自采与集采的业务流程

自采与集采的业务流程
(一) 业务目标
1。

经营目标
通过规范订货业务流程，保证订货业务按规定程序和适度许可展开，同时实现预期目标。

2。

财务目标
保证订货与退款业务及有关会计账目的核算真实、完备、规范、避免差错和舞弊;确保帐实吻合，财务会计报告合理阐明订货业务拥有的优惠、折价。

3。

合规目标
确保订货及退款业务、有关订货、招标合约等合乎国家有关法律法规。

保证退款、与订货有关的货币资金管理合乎中国人民银行等国家有关部门的法规建议。

(二) 业务风险
1。

经营风险
由于采购业务流程设计不合理或控制不当，可能导致采购物资及价格偏离目标要求，或出现舞弊和差错。

2.财务风险
可能导致会计核算多记、错记、漏记物资采购成本和应付帐款以及其他应付负债，造成核算和反映不真实、不完整、不规范。

3.合规风险
可能导致采购业务处理违反国家有关规定而受到行政处罚或法律制裁。

(三)业务流程步骤与控制点
1.采购申请和采购计划
(1)采用单位根据生产经营、建设须要和财政预算，明确提出订货提出申请。

标明所须要物资的名称、规格、数量、技术质量标准与建议等，经单位、部门领导审查后报仓储部门审查。

2.编制、审定采购实施方案
(1)经审核的采购计划，缴财务部提出申请资金计划。

采购计划须要按照货币资金内部掌控制度的规定审核。

3.选择确定采购价格及供应商
(1)订货部门依据核准的物资订货实行订单和资金计划，通过咨比价、招标、网上订货和官方订货信息等公平、透明化的方式，并按公司物资订货的有关规定明确提出挑选和确认订货价格和供应商的方案，经部门领导审查确认。

4.签订采购合同
(4)订货合约须要更改或提早中止时，应报原审核领导同意。

关键性合约更改需报公司总经理办公会研究同意。

5.跟踪监督合同执行
(2)物资订货、技术、设计等部门和需以部门对长周期运转的关键关键设备、材料推行过程监造，确认监造方式，基本建设大纲，签定监造协议，全面落实监造责任人。

(3)采购人员按照采购合同中确定的制造周期、交货时间、工程项目进度计划落实催交催运措施，监督合同按期执行。

6.订货物资环评入货
7.发票检验、货款支付及核算记帐
(2)订货部门根据订货合同规定的货款缴付方式及合约继续执行情况，明确提出订货资金缴付提出申请，填制退款申请单并附订货合约、验收单据等退款依据，经订货部门领导审查盖章后传输至财务部门办理货款缴付和支付相关手续。

8.清理、关闭合同
(1)合约继续执行完后，订货部门应付合约继续执行情况展开清扫、停用，并创建客户信用档案。

(2)采购部门将合同清理和客户信用情况反馈给财务部门。

1.请购商品(劳务)环节的掌控活动
(1)仓库填写请购单，通常经仓库经理签字审批。

(2)生产部门核对请购单，通常经生产经理盖章审核。

(3)对于日常采购的请购，应当根据请购单进行一般授权审批，每张请购单必须经过对这类支出预算负责的主管人员签字批准。

(4)对于资本开支和出租的请购，应选定人员请购，须要展开特别许可审核。

2.编制订购单环节的控制活动
(1)订货部门负责管理基本建设订购单和收到订购单。

(2)采购部门只对经过批准的请购单编制订购单。

(3)订货部门对经过核准的请购单收到订购单，网上申购后确认最佳供应商，但网上申购与确认供应商的职责应拆分;对于大额、关键的订货项目，应当实行竞价方式去确认供应商。

(4)采购部门收到请购单后，对金额在人民币××元以下的请购单由采购经理负责审批;金额在人民币××元至人民币××元的请购单由总经理负责审批;金额超过人民币××元的请购单需经董事会审批。

(5)订货信息管理员根据经恰当审核的请购单基本建设已连续编号订货订单。

在采用自动化信息系统的被审计单位，通过将请购单信息输入系统，系统将自动生成采购订单(此时系统显示为“待处理”状态)。

每周，采购信息管理员核对本周内生成的采购订单，将请购单和采购订单存档管理，对任何不连续编号的情况进行检查。

3.环评商品环节的掌控活动
(1)验收管理员需要比较所收商品与订购单上的要求是否相符、盘点商品并检查商品有无损坏。

(2)环评管理员对已收货的每张订购单基本建设一式多联及、预先按顺序编号的验收单。

(3)验收管理员将商品送交仓库或其他请购部门时，应取得经过签字的收据，或要求其在验收单的副联上签收。

(4)环评管理员将验收单其中的一联呈交应付凭单部门。

4.储存商品环节的控制活动
(1)储存岗位与环评岗位应职责拆分。

(2)限制无关人员接近储存的商品存货。

5.基本建设退款凭单环节的掌控活动
(1)确定供应商发票的内容与相关的验收单、订购单的一致性。

(2)确认供应商发票排序的正确性。

(3)编制有预先顺序编号的付款凭单，并附上支持性凭证(如订购单、验收单和供应商
发票等)。

(4)单一制检查退款凭单排序的正确性。

(5)在付款凭单上填入应借记的资产或费用账户名称。

(6)由被许可人员在凭单上盖章，当众核准照此凭单建议退款。

6.确认与记录负债环节的控制活动
(1)应付账款证实与记录有关部门通常存有责任核查添置的财产，并在应付凭单登记
簿或应付账款明细账中予以记录;在接到供应商发票时，应付账款部门应当将发票上所记
述的品名、规格、价格、数量、条件及运费与订货单上的有关资料录入，例如有可能，还
应当与验收单上的资料展开比较。

(2)记录现金支出的人员不得经手现金、有价证券和其他资产。

(3)在手工系统下，应当将已核准的未退款凭单送抵财务会计部门，据以基本建设有
关记账凭证和备案有关账簿。

财务会计主管应当监督为订货交易而基本建设的记账凭证中
账户分类的适度性;通过定期录入基本建设记账凭证的日期与凭单副联的日期，监督进账
的及时性。

单一制检查会计人员应当录入所记录的凭单总数与应付凭单部门送去的每日凭
单汇总表与否一致，并定期单一制检查应付账款总账余额与应付凭单部门未退款凭单档案
中的总金额与否一致。

7.付款环节的控制活动
(1)单一制检查已核发支票的总额与所处置的退款凭单的总额的一致性。

(2)应由被授权的财务部门的人员负责签署支票。

(3)被许可签订支票的人员应当确认每张支票都附有一张已经适度核准的未退款凭单，并确认支票收款人姓名和金额与凭单内容的一致。

(4)支票一经签署就应在其凭单和支持性凭证上用加盖印戳或打洞等方式将其注销，
以免重复付款。

(5)支票签订人不应当核发无记名甚至空白的支票。

(6)支票应预先顺序编号，以保证支出支票存根的完整性和作废支票处理的恰当性。

(7)应当保证只有被许可的人员就可以吻合未经采用的空白支票。

8.记录现金、银行存款支出环节的控制活动
(1)财务会计主管应当单一制检查计入银行存款日记账和应付账款明细账的金额的一致性，以及与支票汇总记录的一致性。

(2)通过定期比较银行存款日记账记录的日期与支票副本的日期，独立检查入账的及时性。

(3)单一制基本建设银行存款余额调节表中(无法由出纳员基本建设该表中，否则属内部掌控设计瑕疵)。