Access 2000讲义

Microsoft Access 2000简易教程应用于浙江省计算机等级考试一级
Access 2000讲义
Microsoft Access 2000是Microsoft Office 2000办公自动化套装软件中的一个重要组成部分，是一种基于Windows平台的关系数据库管理系统（RDBMS）。

它界面友好、操作简单、功能全面、使用方便。

在Microsoft Access 2000的支持下可以有效地组织、管理和共享数据库，建立完善的数据库应用信息系统。

1 数据库系统的相关概念
1.1 数据
数据是描述事物的符号记录。

描述事物的符号可以是数字，也可以是文字、图形、图像、声音、语言等，因此数据有多种表现形式，它们都可以经过数字化后存入计算机。

在这里我们要注意区分狭义的数据与广义的数据。

狭义的数据是指数字或数值；广义的数据是指多种形式的事物描述符号，是信息的表示形式。

1.2 数据库
数据库是长期存储在计算机外存中的，有组织的，可共享的数据集合。

数据库中的数据按一定的数据模型组织、描述和储存，具有较小冗余度、较高的数据独立性和易扩展性，并可为各种用户共享。

数据是数据库中存储的基本对象。

1.3 数据库管理系统（DBMS）
数据库管理系统是位于用户与操作系统之间的一层数据管理软件，其主要功能包括数据定义功能、数据操纵功能、数据库的运行管理、数据库的建立和维护功能。

数据库管理系统是数据库系统的一个重要组成部分。

1.4 数据库系统
引入数据库以后的计算机系统称为数据库系统，它提供对数据进行存储、管理、处理和维护等功能。

数据库系统由以下几个部分组成：
①数据库；
②数据库管理系统；
③计算机硬件及相关软件；
④用户，包括数据库管理员（DBA）、应用系统开发人员、终端用户。

2 关系模型与关系型数据库
2.1 关系模型
关系模型是一种以关系数学理论为基础构造的数据模型。

在关系模型中，用由行、列组成的二维表来描述现实世界中的事物以及事物之间的联系。

下面介绍与关系模型相关的名词：
①关系：一个关系对应一张二维表，表名即为关系名；
②元组：表中的每一行称为一个元组；
③属性：表中的每一列称为一个属性，每个属性都有属性名。

表2.1是一个关系模型的例子，这个关系表示了某单位职工的一些基本信息。

表 2.1 职工基本信息表
①关系中的每一个属性都是不可再分的基本数据元素；
②关系中的每一个元组都具有相同的形式；
③关系模式中的属性个数是固定的，每一个属性都要命名，在同一个关系模式中，属性名不能重复；
④任何两个元组都不相同；
⑤属性的先后次序和元组的先后次序是无关紧要的。

2.2 关系型数据库
利用关系模型来组织数据的数据库就称为关系型数据库。

Access 2000是一种关系型数据库管理系统（RDBMS），它采用关系模型来组织、存储和管理数据。

在不同的关系型数据库管理系统中，往往采用不同的名词来定义关系模型中的各个组成部分。

在Access 2000中，我们要学习字段、记录、表和数据库这样几个名词。

字段是一个不可再分的最小的数据单元，用来表示一个事物实体的某一个特征数据，比如某一个职工的工号、姓名等，相当于关系模型中的属性。

每个字段都有字段名，说明这个字段数据的语意。

在一个表中，各个字段名不能重复，是唯一的。

记录是由若干个字段的值组成的，用来表示一个事物实体。

该事物实体的那些需
要我们关注的特征数据都已经由各个字段给出。

记录相当于关系模型中的元组。

把具有同样特征数据的事物实体罗列出来，就形成了一个表，也就是关系。

即，同类型的多个记录组成表，用来表示一类事物实体。

例如表2.1。

在一个信息系统的考虑范围之内，应该存在很多不同类型的事物实体，并且在这些事物实体之间存在有多种联系，这就需要用多个表来表示。

这样一些表示一个信息系统中的事物实体及其之间联系的多个表组成了这个信息系统的数据库。

总结一下，一个关系型数据库由若干个表组成，一个表由若干个记录组成，一个记录由若干个字段值组成。

关系模型的特点中说到，一个关系中的任何两个元组不能完全相同，也就是说一个表中的任何两个记录不能完全相同。

那我们又是如何加以区分的呢？一般来说，在一个表中，总有一个字段或者几个字段的组合可以唯一的确定一个记录，这样的字段或字段组合称为候选键。

候选键可能不止一个，我们从中选择一个作为主键。

一个表的主键必须是唯一的、确定的、非空的。

这样我们就可以用主键来区分一个表中的不同记录。

比如说表2.2中的字段部门号可以唯一的标识一个部门，所以部门号就是该表的主键。

试试看，找一找职工基本信息表中的主键。

表 2.2 部门基本信息表
例如，表2.3比表2.1多了一个字段部门号，用来说明某个职工在哪个部门工作，即表明了职工与部门之间的从属联系。

表 2.3 职工基本信息表
在职工基本信息表中，部门号不是主键，但是它是部门基本信息表的主键，这时，我们称部门号是职工基本信息表引用自部门基本信息表的外键。

外键的作用是表示事物实体之间的联系。

外键的取值也是有约束的。

一个表中的外键的取值要么取空值，要么取相应主键取值中的一个。

3 Access 2000界面介绍
3.1 Access 2000的启动与退出
Access 2000的启动与退出和Excel 2000、Word 2000等的启动和退出类似，在这里不再赘述。

3.2 Access 2000的界面环境
启动Access 2000之后，我们可以看到如图3.1这样的界面环境，通常Access 2000的窗口界面可以分成五大部分，分别是标题栏、菜单栏、工具栏、状态栏和数据库窗口。

其中标题栏在屏幕的最上方，菜单栏在标题栏的下面，菜单栏的下面是工具栏，状态栏在屏幕的最下方，而夹在工具栏和状态栏之间的空间则是用来显示数据库窗口的。

图 3.0.1 Access 2000的窗口界面
有关标题栏、菜单栏和工具栏的使用也和Excel 2000、Word 2000等类似，在这里不再赘述。

4 数据库的创建
4.1 创建空数据库
Access 2000中创建空数据库的操作方法有三种：
①当你启动Access 2000时，系统会给出如下对话框（图4.1）：
图 4.0.1 Access启动选择对话框
在这个对话框中，你可以选择“空Access数据库”，然后单击“确定”按钮，系统会给出另一个对话框（图4.2）：
图 4.0.2 文件新建数据库对话框
在这里，你要选择新建数据库的保存路径和数据库名，然后单击“创建”按钮，就可以建立一个新的数据库，如图4.3。

图 4.0.3 名为students的数据库窗口
在Access 2000中，数据库被保存成一个文件，其后缀名为.mdb，文件主名就是数据库名。

对数据库命名时，要使数据库名能尽可能的体现数据库的内容，即“见名知意”。

②如果你在启动选择对话框（图4.1）中单击了“取消”按钮，那么你在以后的使用过程中可以用菜单命令来创建数据库。

选择菜单栏上的菜单项“文件”，然后在下拉菜单中选择菜单项“新建”，系统给出如下对话框（图4.4），选择“数据库”，单击“确定”按钮，系统给出文件新建数据库对话框（图4.2）。

后面的操作与第一种方法相同。

图 4.0.4 数据库新建对话框
③还可以用工具栏上的“新建”按钮创建数据库。

4.2 利用向导创建数据库
Access 2000中利用向导创建数据库的操作方法有三种：
①当你启动Access 2000时，系统会给出启动选择对话框（图4.1）。

在这个对话框中，你可以选择“Access数据库向导、数据页和项目”，然后单击“确定”按钮，系统会给出另一个对话框（图4.5）：
图 4.0.5数据库新建对话框
在这里，选择一个示例数据库作为模板，然后单击“确定”按钮，就可以打开数据库向导，根据向导你可以建立自己的数据库。

②可以用菜单命令来创建数据库。

选择菜单栏上的菜单项“文件”，然后在下拉菜单中选择菜单项“新建”，系统给出如下对话框（图4.4），选择“数据库”选项卡，然后选择一个示例数据库作为模板，然后单击“确定”按钮，就可以打开数据库向导，根据向导你可以建立自己的数据库。

③还可以用工具栏上的“新建”按钮来打开数据库向导。

5 表的创建和管理
5.1 表结构的设计
在创建数据库中的表之前，首先我们要构造好一个表，也就是表结构的设计。

表结构的设计包括以下几个内容：
①命名表，对表命名时，同样要使表名能尽可能的体现表的内容；
②设计表中的字段，也就是说要想好这个表中都有哪些字段，分别表示什么意思；
③为每一个字段命名，并设计好每一个字段的数据类型、字段大小等信息；
④为表设计一个主键（可选）。

5.2 字段类型
在Access 2000数据库中，为了使得数据库有效的存储各种各样的数据，采用了以下九种字段的数据类型：文本、备注、数值、日期/时间、货币、自动编号、是/否、OLE对象、超级链接。

①文本
文本类型字段存放的是有汉字、字母及ASCII字符集中可打印字符组成的数据。

文本类型是Access 2000默认的字段数据类型，最大长度为255个字符，每一个字符在存储时占用一个字节。

系统默认的字段长度是50个字符，可以通过“字段大小”属性来设置最大字符长度。

②备注
备注类型字段用来保存长度较长的文本数据，它允许字段存储长达64K个字符的内容。

备注类型字段不能进行排序或索引的操作。

③数字
数字类型字段存放的是由数字（0～9）、小数点和正负号组成的数据，这些数据是可以进行算术计算的。

数字类型字段又细分为整型、长整型、单精度型、双精度型等子类型，其存储长度由系统分别设置为1、2、4、8个字节。

系统默认的子类型是长整型，可以通过“字段大小”属性来设置数字类型字段的子类型。

④日期/时间
日期/时间类型字段存放的是日期、时间或者是日期和时间的组合数据。

每个日期/时间类型字段需要8个字节的存储空间。

⑤货币
货币类型字段存放的是货币类型的数据。

它是数字类型的特殊表现形式，等价于双精度型。

货币类型字段在输入时，系统会自动加入货币符号和千位分隔符，并限制小数部分为两位，当输入数据的小数位数超过两位时，系统会自动进行四舍五入。

⑥自动编号
自动编号类型字段的数据无需输入，每添加一个新记录，系统将给自动编号类型字段赋予一个唯一值（递增的或随机的）。

自动编号类型字段一旦被指定，就会永久地与记录连接，不能修改和重复使用。

自动编号类型字段采用长整型数据。

⑦是/否
是/否类型字段存放的是逻辑数据或者是只有两个值的字段数据。

⑧OLE对象
OLE对象类型字段存放的是其他应用程序创建的对象（例如：Word文档、Execl 电子表格、各种格式图片和声音等）。

这些对象放入OLE对象类型字段的方式有链接和嵌入两种。

这种字段的最大容量是1GB。

⑨超级链接
超级链接类型字段主要是用来保存超级链接的，包含作为超级链接地址的文本或以文本形式存储的字符与数字的组合。

在这种字段中插入超级链接地址最简单的方法就是在“插入”菜单中单击“超级链接”命令。

⑩查阅向导
查阅向导类型字段为用户提供了一个建立字段内容的列表，可以在列表中选择所列内容作为添入字段的内容。

5.3 表的创建
①使用表设计器创建表
第一步，创建一个数据库或者打开一个已经存在的数据库。

第二步，在数据库窗口（图5.1）中，在对象列中选择“表”，单击“新建”按钮，打开“新建表”对话框（图5.2）。

图 5.0.1 数据库窗口
图 5.0.2 新建表对话框
第三步，在“新建表”对话框中选择“设计视图”，单击“确定”按钮，打开表设计器（图5.3）。

或者在数据库窗口中直接双击“使用设计器创建表”也可以打开表设计器。

图 5.0.3 表设计器
第四步，一一输入各个字段的字段名称、数据类型和字段大小等信息（如图5.4）。

图 5.0.4 表设计器
第五步，单击工具栏中的“保存”按钮，出现“另存为”对话框（图5.5），在其
中输入表名，单击“确定”按钮。

然后关闭表设计器即可。

图 5.0.5 另存为对话框
②使用向导创建表
第一步，在“新建表”对话框（图5.2）中选择“表向导”，单击“确定”按钮，
打开表向导（图5.6）。

或者在数据库窗口中直接双击“使用向导创建表”也可以打开
表设计器。

图 5.0.6 表向导
第二步，选择示例表和示例表中需要的示例字段（图5.7），单击“下一步”按钮。

图 5.0.7 表向导：选择示例表和示例字段
第三步，在表向导的下一步对话框（图5.8）中输入表名，单击“下一步”按钮。

图 5.8 表向导：指定表的名称
第四步，在表向导的下一步对话框（图5.9）中设置新表与数据库中已有表的关联关系，单击“下一步”按钮。

图5.9 表向导：与已有表的关联关系
第五步，在表向导的下一步对话框（图5.10）中选择表向导的完成方式，然后单击“完成”按钮。

图 5.10 表向导：选择表向导的完成的方式
③通过输入数据创建表
第一步，在“新建表”对话框（图5.2）中选择“数据表视图”，单击“确定”按钮，打开表数据的输入窗口（图 5.11）。

或者在数据库窗口中直接双击“通过输入数据创建表”也可以打开表数据的输入窗口。

图5.11 表数据的输入窗口
第二步，在表数据的输入窗口中直接输入数据（图5.12）。

系统将根据输入的数据内容，定义新表的结构。

图5.12 在表数据的输入窗口输入数据
第三步，单击“保存”按钮，打开“另存为”窗口（图5.5），在其中输入表名，单击“确定”按钮。

然后关闭表数据的输入窗口即可。

5.4 表结构的修改
修改表结构就是指修改表中各个字段的字段名、字段类型、字段长度、插入新字段、删除字段等操作。

在数据库窗口中，在对象列中选择“表”，选定需要修改表结构的表，单击“设计”按钮，打开表设计器（图5.4）。

在其中，就可以对已有的字段作出修改，也可以删除已有的字段和插入新的字段。

6 表中数据的编辑
6.1 添加记录
在数据库窗口中，在对象列中选择“表”，选定需要添加记录的表，单击“打开”按钮，打开表的浏览窗口（图6.1）。

在其中，直接输入记录数据就可以将记录添加到表中。

图 6.0.1 表浏览窗口
特别注意，在表的浏览窗口中，如果要给OLE类型字段输入数据，就要执行“插入”菜单中的“对象”命令，打开“插入对象”对话框（图6.2）。

选择“由文件创建”就可以将一个由别的应用程序创建的对象插入表的OLE类型字段中。

图 6.0.2 插入对象对话框
当数据输入完毕时，直接关闭表的浏览窗口，就可以保存刚刚输入的记录。

6.2 查看记录
打开表的浏览窗口就可以查看表中已有的记录。

6.3 修改记录数据
我们还可以在已经打开的表浏览窗口修改已有的记录。

6.4 删除记录
在已经打开的表浏览窗口中，选中要删除的记录，执行“编辑”菜单中的“删除”
命令，或者按键盘上的“Delete”键。

7 建立表间关联关系
7.1主键的设置和删除
我们可以为已经存在的表设置主键，操作步骤如下：
打开数据库，选择将要设置主键的表，单击“设计”按钮，打开表设计器，如图7.1。

图7.0.1 表设计器
在表设计器中，选择作为该表主键的那个字段，在其上右击，在快捷菜单中选择“主键”命令，就可以将指定的字段设置成主键，该字段前面就会出现的图标，如图7.2。

图7.0.2 学号字段被设置为主键
在工具栏中选择“保存”按钮，把对该表的主键设置加以保存；最后关闭表设计器。

在对表设置主键以后，我们在浏览表中记录时，可以发现记录顺序将以主键的升序来排列。

同样的方法可以删除对主键的设置。

也就是说当我们再次选择快捷菜单中的“主键”命令，就会取消该字段上的主键设置。

因为一个表的主键只有一个，如果你设置另一个字段为主键，那么原来的那个字段上的主键设置就会被删除。

7.2 创建索引
索引是SQL查询语言必要的支持，也是表间建立关联的重要依据。

索引对表中的数据提供了逻辑排序，可以提高数据的访问速度。

一个表上可以定义多个索引。

Access 2000中规定不能在OLE对象类型和备注类型字段创建索引。

如果一个字段已经被设置为该表的主键，那么系统会自动在该字段上建立索引，而且是无重复的索引。

创建索引的操作步骤如下：
打开数据库，选择将要设置主键的表，单击“设计”按钮，打开表设计器，如图7.1。

在表设计器中，选择要建立索引的那个字段，在表设计器的“常用”选项卡中，
选择“索引”选项进行设置即可。

在创建好索引之后，不要关闭表设计器，选择菜单栏上的菜单项“视图”，然后在下拉菜单中选择菜单项“索引”，系统给出如下对话框（图7.3）。

图0.3 索引设置对话框
在这个对话框中可以设置索引的各项属性，包括索引名称、索引字段、排序次序和是否主索引、是否唯一索引、是否忽略空值。

前两项在创建索引的时候就已经定下来了，默认的排序次序是升序，这些都可以修改。

如果是因为设置了主键而创建的索引就是主索引；如果在创建索引时，选择的是“有重复”，那就不是唯一索引，选择的是“无重复”，那就是唯一索引；索引是否忽略空值可以设置。

7.3 表间关联关系的类型
如果要在两个表之间建立关联关系，那么前提条件是两个表要有一个公共字段（同名、同性质，称为关联字段），并分别在这两个字段上建立了索引。

两个表间的关联关系有不同的类型，是什么类型取决于两个表上关联字段的索引类型。

①一对一关系：两个表的关联字段上的索引是主索引或者唯一索引。

②一对多关系：一方表的关联字段上的索引是主索引或者唯一索引，多方表的关联字段上的索引既不是主索引也不是唯一索引，也就是普通索引。

7.4 建立表间关联关系
第一步，打开一个已经存在的数据库。

第二步，选择菜单栏上的菜单项“工具”，然后在下拉菜单中选择菜单项“关系”，打开关系编辑窗口和“显示表”对话框。

第三步，在“显示表”对话框中，选择即将建立关系的那些表，单击“添加”按钮，可以添加多个表。

添加完毕后单击“关闭”按钮。

第四步，将“学院”表中的“学院编号”字段拖动到“系”表中的“学院编号”字段的位置，弹出“编辑关系”对话框。

第五步，在“编辑关系”对话框中选择“实施参照完整性”，单击“创建”按钮。

在关系编辑窗口中，“学院”表与“系”表之间就出现了一条连线。

注意：一对多的关联关系，一方表有一个1作为标记，多方表有一个无穷大作为标记。

第六步，在其他表之间用同样的方法建立关联关系。

第七步，单击工具栏上的“保存”按钮，关闭关系编辑窗口。

8 创建数据查询
查询是用来从表中检索所需要的数据，以及对表中的数据加工的一种重要的数据库对象，它可以从一个或多个有关系的表中将满足要求的数据提取出来，并把这些数据显示在新的查询数据表中。

查询的记录集实际上并不存在，每次使用查询时，都是从创建查询时所提供的数据源表创建记录集。

基于这一点，查询的结果总是与数据源中的数据保持同步，只要数据源中的记录是最新的数据，每次使用查询，查询的结果也是依据数据源最新的数据组织查询结果。

8.1 使用向导创建查询
Access 2000提供了简单查询向导、交叉表查询向导、查找重复项查询向导和查找不匹配项查询向导等四个建立查询的向导，它们创建查询的方法基本相同，用户可以根据其不同的需求选择不同的查询向导完成查询的创建工作。

在此，以简单查询向导为例讲解创建的步骤。

第一步，打开一个已经存在的数据库。

第二步，在数据库窗口中，在对象列中选择“查询”，选择“使用向导创建查询”，单击“新建”按钮，打开“新建查询”对话框（图8.1）。

第三步，选择“简单查询向导”，单击“确定”按钮，打开“简单查询向导”窗口。

第四步，在“简单查询向导”窗口中，选择数据来源表（学生），选择将要查询出来的字段，单击“下一步”按钮。

第五步，在“简单查询向导”窗口中，选择“明细”还是“汇总”。

一般选择“明
细”，只有想要在查询结果中得到统计数据时，才选择“汇总”。

单击“下一步”按钮。

第六步，在“简单查询向导”窗口中，输入查询的标题，选择是否查看查询结果或者是否修改查询，单击“完成”按钮。

如果选择“打开查询查看信息”，此时将打开一个查询结果的浏览窗口，用户可以从中查看查询的结果记录集。

8.2 使用设计器创建查询
第一步，打开一个已经存在的数据库。

第二步，在数据库窗口中，在对象列中选择“查询”，选择“在设计视图中创建查询”，单击“新建”按钮，打开“新建查询”对话框（图8.1）。

第三步，选择“设计视图”，单击“确定”按钮，打开查询设计器窗口。

第四步，在“显示表”对话框中，选择查询要用的表，单击“添加”按钮。

可以添加多个表。

添加完毕后单击“关闭”按钮。

第五步，在查询设计器窗口中完成以下操作：
在“字段”所在行一一选择将要在查询结果中出现的字段，字段一旦选定，“表”所在行就会显示出该字段的出处，“显示”所在行就会选中，表示这些将出现在查询结果中；
在“排序”所在行选择一个字段或者几个字段的排列顺序（升序或降序），这些选中的字段称为排序关键字；
在“准则”所在行，选择若干个字段，写出其选择条件，写在同一行的条件之间是“与”的关系，写在“准则”行和“或”行的条件之间是“或”的关系。

第六步，保存查询，输入查询的名称，单击“确定”按钮，最后关闭查询设计器。

8.3 查看查询结果集
第一步，打开一个已经存在的数据库。

第二步，在数据库窗口中，在对象列中选择“查询”，选择要查看的查询的查询名称，单击“打开”按钮，打开查询结果的浏览窗口（图8.1）。

在这里你就可以查看这个查询的结果记录集。

8.4 删除查询
第一步，打开一个已经存在的数据库。

第二步，在数据库窗口中，在对象列中选择“查询”，选择要查看的查询的查询名称，单击“删除”按钮。