高校智慧档案馆建设初探

高校智慧档案馆建设初探
作者：李娟杨莉莉
来源：《兰台世界·上半月》2017年第01期
云计算、大数据、物联网等IT新兴技术的发展，为档案馆的新一轮革新创造了契机。

智慧档案馆在智慧校园框架下，借助技术手段，整合档案数据资源，改善信息服务模式，构建信息智能、资源共享的新型档案信息服务模式。

智慧档案馆信息服务云计算大数据
数字档案馆作为档案信息化发展的一个重要阶段，具有特殊的里程碑意义。

当传统的档案管理方法已经不能满足信息大爆炸时代的需求时，数字档案馆便应运而生，其通过建设各类数字化信息系统，简化档案管理流程，并使档案利用者能够快捷、简便地找到所需资料。

随着新一代信息技术的不断发展，档案利用者的需求成为档案信息化建设的重要价值导向。

高校档案信息来源于学校各职能部门，随着职能部门信息服务资源日趋多元化，服务模式的多样化，开发平台、操作系统乃至应用数据库都各不一样，职能部门间数据壁垒日渐增多，亟须一项新技术将分散的应用系统高效地统一起来，避免造成档案资源的浪费。

在此背景基础之上，智慧档案馆的设想由此产生。

一、智慧档案馆的助力和形势
1.社会层面。

随着云计算、大数据和物联网概念广泛应用，这些新一代信息技术以超高速的运算能力和低廉的运营成本，深受网络信息界好评，被视为科学技术领域继计算机和互联网之后的二次革命。

随着众多跨国信息技术行业公司例如IBM、Amazon、Google等将这些新兴技术用于自身产品，并着力于向政府部门、事业单位甚至企业推广，各大高校也开始推崇智慧化的多样应用，通过对海量数据存储、分享、挖掘、搜索、分析，利用、集成和融合技术，实现高校内各部门间信息的共享和业务协作，将档案数据作为学校无形财产进行统一有效管理，给师生乃至社会提供更多更人性化的公共服务。

2.高校层面。

高校信息化始于20世纪80年代，经过多年的数字校园建设，高校信息化水平已大大提升，教学、科研、财务、资产、档案等高校主要业务领域都完成了一系列信息化建设。

近年来，随着云计算、大数据、物联网、移动互联、社交网络等新型信息技术快速提升和广泛应用，高校信息化已经进入了新阶段——智慧校园时代。

当前业界普遍接受的智慧校园定义来自清华大学蒋东兴教授，即“智慧校园是高校信息化的高级形态，是对数字校园的进一步扩展与提升，它综合运用云计算、物联网、移动互联、大数据、智能感知、商业智能、知识管理、社交网络等新兴信息技术，全面感知校园物理环境，智能识别师生群体的学习、工作情景和个体的特征，将学校物理空间和数字空间有机衔接起
来，为师生建立智能开放的教育教学环境和便利舒适的生活环境，改变师生与学校资源、环境的交互方式，实现以人为本的个性化创新服务”。

相比于传统的数字校园，智慧校园有以下主要特征：互联网络高速泛在；智能终端广泛应用；团队协作便利充分；集体知识共生共荣；业务应用智能整合；外部智慧融会贯通。

3.档案业界层面。

作为档案信息化建设的核心内容，在智慧城市、智慧校园等智慧生态快速发展环境下，档案馆正在从当前重视馆藏档案资源数字化管理的思维，向档案馆全面信息化管理的智慧模式转变，智慧档案馆已逐渐代替传统的数字档案馆成为档案界最前端的理念。

数字档案馆是将传统纸质档案数字化处理并保存，通过电脑、网络提供查询和利用，是一次档案信息脱离载体的解放；智慧档案馆作为档案馆发展的新形态，通过云计算、大数据、物联网等新技术实现对档案信息及其载体的智慧管理，对档案利用者的智慧服务，从而构建档案馆管理与运行的新形态、新模式。

这种转变不仅出自档案管理理论和实践本身的发展需求，更有来自社会变革、服务演进的深层次需求。

二、智慧档案馆建设的三大配置
1.硬件配置。

传统高校档案馆馆舍和库房的建造一般采用安防、门禁等监控系统进行环境安全控制，出现事故后由人工进行事后检查和分析。

在档案库房中，一般沿用传统加湿器、空调等温湿度控制手段，对库房进行环境控制。

智慧档案馆可以采用物联网感知技术对档案馆馆舍内外环境进行全面改造，收集并整理各种实时信息，依托校园管理网络，将馆舍外的行人交通流量以及库房内的温湿度变化以数据的形式汇总并分析，以数据为依据建造最节能、环保和智能的智慧档案馆。

2.软件配置。

（1）云计算。

数字档案馆时期，高校档案馆致力于馆藏资源数字化以及新增归档文件的电子化，通过开发各种档案信息管理系统对档案资源进行安全管理和信息检索，并将这些电子化的档案信息提供给利用者。

智慧档案馆在管理这些电子化档案信息的基础上，以智慧校园的云服务中心为主，档案馆的计算机网络设施为辅，将档案信息保存在云端，一则确保信息的安全备份，二则也能提供异地档案查阅服务。

（2）大数据。

高校档案馆是高校教学、科研、管理信息的信息仓库，有着不可预估的潜藏价值。

现如今，深度挖掘这些浩如烟海的档案信息价值，在大数据时代成为可能。

譬如，可以通过对年度科研档案数据进行分析，作为高校各领域科研发展趋势的参考；可以通过对学生出国成绩办理数据进行分析，判断学校各专业出国率及发展态势；甚至可以通过对利用者的查档记录数据进行分析，定位馆藏中利用率较高的档案并深度挖掘，给予利用者更加人性化的信息推送服务。

（3）物联网。

物联网就是物物相连的互联网，早期较多应用于物流网络，之后被拓展延伸至各行业。

RFID（射频识别）技术作为物联网的重要组成部分，已经逐渐被图书情报行业所认可，为其在档案信息服务领域的发展奠定了良好的基础。

将RFID技术用于纸质档案的库房管理，并建立RFID应用系统，物联网通过互联网将众多RFID应用系统连接起来，在广域网范围内对库藏档案进行智能化管理。

RFID技术通过射频信号自动识别目标对象并获取相关数据，识别工作无须人工干预，可工作于各种环境之下，既减少了对纸质档案的调阅率，同时也提高了档案管理的效率。

（4）互联网+。

“互联网+”就是“互联网+各个传统行业”，但这并不是简单的两者相加，而是利用信息通信技术以及互联网平台，让互联网与传统行业进行深度融合，创造新的发展生态。

高校档案馆通过使用网络信息技术手段，运用互联网技术实现档案数据的传输，将纸质档案等形式转换为电子档案的形式，实现档案信息资源的互联网上传与下载，让人人都能便利及时地享受到档案资源，促进档案管理信息化的实践创新与发展，进而推进档案资源的充分开发、有效配置及合理利用。

3.人员配置。

数字档案馆依托各档案管理系统，要求档案管理业务人员熟练掌握使用计算机和档案管理系统，具备较高业务素质。

智慧档案馆对领导、行政管理人员、档案管理人员和IT服务人员提出全面的要求，重点加强IT服务部门人员的档案专业服务技能和档案管理人员的IT技术技能的培育和提升，以这支技术队伍来保障智慧档案馆优质、高效、便捷地运转。

三、智慧档案馆时代的变革
1.对于档案管理者而言。

（1）弹性服务。

利用者对档案信息的需求种类千差万别，数量也时多时少，单一的档案信息服务模式显然无法满足，所以高校档案馆必须树立“弹性服务”的理念，在用户需求量大的时候提供更多的技术保障。

智慧档案馆可以通过引入云理念，实现在不调整软件和硬件配置的情况下，迅速抓取或释放相关资源，提高服务系统处理能力，解决临时激增的服务需求。

（2）推送服务。

智慧档案馆改变了以往被动服务的传统局面，使得“档案推送服务”变为可能。

档案管理者将利用者查档的数据进行统计分析，获知利用者的信息需求和兴趣点，整理相关档案信息主动推送给利用者。

这种以用户需求为导向的档案信息服务，有效整合了档案信息资源，使有限的档案馆藏发挥最大利用价值，能够全面提升高校档案部门的服务能力与服务水平。

（3）馆际资源共享。

智慧档案馆借助云计算和大数据技术，彻底改变了以往各高校档案信息孤岛状态，将原本分散在全国各高校档案部门的信息汇集成庞大的资源池，共同为档案利用者提供信息服务。

2.对于档案利用者而言。

（1）异地查询。

智慧档案馆将构建一个集合档案馆的各项功能、职能于一体的超级计算机群，使档案信息利用的所有问题都可以在“云”上解决，提供所有快速便捷的服务，从而避免利用者疲于奔波，在任何地理位置都能轻松查询到所需信息，大大提高档案信息服务效率。

（2）导航查询。

基于大数据技术的智慧档案馆查询系统，将通过细化档案查询路径，明确查询终端导向，使利用者能够简单快捷地获取信息，或引导他们前往其他信息储存点，节约利用者的时间。

四、智慧档案馆建设存在的问题及对策建议
1.相关法律制度需完善。

与其他发达国家相比，我国有关云计算、大数据等新兴科技的法律制度建设较为薄弱。

无论是政府部门、企业用户还是社会公众，对新兴科技安全问题的质疑和担忧一直未断，对于数据主权归属、云计算可靠性保障、争议的裁决等问题尚缺乏一套完整的规范和法律的保障，这些不确定因素会大大阻碍智慧档案馆建设发展的步伐，使这种创新服务模式的发展处于长期停滞。

首先，必须在国家和学校两个层面落实智慧档案馆建设中信息安全的法律法规。

与企业不同，高校档案馆在提供信息服务的同时，存在着更多个人信息安全、知识产权保护甚至涉及国家安全的信息保护法律问题，所以，尽快出台提供信息服务的相关法律法规，是相关立法部门必须考虑的首要问题。

其次，智慧档案馆建设的前提之一就是高校档案馆能够采购安全高效的信息服务。

在采购信息服务的过程中，如何准备采购和执行采购，包括采购的标准、订立合同、招标竞标等涉及政府资金分配的重要问题，都亟须得到有关法律的支持，应及时推动相关部委出台政府采购信息服务的法律依据和保障。

再次，档案信息知识版权是智慧档案馆建设中不可忽视的问题。

随着高校档案信息面向全校乃至全社会的开放利用，档案信息的知识版权也应该受到相应的重视，有关立法部门可以参考《中华人民共和国知识产权法》来制定保护档案信息的相关法律，以避免档案信息被无权滥用和非法获利的行为。

2.使用者的普识度需提高。

根据赛迪公司发布的《中国云计算产业发展白皮书》显示，我国云计算发展可以分为市场准备期、起飞期和成熟期三个阶段。

根据《中国云计算产业发展阶段分析图》的预测，我国现阶段的云计算水平应该是处于起飞和成熟的中间阶段。

面对发展势头如火如荼的新兴技术，在缺乏长期稳定经验的基础之上，我们需要妥善处理好机遇与风险的关系，才能构建基于云计算、大数据、物联网等技术的智慧档案馆，丰富顶层设计，扎实配套建设，完善服务利用。

图片来源：腾讯财经“中国云计算产业发展及应用趋势”
高校档案信息服务的使用者包括在校师生、社会大众的个体和团队等，他们不仅构成了档案信息服务的关系链，而且也直接影响着档案信息服务的质量和效率。

智慧档案馆建设的前提，在于得到使用者的正确认识和完全认可，唯有这样才能发挥它的最大作用。

3.信息安全保障需加强。

将云计算、大数据、物联网等技术用于高校智慧档案馆建设的首要前提是保证档案信息的安全，无论是否涉密，这些数据的保管需确保不被非法利用。

在网络这个虚拟的世界中，每一个用户都有可能利用技术的漏洞成为窃密者，虽然智慧档案馆建设可以采用多种数据加密技术保证数据安全性，但由于档案本身的严肃性，导致对数据的安全性要求更高，因此，安全工作尤为重要。

第一，要建立科学完善的保护体系。

智慧档案馆建设的环境基础是互联网，众所周知，互联网的安全性至今仍被很多人诟病，互联网实施的安全标准也不尽如人意。

为了保障高校信息的安全性，智慧档案馆建设需要建立完善的保护体制：第一，要尽快制定相关IT技术的行业指导规范，落实法律法规的拟定；第二，要为高校档案馆“云端”海量信息的存储提供优质的硬件设施，从物理源头上保障政府信息的安全可用；第三，加强对信息技术提供商的监管和审查力度，确保档案信息服务所使用的信息技术供给具有较高可靠性。

唯有建立了一套科学完善的保护体系，才能保障智慧档案馆的正常运作，才能为高校师生提供便捷有效的信息服务。

第二，及时预防和处理网络攻击案件。

即使在建立科学完善的保护体系的情况之下，针对档案信息的网络犯罪行为依然会存在，需要对这类案件作出提前预防和及时处理。

由于网络犯罪的主体没有地域性限制，甚至有可能涉及外籍人士，因此，预防和处理会存在很多实际困难。

所以，应该将技术措施和法律手段结合起来，通过技术措施防止信息被不法人员窃取，实施法律手段加以警示和惩戒，以保障智慧档案馆提供安全有效的信息服务。

第三，实现多地多点信息备份。

任何防范措施都有失败的风险。

一旦档案信息数据遭到破坏，那么数据被侵染、窃取和流失后的迅速恢复就显得尤为重要。

智慧档案馆一改传统的分散式数据存储，很好地保证云端数据资源的安全，所以应该有效地利用这一优点，将档案信息数据保存在不同的服务器中，当一台存储设备的数据服务意外中断或者停止运行时，能够自动开启备份在另一台存储设备上的数据文件，从而保障服务正常运行并实现后期的数据恢复。

参考文献
[1]何振才.智慧校园建设中的档案数据备份浅析[J].兰台世界，2013（5）.
[2]彭小芹，程结晶.云计算环境中数字档案馆服务与管理初探[J].档案学研究，2010（6）.
[3]维克托·迈尔·舍恩伯格（Viktor Mayer-Sch？nberger）.大数据时代：生活，工作与思维的大变革[M].浙江人民出版社，2013.
[4]薛四新，杨艳，袁继军.智慧档案馆概想[J].中国档案，2015（7）.
[5]徐晓屏.“智慧”档案馆：“云”时代数字档案馆发展趋势展望[J].山东档案，2013（6）.
[6]李江瑞，郑勇.云技术在高校档案馆中的应用[J].兰台世界，2015（29）.
[7]刘伟谦，李华莹.云计算在档案馆中的应用模式初探[J].档案学研究，2012（2）.
★作者简介：李娟为上海交通大学档案馆馆员，研究方向档案信息化管理；杨莉莉为上海交通大学档案馆馆员，研究方向档案管理与利用。