试论办公室在行政效能提升中的作用途径

试论办公室在行政效能建设中的作用途径
朱庭凯
根据行政管理理论中通用的解释，行政效能是指行政主体在实施行政行为时，以较小的行政资源投入来实现最佳的行政工作目标，达到资源配置的最优状态。

根据这一解释，我们可以用以下公式来简单表示行政效能：
行政目标
行政效能=
行政投入
在工作实践中，由于形势的变化，通常也会对行政目标和行政投入进行同向（同增，或同减），或反向（此增，或彼减）的调整，因此，更能反映实际应用情况的行政效能表达公式应为：
行政目标±目标调整
行政效能=
行政投入±投入调整
行政效能建设，就是通过对内部影响行政效能的各项因素进行优化配置，使行政效能最大化的过程。

从上面的公式看，这一过程可以通过四种途径来实现：准确制定并督促实现行政目标、准确制定并适度控制行政投入、合理调整行政目标、合理调整行政投入。

由于办公室是承担行政管理职能的首要部门，因此，必须根据行政效能建设的需要，有针对性地强化和发挥相关职能、手段，提升本级机关的整体行政效能。

根据以上分析，结合工作实践，办公室可以通过以下四种途径在行政效能建设中发挥作用：
一、科学策划，发挥参谋助手作用。

无论是全局性工作目标，还是单项局部工作项目，无论是中、长期目标，还是阶段性工作，在形成行政决策前，都离不开办公室的把关参与，其中，对行政目标和行政投入进行确定，是决策前的核心内容。

一般来讲，要实现行政效能最优，必须使行政目标尽可能最大，而行政投入尽可能最小。

但在工作实际中，我们常常发现，超出现实条件许可过多的行政目标，会导致执行难度呈几何级数增长，要么无法到达，要么需要大幅度追加行政投入，而行政效能反而会下降。

因此，办公室提前作好科学策划，在方案计划等行政公文的制发生效前通过审改稿、建议等手段来为决策提供参考，是行政效能最优的基本前提。

一是深入调研，摸清实情。

科学的决策必须建立在对实际情况的准确、全面掌握上。

因此，在作出任何一项行政管理决策前，都必须进行情况调研，或利用已掌握的数据情况进行针对性分析，或重新进行情况数据的归集，进而实施分析，其中，影响行政目标执行和行政投入的几类因素状况，是调研的重点，如客观环境的支持度、人力资源的执行力、预算资金是否足够、管理水平能否配套、硬件条件是否具备等等。

弄清了这些情况，才能权衡各方，设计尽可能高的行政效能结构体系。

办公室的职能决定了其对整个部门的情况比较熟悉，而且调动行政力量进行数据调查是其职责之一，必须让这一职能切实为行政管理决策服务，在审议其他部门向决策层提供的行政方案前，先要做到心中有数，不仅要审查方案是否完善，还要看掌握和依据的实际情况是否充分、准确。

办公室自身制定并提交行政管理方案时，更要着眼全局，深入掌握情况，把执行方案和制定依据一并提
交决策。

二是精确评估，优化预案。

根据调研搜集的情况，对整体行政目标和行政投入进行评估，是最基本的工作。

在确定行政目标时，既不能好高骛远，设定得过高，也要防止因目标设定过低，导致管理形同虚设、工作原地踏步，必须根据实际的工作水平，设定一个经过一定程度努力后可以达到的目标作为行政目标；在确定行政投入时，要切实考虑执行的实际需求，使之与行政目标的执行相匹配，既不能定得过高过大，导致行政效能降低，也不能定得过低过小使得行政目标执行失败，导致行政效能为零。

办公室要根据这两方面原则，对工作方案进行审核把关，向决策层提交优化建议，确保以最优的方案为行政效能的提高奠定基础。

二、及时协调，发挥润滑提速作用。

方案制定后，便转入执行环节。

在现实工作中，我们看到，绝大多数行政任务都会由一个以上的单位部门来配合执行，因此，如何组织好行政力量，明确执行的责任主体，并协调各执行主体间的关系，尤为重要，而办公室在此更是有着不可替代的作用。

从基层的实际情况看，需要办公室发挥协调作用的，大致有三种情况：一是行政执行方案表述不够明确的地方。

行政目标执行中的情况往往远比事前的预想要复杂得多，所以原定方案难免有疵漏，遇到这种情况，执行单位将会把情况向负责方案管理的部门（可以是办公室，也可以是其他部门）报告，而问题的最终解决需要决策层根据问题作出决策，由办公室进行方案再明确再细化后交付执行。

二是行政执行方案中内容与现实情况相冲突的地方。

这一情况时见于行政目标和执行方案都由上级机关制定，而下级执行机关的实际情况具备特殊性，因此，在执行此行政目标时，需要
办公室根据本级机关的实际情况，协调相关领导和部门，制定适合本级实际情况的执行方案。

三是现实情况发生变化后，行政执行方案需要打补丁的地方。

在工作实践中，一些现实情况的变化，将使部分行政目标失去执行主体，或丧失执行条件，如果不对方案及时打补丁，采取补救性措施，将使最终的行政目标大打折扣，降低行政效能。

可以看到，以上三种情况虽然和行政效能公式中的几个因素没有直接关联，但如果不及时协调解决，行政执行将暂时陷入停滞，而行政目标或行政投入将面临较大调整，行政执行的时间成本和资金成本将会大大增加，预期目标将会降低，因而行政效能也会大幅降低。

所以，遇到这些情况时，办公室作为综合协调部门，要及时发现执行中的苗头性问题，并提出合理的预案，使行政运转的梗阻部位润滑起来，使停滞部位重新运转，确保按时限按标准达到预定行政目标。

三、严格督促，发挥管理中枢作用。

管理控制，是确保目标执行到位的必不可少的环节，忽视这个环节，将直接导致执行主体的惰性被纵容，则行政目标执行的进度和质量均无法保证，而行政效能则更无从谈起。

对行政执行进行督办和控制是办公室的职责之一，因此，强化此项作用，是办公室助力整体行政效能提高的核心途径。

一是进度督办。

行政目标的执行要强调时限性和进度均衡，否则便没有意义，如组织收入目标，如果集中在最后一两个月完成，而不是保持月度相对均衡入库，则此项工作就违背了上级意图，不能起到提供稳定的财政收入来源的作用。

因此，必须根据目标的性质，对执行的进度进行规范管理，保持进度均衡，对进
度滞后的执行责任主体，根据需要进行督办，促使其进一步重视，合理调配资源，按要求将行政目标执行到位。

二是质量把关。

执行的质量达不到预定标准，其效果等于没有执行，因而也更谈不上行政效能，所以，严把质量关是效能建设的核心手段。

为了避免行政效能打折扣，办公室要组织力量开展经常性的工作质量检查，对存在的问题，及时督促相关执行责任单位、责任人整改到位，把执行隐患消除在萌芽状态，避免重复执行带来的行政投入损失。

三是考核控制。

实践经验证明，科学严格的考核机制，可以对每个执行的责任主体起到警醒作用，消除侥幸心理，增强主动执行目标的积极性，执行的效率和质量均会有所提高，管理和控制的投入则会相应有所减少，根据前述行政效能公式，整体行政效能会加速提升。

因此，办公室对行政目标执行的检查、督办和考核工作与行政效能提升紧密相关，抓得紧，控得严，则行政目标的执行事半功倍，行政投入反而有所降低；反之，疏于管理，懈于考核，则行政目标的执行事倍功半，行政投入会不断突破原来制定的预算，陷入恶性循环。

四、跟踪分析，发挥以文辅政作用。

行政效能建设要求阶段内所有行政执行都保持高质量、高效率，而每一个行政目标的执行通常都会遇到大小不同的困难，从而形成阻碍行政效能提高的一系列负面因素。

应该正确看待行政执行中出现的困难和矛盾，并善于从困难和矛盾的解决中分析总结，形成经验，进而用于指导行政效能建设工作实践，更好地推动行政效能提升。

办公室处于决策信息下达和执行信息反馈的承上启下部位，加上对本级部门的基本情况掌握较为全面，因此，在分析行政执行中的问题得失，
总结工作经验方面具有不可比拟的优势。

但要把优势变为推力，必须做好三方面工作：一是实时跟踪，全面掌握信息。

办公室要善于利用已经建立的信息反馈网络，同时结合日常工作中检查督办等活动的开展，对行政执行中的信息广泛收集，不仅要收集所谓“报喜”的正面信息，还要特别注意收集“报忧”的负面信息，通过全面掌握信息，形成对行政执行的立体化、全方位的正确认识，从而为分析工作、改进工作奠定基础。

二是认真分析，准确寻根溯源。

对通过各种渠道收集的信息，要本着实事求是的态度，认真进行分析比对，对执行工作开展得顺利圆满的现象，要找到起决定作用的有利因素，其中包含了主观能动性作用发挥的，要深入挖掘；对执行工作屡受挫折的，更要查找根源，分析行政执行中的各个因素、每个环节是否存在问题，不查明原因不放过。

三是客观对待，形成经验借鉴。

对行政执行中效能出色的经验，遭受困难的教训，要本着有利于工作，有利于借鉴的态度客观对待，既要宣传和推广那些有效克服执行困难，取得明显成绩的做法和经验，形成以点带面的扩大辐射效应，加快全系统行政效能的提高，又要总结和通告那些执行软弱、管理不力的事例和教训，让全机关各部门在今后的工作中引以为诫，改正潜在的问题，同时，将之提交本级机关的决策层，在后续的行政决策中完善方案计划，在日常管理中完善机制制度，进一步标本兼治地解决行政效能建设中的问题。

行政效能建设过程也是一个螺旋式上升的过程，只要办公室做好上三个方面的工作，对历史经验、得失教训做到实事求是分析，有扬有弃，并做好挖掘利用，能动地指导实践活动，必将加快行政效能的提升。