论高职院校辅导员时间管理

论高职院校辅导员时间管理
胡乙
【摘要】Time management means using the academic technique tools, right efficiently utilizating the time. For a- dapting to the higher vocational education development, the guides should master the time management technique. This essay studies the higher vocational college guides' weapons, mistaking area and working arts of time manage- ment. The guides should take orders to have the initiative the mission arrangement, make academic association au- thorization, use the advanced tools and ask for the expert' helping etc.%时间管理,即充分利用技巧、工具等正确、高效地利用时间。

为适应高职教育发展,高职辅导员应该掌握时间管理技巧,秉承优先任务安排、学会授权、使用先进工具、请教专家等理念,有效利用时间,提高工作效率。

【期刊名称】《江苏经贸职业技术学院学报》
【年(卷),期】2012(000)003
【总页数】3页(P43-45)
【关键词】高职院校;辅导员;时间管理
【作者】胡乙
【作者单位】江苏经贸职业技术学院旅游管理系,江苏南京210068
【正文语种】中文
【中图分类】G710
高职辅导员的时间管理，即高职辅导员利用技巧、工具等正确、高效地利用时间。

从1998年到2006年，我国高职院校招生人数从2961364人增至5460550人，在全国高等院校招生人数中的比例由39%上升至57%［1］。

与普通高校辅导员
相比，高职院校辅导员工作更为复杂，从日常学生工作中的各类考试报名、收费，学生实习的安排、检查、回访到各类实践活动如文化艺术节、暑假“三下乡”等，都需要高职辅导员的组织管理。

除此之外，高职辅导员一般还要兼职系部其他工作，如资产管理工作、工会工作等［2］。

在这种情况下，如何在工作中有效利用时间，提高工作效率，已经成为高职辅导员面对的难题之一。

一、进行时间管理的关键点
(一)控制情绪
心理学认为，情绪就是心情，情绪变化的原因较多，包括生活环境的变化、工作中的困难、社会经济发展水平、灾难事故等。

消极的情绪主要包括愤怒、恐惧、悲伤、抑郁等。

消极的情绪一般会使人失去干劲，降低人的行为效率与智力活动水平，影响人际关系。

与普通高校辅导员相比，高职辅导员承担的工作较多、任务较重，学生管理困难较多，加之其他影响，辅导员在工作中有时不能克制自己的情绪，头脑发热而不计后果，说错话、办错事，引起矛盾激化，甚至将坏情绪传染给同事。

这不仅降低了工作的效率，而且浪费了自己与他人的宝贵时间。

因此，高职辅导员应牢记:做任何事情，保持情绪的稳定与平衡都是必要的。

(二)树立“君、亲、师”的教育理念
很多高职院校辅导员反映，当前的学生真不好管理，他们一般目光远大、不愿吃苦、惮于学习，唯有用责骂、处分等惩罚措施才能压制，但此种方法费时费力，收效甚微。

其实，古代私塾的一些教育理念对辅导员工作很有参考意义，例如学生见到老师要磕头、行礼，老师则要做到“君、亲、师”。

君——给学生树立榜样。

《论
语·子路》中说:其身正，不令而行;其身不正，虽令不从。

亲——关心学生，为其排忧解难。

如《孙子兵法·地形篇》云:“视卒如婴儿，故可与之赴深溪;视座如爱子，故可与之俱死。

”师——师者，传道、授业、解惑也。

树立“君、亲、师”理念，师生关系必然和谐，高职辅导员的工作效率必然有所提高。

(三)树立自律自警的意识
时间管理专家唐·阿斯莱特认为:“工作高效的人士应该是正直而高效的，他们可以
远离各种困扰，例如他们不用遮掩、躲避、赔偿、处理纠纷。

如果一定要在提高效率的办法中找到一条最根本的，那么光明磊落地做人就是最重要的。

”［3］道是自然界与社会的规律，德是人们的行事能力。

李时秋认为:有效的时间管理必须遵
循职业道德准则。

高职辅导员如果以高度的自律、自省为基础，以高度的社会责任感与奉献服务为目标，不仅能树立管理者的良好形象，避免不必要的纠纷与矛盾，而且能使自身工作更加主动、热情、充满信心，为有意义的时间管理打下基础。

所以，高职辅导员应该树立自律意识，坚守道德准则。

二、高职院校辅导员应该避免的时间管理误区
高职院校辅导员应该对自己有清醒的认识，对在时间管理中的许多误区，要学会分析到底是主观原因还是客观原因导致的。

(一)繁多的会议浪费时间
会议繁多、费时、低效是大多高职辅导员遇到的难题之一。

学生会选举、班级奖助学金评比、学院迎新布置、毕业生工作检查等，大量会议造成了时间压力。

而大部分辅导员未能明确会议的目的是什么，很少计算开会成本，极少进行如何节约时间、最大限度地提高工作效率的研究，以致师生陷入会议海洋;或浪费了开会的最好时机，使得学生不得不延迟甚至放弃其他重要会议;或会议超时、效率不高，浪费大
家宝贵的时间。

(二)不速之客的打扰虚耗时间
据日本社会学家统计，人们一般每8分钟受到一次打扰，每天因打扰产生的时间损失约为5．5小时。

根据笔者经验，高职辅导员接待一名突然访问的家长，花费时间约为37分钟;接待一名突然拜访的学生，花费时间约为5分钟;处理领导或者同事的干扰，少则10分钟，多则几天。

在工作中，辅导员大都会遇到此类打扰，从而不得不中断手头工作，花费大量时间用于接待，导致工作效率下降。

(三)毫无准备的工作赶走时间
因为没有准备而带来的危害，并不限于浪费辅导员自己的时间，还会浪费别人的时间，影响办事的进度，影响个人在公众中的形象，影响了组织的决策［4］。

当高职辅导员开始一项工作前，一定要做好充分的准备，如准备书籍、资料、设备以及培训。

如果只图节省时间，将前期工作省略，进行工作时反而会耽误时间。

(四)未采用先进技术与工具多花时间
每位高职院校辅导员一般需要管理300名学生，如何有效传达信息，成为其提高工作效率的关键。

目前移动公司开发了飞信业务，电信的189邮箱也开通了针对不同手机的免费的短信服务。

如果辅导员善于利用这些先进技术与工具，信息传递效率将大为提高。

如果辅导员能经常利用学院网站发布各类通知，提供各种下载服务，通知学生查询，不仅能培养学生的主动精神，节约纸张与时间，而且方便了在外地实习的同学。

相反，如果辅导员只通过电话、传真、QQ与学生沟通联系，既费时又费力，有时还会影响学生的正常工作与休息。

三、高职院校辅导员时间管理的策略
在了解时间管理的工具与误区后，高职辅导员可以从容地进行时间管理。

结合工作实际，高职院校辅导员的时间管理策略主要包括以下方面。

(一)发挥“早”的作用
唐·阿斯莱特曾指出时间管理的原则:“那时我听经理们在汇报问题，在每一个问题后面，我发现自己写的是晚了、慢了、忘了。

早是一个简单而经济的原则。

只需要
有这一原则就可以自动防止(没有任何成本)大概80%的时间管理问题。

”［3］以上原则同样适用于高职辅导员工作。

高效率的辅导员，必然会对工作早做计划，预防突发事件的影响，稳步实施，决不拖延。

“早”字可以帮助辅导员将每件事情都控制得很好，最大限度地避免手忙脚乱的现象产生。

(二)量能授权
高职辅导员的岗位职责是管理、协调，对大学生进行思想政治教育。

“事必躬亲”是高职辅导员工作的大忌。

对学生量能授权，是辅导员解放自己、激励学生的好办法。

在挑选授权对象时，辅导员首先应该选择品德良好的学生;其次，考虑学生特
点后授权。

如有的学生学习能力强，只是缺乏经验，辅导员对其培训后可放心任用。

有的学生做过班委，有一定实践经验，辅导员就不要干涉其工作，只在其遇到困难时提出相关建议。

有的学生具有专门技术，辅导员可将其作为后备人才储备。

在量能授权的前提下，辅导员应该避免如下授权错误:一是授权不清、含糊其辞;二是名
义上授权，实际则阻碍授权进行;三是辅导员追求完美，不允许学生出错;四是对成
果缺乏监督，对责任人奖惩不力。

(三)采用先进技术与工具
利用先进的通讯技术与工具，可以有效节约辅导员办公时间。

辅导员可使用电信手机号码在中国电信的189邮箱注册、登陆后，在不需要对方确认同意的情况下，
可以免费向任意手机发送信息。

还可以使用日程管理软件控制时间。

它可以将时间的花费精确到每分钟，使得辅导员对每天的日程一目了然。

同时，它可以对工作任务进行多种分类，区分紧急、重要、一般等情况，标明开始时间、预计完成时间等信息。

辅导员可以将日程信息进行储存后，在任意一台电脑上查看、修改，掌握自己的时间消耗情况。

除此之外，辅导员可以利用学校网站发布消息，可以用相机将重要文件、证书拍照后存储于电脑，以便随时发送或者打印，可以利用手机录音记录会议内容，等等。

概据笔者经验，一旦熟练掌握了先进工具与技术，高职辅导员
的工作效率将提高约50%。

(四)拒绝干扰
高职辅导员在工作中受到的打扰，主要来自上级突然布置的任务、同事的求助、学生的突然上门等。

由于碍于情面，不忍心拒绝，或不懂得拒绝的方式方法，高职辅导员宝贵的时间被各种干扰白白耗费。

如果想摆脱干扰、节约时间，高职辅导员必须学会说“不”。

对于上级的打扰，可以暗示自己手头正忙，不便中断此刻的工作;对于同事的求助，辅导员可以先倾听1～2分钟，判断轻重缓急，随后建议其寻求别人的帮助;对于学生的突然打扰，辅导员可以指定助理，将学生可能的问题全部汇总，定期解答。

辅导员可以留出固定时间处理常规问题，如在课间休息时走访上课的班级、用10分钟时间回答同学提问。

辅导员最好建议学生阅读时间管理方面的书籍，使学生养成良好的时间管理习惯，形成节约时间的班级文化。

对于其他访客，辅导员可以明确表示目前暂时没有时间，请他们重新安排来访时间或者稍加等待。

(五)求助专家
专家是某一方面的成功者，比常人拥有更多的经验与知识。

当高职辅导员遇到困难而自己又无法解决时，就要立刻寻求专家帮助，避免浪费时间。

求助专家也指辅导员主动学习、更新知识，以提高效率。

如目前的时间管理研究正从点、面向模型方向发展，对时间管理方法的研究，已经探索出多头并进法、程序规范法、优势互补法、宽容退让法、时间保护法等，高职辅导员应该舍得投入必要的时间与金钱进行“充电”。

参考文献:
［1］李时秋．打造时间管理高手［M］．北京:中国经济出版社，2007:1－3．［2］胡乙．高职院校研究型辅导员内涵分析［J］．江苏经贸职业技术学院学报，2010，(2):63 －65．
［3］唐·阿斯莱特．用对时间做对事［M］．北京:华文出版社，2009:88 －94，136．。