sap物料管理-采购管理

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SAP Project team
Item Category & Account Assignment
项目分类
Purchase order
Item I A ... .... .... 20 .... .... D .... .... .... .... Material ......... SL-01 ......... ......... Quantity ......... 200 ......... .........
确 认
验 票 机
发票校验
or
物料 物料 物料 物料 物料
or
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交货注释
SAP Project team
基于采购订单的发票校验
采购订单 100 pcs
采购订单 NO. 4500012345
选择屏幕 采购定单 x 4500012345 100
收货单1 收货单2 收货单3
按采购定单存取
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SAP Project team
计划内 运 输 成 本 计划外
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SAP Project team
采购申请的产生
由用户部门手动创建
OR
自动创建
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SAP Project team
采购申请流程
建立 采购申请 建立询价/供应商 采购申请批准 价格比较 供应商报价
建立 采购订单
选定供应商
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SAP Project team
创建采购申请
各个项目的缺省数据： 发货日期、采购组、工厂等 在概览屏幕中维护项目数据： 物料、数量、交货日期、采购组等
480/吨 供应商 C,B
2 吨
350/吨
拒绝信
Thank you for your 520/吨 Offer . We cannot place an order at this time........ 450/吨
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SAP Project team
转换采购申请
有参照模板
手 动
分配资源
分配处理
自 动
供应商主数据
3Байду номын сангаас
SAP Project team
供应商
采购 订单 采购 供应商
验 票 机
发票校验
物料
维护
收货
付款
银行
从采购和会计的角度来说，供应商主数据中包含了一个供应商的信 息； 供应商主数据中的数据是按组织级别进行结构化的； 供应商主数据要包括一般数据，采购数据和财务数据；
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SAP Project team
收货/库存管理
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采购定单跟踪
SAP Project team
两种类型物料的采购
• 库存物料采购
• 库存物料是存储在库存中的物料。这样的物料要在收货后存储起来。从库房或仓 库收货或发货时，现有库存会随着收到或发出的数量而增加或减少。 订购库存物料时，系统不要求帐户分配。这是因为相应的库存及消耗帐户会在每 次货物移动后自动被记录.(例如，库房收到或发出物料后)。而且,在物料主记录 中会更新库存物料的价值和 数量。 要订购存入库存的物料，该物料必须有主记录。
采购订单结构
表头数据
? ? ?
采购订单编号。 :
项目
付款期限
? 物料编号 采购订单日期 ? 短文本 ? 采购订单数量
? 供应商 ? 货币 ? ? 发货日期 ... ? 采购订单价格 ? ...
项目10 项目20 : 项目30
? 物料编号 ? 短文本 ? 采购订单数量 ? 发货日期 ? 采购订单价格 ? ...
现在系统中使用的科目组，分为贸易类，非贸 易类和服务类三大类，每一类下面又按照公司 的性质分为9个小类。基本涵盖了集团内所用 到的所有供应商的类别。
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供应商科目组：例子
一次性的供应商
供应商 供应商 供应商 供应商
供应商主数据 描述 预览 统驭科目 货币 一次性的帐户组x
验 票 机
发票校验
发票校验
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SAP Project team
什么是发票校验
•在物料管理中，采购过程的最后一步是发票校验。在这一步中 您要输入发票与贷项凭证并检查物料内容和数量的准确性。 但 是，付款与发票评估并不是发票校验中的步骤，其相关信息被送 到其它部门了。因此， 发票校验在物料管理和外部或内部帐目 之间建立了一个链接。 •当参照采购订单输入一张发票时，系统从采购订单和相应的物 料接收中提取供应商、物料、等待开发票的数量、付款方式等数 据提示用户。 •如果采购订单或物料接收和发票不一致，系统会在必要的时候 警告用户并锁定付款发票。 •发票过帐之后，发票校验的过程就完成了。采购订单记录将被 刷新，会计帐目中就可以对未清帐目进行付款了。
•
• 消耗型物料的采购
• 当你为消耗而采购时，要通过输入帐户分配 (例如，成本中心) 来指定消耗目的. 在收货时,所收到的物料或服务已被计入消耗。 如果物料为直接消耗而采购，则输入收货时，会在财务核算的消耗帐户中入帐。 物料1 现有的物料库存总数和总价值不受影响。
维护
物料2
维护
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SAP Project team
• 采购订单是具有法律效应的外部文件， 它代表与供应商之间的一个正式且经批 准的采购业务 • 它包括:
供应商 - 物料 数量 - 价格 要求送货时间 贸易条款 付款条款
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SAP Project team
采购订单处理
订 单 历 史
无参考
供应商
询价
供应商 一次性供应商
信息记录
价格-条件
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SAP Project team
发票差额：例子
采购订单 RMB 5 采购订单 计划 送货时间 04/21/94
实收40 数 量 价 格 时 间
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SAP Project team
数量差额
采购订单 100件 RMB10/件
收货50件
收货 发票 随后收货
存货科目 GR/IR 科目 供应商科目
500 + 500 -
800 + 800 -
Others
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SAP Project team
物料接收
物料
维护
物料
维护
物料
维护
物料
维护
物料
维护
物料
维护
物料
维护
物料
维护
物料
维护
物料
维护
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SAP Project team
采购 流程
确定采购需求 货源确定
供应商
供应商
供应商
选择供应商
SAP 物料管理 验 票 机
采购 订单
采购 订单
采购 订单
采购定单处理
Account Assign. Categ.
A: Asset
K:
P: Project
F: Order Item category
C: Sales order
P Text Item category
Standard K Consignment L Subcontracting S Third-party T Text D Service
SAP Project team
采购管理
1
SAP Project team
物料管理模块图
外 部采 采购 购 主数据 ★物料 ★批号 ★供应商 ★总分类帐 ★客户 ★库存地点 …
发票 校验
财 务 模 块
收货 发货
销 售
●
内 部生 采产 购
库存管理
2
转储记帐
分 销 模 块
SAP Project team
付款条款
供应商主数据 采购定单 发票
采购数据 条件 付款条款
订单文件头 送货条款和付款条款 5天内付款 -3 % 15天内付款 -1.5% 超过15天付款 0%
付款控制 付款条款 days % days % days net
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SAP Project team
运输成本
采购订单 4500012345 RMB 1000 RMB 2/件 发票 100 件 1000 运费 RMB RMB 200 RMB 1200
保存
维护科目设置（如果必要）： 成本中心、总帐科目、工程编号、资产号等
检查数据
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SAP Project team
询价
供应商A
询价包括：
物料价格 送货时间 其它贸易条款
物料1
维护
供应商B
物料2
维护
供应商C
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SAP Project team
一个报价例子
1 输 入 报 供应商 B 价 报价 2 和 物料 A RMB 400/吨 报价: 20% 价 额外费用: 格 条 C 供应商 件 报价 A3 物料
供应商主数据结构图
采购数据 - 采购条款 - 最小订单 量
常规数据
- 地址 - 电话
5
财务数据
- 银行 - 付款条 款
SAP Project team
供应商主记录：科目组
内部间隔 指定编号类型
科目组
状态（供应商或一次 性供应商）
供应商子域或特 定场地数据
字段选择
业务伙伴方案
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SAP Project team
采购申请
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SAP Project team
采购 流程
确定采购需求 货源确定
供应商
供应商
供应商
选择供应商
SAP 物料管理 验 票 机
采购 订单
采购 订单
采购 订单
采购定单处理
发票校验
收获/库存管理
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采购定单跟踪
SAP Project team
采购申请
• 内部使用文件，对某种物料的需求 • 可以自动或手动地转化为采购订单 • 授权采购组织在指定时间内购买指定数 量的物料 • 采购申请需经上级批准
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SAP Project team
发票校验
发票
验 票 机
发票凭证
主数据
付款 程序
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SAP Project team
发票校验的环境
总分帐目 资产
物料 物料 物料 物料 物料
验 票 机
成本中心 工程 订单
收款发票
物料主数据 主数据 条件
发票校验
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SAP Project team
发票校验的种类
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SAP Project team
采购订单
20
SAP Project team
采购 流程
确定采购需求 货源确定
供应商
供应商
供应商
选择供应商
SAP 物料管理 验 票 机
采购 订单
采购 订单
采购 订单
采购定单处理
发票校验
收获/库存管理
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采购定单跟踪
SAP Project team
什么是采购订单?
凭证表头
物料 表头 79000642
凭证项目
日期 04/06 帐目 001 300000 002 300000 003 400000 简称 Stock Stock
Consumption
金额 75400475-
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收货的效力
物料主数据 库存值 数量 估价 +100 +50
采购订单
验 票 机
银行细目？
供应商地址？
发票核实
可以为一批供应商使用单一的一次性主记录。 一般说来，一次性主记录只用于一次性供应商。
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SAP Project team
采购 流程
确定采购需求 货源确定
供应商
供应商
供应商
选择供应商
SAP 物料管理 验 票 机
采购 订单
采购 订单
采购 订单
采购定单处理
发票校验
采购订单：
50 pcs @UNI 2.00/pc
物料接收： 50 pcs
会计帐目
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SAP Project team
采购 流程
确定采购需求 货源确定
供应商
供应商
供应商
选择供应商
SAP 物料管理 验 票 机
采购 订单
采购 订单
采购 订单
采购定单处理
发票校验
收获/库存管理
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采购定单跟踪
SAP Project team
报价: RMB 500/吨 额外费用: RMB 20 供应商 A 报价 1 物料 A 报价: RMB 400/吨 折扣: RMB 50
2 对 报 价 进 行 价 格 比 较
价格 报 价 1
报 价 2
报 价 3
平 均 报 价
3 建 立 信 息 记 录 和 拒 绝 信
2吨钢
供应商 A 350/吨 -订单物料 数量 价格 钢
维护
物料
物料 物料
维护
维护
维护
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SAP Project team
物料凭证和财务凭证
物 料 移 动 的 物 料 和 会 计 凭 证 是 同 时 创 建 的。
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凭证表头
物料 表头 79000757
凭证项目
日期 04/06 数量 001 10liter 002 25pcs 物料 paint mirror 工厂 3000 3000
发票校验
收获/库存管理
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采购定单跟踪
SAP Project team
库存类型
●
非限制使用货物 质量检验货物
●
●
冻结货物
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SAP Project team
物料接收
供应商
物料接收
仓库
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SAP Project team
物料移动凭证
物料
仓库
维护
物料
维护
物料
物料
物料
维护
物料
维护
物料
物料
维护
维护
维护
300 + 300 -
收货
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SAP Project team
价格差额
采购订单 100件 RMB1.3/件
收货100件
收货 发票 随后收货
存货科目 GR/IR 科目 供应商科目 价格差额
130+ 130 -
130 + 124 -
130 + 124 – 6 -
价格控制
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SAP Project team
基于收货凭证的发票校验
采购订单 100 件
收货凭证过帐 NO 50194333 校验：收货凭证NO 50194333
收货单1
查找收货凭证
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SAP Project team
发票差额
采购订单 100 件
收货
差额过帐： 发票凭证号 冻结付款 5100012345
允许差额
10% 10%
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SAP Project team