。 ××购物广场 ××××年××月××日
六、索赔函
（一）索赔函的概念
索赔函就是合同当事人一方因另一方的故意、过失或 疏忽给自己带来损失时向另一方提出赔偿要求的应用 文。
（二）索赔函的写法
索赔函和其他函一样也包括抬头、正文和结尾 等部分。正文是索赔函的主体，一般包括陈述事 实（介绍背景）、说明索赔的事由和证据、提出 具体的索赔要求。
索
五、投诉函 （一）投诉函的概念
所谓投诉函就是指当事人一方的某种权利或者 利益因另一方的不当行为而遭受侵害时，向另一方 主管部门或者第三方主管部门提出投诉的应用文， 要求侵权方停止侵害、为当事人恢复名誉、继续履 行某种义务、赔礼道歉或者补偿损失等。
(二)投诉函的写法
投诉函的结构主要包括抬头、正文和结尾等几项。 抬头是被投诉方的相关部门如“××公司客户服务处” 或者相关行政部门如“××市工商行政管理局”等。 结尾要签署投诉人的名称和投诉日期。现在的投诉一 般都要求实名投诉。投诉函的正文是最重要的组成部 分，一般包括背景介绍、说明投诉的事实、提出解决 问题的办法三个部分。
商务E-mail ××经理： 关于贵公司提出参加我公司于今年2月中旬举办的商品推介会并增 加参会名额一事，我方经过详细研究，对贵方提出的请求表示同意， 希望贵方及早安排。 祝合作愉快！ ××经理 ××××年××月××日
第三节 商务传真、电报和电传 一、商务传真
（一）商务传真的概念
传真是通过传真机的传送平台，利用图像传 成器、固体电子平面扫描将传真文件内容传送给对方。
(二)询问函的表现形式
询问函可由买方发出，也可由卖方发出（如寄送 价目单）。其形式可以是口头形式（如电话），也可 以是书面形式，如书信、电报、电传、传真、电子邮 件等，有时也采用询价单方式的询问函。目前，国际 贸易业务中采用传真和电子邮件形式的询问函较为普 遍。随着信息网络技术的发展，利用电子邮件和商务 网络进行询问已成趋势。按照我国《合同法》的规定， 寄送的价目单、招标公告、拍卖公告、招股说明书和 商业广告等都属于此类。
第四章
机关事务应用文（三）
2019/3/14
学习目标
•了解各种商务信函、E-mail、传真、电 报、电传及涉外商函等概念 •熟悉上述文体的写法，掌握上述文体在 不同场合的使用要求
第一节 商务信函
一、询问函
(一)询问函的概念
询问函是指交易的一方打算购买或出售某种商品， 向对方询问买卖该商品的有关交易条件，或者就该项交 易提出带有保留条件的建议。
七、理赔函
（一）理赔函的概念
理赔函是指合同争议或纠纷产生后，违约一方受 理遭受损失的一方赔偿要求的信函。
（二）理赔函的写法
写作理赔函，应认真研读索赔函，看看对方的索赔 理由是否成立，函中提供的证据是否有效，索赔金额 是否合理，索赔期限是否逾期，然后据此确定不同的 理赔策略。理赔函的主体结构包括抬头、正文和结尾 三个部分。抬头写索赔一方的公司名称和当事人，如 “××公司”或“××公司××经理”。结尾要有署 名和日期。正文是主体，一般包括引述来函要点、表 明己方态度、提出处理意见等内容。
(四)询问函的回复
收到对方的询问函之后，收信人应择机回信。回 信要首先要说明来函收悉，指出对方某日来函的主旨 内容，如“我方已收悉贵方6月3日来函询问我公司家 具价格及安装费用事宜……”，然后可简要回述对方 的问题，再按照对方的要求提供完整详细的资料，最 后应指出希望所提供的资料能为对方所用，并希望对 方再次来函洽谈业务。
第二节
商务E-mail
一、商务E-mail的概念
E-mail ， 即 电 子 邮 件（ electronic mail ，简 称 Email ，标志： @ ，也被大家昵称为“伊妹儿”），又称电 子信箱、电子邮政。
二、商务E-mail的结构
不同网络运营商提供的 E-mail 面板有所不同，但 主体部分大致相同。下面是网易提供的 E-mail 发送界 面（图4-1）：
二、销售函 （一）销售函的概念
销售函顾名思义就是卖方为了向买方销售商品，以 信函的形式向买方说明销售某种商品的各种条件，并承 诺愿意按照这些条件与买方成交。
（二）销售函的写法
销售函的结构通常包括称呼、正文和结尾等三个 部分。称呼的写法通常是“××采购经理”或“×× 公司采购部负责人”等。正文的内容一般要包括商品 的名称、品质或规格、数量、包装、价格、交货和支 付等主要条件。
(二)商务传真的写法
常用的商务传真在格式上与商务信函的框架基本相同。一般 说来，正式的传真格式主要有以下几个方面： 传真的文头 主题 称呼 正文 结尾 签名 附件
“发给”字样后面写收信人的E-mail地址，格式为： somebody@domain_name加后缀。此处的domain_name为域名的标识 符，也就是邮件必须要交付到的邮件目的地的域名，而somebody 则是在该域名上的邮箱地址。后缀一般代表了该域名的性质与地 区的代码，如com、、gov、org等。
“抄送”后面填写其他邮件接受人的E-mail地址，这样这份邮件 可以同时传送给很多人，而且所有邮件的接收者都能清楚地知道 这封邮件都发给了谁，因为所有人的E-mail地址都是可见的。如 果抄送人不止一个人，那么每个人的E-mail之间需用逗号连接。 “主题”后面填写这封邮件简明扼要的内容，如“支付尾款”、 “明日会议已取消”、“广交会日程安排”等。值得注意的是， 主题的写法往往只用短语，不用完整的句子，内容不能过长但也 必须让对方一眼就能明了E-mail的内容梗概。 在文本框中写E-mail的正文，这部分内容是重点。写完正文之后 选择发送可立即发出邮件，如果发件人希望在某个时间定时发送， 也可以预设时间。
三、商务E-mail的写法
在线沟通讲求时效，所以电子邮件的内容力求简明 扼要。一般信件所用的起始语、客套语、祝贺词等， 在在线沟通时都可以省略，但称呼、正文、结尾、落 款及签名四点要尽量完整。 (一)称呼 E-mail的抬头可以写成“××先生”、“××女 士”、“××经理”、“××博士”等。如果不知道 对方的头衔、职位、性别，那么可直接写“××公司 ××部”等。
（三）询问函的写法
买方向卖方发函 （1）称呼或者抬头。 （2）正文。 （3）结尾。
卖方向买方发函
询
问
函
×××公司采购经理： 兹定于××月××日在×××市×××路本公司展览厅举行年度 冬季大展销活动，作为我公司最尊贵的客户之一，您及您公司其他代 表将作为贵宾被邀请参加我们的展销活动。届时，我们安排了××× 活动，您可以有选择性地参加您喜欢的活动，如果您有兴趣，也可以 就您感兴趣的新产品和我公司×××经理直接面谈。 我们期待着您的答复，也真诚地期待着您的到来！ 祝您工作愉快，万事如意！ ××公司 ××××年××月××日
催
款
函
××公司王经理： 您好！我公司曾于6月2日去函请求贵公司就××合同项下共计10万元整 的未结货款汇入我方账户。然而，截止到昨天，我方仍未能收到贵公司的货 款，对此我方深感失望。 我公司目前仍未能收到贵公司关于延期付款原因的说明，如果贵公司目 前资金紧张或者对我们商定的付款方案感到困难，可以来函或者派人前来进 一步洽谈。 贵公司一直是我公司最重要的客户之一，我们也非常珍惜贵公司在业界 的信誉，希望我们能共同努力解决这个问题。 祝您工作愉快！ ××公司××经理 2008年6月15日
（2）不在一封E-mail中说明太多的问题，否则可能会 给对方太多压力，也不利于把事情办好。 （3）如果是回复对方的E-mail，则回复信件时，有必 要加上部分原文，以方便对方了解回信内容。若摘录 的原文很长，应先把回复内容放到前面，原文内容在 后。 （4）在收件人明白其意时，才可使用俚语或缩写。 （5）如果有附件，应该在正文处说明附件的内容和用途。
四、催款函
（一）催款函的概念
催款函顾名思义就是供货方向买方发出的希望买方 尽快付清货款的应用文书。
(二)催款函的写法
催款函的主体结构一般包括抬头、正文和结尾三个 部分。这里略去抬头和结尾，重点说明催款信正文的 写法。 催款函的正文一般包括三个部分：首先应向对方通 报过期未结账款的详细情况，然后提出要求，敦促对 方在希望的时间内付款，最后也可以提示对方可以采 取哪些还款方案，必要时还可告诉对方如果继续拒绝 还款可能带来哪些法律后果。
销
售
函
×××公司采购经理： 您好！感谢贵公司去年采购我公司×××型号的×××设备。现向贵公 司提供我公司今年关于×××产品的报价单，详情如下： 产品名称：×××大型制衣设备 产品型号：××× 产品价格：每台10万元。10台以上9 0折优惠，20台以上8 5折优惠， 30台及以上8折优惠。 付款方式：先交定金，比例为总价的20%，其余货款在我方发货日起10日 内付清。 交货方式：我方通过铁路运输将货送抵贵方所在地火车站。费用和保险 费由我方支付。贵方需在火车站自行取货。 联系电话：×××××××× 其他事项：本报价有效期截止到2008年6月13日。 ××公司销售部 2008年1月13日
(三)结尾
在正文主要部分结束之后，在署名之前，可以写 “我期待着您的回复”、“希望我们能够合作愉快” 等，也可对对方在某方面的帮助或配合表示感谢，如 “谢谢您长期的关照和配合”、“谢谢合作”等。
(四)落款及签名
目前，有不少网民时常会因为电子信箱中堆满了无 数无聊的电子邮件，甚至是陌生人的电子邮件而心烦 不堪。对其进行处理，不仅会浪费自己的时间和精力， 而且还有可能会耽搁自己的正事。鉴于此，在商务邮 件中应该有落款(签名)，以示身份。
订
购
函
戴尔公司××销售代表： 您好！贵公司上周发来的商用笔记本电脑的宣传手册已经收到，在此表 示感谢。我公司对其××牌笔记本（网上报价4 000元整）很感兴趣，拟订购 20台，详细配置如下： 中央处理器：英特尔赛扬处理器540(1 86GHz) 操作系统：Linux 内存：512MB DDR2内存 显示器：15 4英寸WXGA TFT显示屏 硬盘：80GB* SATA硬盘 光驱：24X CD RW/DVD* Combo Drive 显卡：Intel GMA X3100显卡 售后服务：1年内免费上门服务* 我们希望在十日内收到货物。对于货款的支付问题，我公司将按原既定 的办法办理。 顺祝商祺！ ××公司采购经理×× 2008年6月10日
三、订购函
（一）订购函的概念 订购函是买方为了采购某种商品向供货商发出的愿意 按某种条件订购某种货物的信函。
（二）订购函的写法
订购函的结构基本上和销售函一致，包括抬头（称 呼）、正文和结尾等几个关键部分。抬头一般写“××公 司销售部”或“××公司销售经理”等。 正文是订购函的重点，对其层次安排略有讲究。 结尾部分可以表明对尽早收到答复或者货物的希望， 并对供货商的配合提前表示感谢，最后是署名和日期。
(二)正文
正文要做到主题明确，语言流畅，内容简洁。为了 表示礼貌和尊重，避免造成不必要的麻烦，在撰写正 文时还应注意以下几点： （1）E-mail的正文应当简明扼要，切不可洋洋洒 洒数以千言。开门见山地陈述问题，直截了当地说明 主题，干净利索地结尾是商务E-mail的惯例。太多的 寒暄和问候，过于冗长的背景介绍和细枝末节的描述 只会耽误读信人的时间，让人×日函及货样收悉。信中提到部分陶瓷产品的质量与样品 不符一事，我方立即进行了调查，发现是由于装箱时误装了部分二等品。这 是我方工作的疏忽，对此，我们深表歉意。因此，我方愿意接受贵方的要 求，向您方赔偿2 500元。 我方保证以后将不再出现类似失误。 特此函复。 ××陶瓷厂 ××××年××月××日