档案的整理与保管PPT参考课件
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❖ 档案在库房外未被使用时，不得长时间摊放在桌 子上，应及时放入专用的柜子中锁好，不得擅自带 离规定的使用场所（办公室、阅览室等）；
❖ 各不同的利用者未经允许不准私自交换阅览各自 所利用的档案；
❖ 未经允许不准使用者擅自拍照、抄录、复印； ❖ 每次使用的档案数量、每批档案的使用时间长短
也应有一定的限度。
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二、档案保管工作
❖ （五）档案保管物质条件 ❖ 1.档案库房 ❖ 2.资料库 ❖ 3.装具 ❖ 4.包装材料（档案盒） ❖ 5.技术设备 ❖ 6.消耗品
2021/3/10
授课：XXX
7
二、档案保管工作
❖ （六）档案库房管理 ❖ 1.进出库制度和八防措施 ❖ 2.库房的温湿度控制 ❖ 3.库房编号与装具的排列 ❖ 4.档案在装具中的存放方式 ❖ 5.档案存放位置索引和档案代卷卡
2021/3/10
授课：XXX
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二、档案保管工作
❖ （三）具体任务 ❖ 1.防治档案的损坏 ❖ 2.延长档案的寿命 ❖ 3.维护档案的安全 ❖ （四）基本要求 ❖ 1.以防为主，防治结合 ❖ 2.加强重点，照顾一般 ❖ 3.自力更生，勤俭节约 ❖ 4.立足长远，保证当前
2021/3/10
授课：XXX
❖ 现场阅览、集中式的大阅览室；经允许的 拍照或复印工作原则上应由档案工作人员承 担。
❖ （4）对重要档案的保护性措施
❖ 严格限制利用；一般不提供原件（可以是 缩微品或复印件），格外注意监护问题，必 要时可责成专人始终陪伴进行利用。
2021/3/10
授课：XXX
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二、档案保管工作
❖ （八）案例分析
❖ 档案出库、入库登记；将档案交给使用者 时的登记及交接清点、签收手续
❖ 2.档案使用行为的管理与限制制度
❖ 这一制度应涉及档案使用行为的方式方法 及应注意防止的不良现象。
2021/3/10
授课：XXX
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二、档案保管工作
❖ 如：使用者不得在使用时吸烟、喝水、吃食物， 不得在档案上勾画、涂抹，更不得有撕损剪切等破 坏行为；
2021/3/10
授课：XXX
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二、档案保管工作
❖ （一）概念 ❖ “保管”有广义和狭义之分。 ❖ 广义上的保管就是指管理； ❖ 狭义上的保管是指对已整理好并已存入库房及其
柜架中的档案进行的日常维护、保护性管理工作。 ❖ （维护秩序、保护实体） ❖ （二）内容 ❖ 1.档案库房管理 ❖ 2.档案流动过程中的保护 ❖ 3.保护档案的专门措施（复制、修补等技术处理）
2021/3/10
授课：XXX
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一、档案整理工作
❖ （三）原则 ❖ 1.保持档案间的历史联系（来源、时间、内容、形式） ❖ 2.充分利用原有的整理基础 ❖ 3.便于保管利用 ❖ ？问：当手中有同一问题的两份文件，一份为纸质，一
份为光盘时，如何整理？ ❖ ？问：当手中有同一问题的两份文件，一份为绝密，一
份为普通时，如何整理？ ❖ ？问：当手中有同一问题的两份文件，一份ห้องสมุดไป่ตู้短期，一
份为永久时，如何整理？ ❖ 保持档案间的历史联系——根本原则 ❖ 便于保管利用——基本出发点、最终要求
2021/3/10
授课：XXX
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一、档案整理工作
❖ （四）基本程序 ❖ 1.了解情况，拟订方案 ❖ 2.区分全宗 ❖ 3.全宗内档案的分类 ❖ 4.档案的排列、编号、编目
2021/3/10
授课：XXX
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二、档案保管工作
❖ 3.档案使用过程中的维护与保护方法 ❖ （1）量与顺序的控制 ❖ 分批定量、实体排列顺序 ❖ （2）对利用行为的现场监督与检查 ❖ 人员现场监督、闭路电视监控
2021/3/10
授课：XXX
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二、档案保管工作
❖ （3）利用方式及利用场所的限制
2021/3/10
授课：XXX
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二、档案保管工作
❖ 6.定期检查、清点 ❖ 7.全宗卷
❖ 全宗卷是由在管理某一全宗过程中所形成 的管理记录性材料组成的专门案卷。它是全 宗的档案，但不是全宗内的档案。
2021/3/10
授课：XXX
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二、档案保管工作
❖ （七）档案使用过程中的维护和保护
❖ 1.档案使用的登记与交接制度
档案的整理与保管
❖ 教学时数：2课时 ❖ 教学目标：了解档案保管的物质条件及库房
管理的有关内容，理解档案整理和保管工作 的主要内容。 ❖ 教学重点：档案库房管理 ❖ 教学方法：讲授法
2021/3/10
授课：XXX
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一、档案整理工作
❖ （一）概念 ❖ 即将零乱的和需要进一步条理化的档案，经分类、
组合、排列和编目，使之系统起来，便于保管和利 用。 ❖ （二）主要内容 ❖ 1.系统排列和编制档案目录（档案室） ❖ 2.对整理不善的档案进行局部整理（档案室<馆>） ❖ 3.全过程的档案整理工作（档案馆）
❖ 案例1.1998年某月某日，华中某县镇政府 1975-1991年度150卷档案失窃。经侦破发 现，系6名小学生撬门入库，窃得档案后当废 纸卖了。
❖ 问：
❖ ①该镇政府在档案保管工作中存在哪些问题？
❖ ②你认为应该采取什么措施避免类似事情发生？
2021/3/10
授课：XXX
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二、档案保管工作
❖ 案例2. 2002年5月，某高校文秘专业的学生在中 原某省某县政府办公室实习时发现，该办公室的档 案从1982年至今一直没有整理（内容涉及党群、人 事、农林、工业、工商等多方面），也没有向机关 档案室移交。
❖ 问：
❖ 1.你认为该办公室在档案管理方面存在什么问题？ ❖ 2.机关档案室有责任吗？为什么？ ❖ 3.假如让你来整理这些档案，你将采取哪种分类方法？
2021/3/10
授课：XXX
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❖ 各不同的利用者未经允许不准私自交换阅览各自 所利用的档案；
❖ 未经允许不准使用者擅自拍照、抄录、复印； ❖ 每次使用的档案数量、每批档案的使用时间长短
也应有一定的限度。
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二、档案保管工作
❖ （五）档案保管物质条件 ❖ 1.档案库房 ❖ 2.资料库 ❖ 3.装具 ❖ 4.包装材料（档案盒） ❖ 5.技术设备 ❖ 6.消耗品
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二、档案保管工作
❖ （六）档案库房管理 ❖ 1.进出库制度和八防措施 ❖ 2.库房的温湿度控制 ❖ 3.库房编号与装具的排列 ❖ 4.档案在装具中的存放方式 ❖ 5.档案存放位置索引和档案代卷卡
2021/3/10
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二、档案保管工作
❖ （三）具体任务 ❖ 1.防治档案的损坏 ❖ 2.延长档案的寿命 ❖ 3.维护档案的安全 ❖ （四）基本要求 ❖ 1.以防为主，防治结合 ❖ 2.加强重点，照顾一般 ❖ 3.自力更生，勤俭节约 ❖ 4.立足长远，保证当前
2021/3/10
授课：XXX
❖ 现场阅览、集中式的大阅览室；经允许的 拍照或复印工作原则上应由档案工作人员承 担。
❖ （4）对重要档案的保护性措施
❖ 严格限制利用；一般不提供原件（可以是 缩微品或复印件），格外注意监护问题，必 要时可责成专人始终陪伴进行利用。
2021/3/10
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二、档案保管工作
❖ （八）案例分析
❖ 档案出库、入库登记；将档案交给使用者 时的登记及交接清点、签收手续
❖ 2.档案使用行为的管理与限制制度
❖ 这一制度应涉及档案使用行为的方式方法 及应注意防止的不良现象。
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二、档案保管工作
❖ 如：使用者不得在使用时吸烟、喝水、吃食物， 不得在档案上勾画、涂抹，更不得有撕损剪切等破 坏行为；
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二、档案保管工作
❖ （一）概念 ❖ “保管”有广义和狭义之分。 ❖ 广义上的保管就是指管理； ❖ 狭义上的保管是指对已整理好并已存入库房及其
柜架中的档案进行的日常维护、保护性管理工作。 ❖ （维护秩序、保护实体） ❖ （二）内容 ❖ 1.档案库房管理 ❖ 2.档案流动过程中的保护 ❖ 3.保护档案的专门措施（复制、修补等技术处理）
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一、档案整理工作
❖ （三）原则 ❖ 1.保持档案间的历史联系（来源、时间、内容、形式） ❖ 2.充分利用原有的整理基础 ❖ 3.便于保管利用 ❖ ？问：当手中有同一问题的两份文件，一份为纸质，一
份为光盘时，如何整理？ ❖ ？问：当手中有同一问题的两份文件，一份为绝密，一
份为普通时，如何整理？ ❖ ？问：当手中有同一问题的两份文件，一份ห้องสมุดไป่ตู้短期，一
份为永久时，如何整理？ ❖ 保持档案间的历史联系——根本原则 ❖ 便于保管利用——基本出发点、最终要求
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一、档案整理工作
❖ （四）基本程序 ❖ 1.了解情况，拟订方案 ❖ 2.区分全宗 ❖ 3.全宗内档案的分类 ❖ 4.档案的排列、编号、编目
2021/3/10
授课：XXX
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二、档案保管工作
❖ 3.档案使用过程中的维护与保护方法 ❖ （1）量与顺序的控制 ❖ 分批定量、实体排列顺序 ❖ （2）对利用行为的现场监督与检查 ❖ 人员现场监督、闭路电视监控
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二、档案保管工作
❖ （3）利用方式及利用场所的限制
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二、档案保管工作
❖ 6.定期检查、清点 ❖ 7.全宗卷
❖ 全宗卷是由在管理某一全宗过程中所形成 的管理记录性材料组成的专门案卷。它是全 宗的档案，但不是全宗内的档案。
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二、档案保管工作
❖ （七）档案使用过程中的维护和保护
❖ 1.档案使用的登记与交接制度
档案的整理与保管
❖ 教学时数：2课时 ❖ 教学目标：了解档案保管的物质条件及库房
管理的有关内容，理解档案整理和保管工作 的主要内容。 ❖ 教学重点：档案库房管理 ❖ 教学方法：讲授法
2021/3/10
授课：XXX
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一、档案整理工作
❖ （一）概念 ❖ 即将零乱的和需要进一步条理化的档案，经分类、
组合、排列和编目，使之系统起来，便于保管和利 用。 ❖ （二）主要内容 ❖ 1.系统排列和编制档案目录（档案室） ❖ 2.对整理不善的档案进行局部整理（档案室<馆>） ❖ 3.全过程的档案整理工作（档案馆）
❖ 案例1.1998年某月某日，华中某县镇政府 1975-1991年度150卷档案失窃。经侦破发 现，系6名小学生撬门入库，窃得档案后当废 纸卖了。
❖ 问：
❖ ①该镇政府在档案保管工作中存在哪些问题？
❖ ②你认为应该采取什么措施避免类似事情发生？
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授课：XXX
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二、档案保管工作
❖ 案例2. 2002年5月，某高校文秘专业的学生在中 原某省某县政府办公室实习时发现，该办公室的档 案从1982年至今一直没有整理（内容涉及党群、人 事、农林、工业、工商等多方面），也没有向机关 档案室移交。
❖ 问：
❖ 1.你认为该办公室在档案管理方面存在什么问题？ ❖ 2.机关档案室有责任吗？为什么？ ❖ 3.假如让你来整理这些档案，你将采取哪种分类方法？
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