(业务管理)加油卡管理业务控制矩阵
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8.2零管部门会同信息部门和财务部门定期分析加油卡系统、业务运行中存在的各种问题，并提出处理意见。
分（子）公司
信息部门
零售部门
财务部门
4
分析材料
2.14.12
9.运行维护
1.1
经营风险：故障未及时处理，造成损失。
9.1加油站和发卡网点建立规范的故障上报机制。遇到问题做到及时上报，对故障维护情况要有记录，相关签字和手续要齐全。
分（子）公司
经办
审核
3
加油站销售日报表；
加油站付油日报表；
加油卡销售日报副表
2.14.12
√
√
√
营业收入
货币资金
1.1
1.4
2.2
经营风险、财务风险：未及时处理系统故障，造成损失，影响财务报告。
5.3加油卡付油交易数据错误处理。当加油卡系统产生错误交易时,信息部门系统运维人员及时分析产生错误的原因，对错误交易记录进行跟踪处理，建立加油卡系统交易数据错误记录台账，及时归集加油卡错误交易记录。对确实无法更正处理的错误记录，由信息、财务、零售三个部门确认，经经理签字报油品销售事业部批准后处理。
分（子）公司
经办
稽核
5
销售日报表、付油日报表、IC卡销售日报副表
2.14.12
√
√
√
营业收入
货币资金
1.1
经营风险：未及时上传数据及处理差异造成管理信息失真。
4.3加油站每日按时上传加油卡付油记录数据，保证省（市）分公司加油卡管理系统中的付油记录数据准确完整。发现数据异常，须填写故障单报送运维部门及时维护，并填写加油卡付油差异表及时上报零管部门。
分（子）公司
4
故障上报记录
2.14.12
1.1
经营风险：对系统监控不到位，影响系统正常运行。
9.2信息部门每月对系统故障原因进行分析总结，并对常见的故障制订相应的预案。
分（子）公司
4
故障分析材料；
应急预案
2.14.12
1.1
经营风险：未按规定签署合同，影响系统运维。
9.3省（市）分公司在与当地集成商签署涉及加油卡系统有关运行维护方面的合同时，需经油品销售事业部审批后方可实行。
3
销售日报表
2.14.12
7.异地结算
2.1
财务风险：未按规定办理异地结算，影响财务报告。
7.1加油卡异地加油，由油品销售事业部统一发起异地结算，每月向各省（市）分公司下发上月的结算报表和仲裁调整表作为依据进行线外财务结算。
油品销售事业部
分（子）公司
6
结算报表；
仲裁调整表
2.14.12
√
√
√
应收账款
2.14.12
油品销售事业部
分（子）公司
信息部门
零售部门
财务部门
5
加油卡系统交易数据错误记录台账
2.14.12
√
√
√
营业收入
2.2财务风险：未及时核对Fra bibliotek造成财务信息失真。
5.4内部核对。月度终了，各级财务部门应对财务账面加油卡业务充值额及付油额分别与加油卡管理系统数据进行核对，发现不一致应会同零管、信息部门查明原因，提出处理意见报分管副经理和总会计师。
分（子）公司
6
加油卡付油差异表；
2.14.12
5.财务核对
2.1
2.2
财务风险：未按规定核对或入账不及时，影响财务报告。
5.1售卡充值业务核对。财务部门加油卡核算人员每日凭经加油卡售卡（充值）网点负责人核实签字的《加油卡预收款日报表》及银行回单进行售卡充值款审核并及时入账，相关会计凭证须由不相容岗位人员稽核。
分（子）公司
经办
审核
3
加油卡预收款日报表
2.14.12
√
√
√
货币资金
预收款项
2.1
2.2
财务风险：未按规定核对或入账不及时，影响财务报告。
5.2加油卡付油业务核对。财务部门加油卡核算人员应每日凭加油站编制的《加油站销售日报表》、《加油站付油日报表》和管控系统打印的IC卡销售日报副表，与管控系统内数据进行审核（如有差异由零售管理部门查明原因）和账务处理。相关会计凭证须由不相容岗位人员稽核。
分（子）公司
经办
稽核
4
交接班记录
2.14.12
√
√
营业成本
存货
1.4
2.2
经营风险、财务风险：未按规定编报、审核日报表，造成管理信息失真，影响财务报告。
4.2加油站每日编制销售日报表、付油日报表及打印管控系统的IC卡销售日报副表，经上级零管部门审核后及时上报财务部门复核进行账务处理，参见《4.6成品油零售业务流程》控制点8.2。
分（子）公司
5
运行维护合同及批复
2.14.12
10.系统培训
1.1
经营风险：未及时进行培训，导致操作人员技能不足。
10.1省（市）分公司按照《加油卡工程培训大纲》对加油卡系统运维和应用人员适时培训，在系统升级时必须及时将有关升级信息传递到相关人员，确保其准确操作加油卡系统。
分（子）公司
5
培训计划和记录
分（子）公司
4
清户退款记录
2.14.12
√
货币资金
预收款项
4.加油卡加油
1.3
2.2
经营风险、财务风险：未按规定核对，造成损失，影响财务报告。
4.1加油站每班营业终了，当值班长应负责对每个加油枪的当班加油卡付油数与加油卡管控系统中显示的加油卡付油数核对一致后，由交接双方当值班长签字认可，记账人员签字监交。
8.监督检查
1.1
1.4
经营风险：对系统监控不到位，造成损失。
8.1信息部门每日对系统数据进行监控，对未上传数据情况、数据异变情况、卡账卡钱包匹配情况以及系统账与财务账的匹配情况做出分析汇总记录，并交给零售、财务部门。
分（子）公司
信息部门
零售部门
财务部门
4
运行监控分析记录
2.14.12
1.1
1.4
经营风险：未及时分析系统存在问题，造成损失。
分（子）公司
记账
稽核
5
差异分析表
2.14.12
√
√
营业收入
6.调价操作
1.4
3.1
经营风险、合规风险：未按规定调价，违反国家成品油价格有关规定，造成损失。
6.1所有IC卡加油站，在接到上级分公司调价通知后，在规定时间点对所有加油机做下班、上班操作，手工抄好加油机累计数，并做一次日常数据传输。
分（子）公司
（业务管理）加油卡管理业务控制矩阵
1.2
1.4
2.1
3.2
经营风险、合规风险：未按规定办理加油卡清户退款手续，造成损失，或导致违规套取现金。
财务风险：交易不真实，影响财务报告。
3.5加油卡清户退款。清户操作时售卡网点营业员必须收回该账户下持有的所有加油卡，并与系统卡账核对。自售卡网点受理清户手续日起，一个月后方可办理账务清算手续，个人用户清户时需出具身份证件并留存复印件，单位用户清户退款时只能将款项退还到单位账户上，不付现金。冻结户应由司法部门出具解冻通知书；代办清户应出具有法律效力的证明，并出示代办人的身份证件，方可办理清户手续。
分（子）公司
信息部门
零售部门
财务部门
4
分析材料
2.14.12
9.运行维护
1.1
经营风险：故障未及时处理，造成损失。
9.1加油站和发卡网点建立规范的故障上报机制。遇到问题做到及时上报，对故障维护情况要有记录，相关签字和手续要齐全。
分（子）公司
经办
审核
3
加油站销售日报表；
加油站付油日报表；
加油卡销售日报副表
2.14.12
√
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营业收入
货币资金
1.1
1.4
2.2
经营风险、财务风险：未及时处理系统故障，造成损失，影响财务报告。
5.3加油卡付油交易数据错误处理。当加油卡系统产生错误交易时,信息部门系统运维人员及时分析产生错误的原因，对错误交易记录进行跟踪处理，建立加油卡系统交易数据错误记录台账，及时归集加油卡错误交易记录。对确实无法更正处理的错误记录，由信息、财务、零售三个部门确认，经经理签字报油品销售事业部批准后处理。
分（子）公司
经办
稽核
5
销售日报表、付油日报表、IC卡销售日报副表
2.14.12
√
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营业收入
货币资金
1.1
经营风险：未及时上传数据及处理差异造成管理信息失真。
4.3加油站每日按时上传加油卡付油记录数据，保证省（市）分公司加油卡管理系统中的付油记录数据准确完整。发现数据异常，须填写故障单报送运维部门及时维护，并填写加油卡付油差异表及时上报零管部门。
分（子）公司
4
故障上报记录
2.14.12
1.1
经营风险：对系统监控不到位，影响系统正常运行。
9.2信息部门每月对系统故障原因进行分析总结，并对常见的故障制订相应的预案。
分（子）公司
4
故障分析材料；
应急预案
2.14.12
1.1
经营风险：未按规定签署合同，影响系统运维。
9.3省（市）分公司在与当地集成商签署涉及加油卡系统有关运行维护方面的合同时，需经油品销售事业部审批后方可实行。
3
销售日报表
2.14.12
7.异地结算
2.1
财务风险：未按规定办理异地结算，影响财务报告。
7.1加油卡异地加油，由油品销售事业部统一发起异地结算，每月向各省（市）分公司下发上月的结算报表和仲裁调整表作为依据进行线外财务结算。
油品销售事业部
分（子）公司
6
结算报表；
仲裁调整表
2.14.12
√
√
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应收账款
2.14.12
油品销售事业部
分（子）公司
信息部门
零售部门
财务部门
5
加油卡系统交易数据错误记录台账
2.14.12
√
√
√
营业收入
2.2财务风险：未及时核对Fra bibliotek造成财务信息失真。
5.4内部核对。月度终了，各级财务部门应对财务账面加油卡业务充值额及付油额分别与加油卡管理系统数据进行核对，发现不一致应会同零管、信息部门查明原因，提出处理意见报分管副经理和总会计师。
分（子）公司
6
加油卡付油差异表；
2.14.12
5.财务核对
2.1
2.2
财务风险：未按规定核对或入账不及时，影响财务报告。
5.1售卡充值业务核对。财务部门加油卡核算人员每日凭经加油卡售卡（充值）网点负责人核实签字的《加油卡预收款日报表》及银行回单进行售卡充值款审核并及时入账，相关会计凭证须由不相容岗位人员稽核。
分（子）公司
经办
审核
3
加油卡预收款日报表
2.14.12
√
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货币资金
预收款项
2.1
2.2
财务风险：未按规定核对或入账不及时，影响财务报告。
5.2加油卡付油业务核对。财务部门加油卡核算人员应每日凭加油站编制的《加油站销售日报表》、《加油站付油日报表》和管控系统打印的IC卡销售日报副表，与管控系统内数据进行审核（如有差异由零售管理部门查明原因）和账务处理。相关会计凭证须由不相容岗位人员稽核。
分（子）公司
经办
稽核
4
交接班记录
2.14.12
√
√
营业成本
存货
1.4
2.2
经营风险、财务风险：未按规定编报、审核日报表，造成管理信息失真，影响财务报告。
4.2加油站每日编制销售日报表、付油日报表及打印管控系统的IC卡销售日报副表，经上级零管部门审核后及时上报财务部门复核进行账务处理，参见《4.6成品油零售业务流程》控制点8.2。
分（子）公司
5
运行维护合同及批复
2.14.12
10.系统培训
1.1
经营风险：未及时进行培训，导致操作人员技能不足。
10.1省（市）分公司按照《加油卡工程培训大纲》对加油卡系统运维和应用人员适时培训，在系统升级时必须及时将有关升级信息传递到相关人员，确保其准确操作加油卡系统。
分（子）公司
5
培训计划和记录
分（子）公司
4
清户退款记录
2.14.12
√
货币资金
预收款项
4.加油卡加油
1.3
2.2
经营风险、财务风险：未按规定核对，造成损失，影响财务报告。
4.1加油站每班营业终了，当值班长应负责对每个加油枪的当班加油卡付油数与加油卡管控系统中显示的加油卡付油数核对一致后，由交接双方当值班长签字认可，记账人员签字监交。
8.监督检查
1.1
1.4
经营风险：对系统监控不到位，造成损失。
8.1信息部门每日对系统数据进行监控，对未上传数据情况、数据异变情况、卡账卡钱包匹配情况以及系统账与财务账的匹配情况做出分析汇总记录，并交给零售、财务部门。
分（子）公司
信息部门
零售部门
财务部门
4
运行监控分析记录
2.14.12
1.1
1.4
经营风险：未及时分析系统存在问题，造成损失。
分（子）公司
记账
稽核
5
差异分析表
2.14.12
√
√
营业收入
6.调价操作
1.4
3.1
经营风险、合规风险：未按规定调价，违反国家成品油价格有关规定，造成损失。
6.1所有IC卡加油站，在接到上级分公司调价通知后，在规定时间点对所有加油机做下班、上班操作，手工抄好加油机累计数，并做一次日常数据传输。
分（子）公司
（业务管理）加油卡管理业务控制矩阵
1.2
1.4
2.1
3.2
经营风险、合规风险：未按规定办理加油卡清户退款手续，造成损失，或导致违规套取现金。
财务风险：交易不真实，影响财务报告。
3.5加油卡清户退款。清户操作时售卡网点营业员必须收回该账户下持有的所有加油卡，并与系统卡账核对。自售卡网点受理清户手续日起，一个月后方可办理账务清算手续，个人用户清户时需出具身份证件并留存复印件，单位用户清户退款时只能将款项退还到单位账户上，不付现金。冻结户应由司法部门出具解冻通知书；代办清户应出具有法律效力的证明，并出示代办人的身份证件，方可办理清户手续。